Rel rond sms'jes premier Rutte legt problemen archiefsoftware bloot

De politieke rel rond de gewiste sms'jes van de Nederlandse premier Mark Rutte heeft systematische problemen blootgelegd met het gebruik van de software om e-mails en sms'jes bij ministeries te archiveren. Dat blijkt uit het maandag gepubliceerde rapport over de kwestie.

Even terug voor wie het alweer is vergeten. In het afgelopen voorjaar ontstond er een politieke rel rond sms'jes van Rutte. Rutte gebruikte jarenlang een Nokia 301 voor bellen en sms'en. Ontvangen en verstuurde sms'jes verwijderde hij, naar eigen zeggen omdat zijn telefoon anders te traag werd. De Nokia 301 had standaard een archiveringsfunctie waarmee het misschien niet per se noodzakelijk was om berichten te verwijderen om de telefoon snel te houden. Rutte besloot zelf welke sms-berichten bewaard moesten blijven. Volgens veel Tweede Kamerleden is dat onaanvaardbaar, omdat hij daarmee naar eigen inzicht onwelgevallige zaken uit het archief kon houden en zo de controlefunctie van de Tweede Kamer lastiger zou maken.

Er kwam ook een onderzoek van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed naar de kwestie. Het rapport daarvan kwam maandag uit. In dat rapport staan behalve bevindingen over in welke gevallen wel en niet berichten naar het archief moeten, ook veel details over hoe die archivering technisch gaat en op welke punten dat beter kan.

Rutte sms Nokia
Rutte, sms, Nokia

De software

De software die de rijksoverheid gebruikt voor archivering, heet DMS Plato. DMS staat voor Document Management Systeem; je had het vast al in kunnen vullen. Daarin kunnen ambtenaren documenten, e-mails en sms'jes invoeren om ze te archiveren. Die archivering is belangrijk om achteraf na te kunnen gaan hoe besluiten bij de rijksoverheid tot stand gekomen zijn.

Archiefsoftware DMS Plato van Nederlandse Rijksoverheid, 2022
Archiefsoftware DMS Plato van de Nederlandse Rijksoverheid, 2022

Er zijn twee soorten Plato: het 'blauwe' netwerk, waar alle ambtenaren op het ministerie bij kunnen en het 'gele' netwerk met vertrouwelijke informatie, waar alleen bepaalde ambtenaren bij kunnen en alleen op locatie op het ministerie. Plato is een 'zowel functioneel als technisch verouderd' systeem, zegt de Inspectie. Het wordt vervangen, maar wanneer precies, is nog onbekend.

Plato heeft mappen en submappen om documenten, mails en sms'jes op onderwerp te kunnen rangschikken en zo snel te kunnen terugvinden. Daarbij is er een aparte hoofdmap voor de coronapandemie, waardoor sommige mappen nu twee keer in de structuur voorkomen. Zo is er een algemene map 'adviseren en ondersteunen MP', waarbij MP een afkorting is voor 'minister-president'. Er is echter ook een map 'adviseren en ondersteunen MP' in de map gewijd aan de pandemie.

Daarnaast zijn er aparte mappen per soort communicatie. Zo is er een map voor de beantwoording van Kamervragen, maar er zijn ook aparte mappen voor e-mail en voor 'berichtenapps'. Bij het invoeren van een mail of sms is het mogelijk om metadata toe te voegen. Sterker nog, sommige metadata zijn verplicht, zoals onderwerp, datum van invoer en de opsteller.

Problemen met de software

Er zijn volgens de inspectie diverse problemen met de software voor archivering. Soms ligt dat bij mensen zelf. Zo hadden medewerkers afgesproken om alle documenten over de pandemie bij het onderwerpveld te beginnen met 'COVID-19' om ze vindbaar te maken. Sommigen vergaten die informele regel na verloop van tijd, wat de vindbaarheid hindert.

Er is geen aparte manier om chatberichten te archiveren; dat gebeurt als bijlage van een e-mail. Daarbij is er ook geen limiet aan het aantal berichten dat in de bijlage kan staan, waardoor het lastig is om chatberichten te vinden.

Archiefsoftware DMS Plato van Nederlandse Rijksoverheid, 2022
Archiveren van sms in DMS Plato. Dat moet dus als bijlage van een e-mail

De software is volgens de Inspectie niet erg gebruiksvriendelijk. "Wanneer een
medewerker bijvoorbeeld op metadatavelden wil zoeken in het DMS, zijn hier strikte regels aan
verbonden om iets goed te kunnen vinden, zoals het gebruik van asterisken en aanhalingstekens."

Archiefsoftware DMS Plato van Nederlandse Rijksoverheid, 2022
Archiefsoftware DMS Plato van de Nederlandse Rijksoverheid, 2022

Bovendien zijn er problemen met de manier van archivering van specifiek sms'jes. Dat gebeurt vaak met screenshots. Het nadeel daarvan is volgens de Inspectie dat belangrijke metadata verloren gaat. Daarbij gaat het onder meer om de oorspronkelijke datum en tijd van ontvangst.

Die problemen doen zich voor met screenshots, waarop de datum soms wegvalt. Ook bij het exporteren gebeurt dat. Bovendien staat bij veel entry's weinig context, waardoor ze bij nalezen lastig te plaatsen zijn, zeker als metadata ontbreekt.

Het is volgens de Inspectie ook problematisch als een bewindspersoon een bericht parafraseert. Het gebrek aan metadata is niet alleen een archiefprobleem, merkt de Inspectie op. "Hierdoor is niet duidelijk of aan een chatbericht in een DMS dezelfde (niet-juridische) bewijskracht kan worden toegekend als aan het originele chatbericht op de telefoon." Die chatberichten op de telefoon hoeven momenteel niet bewaard te worden.

Tot slot

Het rapport noemt nog veel meer problemen met de archivering van digitale bestanden bij de rijksoverheid. Archiveren gaat bij veel ministeries niet goed, de Archiefwet en de 'Instructie bewaren chatberichten' liggen niet in lijn met elkaar, en chatberichten en e-mails worden veel te weinig gearchiveerd. Althans, dat vermoedt de Inspectie. "Voor chatberichten geldt dat zelfs als de richtlijnen worden gevolgd, er naar alle waarschijnlijkheid te weinig wordt gearchiveerd. Dat komt omdat de richtlijn niet in lijn is met de Archiefwet. De Inspectie kan echter niet nagaan hoe vaak dit het geval is. We weten immers niet wat er niet is."

