Microsoft moet op zoek naar de in 2000 verwijderde e-mails

Een Amerikaanse rechter heeft Microsoft opdracht gegeven verschillende e-mails die vier jaar geleden verwijderd werden, terug te vinden. Volgens de advocaat van de aanklager Burst.com gaf een manager bij Microsoft alle werknemers de opdracht e-mails te verwijderen om bewijzen uit te wissen. Twee jaar geleden klaagde Burst.com de softwarereus uit Redmond aan voor diefstal. Microsoft zou na maandenlange gesprekken met Burst plotseling de ontwikkeling van z'n multimediasoftware in een stroomversnelling gebracht hebben door misbruik te maken van de kennis die bij Burst opgedaan werd. Toen Microsoft de in 2000 in verschillende rechtszaken verwikkeld raakte, kregen werknemers de richtlijn hun e-mail niet langer dan dertig dagen op te slaan.

In augustus droeg een andere rechter Microsoft reeds op een bedrijfscomputer, server en backup-tapes te zoeken. Daar komt nu nog het bevel bij om de mails die specifiek betrekking hebben op de zaak-Burst, terug te vinden. Volgens de aanklager kan deze uitspraak van invloed zijn op andere zaken die Microsoft in 2001 schikte met verschillende regeringen. Eerder deze maand werd al een bankier veroordeeld voor het geven van instructies om bestanden te wissen, net voor er een onderzoek in zijn bank zou plaatsvinden.

Reacties (40)

[PcDealer]

Zijn er daar geen administratieve verplichtingen t.o. de staat/belasting om bepaalde berichten, stukken, bonnen etc. te bewaren voor een aantal jaar?

[Pim.]

Ja, bepaalde stukken, dus stukken die voor de belastingen interresant zijn.

Je normale bedrijfscorresopndentie mag je hier in Nederland iig rustig verwijderen

[Neo_revisited]

Ik weet niet of de nieuwe wet er inmiddels door is, maar de staat heeft 2 jaar geleden een wetvoorstel ingediend waarin staat dat bedrijven worden verplicht alle e-mail minimaal 5 jaar te bewaren. Omdat voor dat opslaan enorm veel backup capaciteit nodig is, waren velen daarop tegen. Vanwege dat houden de meeste (grote) Nederlandse bedrijven er rekening mee en maken een backup van alle e-mail.

In iedergeval wordt in Nederland geen onderscheid gemaakt tussen "papieren" of "digitale" correspondentie. In iedergeval is het dus zo dat belangrijke documenten, of het nu voor de belastingdienst, voor concurrenten, klanten of leveranciers is je die dient te bewaren.

[mjtdevries]

Waarschijnlijk bedoeld ie zoiets ja, want het voor email is er helemaal niet zo'n wet. En volgens mij gelden dat soort termijnen voor boekhouding al veel langer dan de afgelopen 2 jaar.

Ik ben de mail admin voor een hele grote accountant, en we zijn nu voor de SEC-regels aan het kijken naar het opslaan van alle email over meerdere jaren. (helaas is de regelgeving m.b.t. de SEC uitermate vaag)
Vanuit de Nederlandse wetgeving is er echter geen enkele richtlijn voor het opslaan van alle email.

Dat belangrijke email die van belang is voor je clienten dossier opgeslagen moet worden is vanzelfsprekend. Maar dat is dus de verantwoordelijkheid van de persoon die het dossier bijhoudt. En dat is dus nooit alle mail op een server.

[Max|Burn]

die 5 jaar staat voor de boekhouding/financieel hoor...

[ernstblaauw]

@Xaverius

Je mag op je werk wel je mail wel voor persoonlijk gebruik maken, mits je normale werkzaamheden er onder lijden.

Ik denk niet dat veel werkgevers dit met je eens zijn....

[mjtdevries]

In een normale situatie mag een werkgever de emails van de werknemers niet lezen.
Maar dat is iets heel anders dan wanneer de werkgever de mails ongelezen opslaat en alleen op verzoek van de rechter naar een specifiek mail gaat zoeken.
Helaas is het moeilijk om hier van juristen duidelijke uitspraken over te krijgen.

[Issems]

5 Jaar staat niet voor boekhouding/financieel...Boekhouding/financieel moet je namelijk 7 jaartjes bij houden voor je het weg mag gooien en er niet meer naar gevraagd mag worden.
Dat is zowel voor electronisch als schriftelijke boekhouding. Als het te maken heeft met je BV op welke manier dan ook moet je dan gewoon bewaren.

[Xaverius]

Je mag op je werk wel je mail wel voor persoonlijk gebruik maken, mits je normale werkzaamheden er onder lijden.

