Softwarebedrijf GFI koopt technologie voor mailarchivering

GFI Software heeft technologie gekocht van XEmplifyIT. Het bedrijf wil hiermee zijn eigen e-mailarchiveringssoftware verbeteren, zodat op termijn een groter marktaandeel verkregen kan worden.

Volgens GFI maakt in 2008 driekwart van de Amerikaanse bedrijven gebruik van een vorm van archivering van digitale content, terwijl dit in 2005 nog slechts twintig procent was. Deze groei is, aldus het bedrijf, onder meer te danken aan het toegenomen gebruik van e-mail en instant messaging voor bedrijfskritische communicatie. Daarnaast geldt dat wetgeving, zoals Sarbanes-Oxley in de VS, bedrijven verplicht om ook digitale communicatie enige tijd te bewaren.

GFI Software wil de aangekochte XEmplifyIT-technologie gebruiken om zijn eigen mailarchiveringssoftware te verbeteren, onder andere door de programmatuur beter schaalbaar te maken in situaties waarin meer dan duizend mailboxen gearchiveerd moeten worden. Daarnaast zou de integratie van de technologie in de eigen software een performancevoordeel moeten opleveren. Op termijn hoopt het bedrijf dat deze aankoop een positieve invloed zal hebben op het aandeel in de archiveringsmarkt voor het midden- en kleinbedrijf, die in 2010 bijna 1 miljard dollar groot zal zijn.

Reacties (17)

Tja..geweldig. Volgens mij zit deze functie in elke mailsoftware welke de producent zichzelf serieus neemt ..

Dit gaat wel iets verder dan je mailclient op je desktop hé

Denk hier meer aan systemen die alle mail naar een bedrijf afvangen, catalogisteren, het wordt verwerkt en dan... Als het in de database van het programma blijft staan dan loopt deze al snel flink vol en da's niet wenselijk. Een erg goede manier om op te slaan hebben de meeste van deze scripts niet.

MailArchiverings software verplaatst de mail fysiek naar goedkopere storage (JBOD's o.i.d.) en zet daarvoor in plaats een zogenaamde placeholder die maar een paar bytes in beslag neemt. De placeholder ziet er voor de gebuiker niet anders uit dan de normale mail, alleen het openen zal langer duren omdat de mail uit het archief gehaald moet worden. In veel gevallen is ook de mogelijk naar meerdere plekken parallel te archiveren waardoor de noodzaak vervalt op dit archief te backuppen. Op deze manier groeit de mail database niet uit de klauwen en valt deze nog te beheren (lees: backuppen, monitoren).

Binnen de mailarchiverings software zijn regels in te stellen waaraan mail moet voldoen wil deze 'gearchiveerd' worden, soms zijn er ook mogelijkheden aanwezig mail die aan bepaalde regels voldoen (bijvoorbeeld > 12 jaar) te verwijderen uit het archief.

[Reactie gewijzigd door SchulieBug op 16 augustus 2007 20:40]

Welke mailsoftware kan dan goed omgaan met 150.000 emails (te grootte van 1.9GB)?
En dat is dan alleen mijn persoonlijk email van de afgelopen 6 jaar.

[edit] getallen geupdate, spam folder opruim script was stuk, en 50.000 spam emails van de vorige 4 maanden werden mee geteld.

[Reactie gewijzigd door elmuerte op 17 augustus 2007 00:56]

Och, wat een grootspraak. Niemand heeft 200.000 mails die nog nodig zijn. Dat is bullshit. Leren verwijderen uit je mailbox en het juiste laten archiveren is de boodschap! Je houd ook niet AL je post bij! Inclusief newsletters etc.

Je moet een programma als mail essentials eigenlijk zien als een archief dat bijgehouden word ONAFHANKELIJK van de gebruikers acties ( verwijderen, aanpassen etc. ) Hierdoor kan alle communicatie opnieuw opgevraagd worden ondanks dat deze ontevreden werknemer alles verwijderd heeft. Vandaar dat dit vooral bij advocaten kantoren gebruikt worden.

Dat zeg je nu maar als je bij een groot internationaal bedrijf werkt kan het soms nodig zijn om als bewijsvoering (veel) e-mails te bewaren of zoals hierboven als al werd aangegeven om iemand uiteindelijk de mond te kunnen snoeren. Ik ken gevallen dat men soms meerdere pst files heeft voor outlook en dat de totale grote oploopt tot 10GB. Het meest uitzonderlijke wat ik tot nu toe heb gezien is 1 pst file van 6,5GB (geen typo). Vraag me niet hoe ze het voor elkaar krijgen maar het kan.