De berichten die wel in Plato staan, zijn er vaak pas ingezet door ambtenaren toen burgers, organisaties of media erom vroegen via een Wob-verzoek. Een Wob-verzoek is een verzoek op grond van de wet openbaarheid van bestuur, waarbij de overheid alle relevante documentatie rond een onderwerp binnen een bepaalde tijd moet vrijgeven.

Daarmee geeft het rapport een beeld van ministeries die, mede door verouderde software, worstelen met het archiveren van e-mails en sms'jes. Vermoedelijk mede door die software gebeurt het archiveren te weinig en zijn eenmaal gearchiveerde bestanden lastig te vinden en soms, door de manier van opslaan, lastig in context te plaatsen. Dat Rutte op grote schaal sms'jes verwijderde, is hem volgens de Inspectie zeker aan te rekenen, maar deze op het oog oppervlakkige politieke rel heeft meer problemen blootgelegd met de manier waarop we vastleggen hoe onze ministeries tot besluiten komen.

Door Arnoud Wokke

Redacteur Tweakers

04-10-2022 • 12:00

85

Reacties (85)

85
81
38
1
0
31
Wijzig sortering
Deze "rel", laat gewoon zien. Dat we een sleepnet nodig hebben voor Ministers en Ambtenaren.
Waarbij alle contacten, contact momenten en content opgeslagen wordt.

Sorry, dat die paar het voor de rest verpesten. Maar anders houd het nooit op!
Precies dat.

Boeit me werkelijk geen reet of Rutte SMSjes heeft verwijderd of wat hij allemaal tegen andere mensen zegt, hij is gekozen en als wij het niet met de inhoud van die SMSjes eens zijn kunnen we daar toch niks aan doen.

Maar het is te behachelijk voor woorden dat het archieveren van die informatie bij de ambtenaar ligt, zeker omdat het veelal mensen zijn die net wat ouder zijn dan de technologische generatie die nu opgroeit, en ze geen kaas gegeten hebben van dingen als privacy en veiligheid.

Er moet gewoon software gebruikt worden die vastlegt via welke kanalen communicatie gaat, alle informatie permanent opslaat, en het niet toestaat om daar als gebruiker (ambtenaar) iets aan te veranderen.

Kan me voorstellen dat dat niet 123 geregeld is en wat geld kost, maar we betalen niet voor niks belasting.
Er moet gewoon software gebruikt worden die vastlegt via welke kanalen communicatie gaat, alle informatie permanent opslaat, en het niet toestaat om daar als gebruiker (ambtenaar) iets aan te veranderen.
Alles permanent vastleggen is echt geen optie. Dan loop je tegen gigantische capaciteitsproblemen aan en de doorzoekbaarheid van je systeem daalt tot het minimum.
Maar het is te behachelijk voor woorden dat het archieveren van die informatie bij de ambtenaar ligt, zeker omdat het veelal mensen zijn die net wat ouder zijn dan de technologische generatie die nu opgroeit, en ze geen kaas gegeten hebben van dingen als privacy en veiligheid.
Met in acht neming dat ALLES opslaan geen optie is, zal toch iemand een keuze moeten maken wat wel en niet gearchiveerd dient te worden. In de meeste overheidsorganen is dit in eerste instantie de ambtenaar die een zaak inhoudelijk behandeld (zal toch het best weten of berichtgeving inhoudelijk van belang is), maar vind er ook een controle plaats door iemand anders binnen het overheidsorgaan vaak in overleg met een privacy en security afdeling.
Alles permanent vastleggen is echt geen optie. Dan loop je tegen gigantische capaciteitsproblemen aan en de doorzoekbaarheid van je systeem daalt tot het minimum.
Dat is onzin. Het gaat om hooguit een paar kB per bericht, dan kun je voor alle ambtenaren 40 jaar aan data opslaan voor je überhaupt over capaciteit hoeft na te denken.
Zo slaat de SaaS oplossing waar ik voor werk voor tientallen miljoenen mensen iedere interactie op, dat zijn in totaal miljarden records, en kost minder aan serverkosten per maand dan de overheid per applicatie per dag uitgeeft.

Een softwareleverancier die weet waar ze mee bezig zijn kan dit gewoon regelen, en op zo'n manier dat het goed doorzoekbaar is.
Tegenwoordig kun je met een klein beetje 'AI' al heel makkelijk herkennen welke onderwerpen in een gesprek relevant zijn, helemaal als je dat per thread/conversatie gaat doen. Hoeft geen derde partij server AI bij te komen kijken, dat kan gewoon lokaal met verwerkingscapaciteit vergelijkbaar met een recente i5-processor.

Dus allemaal onzin, geen excuus, ze moeten dit gewoon regelen. Zelfs al moeten ze de keuze maken over welke berichten wel of niet direct inzichtelijk zijn omdat ze doorzoekbaarheid niet geregeld krijgen op de totale schaal, alle andere berichten moeten ze ook gewoon bewaren.
Belangrijk, dat wordt vooral vergeten in deze hele discussie is dat Rutte hierover gewoon glashard heeft zitten liegen. Er is dus meineed gepleegd.

Als je als zogenaamde gevestigde politiek wil dat het populisme geen overhand krijgt, dan kan je dat niet beter teniet doen dan als 'oppositie' je vertrouwen te blijven uitspreken in een premier die (als hij ook maar een greintje zelfreflectie had) allang uit zichzelf zou moeten zijn opgestapt.
Mijn politieke voorkeur terzijde, het zijn allemaal mensen die bewust de politiek in zijn gegaan, en dat is geen branch waarin je gaat werken als je niet van liegen houdt. Alle partijen liegen al vanaf het moment dat ze campagne gaan voeren, en het is niet zo dat de winnaar daar mee stopt als ze het kabinet in mogen.

