Thuiswerkende ambtenaren bij de Rijksoverheid gebruiken sinds de coronacrisis vaak onveilige communicatiemiddelen en privé-e-mailaccounts om gevoelige informatie uit te wisselen. Ook ministers doen dat, omdat de beveiligde middelen te ingewikkeld zijn.
Hoge ambtenaren en ministers maken weinig gebruik van de speciale beveiligde apparatuur die ze krijgen, staat in een rapport van de Algemene Rekenkamer. Ministers hebben bijvoorbeeld Sectra Tiger-telefoons die berichten automatisch versleutelen, maar in de praktijk blijken die weinig gebruikt te worden. Ze zouden 'niet makkelijk in het gebruik zijn'. De ambtenaren gebruiken daarom apps als Zoom en WhatsApp, op gewone tablets en smartphones. In het voorjaar van dit jaar werd er door CIO-Rijk een online methode opgezet voor extra beveiligde videovergaderingen, maar daar bleek 'bij kabinetsleden geen behoefte aan te zijn'.
De Rekenkamer merkt daarbij ook op dat bewindspersonen zoals ministers en staatssecretarissen moeilijk kunnen worden aangesproken op het gedrag. "Ze zijn formeel geen ambtenaar en vallen niet onder de verantwoordelijkheid van de secretaris-generaal of de chief information security officer", staat in het rapport.
Risico's voor de informatieveiligheid en privacy
De problemen kwamen met name in de afgelopen maanden aan het licht. De toezichthouder onderzocht het ict-gebruik van ambtenaren op ministeries en andere overheidsinstellingen. De Rekenkamer concludeert dat er risico's zijn voor de informatieveiligheid en privacy. Ambtenaren gebruiken veel verschillende tools om te communiceren, ook als die niet zijn voorgeschreven door de technische dienst. Zo wordt gevoelige informatie soms verstuurd via WhatsApp of privé-e-mailadressen, en worden documenten opgeslagen in bijvoorbeeld Dropbox of Google Drive. De Rekenkamer keek specifiek naar de periode van juli tot en met oktober. De meeste ambtenaren werkten in die periode thuis vanwege de coronacrisis.
In de meeste gevallen gebruiken ambtenaren Webex om te videobellen, maar ook Skype for Business en Microsoft Teams zijn populair. Voor 'informele communicatie' wordt in de meeste gevallen WhatsApp gebruikt. Volgens de Rekenkamer bleek zeven procent van de ondervraagde ambtenaren vertrouwelijke informatie te hebben verstuurd via WhatsApp. Ook zou privé-e-mail vaak worden gebruikt voor het versturen van zulke informatie.
Veel verschillende applicaties
Het rapport ziet een probleem met manieren om online samen te werken. Er zouden tientallen programma's in omloop zijn om mee samen te werken, bijvoorbeeld om documenten op te slaan, bestanden te delen of planningen te beheren. "Een verklaring voor dit grote aantal gebruikte applicaties is dat er bij de rijksoverheid weinig samenwerkingsplatforms bestaan waarop organisaties onderling veilig kunnen samenwerken."
Een bijkomend probleem van het gebruik van de verschillende apps is dat van archivering. Gemaakte afspraken worden bijvoorbeeld niet centraal vastgelegd, maar in Dropbox of Google Drive. Dat leidt volgens de Rekenkamer tot 'een gebrekkig inzicht' over besluitvormingen. Bovendien kan de situatie in de toekomst problemen opleveren als er een audit plaatsvindt.
Ontevredenheid over verplichtingen
Een belangrijke oorzaak van het probleem is dat ministeries en departementen zelf kunnen bepalen welke tools werknemers mogen gebruiken. Desondanks blijkt er onder veel ambtenaren onduidelijkheid te zijn over de afspraken die worden gemaakt over welke tools er mogen worden gebruikt, en een groot deel is daar 'niet tevreden mee'. Zulke regels zouden in de praktijk bijvoorbeeld moeilijk uitvoerbaar zijn.
De Rekenkamer noemt het voorbeeld van het verplicht gebruik van Citrix om veilig op afstand te werken, maar videobellen werkt binnen die omgeving vaak niet. Ook zou het een probleem zijn dat de afspraken per afdeling verschillen. Bij de ene organisatie binnen de overheid is WhatsApp onder voorwaarden wel toegestaan, maar bij andere juist weer niet.
Staatssecretaris Raymond Knops van Binnenlandse Zaken erkent in een reactie dat 'de door Covid-19 ontstane situatie een groot aanpassingsvermogen van de Rijksoverheid vergt'. Hij zegt dat er sinds dit voorjaar verschillende maatregelen zijn getroffen waarvan inmiddels wordt bekeken of die kunnen worden verbeterd. Ook is er een informatiecampagne gestart voor ambtenaren.