'Outlook-gebruikers met meer dan 500 submappen kunnen geen mails verzenden'

Microsoft werkt aan een fix voor de desktopapp van Outlook. Sommige gebruikers van die app zouden volgens het bedrijf geen e-mails meer kunnen verzenden omdat hun e-mailbox meer dan 500 submappen bevat.

Het bedrijf zoekt momenteel naar een oplossing voor het probleem, maar heeft wel enkele workarounds gepubliceerd. Gebruikers met meer dan 500 submappen zouden daarvan volgens Microsoft alvast enkele kunnen verwijderen om het probleem op te lossen. Belangrijk is wel dat het aantal submappen dan onder de 500 stuks komt te liggen.

Volgens Microsoft zouden gebruikers de mappen ook samengevouwen kunnen houden om op die manier tijdelijk om het probleem heen te werken. Gebruikers die bovenstaande workarounds niet kunnen toepassen, zouden de foutmelding ook kunnen vermijden door bepaalde online functies in de Outlook-zoekfunctie, zoals bijvoorbeeld de optie 'View on Server', niet te gebruiken.

Reacties (273)

[Inevitable]

Ik heb er misschien 10, wie gebruikt 500 submappen? Dat is toch enorm veel? (los van het feit dat het gewoon hoort te werken uiteraard)

[MAD_Sofia]

Ik ben al 100 jaar geleden gestopt uberhaubt mappen te gebruiken.

Gewoon slim zoeken en je hebt alles bij elkaar wat je nodig hebt.

Het enige irritante is dat recent Outlook de zoekbalk op een onlogische plek heeft gezet.

[Arator]

Op het werk gebruiken we submappen op een functionele mailbox, een mailbox beheerd door meerdere mensen 24/7. Hier komen alle statussen binnen van incidenten die gebeuren op het Belgische spoorwegnetwerk. Dat begint dan met "melding van incident x", over "dienst y ter plaatse", tot "einde incident". Er gebeurt een automatische verdeling over de submappen met filters, plus elke medewerker van het team heeft zijn eigen map om bepaalde dossiers verder op te volgen.
Het zijn geen 500 submappen, maar sommige mappen hebben weer een eigen onderverdeling.
Als je wil gaan zoeken, moet je ofwel de juiste datum weten of het dossiernummer. Op incidenttype moet je niet willen zoeken, "spoorloper" bijvoorbeeld komt al meerdere keren per dag voor.
Als je vertrouwd bent met onze indeling, heb je je dossier direct gevonden in de juiste map.

[_Dune_]

Ik weet niet of jij bij de Belgische spoorwegen werkt, maar ik mag toch hopen dat een dergelijke organisatie een fatsoenlijk melding systeem heeft?

[Arator]

Er zijn ticketsystemen, maar voor incidenten wordt er dus ook gebruik gemaakt van een mailingsysteem. Kunnen we dus ook nuttige info aanhangen voor de hulpdiensten, bijvoorbeeld hoe de plaats van het incident het best te bereiken, contactgegevens van onze ploegen ten velde, gevaarlijke stoffen in de trein (+UN-nummer, in welke wagen).
En wij maken er dus gebruik van om onze dossiers op te volgen, waarbij er dus ook mailverkeer tussenzit van na het incident met bijvoorbeeld de hulpdiensten.

[maevian]

Dan moet je over gaan op een moderner ticketing systeem dat mail al kanaal integreert

[Mr.Monk]

Dat kan prima met ServiceNow bv

niet gratis maar 100% moddable en vereist enige kennis. Anders is er altijd nog het klassieke TopDesk.

[Twanekel]

Zendesk integreert ook heel mooi

[maevian]

Ik host op het werk zammad, is helemaal gratis en open source.
Werkten hier ook nog met een shared mailbox als ik hier toekwam.
Beste is dat uit het perspectief van de gebruiker weinig veranderd is, want ze mailen naar de zelfde mailbox.
Integratie met M365 zowel mail als SSO is ook perfect .

[Nox]

Er zijn open source ticketsystemen waar je agents kan aanwijzen voor een meldingsafhandeling, je kan notities en bijlagen toevoegen en emailen. Dat gaat zo'n enorme verbetering voor je opleveren, begin er eens mee want dit is een ramp.

