Jazeker, inmiddels ook al een paar jaar in gebruik nu.
Op werk ervaring met Decos-software. Thuis heb ik aangemodderd met Papermerge, LogicalDoc, en met Paperless. Papermerge oogde heel gebruiksvriendelijk maar wordt ontwikkeld door een eenpitter, ontwikkeling gaat daardoor langzaam en hij schroomde ook niet om totaal opnieuw te beginnen met een nieuw DMS-idee in z'n hoofd waardoor het nog meer chaos werd. LogicalDoc is commercieel en heeft een gratis community edition die tevens ook voor Synology beschikbaar is, maar is traag en kent beperkingen in de gratis editie bijvoorbeeld op het gebied van OCR. In mijn queeste een beetje van de Synology Office Suite weg te gaan ben ik wel benieuwd naar de DMS-mogelijkheden van OnlyOffice maar ik heb dat vooralsnog niet lekker werkend gekregen.
Uiteindelijk beland bij Paperless dat aanvankelijk doodgebloed was maar een hele levendige fork Paperless-NGX ("next generation") kende en die werkt erg prettig. Het is snel, makkelijk in gebruik, en er is een levendige community op GitHub met goed contact met de (soms beetje stoïcijnse) ontwikkelaars. Inmiddels heb ik er ruim 1200 documenten in gezet via vooral een MFC-scanner thuis op het bureau, en anderzijds bijlagen uit mails of documenten direct vanaf de telefoon doorgestuurd. Mijn doel was digitaliseren zodat het gros van het papier uit de mappen de papierbak in kon.
Met grotere hoeveelheden documenten zul met elk systeem wel een beetje moeten gaan nadenken over een beheersbaar systeem voor jezelf. Wat dat betreft heeft Paperless wel een beetje een inhaalslag te maken omdat dossiervorming een beetje lastig en onoverzichtelijk gaat. Met veel zeuren hebben de gebruikers wel een koppelingsmogelijkheid kunnen loswurmen bij de ontwikkelaars maar het is nog steeds niet je van hét. Bij dossiervorming kun je denken aan bijvoorbeeld een verzameling van een complete correspondentie van (ik zeg maar wat) een auto-ongelukje zodat je vanaf het schadeformulier alle brieven van de verzekeringen en de mailtjes samen kunt bundelen. Er is wel een label-mogelijkheid, maar er is maar één lijst met labels waardoor je misschien in de knel kan komen als je die labels ook voor andere zaken gebruikt. Ik heb bijvoorbeeld ook een label "jaaroverzichten" en eentje met "facturen". Liever zou ik dossiers dan apart willen zetten van dat soort categorieën. Wat wél beter gaat tegenwoordig is dat je meerdere versies van hetzelfde document (bijvoorbeeld een ongetekende én een ondertekende versie) in dezelfde documentregistratie kunt plaatsen.
OCR werkt prima als het gaat om losse woorden zodat terugvindbaarheid uitstekend is, maar als je het hele documenttranscript opvraagt is het dikwijls een puinzooi omdat Paperless de opmaak niet lekker over kan nemen in het tekst-only transcript en het dan allemaal een beetje door elkaar staat. Er zitten wat basale PDF-A mogelijkheden in.
Er zit een zekere mate van automatiseerbaarheid in, waardoor documenten bij ingest (binnenkomst) ook tot op zekere hoogte automatisch metadata kunnen meekrijgen op basis van eerder gelabelde documenten, en ook automatisch op schijfniveau naar de relevante map verplaatst kunnen worden indien je op disk niet alles op dezelfde locatie wilt bewaren afhankelijk van het onderwerp. Er zit ook gebruikersbeheer in met mogelijkheden voor delen van documenten met elkaar.
Een nieuwe ontwikkeling is de toevoeging van LLM-aansluitingen (natuurlijk...) waardoor je desgewenst dingen kunt gaan
vragen aan het systeem en hopelijk wat slims terugkrijgt. "hoeveel documenten met eigenschap X heb ik opgeslagen tussen datum Y en datum Z", "welke firma's zitten op dit specieke adres", of misschien met enig geluk zelfs "hoeveel kosten heb ik al gemaakt dit jaar volgens de facturen van firma X". Hierbij zou het gebruik van lokale LLM's een mogelijkheid moeten zijn.
[Reactie gewijzigd door DUX op 5 september 2026 11:42]
Versie 3.1.3 van Paperless-ngx is uitgekomen. Met dit opensourceprogramma kunnen documenten worden beheerd, vergelijkbaar met programma's als Immich, Navidrome en Grimmory, die dat voor afbeeldingen, muziek en e-books doen. Ingelezen documenten kunnen worden voorzien van tags, met OCR gescand en worden lokaal in eigen beheer als PDF/A opgeslagen, naast het origineel. Dit maakt zoeken naar bepaalde tekst of het kopiëren daarvan mogelijk. Meer informatie over dit programma kan hier worden gevonden. Sinds versie 3.1.1 zijn de volgende verbeteringen aangebracht:
:strip_exif()/i/2008017696.png?f=thumbmedium)
:strip_icc():strip_exif()/u/13224/icon.jpg?f=community){kind=icon}
:strip_exif()/u/65053/oranje.gif?f=community)
:strip_icc():strip_exif()/u/347358/crop64cff4fcafc43.jpg?f=community)
:strip_exif()/u/73/koelkast-lach.gif?f=community)