Dat praat evt. liegen onder ede niet goed, maar het eigenlijk ook helemaal nergens over, liegen doen ze allemaal en dit is geen groot issue waar de veiligheid van het land vanaf hangt. Tenzij het wel berichten waren waarin informatie gedeeld werd die niet gedeeld had mogen worden, en ik snap dat dat juist een van de redenen is dat weggooien niet mag, maar dat hadden ze ook al heel lang af kunnen dekken met fatsoenlijke ICT procedures en software.
Laat al die mensen hun telefoon inleveren als ze de kamer in gaan, mooi moment om even van alle data een harde back-up te maken. Misschien dat ze dan eens meedoen met het debat in plaats van dat ze op hun telefoon zitten te kijken :)
Dit slaat kant noch wal. Een verkiezingsbelofte breken is iets heel anders dan als regering en overheid de kamer verkeerd of weigeren te informeren en keer op keer liegen. Een politicus die een keer een feitje verdraait staat echt in schril contrast met de capriolen die Rutte heeft uitgehaald de afgelopen 12 jaar. Het vervelende is dat zijn coalitiepartners de handen boven zijn hoofd houden en hij dus niet weggestemd wordt. De democratie redt Rutte, echter treedt Rutte de democratie met voeten. Het weigeren om documenten te openbaren volgens de WOB en daarom maar tot in den treure boetes betalen (die Rutte zelf niet hoeft te betalen maar de belastingbetaler) is ronduit vals en ondemocratisch.
Exact, dat zal ook een keer worden afgestraft. Dan moet je niet als gevestigde politiek aankomen met dat populistische partijen hun beloftes niet waar kunnen maken of dat ze zich bedienen van onfrisse praktijken.
Er is een groot verschil tussen liegen en de waarheid net iets anders verwoorden. Dat Rutte 'liegt' als hij zegt dat hij 'ergens geen actieve herinneringen aan heeft' is evident, maar gelukkig voor hem onmogelijk te bewijzen. Daarom is het -voor hem- zo'n briljante vondst die inmiddels veel navolging krijgt.
Zijn politici geboren leugenaars? Dat niet. Ze zijn wel vrijwel allemaal creatief met woorden, anders zitten ze inderdaad in de verkeerde branche.
Verder is het inderdaad aan de ministeries, kamer en hun ondersteuning om ervoor te zorgen dat er een (vrijwel) waterdicht archiverings-systeem is waardoor politici zich niet meer op een zwak geheugen kunnen beroepen.
Dat vind ik onzin. Er zijn voldoende integere politici gelukkig die zich niet op zo'n doorzichtig lage positie hoeven te manouvereren. Omtzigt is een goed voorbeeld die naast een kundig politicus in ieder geval overkomt als ook een politicus die zich niet hoeft te bedienen van het constant liegen om zich staande te houden.

Iedereen valt rondom Rutte om waar hij zelf direct of indirect mee te maken heeft of heeft gehad in relatie tot schandalen en complete onkunde.

Maar het grootste probleem is niet Rutte, dat soort types houdt je altijd in de politiek. Het grootste probleem is dat hij de ruimte ervoor krijgt, dit is nog veel erger dan Rutte zelf.
Meineed kan alleen als je onder ede staat, dus in de rechtbank of enquete. Niet in de rol als PM.
Maar het is te behachelijk voor woorden dat het archieveren van die informatie bij de ambtenaar ligt, zeker omdat het veelal mensen zijn die net wat ouder zijn dan de technologische generatie die nu opgroeit, en ze geen kaas gegeten hebben van dingen als privacy en veiligheid.
Dan ben je dus duidelijk niet geschikt voor deze functie, in onze huidige samenleving! Ik heb een technisch beroep (SaaS Specialist), maar naast het technische aspect wordt er van mij ook verwacht dat ik organisatorisch te werk ga & klantvriendelijk ben.
Kennelijk worden er niet genoeg eisen aan de vacatures voor ambtenaren gesteld, waardoor dit soort excessen kunnen ontstaan.

En als men inderdaad weet dat de software die men gebruikt, niet voldoet, dan moet men toch eens serieus een andere leverancier overwegen...
Mwah, je kunt natuurlijk ook niet van een willekeurige ambtenaar verwachten dat ze alle kennis van een security officer hebben, zeker niet die van bijv. GroenLinks die meer in de praktische kant van de samenleving zitten, maar evengoed een belangrijke groep mensen vertegenwoordigen.

Ik denk dat dit gewoon weer een symptoom is van onze overheid die niet weet wat ze met ICT moeten, en inderdaad een andere leverancier moeten zoeken die ze hier beter bij kan helpen.
Je kan zeker niet verwachten dat men de kennis van een security officer heeft, maar basiskennis is gewoon noodzakelijk om goed te kunnen functioneren.
Als ik in mijn functie mij niet aan de basisregels hou, dan word ik daar zeker op aangesproken, door een auditor, of leidinggevende (en terecht...) & dit zou ook voor politici moeten gelden.
GroenLinks die meer in de praktische kant van de samenleving zitten, maar evengoed een belangrijke groep mensen vertegenwoordigen.
Praktische kant...? :) Geef eens een goed voorbeeld
Totaal niks mis met aan de praktische kant vd. samenleving zitten! Daardoor hebben wij nu een overschot aan academici, managers, ipv. echte vakmensen! Gelukkig is er in de ICT-wereld een betere kijk op zaken & zie je steeds minder overbodige managers/projectleiders.
Dat zeg ik ook niet, ik vroeg om een voorbeeld. Geef eens (een goed) voorbeeld, vooral in relatie tot GroenLinks.
Helaas heeft de overheid een voorliefde voor IT-bazen met foute maîtresses...
Tja, zelfs de journalistiek trapte al in haar onzin, die ze verkondigde, zo erg is het gesteld, met de gemiddelde ICT kennis, tav. security in NL.
Geen enkele politicus is juist bezig momenteel, wat dat betreft zouden wij ze moeten kunnen afzetten met een referendum


Je werkgever ontslaat je toch ook als je slecht werk opleverd?

Kunnen er nog wel zoveel collega's achter je staan.


Wel schrijnend dat er zoveel mensen deze situatie nog kunnen begrijpen.
Zegt genoeg over de kant die we op gaan.

[Reactie gewijzigd door Patrick22221 op 25 juli 2024 22:33]

In de eerste Griekse democratie was dat juist het democratische ervan. Je kon geen politici kiezen, je kon ze wegstemmen.
Ja, ons politiek stelsel rammelt aan alle kanten, in het bedrijfsleven zou je allang op straat staan, als je zulk slecht werk levert. Maar ja, degenen die dit uiteindelijk zouden moeten aanpakken, zullen dat niet gauw doen, aangezien men dit verrotte systeem zolang mogelijk in stand houdt, om elkaar te dekken.

