Minister Ivo Opstelten van Justitie wil een eind maken aan de aparte informatiesystemen bij bijvoorbeeld justitie en politie voor het opslaan van gegevens. Ook mag wat Opstelten betreft de bewaartermijn van die informatie in sommige gevallen worden verkort.
In een brief schrijft Opstelten maandag aan de Tweede Kamer dat onder meer de systemen van justitie, politie, de rechtbank en de reclassering niet goed op elkaar aansluiten. Zo zijn dezelfde persoonsgegevens mogelijk bij alle systemen apart opgeslagen, wat ervoor zorgt dat het verwerken van de gegevens lastiger is. "Zeker in het digitale tijdperk, waarin gegevens niet meer aan een plaats gebonden zijn, is dat niet langer te rechtvaardigen", zegt de minister.
Opstelten wil voorkomen dat instellingen informatie 'rondpompen' en wil dat de gegevens eenmalig worden vastgelegd en worden beheerd, waarna de overheid ze vaker kan gebruiken. Hij wil dat de overheid hierbij garant staat voor de ingevoerde informatie, het beheer en de beveiliging ervan en de verwerking van die gegevens. Zo wil de minister niet alleen redundantie tegengaan, maar ook het oneigenlijk gebruik van informatie beperken. Door middel van logs zou in kaart moeten worden gebracht wie welke informatie wijzigt. "De wet - en dus niet de eigenaar - bepaalt wie kennis mag nemen van het gegeven of document."
Ambtenaren van het ministerie van Justitie doen bovendien onderzoek naar een zogeheten gegevensautoriteit. Dat is een functionaris binnen een organisatie die standaarden voor het opslaan van informatie opstelt en daarnaast toezicht houdt op de naleving ervan. Ook moet die functionaris letten op de verwerking van de gegevens, zegt Opstelten. Hij verwacht dit jaar meer te kunnen melden over de invulling van een dergelijke gegevensautoriteit. Onder meer de politie zou er een krijgen.
Daarnaast wil de minister de regelgeving omtrent de bewaartermijnen onder de loep nemen, schrijft hij verder. Die regels hebben voornamelijk betrekking op de bewaartermijn in het algemeen, terwijl ze niet over het doel gaan. Daardoor mogen de gegevens de gehele termijn worden gebruikt voor een breed scala aan doelen, zoals opsporing, strafoplegging en screening. Opstelten vindt dit vanuit privacyoverwegingen 'moeilijk te rechtvaardigen'. "Voor een zwaarwegend doel, zoals het oplossen van cold cases bij ernstige misdrijven, moeten gegevens lange tijd kunnen worden gebruikt. Voor minder zwaarwegende doelen, bijvoorbeeld de beoordeling van een vog-aanvraag, kan en moet die termijn veel korter zijn."
Tot slot hamert Opstelten erop dat de gegevens na het gebruik door bijvoorbeeld justitie en politie voor een strafrechtelijke zaak, moeten worden verwijderd. Dit is in het verleden niet altijd gebeurd, hoewel dat wel nodig was, zo zegt hij. Onder meer de marechaussee heeft het vernietigen van persoonlijke gegevens in het verleden verzaakt, maar moet dit alsnog doen. Opstelten zegt dat eind dit jaar een externe audit plaatsvindt die het vernietigen van gevoelige informatie door de politie, de Koninklijke marechaussee en de vier bijzondere opsporingsdiensten in kaart moet brengen.