Nee, dat is zeker niet altijd een red flag. Nogmaals, Signal werd enkel aanbevolen om te gebruiken toen corona de kop op stak. Opeens kon niemand nog op kantoor en werden er verschillende communicatiemiddelen bekeken die gebruikt zouden kunnen worden om business continuity te garanderen. Omwille van veiligheidsredenen werd Signal aanbevolen (i.p.v. e.g. WhatsApp). Dat is de enige reden waarom Signal ooit werd vernoemd binnen de EC. In de praktijk is het onder de ambtenaren zelf nauwelijks of niet gebruikt - het was gewoon niet nodig. Daarenboven mocht Signal enkel voor 'publicly available' data/informatie gebruikt worden (en geen SNC of EU SECRET).
En, ook nogmaals, het is absoluut niet nodig alle communicatie te registreren. Er zijn binnen de EC duidelijke regels en criteria over de
officiële registratie van documenten, emails en andere communicatie. De criteria daarvoor zijn beschreven. Zo'n officiële registratie omvat ook de retentieperiode etc.
Daarbuiten worden uiteraard ook notulen van e.g. vergaderingen genomen zoals bijvoorbeeld tussen IT en business en deze worden ook opgeslagen maar daarom niet (noodzakelijk) officieel geregistreerd (en zijn daarom ook niet onderhevig aan dezelfde criteria).
enkel te communiceren via de “officiële” tool
Ja, kijk, er zijn enorm veel 'officiële' tools: de letterlijk honderden EC IT systemen, e-mails, teams, IM apps, ... Geloof me, inkomende en uitgaande documenten en e-mails van en naar externe partijen worden geregistreerd. Dat zijn enorme hoeveelheden data. Zo kan eenzelfde document zelfs verschillende malen worden geregistreerd... eerst als inkomend document en nadien als uitgaand document. Maar het is gewoon onzinnig en inefficiënt om werkelijk alle gegeneerde data en communicatie officieel te registreren. Want laat ons wel wezen, het betreft niet enkel de registratie van communicatie, het betreft ook documenten en andere data. Daarom zijn er voor officiële registraties duidelijke criteria.
Ik kan me niet uitspreken over deze zaak met Ursula maar ik kan wel stellen dat de registratie binnen mijn EC context, heel grondig en degelijk gedaan wordt. Zonder enige twijfel. Dat bewijzen de honderden zaken die jaarlijks bij ons behandelt worden.