Google Docs krijgt functie om samen te werken aan e-mails

Google voorziet Docs van een template voor e-mails. Gebruikers kunnen zo samenwerken aan het opstellen van een e-mail en als die klaar is, kan de e-mail met een enkele klik worden overgezet naar Gmail voor verzending.

De template voor e-mails wordt toegevoegd aan de menuoptie Bouwstenen onder Invoegen, ofwel Building Blocks onder Insert. De template bevat de gebruikelijke invulvelden van een e-mail, zoals de onderwerpregel en geadresseerden. Vanuit Google Docs kunnen gebruikers '@naam' invoeren om contactpersonen toe te voegen.

Volgens Google is de integratie in Docs handig omdat verschillende gebruikers zo samen kunnen werken aan een e-mail, met de gebruikelijke functionaliteit van Docs, zoals het toevoegen van commentaar en verbetersuggesties.

Naast de template staat een Gmail-icoontje en als gebruikers daarop klikken, wordt er een e-mail opgesteld in Gmail met alle informatie die in Docs is ingevuld. Die mail kan vervolgens direct verstuurd worden. Volgens Google wordt de template gefaseerd in vijftien dagen toegevoegd aan Docs. Dat geldt zowel voor Google Workspace-gebruikers als voor gebruikers van Legacy G Suite Basic en Business.

Reacties (23)

[_geenpunt_]

Handig om samen met verschillende afdelingen een nieuws brief voor de klant op te stellen bijvoorbeeld.

[robertlinke]

ok, vraagje. voor wie is dit bedoeld?

ik heb persoonlijk nog nooit een email hoeven maken waarbij ik wou dat iemand anders erbij werkte.

templates voor bedrijfs e-mails en profesionele documenten is wel handig, maar kon dat nog niet in g-suite?

[Reactie gewijzigd door robertlinke op 24 juli 2024 05:06]

[Jerryy]

Studenten die samen een mailtje willen opstellen voor een groepsproject?

[Clevergyno]

Inderdaad. Wordt erg vaak gedaan.

[Remzi1993]

Ik heb heel vaak samen met iemand mailtjes gemaakt simpelweg voor advies en omdat ik soms vuur met vuur bestrijd, dus dan is het handig dat iemand bij diplomatisch kan helpen.

[WillySis]

Voor mij is het heel gebruikelijk dat een mail door meerdere mensen bekeken en aangepast moet worden.
Daar gaan we Google docs niet voor gebruiken. Meestal gebruiken we gewoon een office document. Daar kan je ook met meerdere mensen tegelijk in werken. Met een simpele copy/paste actie maak je daar in een paar seconden een mail van.

[karelvandongen]

Dit is dus een flinke verbetering daarvan, eentje waarbij ik mij afvraag waarom word en outlook nog niet zo makkelijk integreren na > 20 jaar ontwikkeling. Zeker voor kleine bedrijven/scholen, waar dingen als share point veel te veel werk zijn.

[WillySis]

Het is een verbetering, maar er zit ook een gevaar in.
Door in een los document te werken kan niemand per ongeluk op de verzendknop drukken. Als je mails met een offerte (oid) naar klanten stuurt, is dat iets wat je beslist niet wilt. Bovendien stuur je dat soort stukken toch als attachment mee. Nu sturen we gewoon een mailtje naar elkaar waarin we afspreken door wie en wanneer het mailtje verzonden wordt. Soms wil je niet weten hoeveel er onderling nog heen en weer gemaild wordt. Voor een deel doen we dit door het thuiswerken, maar we hebben ook personeel dat zelden op kantoor komt. Juist die laatsten hebben vaak belangrijke input over de tijd die hun deel kost.

Ik kan me ook wel voorstellen dat het voor anderen gemakkelijker kan zijn om gewoon direct in een mail te werken. Of het ooit in Outlook komt betwijfel ik. De bestandsstructuur van Outlook is daarvoor niet echt gemakkelijk, die van Gmail is een stuk gemakkelijker.

