De Nederlandse Belastingdienst gaat volledig over op Microsoft 365 als kantoorpakket, in cloudvorm in plaats van lokaal. Voor de tweede keer in korte tijd zegt een belangrijke Nederlandse organisatie niet realistisch te kunnen overstappen naar een lokaal of in ieder geval Europees alternatief voor de clouddienst. Ook lukt het niet dat on-premises te hosten.
Dat schrijft demissionair staatssecretaris van Financiën Eugène Heijnen in een brief aan de Tweede Kamer. In de brief gaat Heijnen verder in op de stappen van de Belastingdienst om over te stappen op een alternatieve kantoorsoftwareomgeving. De Belastingdienst, met daarnaast ook de Douane en de Dienst Toeslagen, gebruikt momenteel eigen software voor kantoorautomatisering. Die begint steeds vaker een probleem te vormen. "Het onderhouden van deze omgeving is complex, kostbaar en het op orde houden van de informatiehuishouding is moeilijk", schrijft Heijnen.
De omgeving zorgt voor 'beperkingen', waarvoor ambtenaren omwegen moeten verzinnen, schrijft Heijnen. "Deze zogenoemde workarounds leiden tot een productiviteitsverlies. Medewerkers geven aan dat dit hen veel tijd kost. Een schatting is dat het wegvallen van deze workarounds 15 tot 30 minuten per medewerker per dag kan besparen."
Op zoek naar alternatief
Al in 2021 ging de Belastingdienst op zoek naar een alternatief voor de omgeving. De organisatie kwam daarbij uit op Microsoft 365. De Belastingdienst begon eerst met het aanpassen van fysieke werkplekken en zou daarna ook de software migreren. Dat is nu nog in gang. In de tussentijd wordt 'de huidige werkomgeving als ongebruiksvriendelijk ervaren', aldus Heijnen. "Aangezien de huidige werkomgeving onvoldoende samenwerkingsfunctionaliteiten heeft, sluit deze niet langer aan bij de eisen van hybride werken. Dit belemmert de productiviteit en onderstreept de noodzaak om te investeren in een nieuwe, moderne omgeving."
Er is steeds meer maatschappelijke druk om Europese techalternatieven te zoeken, maar de Belastingdienst erkent dat die er niet zijn.
Ondertussen is daar ook steeds meer maatschappelijke druk bij komen kijken om af te stappen van Amerikaanse techbedrijven. Destijds koos de Belastingdienst voor een migratie naar Microsoft 365 omdat dat makkelijker en beter zou werken, maar inmiddels heeft de dienst onderzocht of er geen lokaal Nederlands of Europees alternatief beschikbaar was. Daarvan concludeert de Belastingdienst nu dat dat er niet is. "Op afzienbare termijn zijn er nog geen Europese alternatieven die een vergelijkbaar niveau van functionaliteit, veiligheid en continuïteit kunnen bieden als Microsoft 365."
Als alternatief heeft de Belastingdienst gekeken of de kantoorsoftware dan op zijn minst on-prem te draaien is, in plaats van bij Microsoft zelf. Er werd gekeken naar een hybride oplossing, waarbij Exchange lokaal werd gehost. Ook dat is echter geen optie, schrijft Heijnen. "Dit vereist het inrichten van een geheel nieuwe Microsoft-omgeving, omdat de Belastingdienst geen basis heeft in Microsoft. Het inrichten van deze nieuwe omgeving gaat gepaard met een lange doorlooptijd en vereist ruimte in het datacenter. Die ruimte en de benodigde stroomvoorziening zijn er niet binnen afzienbare termijn. In de tussentijd blijft er in dit scenario vervolgens ook nog sprake van productiviteitsverlies."
Knieval naar publieke cloud
Dat de Belastingdienst kiest voor een clouddienst van een groot Amerikaans techbedrijf, is opvallend en kan zelfs worden gezien als een knieval. De wens om ict-omgevingen meer in eigen beheer te houden of te zoeken naar autonome of op zijn minst Europese oplossingen wordt inmiddels door vrijwel iedere partij en door de regering breed gedragen, van links tot rechts. Eerder dit jaar bracht de overheid na jaren werk de Nationale Digitaliseringsstrategie uit, waarvan autonomie op techgebied een belangrijk onderdeel was. De overheid, en zeker de Belastingdienst, zou een van de belangrijkste partijen kunnen zijn die zich hardmaakt om weg te stappen van Amerikaanse techbedrijven, maar erkent nu dat dat niet realistisch is.
Heijnen erkent het belang van autonomie, maar zegt dat dat niet lukt.
Heijnen erkent die paradoxale houding in zijn brief. "Ik onderschrijf de wens om als overheid onze digitale autonomie verder te versterken. Een overstap naar een Europese aanbieder, zodra deze een vergelijkbaar volwassenheidsniveau heeft, is hier een maatregel voor." Hij vervolgt: "De keuze voor het scenario om de overstap naar Microsoft 365 voort te zetten is de enige realistische optie op dit moment."
Wel heeft de Belastingdienst een 'exitplan' klaarliggen, zegt Heijnen. Dat kan worden ingezet als plotseling blijkt dat Microsoft 365 niet meer beschikbaar is. "De directe terugvaloptie is een gereduceerde versie van de huidige on-premisesomgeving, waarin alleen primaire functies voor interne en externe communicatie (onder andere mail en videobellen) en het bewerken, delen en opslaan van informatie beschikbaar zijn." Ook heeft de Belastingdienst back-ups offline beschikbaar waarmee de organisatie door kan blijven werken.
Het is de tweede keer in korte tijd dat een voor Nederland belangrijke organisatie openlijk stelt dat er geen goed alternatief is voor Amerikaanse techbedrijven. Vorig jaar zei de Stichting Internet Domeinregistratie Nederland hetzelfde. De SIDN, verantwoordelijk voor beheer van het .nl-domein, brengt ook de hele kantooromgeving onder bij een Amerikaanse cloudaanbieder, al is dat Amazons AWS in plaats van Microsoft. De SIDN zei dat ze keek naar een Europees alternatief, maar dat dat niet beschikbaar was. Opvallend is dat de Tweede Kamer deze zomer unaniem instemde met het tegengaan van die migratie, al kan een regering dat niet afdwingen bij een stichting.