Eigenlijk zou er net zoals in het bedrijfsleven met tijdelijke jaar-contracten gewerkt moeten worden & mocht je na een jaar niet goed blijken te functioneren, dan is het "functie elders".
Wat mij het meest verbaasd is dat het blijkbaar 100% ok is om je eigen brakke toestel te gebruiken.
Bij zo'n functie krijg je toch een telefoon mee die beveiligd is , waar je automatisch backups van kan trekken voor de archivering, enzovoort. Lijkt mij dat je dan ook de simpele spelregel hebt om 'zakelijke' communicatie niet via privé apparatuur /accounts te doen.
Nu wordt er verwezen naar een zoek tool, waar handmatig van alles in moet. Dit zou nooit de bottleneck mogen zijn. Lijkt mij dat je in eerste instantie moet zorgen dat je alle informatie hebt. Hoe je het doorzoekbaar maakt is dan van latere zorg.
Dit is precies wat er in Amerika gebeurt en waar politici in de problemen komen als ze hun prive-mail gebruiken (al dan niet doelbewust).
Het lijkt me beter die paar die het verpesten hard aan te pakken i.p.v. er iedereen voor te laten "boeten".
Als er een groep is die ten alle tijden gecontroleerd moet kunnen worden dan is dat wel politici. Dat is op het moment duidelijk niet het geval.

Trust but verify.
Denkt de politiek zo richting de burgers? Nee!
Anoniem: 1322 @wica4 oktober 2022 14:08
De grap is dat ik een 'archivering' discussie heb gehad met ambtenaren. Plato is gewoon een lachertje en je moet zelf actie nemen om zaken op te nemen in Plato, wat zoals benoemd ongelofelijk onhandig gaat.

Maar niemand weet wie hier nu eigenlijk verantwoordelijk voor is en daarbij interesseert het intern ook helemaal niemand. Tot er weer een rel langskomt, dan moet het plots voor de dag worden gehaald. Daarbij vallen ze vaak weer terug op de 'normale' communicatie systemen om te kijken wat daar nog instaat.

De enige manier waarop dit correct kan plaatsvinden is op het ingress/egress punt. Daar is ook genoeg software voor beschikbaar. Daarbij moet je ook duidelijke regels stellen wat waar gebruikt kan worden.
Maar ik kreeg ook de opmerking dat ik dat maar tegen een minister mag gaan vertellen. Dat zijn gekozen volksvertegenwoordigers en die kun je niets opleggen. Die lachen je gewoon de kamer uit...

Kort door de bocht zit de overheid met draconische en zwaar verouderde tooling en 'medewerkers' die toch gewoon doen waar ze zin in hebben. Dat komt (imho) omdat ze toch nergens verantwoordelijk voor worden gehouden. En wat wil je doen? Naar de minister zijn manager stappen?
Stel dat Rutte geen smsjes had verwijderd en hierdoor nieuwe niet meer kon ontvangen. Dan waren deze dus ook niet gearchiveerd. Sterker nog, hierdoor had hij soms misschien zeer belangrijke informatie niet gekregen en was het voor hem niet mogelijk geweest om deze informatie te gebruiken in zijn besluitvoering, wat kan leiden tot minder effectieve besluiten.

Wat uit dit artikel van @arnoudwokke wel weer blijkt is dat het gedrag van Rutte meer een uitwerking is van talloze andere tekortkomingen dan dat hij als geniaal meesterbrein alles in het werk heeft gesteld om berichten te verdoezelen.
Dat is natuurlijk een kul argument.
Ja ik heb de archieven verbrandt want anders had ik ze niet meer in m'n huis kunnen stoppen.
Hij is toch gewoon de MP? De 'machtigste' man van het land, hij kan prima iemand vragen om ze desnoods over te typen. Of gewoon naar een fatsoenlijke moderne telefoon gaan. Bovendien konden telefoons van begin 2000 echt wel meer dan 40 smsjes opslaan.
Hij vroeg ook iemand om ze over te typen en het rapport laat zien dat dat in de meeste gevallen ook is gebeurd.
"Hij vroeg ook iemand om ze over te typen en het rapport laat zien dat dat in de meeste gevallen dat hij het niet bezwaarlijk vond ook is gebeurd."

Dit is onnodig omslachtig. De enige reden die er is is dat Rutte controle wilde over wat er gearchiveerd werd en wat niet.
Dus Rutte heeft zijn kwade krachten aangewend om op meerdere ministeries en bij meerdere overheidsorganisaties, honderden mensen zo te sturen dat zij de werkinstructies met betrekking tot archivering zouden verzwakken zodat hij smsjes kan sturen die niemand ziet. /sarcasme

Dat is dus je reinste onzin. Rutte weet dondersgoed dat als hij niet wilt dat iets wordt gearchiveerd, hij dat mondeling of over de telefoon moet bespreken.

Daarnaast zorgt het verwijderen van smsjes van zijn telefoon niet dat deze ook bij de ontvanger worden gewist. Zijn telecomprovider houdt exact bij wie hij wanneer smsjes heeft gestuurd (en andersom, wie hem allemaal berichten hebben gestuurd) en met die metadata kan gewoon de ontvangende partij (desnoods met een bevelschrift) verzocht worden om die berichten alsnog te openbaren.

Mensen moeten wat mij betreft afstappen van de gedachte dat omdat "x" niet is gebeurd, "y" wel plaatsgevonden moet hebben, alleen al omdat je met genoeg fantasie een miljoen dingen op plek "y" in kan vullen.
Hoezo dat. Als hij niet bereikbaar was geweest, had het probleem veel eerder boven tafel gekomen en had hij al lang een "goede" telefoon gehad. Het laat hooguit zien dat hij incapabel is doordat hij daar zelf niet op is gekomen. Of, en dat denk ik eerder, dat het hem wel goed uitkwam dat hij een "excuus" achter de hand had om berichten te verwijderen. Deze zelfde man heeft namelijk ook geen "actieve herinnering" als het hem zo uit komt.

Het artikel duidt niet zo zeer op de tekortkomingen van de software, maar de tekortkomingen van de gebruikers, al dan niet met opzet.
Het rapport wijst inderdaad op tekortkomingen, aangezien verschillende ministeries en overheidsorganen allemaal de archiefwet onjuist interpreteerde en op basis van die interpretatie regels opstelden. Die regels werden over het algemeen zo goed als mogelijk gevolgd.