[duijff02]

Ja verstandig om gebruik te maken van bijv. https://otobo.de/en/

Incidenten en problemen beheer vanuit Outlook lijkt mij erg omslachtig

[betwetor]

In principe ben ik het met je eens, maar stel nu dat het huidige systeem gewoon werkt?
Als ze allemaal doen wat de bedoeling is, gaat een ticketsysteem geen probleem oplossen.

[betwetor]

Het is niet aan jou om te bepalen of iets een probleem is toch?
Ik zou het ook niet zo inrichten.
Maar het feit dat het volgens de gebruikers geen probleem oplevert maakt het naar mijn idee geen probleem.
Daarnaast weet ik vrij zeker dat er wereldwijd veel meer bedrijven gedeelde mailbox mappen gebruiken als alternatief ticketing systeem dan een daadwerkelijk ticketing systeem.
Ik moet dan altijd denken aan mijn schoonmoeder die bij aangetrouwde familie was in Gambia. Waar de vrouwen de groente snijden in een soort yoga pose, staand voor de snijplank en dan compleet voorover gebogen de groente snijden.
Schoonmoeder, nederlands als ze is, pakt een paar kratjes en een grote plank en laat zien dat je ook op een werkhoogte je groente kan snijden.
Die vrouwen lachen, schoonmoeder lachen.
En toen zette de vrouwen de plank weer op de grond om verder te kunnen koken.
Zolang de gebruiker geen probleem heeft, is er geen probleem om op te lossen. (Veiligheids issues daargelaten).

[curkey]

Sja, de andere kant is misschien niet zo schoon als jij het je voorstelt.

Ik zit aan een kant van een vergelijkbaar ticketsysteem wat is afgeraffeld en welk proces geënt is op een of andere globale procedure (nee ik zit niet bij de spoorwegen). Met andere woorden, een vierkante pin in een rond gat. Tenzij je exact de juiste sleutelwoorden weet te gebruiken, vind je vooral 2000 oude cases en ongerelateerde zooi.

Technisch gezien schijnt alles te kloppen en volgt alles "Het Proces". Jammer genoeg sluit het alleen niet aan bij Ons Proces... :-)

Dus ja, jouw verhaal is in principe waar, maar het staat of valt met een juiste implementatie ervan.

[Nox]

Uiteraard, nou zitten wij hier ook op een ticketsysteem wat 'gewoon werkt' en kan ik redelijk uitgebreid zoeken.

Iedere klant heeft zijn eigen wachtrij. Niet altijd gebruiken ze de juiste (er is ook een algemene wachtrij die nog wel eens gebruikt wordt) en soms maken wij er ook tickets in aan via telefoon of mail en gebruiken dan wel eens de algemene wachtrij.

Iets terug zoeken kan vaak wel, op ticketnummer vind je sowieso alles terug. Als ik het mailadres van een klant in tik en de datum/periode weet dan krijg ik redelijk vaak terug wat ik wil hebben. Wat vooral belangrijk is: wat ik noteer is altijd beschikbaar voor een collega, ook als ik onder een bus kom. Ik heb overzicht van meldingen die binnen komen, hoe oud ze zijn, hoeveel meldingen van een locatie af komen enz. Ik kan zelfs een melding naar een collega doorschuiven zodat die collega verantwoordelijk is voor die melding. Hij kan notities koppelen aan een melding, we kunnen meldingen samenvoegen.

Als je meer dan 2 of 3 actieve openstaande meldingen hebt dan houd je veel beter overzicht. Wij hebben er doorgaans een stuk of 30 open die verschillende collega's kunnen afhandelen. Ook als ik een keer de telefoon oppak en ik moet iets bij een melding wijzigen die een collega beheert kan ik die zo in zijn ticket schuiven dat ik iets heb gedaan voor hem.

Als je dit allemaal via mail gaat doen ga ik me afvragen hoe iets basaals als een paar foto's aan een notitie toevoegen moet werken. Ga je dan jezelf mailen? Dan sla je spul 2x op, een keer als sent en een keer als received.

[Superbeagle]

Je moest eens weten hoeveel beursgenoteerde/miljardenbedrijven vertrouwen op Excel/Outlook oplossingen om te sturen. Zelfs als ze specialistische softwarepakketten hebben, worden die meestal als opslag gebruikt. Men exporteert liever naar Excel en werkt daarin verder.