Grote problemen zijn dan ook bij een harddisk crash het verliezen van veel data en het voor gebruikers niet makkelijk kunnen backuppen van deze pst files om deze verliezen te voorkomen. Het is niet mogelijk om deze pst files op te slaan op netwerk storage ivm het gebruik van laptops en het dus ook offsite toegang nodig hebben tot deze pst’s (nee, via VPN werkt het niet lekker met dit soort grote pst’s). Ook zijn zeer weinig laptops zijn voorzien van DVD branders dus dat is ook geen optie voor backup.

Het meest uitzonderlijke wat ik tot nu toe heb gezien is 1 pst file van 6,5GB (geen typo).

Lol, een PST doet het niet meer als deze groter wordt dan 2 GB

Daarnaast wordt GFI gebruikt bij mailservers. Niet bij jan de modaal gebruiker met een outlook client.

[Reactie gewijzigd door 0vestel0 op 16 augustus 2007 23:23]

Dit geldt enkel voor ANSI pst files. De nieuwe Unicode PST's hebben een (theoretisch) maximum grootte van 33 TB!!

Overigens is de grootte van de Unicode PST's standaard beperkt tot ongeveer 20 GB

Ter verdediging van elmuerte: het kan soms nodig zijn mail zelf te bewaren (verzonden mail en ontvangen mail betreffende een project), al is het alleen om later anderen de mond te snoeren (ik weet het, zou niet nodig moeten zijn, maar de praktijk is anders).

Acrhiverings software zorgt er dan voor, afhankelijk van de instellingen, dat de daadwerkelijke mailbox (bijvoorbeeld in Exchange) dan geen 1.5GB is maar gereduceerd wordt tot 250MB. De mail is niet verwijderd, alleen verplaatst (en vaak ontdubbeld) naar goedkopere storage.

Niemand heeft 200.000 mails die nog nodig zijn

Dat weet ik niet van te voren. Better safe than sorry.
En dan nog, na 6 jaar en 150.000 emails verder gebruik ik 1.9GB aan opslag. Dit is minder dan wat Google, MS en Yahoo aanbieden. En zij worden geprezen vanwege de opslag hoeveelheid. De enige goede reden om email te wissen is als het een strafbaar feit betreft.
Hoe dan ook, het was mijn doel om pocketpc2003's punt te ontkrachten. Niet om op te scheppen dat ik geen fan ben van mijn eigen informatie te wissen.

[Reactie gewijzigd door elmuerte op 17 augustus 2007 00:57]

voor zo een dingen kan je Outlook Express idd beter aan de kant zetten

elmuerte zegt dat hij 200.000 mails krijgt op 5 jaar tijd.
Als hij 7/7 werkt en 10 uur per dag, betekent dit dat hij elke 6 minuten een nieuw bericht krijgt.
Als hij 5/7 werkt en 8 uur per dag, betekent dit dat hij elke 3 minuten een nieuw bericht krijgt.

Ach, tegenover de 500 spam emails per dag valt het wel mee hoor.
En email ontvangen heeft geen ruk te maken met mijn werk tijden.
Storage is cheap, waarom dingen weggooien als het nauwelijks diskspace in neemt. Het kan altijd wel handig zijn, of niet. Maar wat is nou 1.9 GB aan data over 6 jaar.

btw, het waren 6 jaar, had 2001 over het hoofd gezien.

Voor de geïnteresseerde, ik gebruik mutt als email client met Mailbox voor storage die per jaar, maand en topic in aparte dirs komt. (e.g. 2007.08.INBOX, 2007.08.protjectX, etc.) (d.m.v. procmail).
Vervolgens gebruik ik mairix als searchengine.

[Reactie gewijzigd door elmuerte op 17 augustus 2007 00:57]

Ik heb sinds 1998 bijna 2.5GB aan e-mails met bijna 35.000 berichten (geen spam). Ik gebruik The Bat! als client. Werkt redelijk, ook met virtuele (smart) folders die real-time content doorzoeken.

Ik zou het kunnen geloven...maar hij zegt dat het alleen persoonlijke e-mail betreft. Dat kan maar één ding betekenen: hij gebruikt zijn e-mail als IM

Ik kan alleen maar zeggen dat ik het een mooi produkt vind van GFI. Wij gebruiken Mailarchiver 2 (bijna antiek.) met daaraan een db van ong. 25GB. Hierin zit de mail van de hele organisatie van 2,5 jaar.
Mijn mailbox kan ik makkelijk kleiner houden dan 20MB omdat ALLES gearchiveerd wordt en blijft. Offsite kan ik er via het web bij...

Wat wil ik meer?
(behalve eigenlijk de nieuwere versie ivm snelheid.)

collega's, Wij zijn een aantal mail archiverings omgevingen aan het testen; 1- GFI MailArchiver for Exchange, 2- Symantec Ent. Vault en 3- Exchange@PAM

Tips graag.!
Omgeving: Exchange 2003, 150 mailboxes, 160 GB aan PST's, Mailstore: 90GB, mailclient: Outlook XP (2002). Graag reactie.