Bij zulke regels opstellen zijn niet een of twee mensen betrokken, maar waarschijnlijk tientallen of misschien wel honderden met allemaal verschillende competenties. Dat laat zien hoe moeilijk het is.

Als bij die stap de regels juist (of anders dan nu) waren geïnterpreteerd dan was er misschien inderdaad iemand geweest die tegen Rutte had gezegd "nee, de regels staan niet toe om een Nokia 301 te gebruiken" en dan had hij daar niks aan kunnen veranderen.

Overigens is er enorm veel heisa over smsjes, maar telefoongesprekken en gesprekken in de wandelgangen of in privétijd worden natuurlijk ook niet opgenomen en gedocumenteerd, behalve als het om een georganiseerd overleg of vergadering gaat. Wie denkt dat Rutte zelf een vinger in de pap had om bij tientallen overheidsorganisaties en ministeries de archiefregels af te zwakken zodat hij ongestoord kon smsen is wel een hele erge complotdenker aangezien het (gelukkig) toch altijd mogelijk is om gesprekken te voeren zonder dat dit in de archieven hoeft te komen.

[Reactie gewijzigd door Skit3000 op 25 juli 2024 22:33]

Ik denk dat politici een heleboel in achterkamertjes/WhatsApp groepen doet dat wij niet mogen weten.
Ja smsjes, zeer belangrijk. Sorry hoor maar dan gaat er toch iets mis.
De software is verouderd, ja. Dat kan mooier en beter.
Het echte probleem is echter toch de mens. De mens die niet de juiste protocollen volgt.

Lastig in gebruik, of verouderd, is geen reden om het niet goed te doen. Dat is luiheid, of werkdruk.

De enige oplossing is dat automatisch alle berichten die door de bewindvoerders worden ontvangen EN verzonden automatisch worden gearchiveerd, zonder dat daar nog een andere ambtenaar aan te pas komt. Dat betekend software op de telefoon die de SMS en chatberichten afvangt en met de juiste metadata (afzender, datum, tijd, inhoud) direct naar het archief stuurt. Dat mag zelfs VOORDAT het is gelezen, want dat is niet relevant.

En dan nog is het niet waterdicht, want voor een schimmig gesprek kan ook een MP gewoon een privé of burner gebruiken... Wat betreft heb ik weinig vertrouwen in mensen die "geen actieve herinnering" hebben als het ze uitkomt.
Software is een hulpstuk, geen hindernis. Zodra het een hindernis is, dan heeft het gefaald. Dit is zo te lezen gewoon echt bagger-software wat totaal niet van deze tijd is. Geen wonder dat het totaal niet goed gaat...

Er kwam van het voorjaar al naar voren dat in andere landen telefoons automatisch worden uitgelezen. Kost geen tijd voor de gebruiker, bijna geen tijd voor de archivering en je verliest dus ook geen meta-data. Dus absoluut, dit moet automatisch kunnen.

Dat we dit niet hebben is de rijksoverheid aan te rekenen. Maar we kunnen mijn inziens niet gek opkijken dat mensen om brakke software heen bewegen.

[Reactie gewijzigd door eric.1 op 25 juli 2024 22:33]

Protecollen zijn er niet voor niets en ook bij de overheid horen ze zich aan die protocollen te houden. Als je dit soort zaken in het bedrijfsleven zou doen dan was je al lang ontslagen.

Hoewel ik het met je eens ben dat de software het niet makkelijk maakt, is dit geen excuus. De personen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de archiefwet zijn ook verantwoordelijk voor het goed faciliteren van de werkzaamheden. Als dat met de huidige software niet kan, dan zitten er personen die er niet horen.

Het probleem bij de overheid is dat mensen niet verantwoordelijk zijn of verantwoordelijk worden gehouden bij het falen. Je kunt best eens wat verkeerd doen, maar als er structurele problemen zijn dan los je die alleen op door hard in te grijpen en grote veranderingen te doen.
leuke ivoren toren reactie, maar niet reeel. ICT is een ondersteunende dienst. Als die ondersteunende dienst van een minister president verwacht dat die handmatig SMSjes gaat kopieren naar een archief is die dienst niet goed bij zijn hoofd. Ik mag toch hopen dat in deze tijd onze MP z'n tijd beter gebruikt.
Wat is er niet reeel aan dan? Rutte kiest er zelf voor om een hele oude telefoon te gebruiken. Naast het feit dat de archiefsoftware niet optimaal werkt, gebruikt de MP een telefoon die niet eens veilig is, maar wel degelijk een archief functie heeft, maar welke door de MP niet gebruikt wordt. Dit is uiteindelijk een keuze, niet iets wat aan de MP wordt opegelgd. Dus dit kun je hem wel degelijk aanrekenen.

Ik ben het volledig met je eens dat de MP wel wat beters te doen heeft, maar hij is ook verantwoordelijk voor wat de ministers uitvoeren. Hij maakt samen met het kabinet het beleid, een beleid wat er dus voor zorgt dat het ingewikkeld en bijna onmogelijk is voor ambtenaren om op een eenvoudig en snelle manier hun sms'jes of berichten te archiveren. Hetzelfde beleid wat er ook voor zorgt dat kamerleden, en kabinetsleden prive mail gebruiken, omdat dit sneller en eenvoudiger is. 8)7 Hetzelfde beleid die ervoor zorgt dat kabinetsleden blijkbaar zelf mogen kiezen welke oude apparatuur ze "bedrijfsmatig" blijven gebruiken, zonder dat er gekeken wordt naar veilig veiligheid. Het is maar net waar je prioriteiten liggen, al vraag ik mij af waar die uberhaupt liggen bij de MP en het kabinet. Vergeet ook niet dat dit al het 4e kabinet is onder leiding van Rutte en de VVD.

[Reactie gewijzigd door Andyk125 op 25 juli 2024 22:33]

Precies mijn punt. Blijkbaar is een ondersteunende dienst zo brak dat ze een bewindspersoon niet goed van dienst kunnen zijn.
Maar die ondersteunende dienst is zo brak door Rutte en het beleid wat ze al jaren voeren. Dus nee het is helemaal niet precies jou punt.
Ik heb niet de illusie dat onze regering zich direct bezig houd met pakket keuzes voor archivering. Is niet de taak van de Mp.
En wie heeft die brakke sw in stand gehouden? Precies.
Of expres omheen bewegen, dat laatste gebeurd het meest
Anoniem: 1322 @jpfx4 oktober 2022 14:13
Dat heb ik dus ook een keer opgemerkt maar dat interesseert ook simpelweg niemand daar in Den Haag...
Zo'n archiveringssysteem moet niet werken op 'goodwill' maar alles omsluitend zijn. Er zijn tevens geen repercussies als je de regels niet volgt... Het is dus volstrekt onmogelijk dat het systeem zijn doel behaald.