[curkey]

Je kunt tientallen miljoenen spenderen aan top-notch software, toch gebeurt het vaak dat Juffrouw Jannie van de boekhouding dingen niet snapt en daarom maar veel schaduw-IT in Sharepoint doet, want veel gemakkelijker. Ondanks tientallen aantoonbare fouten en zich herhalende fouten, je. krijgt. het. er. niet. uit.

[leecher]

Als Nederlandse aannemer is het in Belgie elke keer weer schrikken van de staat der dingen. Of het nou gaat om de processen of de techniek, je waant je echt een paar decennia terug.

[Katsu]

Het is niet alsof de NS het zoveel beter doet.

[RxTweak]

Bij de NS heb ik een vergadering bijgewoond die uitliep op het gooien van een bekertje water. Kern van de discussie: meer of minder microservices in de architectuur.

[CodeCaster]

Iemand stelde voor om leftpad als microservice te hosten?

[BlueHulk]

Ja, de Fyra was echt het kroonjuweel.

[SpaceAce]

Is het niet beter om voor zoiets een ticket systeem te gebruiken?

[maevian]

Daarvoor bestaat toch veel betere software als Outlook. Zelf een standaard ticketing systeem in combinatie met labels ( bvb zammad).

[Tr1pke]

Nu snap ik waarom de treinen zoveel vertragingen hebben in België. Ze moeten door 100den mappen zoeken voor informatie

[ejabberd]

Aandacht! Aandacht! Omdat een collega meer dan 500 Outlook-mappen had geopend, moeten we de server herstarten en hebben alle treinen vijf minuten vertraging.

[Edwin van Cleef]

Ik gebruik hiervoor de projectnummers. Ik maak een map aan met de klantnaam en een projectnummer wat met deze klant te maken heeft zet ik zo in de map. Zo heb ik de klantnamen bij de hand en weet ik exact adhv het projectnummer waar ik moet zijn. Andersom als ik in de projectmap kijk zie ik de klantnaam erbij staan dan kijk ik in de klantmap op zoek naar het projectnummer. Alle mailverkeer betreffende dat project gaat dan naar de betreffende map

[StefanDingenout]

punt is dat "slim zoeken" alleen werkt als je je herinnert waar je naar moet zoeken.... Een mappen structuur is juist bedoelt om je te helpen iets terug te vinden wat je je niet herinnert. Of in het geval van gedeelde folders, om een gezamelijke denkwijze over structuur af te dwingen.

[Frame164]

Maar om in (meer dan) 500 folders iets terug te vinden heb je al een zoekopdracht nodig om de juiste map te vinden. Het probleem met folders vind ik dat je weer veel tijd kwijt bent om te zien in welke map je mails het beste kunt opslaan. Al hangt dat natuurlijk vooral af van de aard van het werk. Ik krijg veel mails met statusoverzichten van lopende projecten. Dan is het handiger om die gewoon in de inbox folder te laten staan.

[arbraxas]

Leverancier, daaronder facturen, inkooporders, reclamering etc.
Dat voor elke leverancier. Dat loopt heel snel op. En dat is dus alleen leveranciers.
Dan heb je nog dingen als aannemers en interne bedrijfsmail.

Dat loopt heel snel op., maar met 100 plus mails per dag wil je dat zeker niet in 1 map.
En de zoekfunctie in outlook is dusdanig dramatisch dat ik een stuk sneller ben met een overzichtelijke mappen structuur.

[zenlord]

Het bedrijf waarover je het hebt, heeft dringend nood aan een CRM, en bij gebrek daaraan minstens een mooi gestructureerde SharePoint omgeving. Zulke belangrijke informatie bewaar/begraaf je niet in email, maar behoeft een prominente plaats in te nemen.

[swhnld]

Niet ieder bedrijf is groot of financieel krachtig genoeg om zulke systemen te implementeren.

Of dan een mappenstructuur van meer dan 500 mappen de oplossing is weet ik niet, maar sommige mensen maken het complexer dan nodig.

[zenlord]

Niet ieder bedrijf is groot of financieel krachtig genoeg om zulke systemen te implementeren.

Hetzelfde kan gezegd worden voor IT beveiliging natuurlijk - maar dan moet je maar met de risico's leven dat je plots geen emails meer kan verzenden zoals hier (waarschijnlijk wel maar kortstondig, maar toch), of dat een werknemer vertrekt en je omwille van GDPR die mailbox moet sluiten na enige tijd en er dus heel wat informatie verloren gaat.
Eender welk bedrijf dat zichzelf serieus neemt, moet nadenken over de gevolgen van bepaalde keuzes, en dat impliceert ook dat je je laat bijstaan bij de keuze over hoe je omgaat met bedrijfskritische data. Zulke keuzes laat je niet over aan de individuele gebruiker, want dan blijf je inderdaad hangen bij Outlook net alsof het 1997 is.