De werkgever mag niet de emails van de werknemers in een normale situatie lezen. Deze zijn volgens mij door de wet beschermd.

[Verwijderd]

re: Xaverius

Je mag op je werk wel je mail wel voor persoonlijk gebruik maken, mits je normale werkzaamheden er nietonder lijden.

Waar haal je deze wijsheid vandaan? Hij klopt namelijk niet.
Je mag op je werk helemaal niet zomaar privé mailen. Dat is aan je werkgever om te bepalen, niet aan jou. Hier is het beleid dat je mits je werk er niet onder lijdt je privé mag mailen en zelfs af en toe onder supervisie van een beheerder of manager mag internetten, maar het is geen recht: het huisreglement is helder daarin:
Het is werknemers van [ons] niet toegestaan voor privé doeleinden gebruik te maken van het netwerk van [ons]. Onder dit beleid valt ook gebruik van e-mail voor persoonlijke doeleinden, zowel intern als extern en het gebruik van al dan niet in Windows ingebouwde chat- en instant-messaging software.

Dat soort stukjes vind je vaak in huisregels. Je mag dus misschien wel emailen op je werk maar dan is het coulance van je werkgever en geen wettelijk recht. Net zo min als je op kosten van je baas een beetje met je familie mag gaan zitten bellen, met een auto van de zaak naar de pizzaboer aan het andere eind van de stad, of met de vrouw van je baas in bed liggen.

[thegve]

@Xaverius
Euh, ik denk dat je bedoelt "er niet onder lijden"

[star-saber]

ik vind het wel erg vreemd hoor.
zo kan de staat ook inzage krijgen in prive emails.
dat mag toch niet zomaar ?

[Verwijderd]

Privé e-mail op kantoor bestaat niet. Tenzij je via een web-mail achitge omgeving je eigen account gebruikt.

Hebt je een e-mail adres van het bedrijf van waar je werkt, dan is dat niet bedoeld voor privé. Net zoals je telefoon op kantoor geen privé telefoon is. Je mag er privé mee bellen bij wijze van coulance/uitzondering, maar het is en blijft van de zaak.

Het bedrijf heeft ook de mogelijkheid, afhankelijk van de omvang in overleg met de OR, om de mail van een werknemer te openen en door te lezen.

[Neo_revisited]

De wet staat toe dat middelen van het bedrijf ook deels voor privé doeleinden worden aangewend. Het bedrijf kan alleen wat doen in geval van excessen. Het bedrijf dient dan een hoop regels in acht nemen. In het geval dat het op een rechtzaak aankomt verliesd het bedrijf in 9 van de 10 gevallen.

Een bedrijf heeft NIET de mogelijkheid in overleg met de OR de mail van een medewerker te controleren. Het bedrijf dient ALLE medewerkers er schriftelijk van op de hoogte te stellen dat men de e-mail wil controleren. Als de medewerkers hierin toestemmen is men een stapje verder. Op het moment dat iemand verdacht wordt van het misbruiken van e-mail en / of internet moet deze er persoonlijk en schriftelijk van op de hoogte worden gebracht dat men voornemens is hem of haar aan een controle te onderwerpen. Indien de medewerker hiervoor toestemming geeft dan pas kan men starten. Indien men eerder controleerd wordt het recht op de privacy geschonden. Het recht op privacy staat in het Nederlandse recht boven de eventuele misbruik van bedrijfsmiddelen.

[Verwijderd]

Ik hoop dat ze bij onze automatisering je post ook lezen want alle mailtjes met bijlage worden gecontroleerd zonder ook maar eerst iemand schriftelijk op de hoogte te stellen van deze praktijken. Ik heb nog nooit een brief gezien en ik denk dat het bij velen zo werkt.

[Yucko]

Nee hoor, want heel veel mensen gooien hun email na een bepaalde tijd gewoon weg zonderr een backup te maken. Daarbij gaat het hier om een zakelijk meningsverschil. Toch eventjes iets anders.

Ik denk niet dat wij allemaal willen weten wat jij middels email naar je vrienden en vriendinnen hebt zitten spammen

[Verwijderd]

Wat dacht je van een huiszoekingsbevel? Dan mag dat ook. Als een rechter MS verplicht zo ver terug te zoeken, zal zo'n huiszoekingsbevel er wel bij zitten (of geregeld kunnen worden).