Gewoon de kop in het zand blijven steken en dan waait het toch wel allemaal voorbij...
Schijnt voor velen nog niet echt duidelijk te zijn geloof ik. De software is in dit geval de afleiding om het probleem buiten schot te houden. niet de oplossing. Rutte communiceert namelijk dubbel (letterlijk.) De oplossing is het aftreden van het probleem, namelijk Rutte.
Ik snap niet dat het voor iemand op zo'n hoge functie mogelijk is om gebruik te maken van zulke oude apparatuur. Het moet gewoon onmogelijk zijn voor een Minister President, maar ook andere hoog geplaatste functionarissen om zelf te beslissen welke apparatuur men wil gebruiken, dit hoort men voor hun te bepalen. Op deze manier is de veiligheid gewaarborgt en kan men ook niet dit soort onzin uithalen, want wie bepaald dat de verwijderde sms'jes daadwerkelijk onzin was. Daarbij moeten we dit soort zaken wel hoog oppakken, want de consequenties kunnen enorm zijn.

Ik vraag mij echt af hoe iemand als Rutte het toch telkens voor elkaar krijgt om te kunnen blijven zitten als MP. Hij heeft gewoon zelf lak aan de regels en hij komt altijd terug op zijn woorden en afspraken, hij laat ministers zelf opdraaien voor de problemen en neemt totaal geen eigen verantwoordelijkheid. Deze rel is hier ook een uitstekend voorbeeld van.

Deze rel legt de problemen omtrent de software natuurlijk alleen maar bloot voor het publiek, want dit is natuurlijk al lang bekend bij de rijksoverheid. Zoals genoeg andere overheidsinstellingen laat dit enkel zien dat op gebied van electronica en software, de overheid te weinig mensen in dienst heeft die er ook echt verstand van heeft. Wat heb je aan bestuurder of manager op posities waar ze totaal geen verstand of interesse in hebben. Dit is het echte onderliggende probleem in onze overheid en waarom het ook nooit zal veranderen.
Ik denk dat het probleem dieper ligt dan een overheid die te weinig mensen in dienst heeft die verstand van zaken hebben. Want dat valt best wel mee, er zitten echt wel slimme IT-koppen bij de overheid en ook best wel veel. Zelf heb ik nu voor meerdere overheidsdiensten gewerkt en gemiddeld zit de IT daar een stuk beter in elkaar dan in het bedrijfsleven.

Maar er is een veel groter probleem, wat ik merkte is dat je het bureaucratische politieke kontje kussen spelletje moet kunnen spelen om iets te bereiken binnen de overheid. En helaas is dat vooral weggelegd aan een bepaald type persoonlijkheid. De rest "doet zijn of haar ding" en steekt verder niet met zijn/haar kop boven het maaienveld uit of gaat op zoek naar een andere werkgever. Er zijn er maar weinig die met een hart op de juiste plaats dat spel langdurig weten te bespelen.

Als je lager in de bureaucratische keten staat, waag het niet om iemand die boven jou in de keten staat te wijzen op zijn of haar gedrag. Mocht iemand de ballen hebben gehad om Rutte te wijzen op zijn onverantwoordelijke gedrag omtrent die telefoon, dan heeft die er niet lang meer gewerkt.

Er zijn veel ambtenaren die voor de overheid zijn werken om een positieve bijdrage te leveren aan onze samenleving. Maar er heerst binnen de overheid, en dit is op ministerie, provincie en gemeente niveau, over het algemeen een bepaalde cultuur die ontzettend giftig is. Dat er voor zorgt dat veel te vaak juist niet de juiste mensen op de juiste positie terecht komen. We mogen geluk hebben dat er wel een zooi zijn die wel hun best doen met liefde voor hun samenleving, anders zou het nooit goed komen. Maar de kanttekening is dat een groot deel daarvan binnen 5 á 10 jaar met een burnout thuis zit.

[Reactie gewijzigd door batjes op 25 juli 2024 22:33]

Je geeft zelf aan, ze hebben misschien wel de mensen in dienst die verstand van zaken hebben, maar deze zitten op de verkeerde poisities of dragen geen verantwoordelijkheid. Dat is dus grotendeels wat ik zei alleen iets genuanceerder, de managers of mensen die de leiding wel hebben, hebben totaal geen verstand van zaken en kunnen blijkbaar ook niet goed aansturen.

Het bureucratische of politieke kontjes kussen zoals je het noemt is nu net het probleem wat veroorzaakt wordt omdat er geen verantwoording afgelegd hoeft te worden. De hoge heren houden elkaar het hand boven het hoofd, terwijl er eigenlijk al lang koppen hadden moeten rollen. En dat is nu het grote probleem dat gebeurd gewoon niet binnen de overheid, tenminste niet op hoge functies. Wordt men toch uit de functie gezet dan heeft men door de vriendjespolitiek al snel weer een andere hoge functie ergens binnen de overheid. Dit probleem wordt al jaren aangekaard door verschillende politici, waaronder Omtzigt.

Een mooi voorbeeld hiervan is de rel om de oude voorzitter Khadija Arib, die aangesteld was als voorzitter destijds en order op zaken moest stellen. Natuurlijk is hier weerstand tegen, je kunt niet reorganiseren en niemand tegen het zere been schoppen, dat bestaat niet. En volgens mij betaald ze daarvoor nu de prijs. Het is niet zo vreemd dat het wantrouwen in de politiek zo hoog is en ik zie niet in hoe men dat gaat veranderen zonder drastische veranderingen door te voeren.

[Reactie gewijzigd door Andyk125 op 25 juli 2024 22:33]

Er zijn zeker veranderingen nodig binnen de overheid en de daar heersende cultuur. Want inderdaad, zo'n beetje alle hogere functies zijn bekleed door mensen die daar zitten dankzij vriendjespolitiek en kontkusserij.

