Overheid verliest miljoenen euro's op mislukt ict-project uitkeringen

Er is gezegd dat mogelijk, en zeker zeer waarschijnlijk, CapGemini afgekocht moet gaan worden. En zo gaat dat nou eenmaal. Dit is niet zomaar een project, er is heel veel tijd en geld van beide partijen ingestoken, voorgeschoten etc.

Mijn ervaring is, ook bij de overheid dit soort projecten gedaan, is dat de mensen die beslissen, zowel van klant als leverancier, eigenlijk de hele boel niet overzien. In essentie is het probleem heel simpel en wordt het gewoon onwijs opgeblazen tot een moloch van een project.

Het lijkt me belangrijk als je als klant eerst bij jezelf te rade gaat, wat wil ik nou precies, daar heb je geen ict bedrijf voor nodig. Wat wil ik precies, los van geld en tijd. Dat leg je voor aan een bedrijf, die stelt dan tegenvragen en komt met een voorstel. Dit kan wel wat rondjes heen en weer gaan, maar dat is normaal. Dan krabbel je het allebei en dan aan de slag. Is het te groot, dan hak je het in stukken.

Het is ook heel logisch om betaald te krijgen om een voorstel te kunnen doen. Dan moet je goeie architecten bij de SVB laten rondlopen en alles in kaart brengen qua proces, systeem en mensen, die in aanraking komen bij zo'n nieuw systeem en dan opnemen in het voorstel. Maar de ontwikkeling van zo'n systeem hoeft geen 43 + 10 miljoen te kosten.

Veranderd de situatie ondertussen, tja, dan zal je toch je voorstel opnieuw moeten opstellen op de punten die geraakt worden. En als je als leverancier slim bent, dan heb je ook voor dat soort dingen een systeem, een informatie architectuur. Die maak ik voor bedrijven. Kost soms twee jaar (applicatielandschap van 2000+ applicaties, tig personeelsschijven, honderden processen en natuurlijk de onbeschreven processen), soms een maand, maar als je dat hebt, dan kan ik heel makkelijk een aanpssing maken die eraan zit te komen en dan zie ik in 1 klap alles wat ermee beinvloed wordt. Zo simpel kan het zijn.

Als je in het artikel de link naar het persbericht van de SVB even opent, dan zie je dat dit een onderdeel van een veel groter project was. Dat grotere project is gewoon voltooid, alleen dit onderdeel bleek niet afdoende uitvoerbaar.

Het MRS was het sluitstuk van een groot inmiddels gerealiseerd veranderprogramma, SVB Tien. [...]
Het totale SVB Tien-programma behelst sinds 2006 in totaal 121,8 miljoen euro. Het programma heeft tot op heden 158 miljoen euro aan besparingen opgeleverd en zal jaarlijks structureel 30 miljoen euro opleveren
[...]Jaarlijks keert de SVB ruim 37 miljard aan pensioen, uitkeringen en toeslagen uit.

Jammer dat een deel niet goed gelukt is, maar een aanzienlijk deel van het project is wél geslaagd, en heeft zichzelf al lang en breed terugverdiend. Die besparingen zijn zelfs dusdanig dat het de kosten van dit mislukte onderdeel in anderhalf jaar heeft gefinancieerd.

Hoe mislukt is het project dan eigenlijk? Al met al levert het totale project gewoon enorme besparingen op, ondanks dat niet alles wat men 8 jaar geleden dacht te doen, uitvoerbaar was.

Als je ziet dan een onderdeel van een project met het huidige inzicht (hetgeen sterk veranderd is in 8 jaar) niet meer zinvol uitvoerbaar is, dan is het beter te stoppen dan nog extra geld te stoppen in een zinloze exercitite.

Nee , het gebruikelijke probleem bij grote overheids-contracten. Het is tegenwoordig nauwelijks nog mogelijk een dergelijk project met succes af te ronden.

Het moet Europees aanbesteed worden boven een bepaald bedrag. Dat betekent dat iemand bij de betreffende overheids-dienst een aanbesteding moet schrijven waarin wordt gespecificeerd wat er gebouwd moet worden en aan welke eisen het moet voldoen. Dat is het eerste probleem, iedereen die zowel materie-kennis als IT-kennis heeft is er bij de overheid ondertussen wel wegbezuinigd. Dan wordt de aanbesteding dus ofwel geschreven door iemand zonder kennis van de materie (vaak weer een ingehuurde consultant), of zonder kennis van de IT. Als het al iemand is die denkt de materie te kennen, zit die ondertussen vaak hoog genoeg in de boom om achter te lopen bij de werkelijkheid (of had al een te beperkte kennis van de bedrijfs-behoefte vanaf het begin, omdat hij/zij maar een beperkt aantal afdelingen heeft gezien), en sluit de aanbesteding dus niet aan bij wat gevraagd wordt.

Het volgende probleem is dat, om een aanbesteding te winnen, je als bedrijf zo laag mogelijk moet inschrijven. Dat betekent dus dat je hoogstens een 6- aan kwaliteit kunt bieden, want anders zijn je concurrenten zeker goedkoper. Vaak biedt je zelfs die 6- aan tegen een verliesgevende offerte, in de verwachting met meerwerk je kosten en winst eruit te halen. Een bijkomend probleem is gewoonlijk ook dat het score-systeem dat de winnende aanbieder bepaalt extreem zwaar op het kosten-aspect weegt, en het voldoen aan de inhoudelijke kwaliteit maar een fractie van de beslissing beinvloedt.

Vervolgens, als je het hebt gewonnen, ga je bouwen. Zeker voor ziets als het UWV is het een doel met verschuivende doelpalen, want de regels veranderen constant, en soms is het nauwelijks nog mogelijk om die veranderingen door te voeren omdat het ontwerp een hele andere opzet had.

Waar de winnende bieder een 6- aan kwaliteit bood t.o.v. wat in de aanbesteding was vastgelegd, mag je dus blij zijn als je een 5 haalt, en dat is vaak erg optimistisch. Maar het uiteindelijke gevolg is dat, zoals hier, het systeem wel voldoet aan wat in de aanbesteding is vastgelegd, maar dat het niet voldoet aan wat de organisatie eigenlijk nodig heeft.

Om een ludiek idee te geven : je besteedt een bestelwagen aan, en krijgt als goedkoopste een pickup geleverd omdat de aanbesteding is geschreven door iemand die vergat te specificeren dat de lading bestendig tegen weer, wind en diefstal moest worden vervoerd.