[Wim-Bart]

Ik weet niet of de nieuwe wet er inmiddels door is, maar de staat heeft 2 jaar geleden een wetvoorstel ingediend waarin staat dat bedrijven worden verplicht alle e-mail minimaal 5 jaar te bewaren. Omdat voor dat opslaan enorm veel backup capaciteit nodig is, waren velen daarop tegen. Vanwege dat houden de meeste (grote) Nederlandse bedrijven er rekening mee en maken een backup van alle e-mail.

Op het moment gebruikt één van mijn klanten Exchange. Dit is een financiële instelling (bank, financier, verzekeraar). Hier geldt het (door de accountants goedgekeurde) principe. Is een e-mail belangrijk bewaar deze naar eigen inzicht, de rest kan je weggooien. Dus niets 1,2 of zelfs 5 jaar. De verantwoording ligt bij de gebruiker van de e-mail. Helaas heeft zelfs dit een grote impact want de Exchange server groeit en groeit en na 3 maanden zit ie vol (16GB mailstore max van Exchange 2000 std. ed.). Daarom moeten mensen hun e-mails ouder dan 3 maanden archiveren naar een .pst file in hun home folder.
Met een 2 werkelijkse backup cyclus van 5 full backups per week, 12 maand tapes, 4 kwartaal tapes en 1 jaartape in een cyclus van 5 jaar mis je dus altijd wat. Je hebt dus nooit alle e-mails.
Volgens ons is er ook niets bekend van een verplichting voor het opslaan van e-mail van 1, 2 of zelfs 5 jaar oud. Bij een Exchange organistie van 120 personen is dat al ondoenlijk, laat staan bij een organisatie van een paar 1000 gebruikers.

Omdat de archief vraag bij ons al een tijdje geleden speelde hebben we een onderzoek gedaan over het feit wat we zouden moeten doen willen we alle e-mail archiveren over 5 jaar voor 100 gebruikers en kwamen tot de volgende conclusie gebaseerd over vier bereiken.

Intern ontvangen e-mail;
Intern verzonden e-mail;
Extern ontvangen e-mail;
Extern verzonden e-mail.

IV: gemiddeld 1,5 GB per maand;
IO: gemiddeld 4,5 GB per maand;
EO: gemiddeld 7 GB per maand;
EV: gemiddeld 11,5 GB per maand.

Onze exchange server overleeft doordat mensen nu al meer dan 75% van hun e-mail direct na lezen wissen maar als dat al niet mag dan zijn de gevolgen niet te overzien. Bij het huidige gebruik en niet wissen van e-mail zal een archief per jaar 294 GB worden. Over 5 jaar 1470 GB is 1.43 TB en dat voor 100 gebruikers.

Hierin hebben we trouwens al een heleboel filters zitten zoals multimedia (mpg, avi, mp3, wav, ram etc), virus gevoelige bijlagen (com, exe, dot, cmd, pif, mde etc.) en spamfilters dit zowel voor externe als interne e-mail. Hadden we dit niet gedaan dan zou de boel extreem groeien.

Bovendien, wat is het nut van het 5 jaar bewaren van een e-mail met topic en inhoud "Koffie machine op 2e verdieping is kapot, wordt vanmiddag gerepareerd" verzonden door 1 persoon aan de gehele organisatie.

[justice strike]

mja das echt een non argument. als je als bedrijf 100 werknemers hebt, dan kan je echt wel een 300 gig schijf per jaar betalen hoor.

[_JGC_]

Elke extra byte die je op een tape zet, gaat ten koste van andere data die je erop zou kunnen zetten. Als je als MKB nu net toekunt met een 24GB DDS3 streamer, kan je dat op deze manier dus niet en mag je een andere streamer kopen of neem je een taperobot. Beide peperduur. En ook die capaciteit blijkt na een jaar weer te weinig te zijn.

Backups maak je normaal gezien niet op harddisks, maar op tapes. ff een 300GB harddiskje halen elk jaar is er dus niet bij.

[ronny]

Maar je hoeft alle e-mail niet op de server te laten staan. Je kan net wat je zegt de boel archieveren. Als je archieven de kwa omvang de grote van een tape heeft zet je de boel op een tapeje haal je het van de server en het tapje met opschrift datum tot datum en die gaat de kelder in.

Dus het kost niet meer als 1 of 2 tapes per jaar dus dat kost niet zo veel.

Het enige is dat je moet bijhouden wanneer er getaped moet worden, het moet evven op een aparte tape die niet weer overschreven wordt en apart bewaard word, tevens moet je bijhouden over welke periode de mail tape gegevens bewaard.

Parieren gegens laat je toch ook niet 5 jaar boven in de kast liggen die gaan na een jaar oid ook naar de kelder totdat iemand wat weten wil dan duik je het archief in.