Binnen de IT organisaties in de overheid is dit overigens wel minder het geval, ik heb op een enkele keer na altijd wel goede managers gehad. Maar om het één en ander te bereiken moet je ook buiten de IT afdelingen te werk gaan en daar is op een enkele uitzondering na het een bureaucratisch kaste systeem waar je u tegen zegt.

Vreemde mogendheden hoeven ons netwerk verkeer niet te tappen of in te breken op onze datacentra om ons te bespioneren, onze overheid bied het vrijwillig open en bloot bij ze aan. Excel sheets van honderden MB's met data van burgers en bedrijven via WeTransfer delen, alles wat los en vast zit via Whatsapp bespreken en versturen, hoge piefen die hun volledige mailbox forwarden naar een Gmail adres. "Want dat is zo makkelijk". Massaal communiceren via privé devices en diensten.

Hoog tijd om met een bezem door die ambtenarij te gaan vegen, maar dan hebben we een minister president nodig die dat kan leiden en helaas is Rutte daar absoluut niet de juiste persoon voor. Het boegbeeld van hoe het eigenlijk niet zou moeten.
Het 'menselijke' probleem hierbij is dat niemand naar een minister zal gaan om deze een les te lezen, verantwoordelijk te houden of simpelweg zelfs hem op zijn fouten te kunnen duiden. Ministers zijn geheel onschendbaar voor de mensen die onder hen werken. Het zijn de 'bazen' van de organisatie en de meeste ambtenaren komen niet eens in de buurt van een minister. Verder ben ik niet bekend met een overheidsorgaan dat ambtenaren, laat staan ministers, straft of vervolgd voor hun overtredingen. Het hele ding bij de overheid is dat er geen gevolgen zijn voor je acties. En zelfs als je zware fouten maakt, dan wordt je gewoon overgezet naar een soortgelijke functie elders (baangarantie).
Ik denk dat het probleem niet zozeer in de software zit maar in eerste instantie in hoe onze overheid nu gewoon werkt. Vooral je verschuilen achter technische onmogelijkheden zodat je je eigen werk niet goed hoeft te doen.

[Reactie gewijzigd door Webgnome op 25 juli 2024 22:33]

Het is inderdaad tekenend voor de regering(en) Rutte hoe ook dit, een democratie ondermijnend probleem, wederom onder het tapijt wordt geschoven alsof het de normaalste zaak van de wereld is.

Vooral dat laatste en de reactie van Rutte hierop is iets waaruit je enkel kunt concluderen dat hij of onbewust onbekwaam is, of dat het expliciet deel is van zijn manier van handelen.

Voor een minister president zijn beide achterliggende redenen om deze persoon direct z'n verantwoordelijkheden te ontnemen en deze te vervangen voor iemand die dergelijke basiscompetenties wel beheerst, danwel niet actief onze staatsvorm ondermijnt.
Het faalt gewoon op meerdere niveaus en dit is er simpelweg een van...
Als iets niet-intuïtief werkt, dan zullen medewerkers het automatisch gaan vermijden.. Dit zie ik dagelijks binnen organisaties. als bijvoorbeeld een bepaalde afdeling (zei het IT zelf) wil dat iedereen een bepaald stuk software gebruikt maar het werkt onhandig of er wordt totaal geen uitleg gegeven. Je ziet dan al snel de volledige software implementatie falen...

Het is volgens mij zelfs de standaard bij urenregistratie pakketten. Die dingen worden ook altijd door de strot van de werknemer gedrukt en ik heb er nog nooit 1 succesvol geïmplementeerd gezien.
Wat voor methode voor vastleggen van welk soort correspondentie ook, het is altijd te omzeilen. Je kunt je ook afvragen wat je met het bewaren van allerlei liflafjes wil bereiken. Echt ALLES bewaren is een perfecte methode om iets te verbergen.

Wat veel meer zorgen baart is dat Plato kennelijk vervangen moet worden. En dan weet je al wat gaat gebeuren. Dan komt Cap Gemini een systeem bouwen dat honderden miljoenen meer gaat kosten dan begroot; dat jaren later wordt opgeleverd dan gepland en wat uiteindelijk zoveel nukken en grillen heeft dat het niet bruikbaar is.

[Reactie gewijzigd door Simon Weel op 25 juli 2024 22:33]

En waarschijnlijk dan al lang weer zo verouderd is dat het opnieuw moet worden vervangen.
Wat voor methode voor vastleggen van welk soort correspondentie ook, het is altijd te omzeilen.
Dit is volledige onzin en voor standaard zaken is hier genoeg software voor te krijgen. Auto archivering op e-mail gebied is hier een simpel voorbeeld van en het is vaak zelfs een ingebouwde feature. Het moet alleen gebeuren op een centraal ingress/egress punt maar dat is eenvoudig te regelen (als het dus al niet ingebouwd is in het systeem).
Dit is volledige onzin en voor standaard zaken is hier genoeg software voor te krijgen.
Natuurlijk is daar software voor te krijgen. En die is ook te omzeilen, als dat gewenst is. Rutte (in dit geval) kan bijv. een prepaid telefoon gebruiken voor zaakjes die hij liever niet vastgelegd ziet. Of hij gaat gezellig op een bankje in het park zijn zaakjes mondeling met deze en gene regelen. Kortom, je kunt verzinnen wat je wilt, maar als iemand niet wil dat zijn gesprekken / correspondentie ergens worden vastgelegd, dan is dat te regelen.
Dan zou hij strafrechtelijk vervolgt moeten worden. Maar we praten hier over de technische overheids middelen die falen door ‘optioneel’ te zijn terwijl dat natuurlijk niet zo zou hoeven zijn.

