IRM-feature Office 2003 strijdig met administratieve regels

De nieuwste versie van Microsofts Office-suite zal een feature bevatten die gebruikers in staat stelt om e-mails te sturen die na verloop van tijd vanzelf verwijderd zullen worden. Ook zullen gebruikers aan kunnen geven welke ontvangers de e-mail kunnen lezen, of de mail doorgestuurd mag worden en of de digitale brief uitgeprint mag worden. De verwachting is dat de nieuwe technologie, die Information Rights Management (IRM) gedoopt is, vooral gebruikt zal gaan worden door bedrijven en overheden om het lekken van gevoelige informatie te voorkomen. Er zitten echter een aantal haken en ogen aan de feature. Voor velen kan het positief zijn dat e-mails na een bepaalde periode niet meer zijn te lezen, bijvoorbeeld omdat ze gevoelige informatie bevatten. Anderen, waaronder de Amerikaanse overheid, zijn er niet blij mee en hebben regels gesteld:

In the United States, destroying e-mails is a federal offence, regarded in a similar light to shredding documents.

Earlier this year, brokers Morgan Stanley were fined $1.65m for failing to keep e-mail records.

The company says the deletions were an oversight, rather than a deliberate attempt to obstruct financial investigators.

De Nederlandse situatie is niet veel anders. Ook hier gelden bepaalde regels waarin gedeeltelijk is vastgelegd of, en welke, belangrijke correspondentie bewaard moet worden. Echter geldt natuurlijk altijd dat het verdwijnen van belangrijke informatie, bijvoorbeeld financiële gegevens of overeenkomsten, lastig is voor een bedrijf en voorkomen moet worden.