[n4m3l355]

ik wil niet weten over hoeveel terrabyte ze dan praten. ik heb in iets minder dan 3 jaar tijd ongeveer 500mb aan mails verzameld in outlook. het zal best wel schelen als ik er een mooi rar-archief van maak maar het blijft veel en dan bij microsoft met weet ik hoeveel duizend.. tienduizende? werknemers.. dat zijn wel een paar dat-tape'jes

[Skyclad]

De werknemers mogen best hun mail wegkeilen, maar de backups moeten (ook uit het oogpunt van veiligheid) langer bewaard worden. Als iemand beweerd dat er via mail bepaalde afspraken zijn gemaakt is het leuk om dat ook nog terug te kunnen vinden.

[GeeBee]

Heb ik hier nog een handig tooltje voor ze voor in de toekomst: http://www.outlook-express-backup.com/

[Verwijderd]

Hadden ze bij Google moeten zijn. Die bewaren de mailtjes tenminste.

[Verwijderd]

qoute; Bovendien, wat is het nut van het 5 jaar bewaren van een e-mail met topic en inhoud "Koffie machine op 2e verdieping is kapot, wordt vanmiddag gerepareerd" verzonden door 1 persoon aan de gehele organisatie.qoute

kunnen ze zien bij de belastingdienst dat iedereen gestrest was en daarom fouten maakten. koffie he

[iceblink]

Goh, laat me raden... ze kunnen vast niks meer vinden.

Pfffft wat denkt die rechter nou, dat ze zelf bewijs gaan aandragen voor een rechtzaak die tegen hen is aangespannen?

[weeraanmelden]

Het gaat hier niet over hoelang het wettelijk moet, maar het gaat om het feit dat er opdracht is gegeven tot vernietiging van bewijs materiaal.

Niet elk bedrijf moet tig jaar een backup maken.
Ik denk dat de rechter uiteraard gekeken heeft of microsoft backups maakt, en hoelang deze bewaard blijven.
Daarop is deze uitspraak gedaan.

Stel..
Er brak 3 jaar geleden brand uit bij de opslag van de tapes.
Dan kunnen ze nooit oude data terugkrijgen.

Maar misschien heeft MS wel aangegeven dat het alles vanaf 1984 bewaard heeft.
Dan is de eis van de rechter niet zo gek.

Vooral van een marktleider ( ja, marktleider) op software gebied kan je heel makkelijk de verwachting hebben dat ze goede dataopslag hebben.

[Koffie]

Pff .. zo'n rechter is echt niet goed bij z'n pan.
Mail restoren van inmiddels 4 jaar geleden. Geen enkel bedrijf heeft zulke backup cycles (ja, hooguit jaartapes, maar dan moet het net op die ene datum nog op de server hebben gestaan).

Ik kan me niet indenken dat een goede advocaat hier redelijk de vloer mee aanveegt.

Ik werk bij een amerikaans bedrijf, en daar worden alleen maar backups gemaakt op dagbasis (met 4 weektapes).
Besides, mail restoren doen we alleen bij een servercrash, niet losse mailtjes die een user per ongeluk verwijderd (maar dat is meer een eigen policy uiteraard).

En sinds wanneer zou het strafbaar zijn als mijn baas tegen mij zegt om alle correspondentie met klant X te wissen

Only in America ...

[arjankoole]

En sinds wanneer zou het strafbaar zijn als mijn baas tegen mij zegt om alle correspondentie met klant X te wissen

wel als er met die mailtjes bewijs wordt vernietigd voor een rechtzaak. Obstruction of Justice is een bekende term in Amerikaanse rechtzalen, net zoals 'in contempt of court'.

[mjtdevries]

In Nederland is het vernietigen van bewijs ook strafbaar.

Als het om emails gaat met informatie die opgeslagen zou behoren te worden in het client dossier, dan is het ook in Nederland verboden die te wissen.

[egeltje]

Wij hadden vroeger een scriptje draaien dat > 30 dagen mail uit je Exchange mailbox weggooide (eerst naar een 'removed' folder en na een week naar /dev/null. Dat was in een exchange organisatie van ongeveer 40000 gebruikers met een mailbox limiet van 20 Mb. Mail bewaren doe je in personal folders, niet op de mailserver.

Sinds een jaar is dat scriptje er niet meer, want het zou wel eens ongewild bewijs-email kunnen vernietigen. Er is een richtlijn voor in de plaats gekomen waarin de werknemer zelf geacht wordt in te schatten of een mail betrekking heeft op belangrijke bedrijfsbeslissingen, of dat het beilig weggegooid kan worden. Werkt ook prima.