Maar uiteindelijk heb je wel een punt. Die minister met zijn Gmail ging er ook wel onbestraft mee door… :/
Heel eerlijk, als zo`n persoon in jouw bedrijf werkt, en je merkt dit soort sneaky en ontduikende zaken, hoe snel staat hij op straat?
Het wordt tijd dat de wetten aangepast gaan worden, zodat dit soort figuren, ook voor de rechter verschijnen en een strafblad krijgen en dus kunnen opstappen ZONDER wachtgeldregeling.
Hangt van de positie van die persoon op. Rutte is zo'n beetje almachtig, net als menig directeur.
Wellicht is het dan zaak te zorgen dat er altijd iemand een machtshebber kan controleren en waar nodig laten berechten. Een beetje zoals in de meeste bedrijven waar vaak een raad van toezichthoudend bestuur zit die de directeur controleert en waar nodig corrigeert.
Wellicht is het dan zaak te zorgen dat er altijd iemand een machtshebber kan controleren en waar nodig laten berechten
Dan kom je aan de kern van het probleem dat 'politiek' heet. Het parlement en regering bepaald namelijk zijn eigen spelregels. En in de paar honderd jaar dat dit systeem nu in gebruik is, zijn alle regeltjes wel zo'n beetje uitgekristalliseerd in voor alle partijen meest gunstige. Voor rigoureuze wijzigingen aan die spelregels heb je hoogstwaarschijnlijk een staatsgreep nodig....
Theoretisch hebben we de tweede kamer die de machthebber(s) controleert. Maar de machthebber zit daar met een meerderheid van gelijkgestemden die er eigenlijk helemaal geen baat bij hebben om ze terug te roepen, want dat gaat ten koste van hun eigen macht. Of het moet zo onhoudbaar zijn dat ze er bij verkiezingen teveel last van hebben natuurlijk.

Dan staat theoretisch de Koning er ook nog boven. Maar die mag zich nergens mee bemoeien of zelfs maar een mening hebben. Die mag alleen voor het protocol af en toe een handtekening zetten.

Dus theoretisch is het allemaal wel afgedekt, maar in de praktijk is het wat anders.

En een staatsgreep zoals @Simon Weel terecht opmerkt gaat hier ook niet gebeuren.
In het verleden (pre-Rutte, zeg maar) was het gangbaar dat als je betrapt werd op een leugen of groot verwijtbare misstap, je je functie neerlegde en ook daad werkelijk de landelijke politiek (of in ieder geval de regering) verliet.
Die mores is verloren gegaan, waardoor het controleren van de macht een stuk lastiger geworden is. De val van de diverse Rutte-kabinetten had het einde moeten zijn van diverse ministers en partijleiders waaronder Rutte zelf uiteraard, maar ook 'functie elders' Kaag (en wellicht ook Ollogren).
Doordat zij zich nu doodgewoon weer kandidaat stellen als partijleider bij nieuwe verkiezingen gaat de macht van de kamer én de kiezer verloren.
Je kan Rutte best zat zijn, maar vanwege ideologie toch VVD willen stemmen. Idem Kaag en D66.

[Reactie gewijzigd door chrisboers op 25 juli 2024 22:33]

100% eens, de teloorgang van de Nederlandse politiek, en een start van een afbrokkelende democratie. Immers, wat maakt het uit dat je "mag" stemmen als de leiders dezelfde zullen blijven ondanks wat ze in de voorgaande voor fouten hebben gemaakt. Voorbeeld: Rusland, ook daar mag je kiezen maar maakt het helemaal niks uit.
Ben het hier ook helemaal mee eens. Helaas blijven mensen op politici stemmen die meermaals over de schreef gaan. Er zijn geen consequenties meer. We hebben dit gedrag dus eigenlijk aan onszelf te danken.

Zo ziet Rutte het ook, ik weet de exacte quote niet meer precies maar het kwam erop neer dat zijn gedrag niet zijn verantwoordelijkheid is maar dat van de kiezer. De kiezer laat hem ermee weg komen, dus verandert hij zijn gedrag niet.
Ik snap dat het als het over Rutte gaat verleidelijk is om te denken dat het een gemakkelijk excuus is, maar archiveren is in het digitale tijdperk wel een "uitdaging" geworden.

Met simpel "slepen" kom je er niet, een archief is pas iets waard als er wat teruggevonden kan worden dat in een bepaalde context betekenis heeft. Dus je hebt relevante metadata nodig. Bovendien moeten de bestanden langere tijd leesbaar blijven, en moet worden bedacht wie er wel en geen toegang mag hebben tot de inhoud,

Met leesbaar bedoel ik niet alleen het vervagen van gegevens op bijvoorbeeld CD's of bit-rot op harde schijven, maar ook de bestandsindeling. Iedereen kan zich wat voorstellen bij dat WordPerfect bestanden nu Word almachtig is al lastiger te lezen zijn, maar veel bedrijfssystemen hangen van de macro's in elkaar. Ik schrok in elk geval flink toen bleek dat 5 jaar oude brieven daardoor onleesbaar waren geworden.

Natuurlijk bestaan daarvoor oplossingen, zoals PDF/A, ik bedoel het als illustratie voor dat archiveren een vak is. En er is vaak weinig bewustzijn dat naast de primaire functie van een systeem dit soort overwegingen ook nodig zijn.

Daar komt voor de Nederlandse overheid nog bij dat er een schokkend gebrek is aan besef dat openbaar verantwoording afleggen vanzelfsprekend zou moeten zijn.
Die screenshots van Plato zijn identiek aan eDocs/Docloods met RM Admin wat ik voorheen gebruikte. SMSjes hebben we nooit gearchiveerd omdat er geen koppeling is i.t.t Outlook en verkenner. Ik zou ook niet weten hoe behalve printscreens maken, afdrukken en pdf/A van maken met de scanner. Het programma is zoals hier ook genoemd zwaar verouderd en wordt momenteel uitgefaseerd. De volgende uitdaging is de datamigratie.
Het is interessant om te zien hoe bagger (typerend) deze software is. Echter staat dit toch helemaal los van de discussie, onze premier die in al die jaren een handvol berichten archiveert en vervolgens maar weer een mea culpa doet. Ja natuurlijk de software is niet denderend maar zelfs een relatief onbelangrijk iemand als mezelf heeft een assistent die daarvoor zorgt. Daarnaast hoe ongeloofwaardig als bewindsman ben je als je zo weinig archiveert. Zeker in een tijd wanneer hij al veelvuldig onder het vergrootglas komt ivm talloze rellen en zelfs dan nog gaat hij specifiek hier slecht mee om? Al wetende wanneer er kamer vragen zijn dat hij iedere keer zich niet weet te herinneren?

Dit is toch een klap in het gezicht van de democratie.
Alle schandalen zijn dat ook, maar om nu te zeggen dat daar wat mee gedaan wordt... het belastingschandaal is het ergste schandaal wat ik ooit gezien heb in NL en het enige wat er gebeurt is even aftreden en weer opstaan. Terwijl je als burger helemaal in de grond kan worden gewerkt als ze vinden dat dat kan en mag.

[Reactie gewijzigd door vgroenewold op 25 juli 2024 22:33]

Op dit item kan niet meer gereageerd worden.