[arbraxas]

Zeg niet dat je ongelijk hebt, maar boss says no.
Dus moet ik het doen met outlook. Maar de opmerking dat je dan alles maar in de hoofdmap moet laten staan is wat mij betreft nog dommer.

[4play]

Dit dus, veel Tweakers (of ICT mensen) gaan vaak over op complexe systemen en ICT infra, in aan elkaar gekoppelde software pakketen. Maar daar zitten eindgebruikers vaak helemaal niet op te wachten.
Mensen met minder gevoel voor ICT willen gewoon een telefoon/tablet/laptop met daarop outlook en dat werkt ook gewoon.

Het is ICT technisch natuurlijk totaal niet indrukwekkend, Laat staan interessant maar voor een eindgebruiker die in zijn loopbaan is overgestapt van papier en enveloppen aan elkaar doorgeven/doorsturen naar outlook. Dan is de overstap naar een centraal opgestelde server en een ander software pakket gewoon niet/heel moeilijk te doen.

Dit zijn ook altijd de mensen die tegen de restricties aanlopen van de software, als ik mijn vrouw als voorbeeld neem (docent op MBO), die hadden in hun sharepoint het einde gevonden van hoeveel mappen je in mappen kunt zetten. Wat er dus voor zorgde dat hun hele team niet meer verder kon werken.

Ja daar kun je als Tweaker/ICT persoon van vinden wat je wil maar een heel team dwingen hun workflow aan te passen is best veel gedoe. Ik ben van mening dat veel mensen binnen de ICT meer moeten luisteren naar de wensen van hun eindgebruikers. En het systeem moeten maken wat daar het beste bij past, en niet een systeem maken dat er 90% bij past en dan dat invoeren.

Dan heb je nog de schaal, mijn bedrijf met (90zorgmedewerkers en 80 cliënten) heeft gewoon niet de schaal om hele dure specialistische pakketen aan te schaffen en dus moeten we het doen met de standaard pakketen zoals office 365.

[Reactie gewijzigd door 4play op 22 juli 2024 15:52]

[Grvy]

Dan vergeet je gewoon voor het gemak dat er simpelweg technische limieten zijn?

Leuk dat jij vind dat ICT'ers moeten luisteren maar wij maken Sharepoint niet ofzo.
Het is gewoon een limiet van wat er technisch kan en dan kan de workflow dat wel willen maar het -kan- gewoon niet. Dus moet je je aanpassen. Zo simpel is het.

[4play]

Ik ben me daar natuurlijk terdege van bewust, maar het aanpassen van een workflow van een groep mensen is erg hardnekkig. Niet onmogelijk en het moet ook gewoon gebeuren vooruitgang en opnieuw kijken naar je werkprocessen is ook hele belangrijk. Maar het gemak waarop er op tweakers of ICT medewerkers geroepen wordt dat moet je ook doen in methode x y of z of pakket x, y of z is ook wel erg kort door de bocht.

Het overgrote deel van de werkbevolking wil gewoon werken zoals ze het gewend zijn. En daar moet de techniek op aansluiten. Dat de ene keer de techniek wint en de andere keer de mens dat hoort daarbij.

Ik sloeg vooral aan op de mensen hier die roepen dat je nooit meer dan 500 mappen in je outlook moet maken!!! omdat je dan dit moet omzetten naar een beter systeem, en natuurlijk ze hebben helemaal gelijk. Dat is verstandiger veiliger en zou een logischer keuze zijn. Maar mensen werken zoals ze werken en willen dat als het kan zo houden. Ook als dat in principe een slecht idee is.

Het was ook in principe een slecht idee om massaal te stemmen op partijen die niet weten hoe ze een land moeten besturen, terwijl je weet dat de 80 mensen uit de 2e kamer vertrekken. Maar dat heeft Nederland ook gedaan. Dus wat een goed idee is en wat mensen doen is vaak niet hetzelfde

[AsistaEindbaas]

Je geeft ze Outlook en ze maken er een ERP pakket van omdat ze dat zo graag willen? Dat is natuurlijk onzin! Ze weten niet beter en gaan creatief met Outlook “aan de haal” omdat niemand ze verder helpt met de echte oplossingen,

Dat een email de start van een Workflow is wil natuurlijk niet zeggen dat Outlook automatisch de heilige graal is en dat mensen helemaal niets anders willen. Er zijn genoeg tools (goedkoper dan Office) die een mail om kunnen zetten naar een workflow, taken, herinneringen, categorieën en ga zo maar door.