[karelvandongen]

Als je mail adres als laatste toevoegt, dan kan het niet per ongeluk fout gaan. En het gaat vooral om de integratie, iets waarvoor Microsoft nog geen echt goed alternatief heeft. Dit terwijl ze veel meer geld en ontwikkelaars hebben, en dus veel beter dit soort integraties zouden moeten kunnen doen, op zo'n wijze dat het ook voor prive/kleine ondernemers makkelijk werkt.

[Zeror]

Bijvoorbeeld de secretaresse of assistent die een mailtje moet klaarzetten voor de werkgever.

[Tjidde]

Heb je daar de functie Drafts niet voor? Ik typ een mailtje voor je, zet deze in je drafts folder want ik kan mailen onder jouw naam. Dan kan jij er overheen kijken en goedkeuren en zelf versturen of doorgeeft dat hij goed is of niet.

[pray2win]

misschien email templates maken binnen een bedrijf? (die dan makkelijk te exporteren zijn?)

[gooos]

Daar ging mijn gedachte ook gelijk naar uit... ik ben benieuwd of dat inderdaad zo kan werken want dat kan me wel weer wat tijd besparen.

[joostiphone]

Het is natuurlijk gewoon te delen, aangezien het een Google Docs bestand is.

[Beta]

Ik kan me voorstellen met een trainee in je bedrijf. Dat die jou vraagt om even mee te kijken met wat er getypt is.

[Amandess]

Tsja een incidentele keer laat ik een collega wel eens een e-mail reviewen voordat ik hem verstuur of andersom. Doen we echter niet met een google product.

[J3R1CH0]

Ik kan legio voorbeelden verzinnen.
Feestcommissies die op verschillende locaties werken.
Nieuwsbrieven van bedrijven waar meerdere mensen mee bezig zijn.
Gezamenlijke felicitatie-mail van een vriendengroep.
etc. etc. etc.

Dat jij er persoonlijk nooit mee te maken hebt gehad betekent niet dat er geen markt voor is.

[Frame164]

Bijvoorbeeld met meerdere mensen aan een belangrijke mail voor een klant werken. Nu gaat het meestal zo dat 1 persoon begint en anderen vervolgens aanpassingen doen waar weer discussie over kan ontstaan. Nu kan je in kortere tijd tot het gewenste resultaat komen.

[lgrijsen]

Ik merk - bijvoorbeeld geregeld in communicatie-uitingen van een bestuur of commissie - dat we in een gezamenlijk Google document een tekst opstellen met 'track changes'. En die dan uiteindelijk e-mailen. Dat je nu dan vanuit Drive kunt versturen scheelt weer wat kopiëren en plakken. Je ziet dan ook exacte titel en opmaak van de te versturen email. Zo laat het niets meer aan toeval of interpretatie over.

[stijn014]

Klant stelt meerdere vragen over een overkoepelend onderwerp. Kan zijn dat er experten uit groep 1 op moeten antwoorden en dan voor een andere deel die uit groep 2. Nu krijgt de klant vaak een antwoord van groep 1 en sturen ze het ook door naar groep 2 met de melding "ons deel is al beantwoord, graag de klant informeren"

[RomaniusDranius]

Gebeurt geregeld binnen een grote bedrijven. Emails die naar grote groepen mensen gaan worden meestal door meerdere mensen gecontroleerd/gelezen, zo kunnen meer mensen naar kijken, feedback geven, etc.

[rtsonneveld]

Doet me ergens denken aan het geannuleerde Google Wave.

[J3R1CH0]

Bij het beëindigen van Wave werd al gezegd dat ze ondanks de tegenvallende interesse de technieken toch wilden gaan implementeren in andere programma's.

Dus ik denk dat je gelijk hebt en het er niet alleen op Wave lijkt maar dat daar ook de basis ligt.