De politieke rel rond de gewiste sms'jes van de Nederlandse premier Mark Rutte heeft systematische problemen blootgelegd met het gebruik van de software om e-mails en sms'jes bij ministeries te archiveren. Dat blijkt uit het maandag gepubliceerde rapport over de kwestie.
Even terug voor wie het alweer is vergeten. In het afgelopen voorjaar ontstond er een politieke rel rond sms'jes van Rutte. Rutte gebruikte jarenlang een Nokia 301 voor bellen en sms'en. Ontvangen en verstuurde sms'jes verwijderde hij, naar eigen zeggen omdat zijn telefoon anders te traag werd. De Nokia 301 had standaard een archiveringsfunctie waarmee het misschien niet per se noodzakelijk was om berichten te verwijderen om de telefoon snel te houden. Rutte besloot zelf welke sms-berichten bewaard moesten blijven. Volgens veel Tweede Kamerleden is dat onaanvaardbaar, omdat hij daarmee naar eigen inzicht onwelgevallige zaken uit het archief kon houden en zo de controlefunctie van de Tweede Kamer lastiger zou maken.
Er kwam ook een onderzoek van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed naar de kwestie. Het rapport daarvan kwam maandag uit. In dat rapport staan behalve bevindingen over in welke gevallen wel en niet berichten naar het archief moeten, ook veel details over hoe die archivering technisch gaat en op welke punten dat beter kan.
De software
De software die de rijksoverheid gebruikt voor archivering, heet DMS Plato. DMS staat voor Document Management Systeem; je had het vast al in kunnen vullen. Daarin kunnen ambtenaren documenten, e-mails en sms'jes invoeren om ze te archiveren. Die archivering is belangrijk om achteraf na te kunnen gaan hoe besluiten bij de rijksoverheid tot stand gekomen zijn.
:strip_exif()/i/2005388340.jpeg?f=imagemedium)
Er zijn twee soorten Plato: het 'blauwe' netwerk, waar alle ambtenaren op het ministerie bij kunnen en het 'gele' netwerk met vertrouwelijke informatie, waar alleen bepaalde ambtenaren bij kunnen en alleen op locatie op het ministerie. Plato is een 'zowel functioneel als technisch verouderd' systeem, zegt de Inspectie. Het wordt vervangen, maar wanneer precies, is nog onbekend.
Plato heeft mappen en submappen om documenten, mails en sms'jes op onderwerp te kunnen rangschikken en zo snel te kunnen terugvinden. Daarbij is er een aparte hoofdmap voor de coronapandemie, waardoor sommige mappen nu twee keer in de structuur voorkomen. Zo is er een algemene map 'adviseren en ondersteunen MP', waarbij MP een afkorting is voor 'minister-president'. Er is echter ook een map 'adviseren en ondersteunen MP' in de map gewijd aan de pandemie.
Daarnaast zijn er aparte mappen per soort communicatie. Zo is er een map voor de beantwoording van Kamervragen, maar er zijn ook aparte mappen voor e-mail en voor 'berichtenapps'. Bij het invoeren van een mail of sms is het mogelijk om metadata toe te voegen. Sterker nog, sommige metadata zijn verplicht, zoals onderwerp, datum van invoer en de opsteller.
Problemen met de software
Er zijn volgens de inspectie diverse problemen met de software voor archivering. Soms ligt dat bij mensen zelf. Zo hadden medewerkers afgesproken om alle documenten over de pandemie bij het onderwerpveld te beginnen met 'COVID-19' om ze vindbaar te maken. Sommigen vergaten die informele regel na verloop van tijd, wat de vindbaarheid hindert.
Er is geen aparte manier om chatberichten te archiveren; dat gebeurt als bijlage van een e-mail. Daarbij is er ook geen limiet aan het aantal berichten dat in de bijlage kan staan, waardoor het lastig is om chatberichten te vinden.
De software is volgens de Inspectie niet erg gebruiksvriendelijk. "Wanneer een
medewerker bijvoorbeeld op metadatavelden wil zoeken in het DMS, zijn hier strikte regels aan
verbonden om iets goed te kunnen vinden, zoals het gebruik van asterisken en aanhalingstekens."
:strip_exif()/i/2005388342.jpeg?f=thumblarge)
Bovendien zijn er problemen met de manier van archivering van specifiek sms'jes. Dat gebeurt vaak met screenshots. Het nadeel daarvan is volgens de Inspectie dat belangrijke metadata verloren gaat. Daarbij gaat het onder meer om de oorspronkelijke datum en tijd van ontvangst.
Die problemen doen zich voor met screenshots, waarop de datum soms wegvalt. Ook bij het exporteren gebeurt dat. Bovendien staat bij veel entry's weinig context, waardoor ze bij nalezen lastig te plaatsen zijn, zeker als metadata ontbreekt.
Het is volgens de Inspectie ook problematisch als een bewindspersoon een bericht parafraseert. Het gebrek aan metadata is niet alleen een archiefprobleem, merkt de Inspectie op. "Hierdoor is niet duidelijk of aan een chatbericht in een DMS dezelfde (niet-juridische) bewijskracht kan worden toegekend als aan het originele chatbericht op de telefoon." Die chatberichten op de telefoon hoeven momenteel niet bewaard te worden.
Tot slot
Het rapport noemt nog veel meer problemen met de archivering van digitale bestanden bij de rijksoverheid. Archiveren gaat bij veel ministeries niet goed, de Archiefwet en de 'Instructie bewaren chatberichten' liggen niet in lijn met elkaar, en chatberichten en e-mails worden veel te weinig gearchiveerd. Althans, dat vermoedt de Inspectie. "Voor chatberichten geldt dat zelfs als de richtlijnen worden gevolgd, er naar alle waarschijnlijkheid te weinig wordt gearchiveerd. Dat komt omdat de richtlijn niet in lijn is met de Archiefwet. De Inspectie kan echter niet nagaan hoe vaak dit het geval is. We weten immers niet wat er niet is."
De berichten die wel in Plato staan, zijn er vaak pas ingezet door ambtenaren toen burgers, organisaties of media erom vroegen via een Wob-verzoek. Een Wob-verzoek is een verzoek op grond van de wet openbaarheid van bestuur, waarbij de overheid alle relevante documentatie rond een onderwerp binnen een bepaalde tijd moet vrijgeven.
Daarmee geeft het rapport een beeld van ministeries die, mede door verouderde software, worstelen met het archiveren van e-mails en sms'jes. Vermoedelijk mede door die software gebeurt het archiveren te weinig en zijn eenmaal gearchiveerde bestanden lastig te vinden en soms, door de manier van opslaan, lastig in context te plaatsen. Dat Rutte op grote schaal sms'jes verwijderde, is hem volgens de Inspectie zeker aan te rekenen, maar deze op het oog oppervlakkige politieke rel heeft meer problemen blootgelegd met de manier waarop we vastleggen hoe onze ministeries tot besluiten komen.