[Anoniem: 80910]

Meestal worden er wat hogere limieten gebruikt in softwareland maar er blijven limieten. Zo passen er 4 miljard folders & files op mijn disk, volgens mij is dat de limiet. 500 vind ik een rare limiet, maarja kan ook zijn: tot daar de test en niet verder...

[zenlord]

500 vind ik een rare limiet, maarja kan ook zijn: tot daar de test en niet verder...

Het hangt er allemaal van af wat je doet met die tool (in deze dus Outlook). Maar het geeft wat mij betreft wel héél duidelijk aan dat Microsoft zelf Outlook niet ziet als een tool die geschikt is om al je klanten of leveranciers in te gaan klasseren. En dat is exact wat ik hier stel: Outlook/email is enkel geschikt voor communicatie, niet voor collaboratie.

[zenlord]

Maar mensen werken zoals ze werken en willen dat als het kan zo houden. Ook als dat in principe een slecht idee is.

Het niveau van de ICT-kennis van een doorsnee werknemer is zodanig laag dat je de keuze over hoe een bedrijf met (bedrijfskritische) data moet omspringen niet aan de individuele gebruiker mag overlaten. Ik begrijp heel goed dat budgetten altijd beperkt zijn en dat prioriteiten niet altijd gelegd worden waar het hoofd van IT ze graag zou zetten, maar als de IT dienst van een bedrijf zich opstelt als support-only (i.e. enkel reactief), dan doet het zichzelf oneer aan.

[centr1no]

Ik ben van mening dat veel mensen binnen de ICT meer moeten luisteren naar de wensen van hun eindgebruikers. En het systeem moeten maken wat daar het beste bij past

Ik ben nog nooit een systeem tegen gekomen dat out-of-the-box voor ook maar 80% voldoet. Er moet altijd 'maatwerk' geprogrammeerd worden of gezocht worden naar externe applicaties die dan weer moeten interfacen.
Afgezien van het feit dat bedrijven ook niet allemaal op dezelfde manier werken is de hoofdreden daarvoor dat die systemen niet gebouwd worden door mensen die er daadwerkelijk mee moeten werken.
En met de trend naar cloud-oplossingen wordt het allemaal niet eenvoudiger.
Een alles-in-één oplossing is voor de meeste bedrijven te kostbaar.

Iedereen die zegt dat dit niet zo is heeft niet genoeg ervaring of is consulent voor zo'n softwareleverancier die de verkoop van licenties en ondersteuning ervan simpelweg als verdienmodel beschouwen.

[CuBras]

Kijk eens naar het zero inbox principe...
Dan zal je zien dat er niet gesproken wordt over maar één hoofdmap.

[TheSniper1990]

Die uitdaging durf ik wel aan als CRM consultant
Stuur maar een DM als je er eens over wilt sparren

[n4m3l355]

SharePoint voor de aannemerij is bedroevend. Ik werkte voorheen voor een grote partij en SharePoint was pijnlijk. Vooral met tekeningen en boekwerken van grote projecten loopt dat zo in de honderden zo niet duizenden tekeningen met revisies die je allemaal wilt bewaren als hoofdaannemer zijnde. Idem voor correspondentie, het is niet ongewoon om per PM een secretaresse te hebben om alles qua schema en data in goede banen te leiden.

[equit1986]

daar heb je vault services voor van autocad of solidworks...

[3_s]

Dat zijn allemaal zaken die niet in een mailbox moeten zitten, maar in een ERP.

[maevian]

Als je Outlook web versie gebruikt is de zoekfunctie veel beter.
Maar zoals zenlord zegt, jullie hebben nood aan een CRM systeem niet aan Outlook.

[Yucon]

je kunt het topic van ontvangen mails wijzigen. Als je daar een handige referentie in zet, zoals factuurnr of projectnr, vind je het prima terug.

Het voordeel is dan ook dat je preciezer kunt zoeken. De scope van zo'n map kan wat beperkt zijn bij onderwerpen die als het ware over mappen heen gaan maar best een gemeenschappelijke referentie zouden kunnen delen.

[StefanDingenout]

Natuurlijk niet. Wat een onzin. Het hele punt van een goed doordachte map structuur is dat die zelf de weg wijst zodat je NIET een zoekopdracht nodig hebt. Als je de offertes voor een bepaald project heb ga je naar de folder van dat project en dan naar de folder met de offertes.

Ik zie niet hoe je na moet denken over waar een mailtje hoort. Dat denken doe je bij het maken van de structuur. In jouw voorbeeld zijn er twee overduidelijke mogelijkheden: je wilt alle status bij elkaar hebben, dus je hebt een folder "lopende projecten | statussen" of je wilt ze per project hebben en je hebt een folder per project. Wellicht wil je ze in allebei, maar dan moet je een mailclient gebruiken met tags in plaats van folders. Je denken per mail is beperkt to "dit is status" of "hoort bij dit project".

[_Dune_]

En daarom is Outlook een slechte applicatie om dit te doen, daarvoor heb je een CRM of Document Managment systeem, dan kun je een document één of meerdere statussen meegeven, zodat je het altijd vind onafhankelijk vanuit welk oogpunt je zoekt.

Overigens wordt Share Point bij veel bedrijven ook nogsteeds foutief gebruikt, veelal is het een copy geworden van de aloude mappen structuur op de voormalige shares, terwijl Share Point en daarmee ook Teams vele malen beter werkt als je met tag's en meta data werkt, maar ja dat is een andere manier van werken.

[Reactie gewijzigd door _Dune_ op 22 juli 2024 15:52]

[StefanDingenout]

Ik zeg ook niet dat Outlook een goede oplossing is voor dit soort dingen, maar bedrijven zat waar het de enige optie is die beschikbaar is.

Maar als je een CRM gebruikt ga je nog steeds nadenken over en logische structuur voor tags/statussen. Want anders heb je geen idee hoe je bij een document komt. Dus "slim zoeken" zoals de post waar ik oorspronkelijk op reageerde, lost op zichzelf niks op. Het is slim managen waardoor je het terug vind.

Of dat nu in een mail client, mappen structuur, CRM of whatever is. Je roeit met de riemen die je hebt, maar zoeken lukt altijd alleen als je het eerst wel doordacht gemanaged hebt.

Wat ook vaak de reden is dat vaak de folder structuur maar gekopieerd wordt: daar is vaak NIET goed over nagedacht, en als je dan probeert logische tags te verzinnen loop je er al op vast dat het niet duidelijk is welke informatie nu eigenlijk belangrijk is, want tientallen mensen hebben zelf zomaar wat foldertjes lopen aanmaken zodat zij persoonlijk het terug konden vinden en niemand weet zelfs maar waarom het er uberhaupt stond. Maar stel je voor dat je iets kwijt raakt, zet het er maar gewoon in hoor.

[curkey]

De versnippering die Teams je oplevert, omdat je net iets te gemakkelijk een ad-hoc groepje kan maken is echt frustrerend. De functionaliteit is ook erg beperkt, want files offline gesynct houden met collega's in een gedeelde map is gewoon een ramp. Ask me how I know.

De zoek-functie is erg goed: je kunt blijven zoeken. Iets vinden daarentegen...

[zenlord]

De versnippering die Teams je oplevert, omdat je net iets te gemakkelijk een ad-hoc groepje kan maken is echt frustrerend.

Ik veronderstel dat jij in een IT team voor een bedrijf werkt? Los die frustratie dan zelf op door een governance framework te installeren en die versnippering op zijn minst te sturen (ofwel te beperken, zoals je het zelf wilt).
Het is perfect mogelijk om de gebruikers zelf de vrijheid te laten, maar bvb voor wt écht belangrijk is, zelf als IT structuren uit te denken samen met de interne klanten en deze structuren dan te voorzien en zelf te beheren.

[curkey]

Ik zit wel bij IT maar voor een enterprise applicatie, niet voor werkpleksoftware. Doorgaans worden dit soort ad hoc groepen in de business gemaakt, dus daar hebben we sowieso niks over te zeggen.

[_Dune_]

Als ik jouw reactie zo lees, mag jij jouw collega's die verantwoordelijk zijn Teams en Share Point weleens aanspreken op de inrichting. Als ik dit zo lees lijkt daar nog het één en ander aan verbeterd te kunnen worden.

Wildgroei van groepen kun je gewoon tegengaan, stukje bedrijfsbeleid, bij ons mag niemand zomaar een team aanmaken binnen Teams. Men dient een verzoek in te dienen bij de Helpdesk.

Synchronisatie met bestanden waar gezamenlijk in gewerkt wordt ben ik nog niet echt tegengekomen, misschien een enkele keer dat een sync niet helemaal lekker loopt, maar veelal snel opgelost.

De zoek functie functioneerd uitstekend, als je de zaken maar goed inricht en er een fatsoenlijk beleid op nahoud... en welke functionaliteit mis je? Er is namelijk veel en vrij simpel om middels apps toe te voegen.

[erwinb]

Wij hebben een gedeelde mailbox voor een klant van ons. Iedere verkoopdie wij doen geeft een order nummer. En we slaan alle emails rondom zo'n order op in die folder in outlook. Dat zijn er 500+ per jaar.

[Anoniem: 80910]

Ik zou klantnummer toevoegen.

[Bas-w]

Precies een van de redenen waarom ik fan ben van Gmail, daarin kan je meerdere labels aan een bericht hangen ipv een keuze te moeten maken voor één map, waarbij je hopelijk enigszins consequent bent in de keuze die je maakt. Als je die keuze moet maken en je wil een bericht terugvinden kan het zijn dan je in een paar 'logische' mappen moet zoeken voor je vind wat je zoekt.

[Creesch]

Voor mij gaat het niet alleen om terugvinden, maar ook prioriteren bij binnenkomst. Ik heb notificaties voor nieuwe mail uitstaan, anders word ik compleet gestoord door de grote hoeveelheid mail stroom die binnen komt.
Natuurlijk moet ik wel mijn mail checken, dus eens in de zoveel tijd switch ik naar outlook of kijk ik op mijn tweede scherm waar outlook vaak wel zichtbaar open staat. Met de hoeveelheid mail die ik per dag kan binnenkrijgen zou mijn inbox nog steeds complete chaos zijn.
Daarom heb ik dan ook diverse regels ingesteld zodat mail op basis van bron/categorie in mappen terecht zal komen. Zo heb ik een map (met wat submappen) waar alle geautomatiseerde mails binnenkomen, een map waar mails naar mijn teams mailinglijst binnenkomen, een map waar mailtjes binnenkomen van teamleden.

Op basis van de tellers op de mapjes kan ik dan eenvoudig zien wat voor mail ik heb ontvangen en er voor kiezen om er naar te kijken of het even te laten. Mail van teamleden zal ik bijvoorbeeld eerder kijken terwijl geautomatiseerde mailtjes kunnen wachten.
Sommige mail zal ik ook bijna nooit zien, omdat ze naar een mapje gaan en automatisch gemarkeerd worden als gelezen. Kan ik het nog wel terugvinden mocht dat nodig zijn, maar heeft het nooit mijn tijd verspild in mijn inbox.

Kortom, de combinatie van filter regels en mapjes maakt mail voor mij een stuk beter behapbaar vanaf de start.


Overigens heb ik hier geen 500 submappen voor nodig

[Anoniem: 80910]

Al eens slack gebruikt voor teamleden, dat is echt een verademing ipv mail, ook met historie en bijlagen

[Creesch]

Niet altijd, beetje afhankelijk van de context. Mail vind ik persoonlijk een stuk beter werken voor dingen die geen directe urgentie hebben. Als iemand me via slack contacteert, is dat voor mij een teken dat ze me direct nodig hebben en daar heb ik notificaties dan ook wel aanstaan.

Enfin, dat is ook nog even van uitgaande dat ik enig zeggenschap heb over het gebruik van slack en überhaupt teamleden zover kan krijgen om slack te gebruiken.

En dan nog zit ik met een constante stroom aan andere mails waar ik alsnog filters en mappen voor zal gebruiken

[Jacques-Oh]

En wat ik niet snap. Ik heb een aantal shared mailboxen in Outlook, maar zelfs als ik zoek alle mailboxen of all Outlook files, dan vindt hij die mails niet. Dit is al jaren zo en snap niet dat ze dergelijke fouten niet snel fixen.

[asing]

Dat is de manier waarop het gebouwd is. En dan kan je roepen dat je de nieuwste versie van Office hebt met de meest recente update..... Maar de manier waarop Outlook werkt is dezelfde als 20 jaar geleden. Om je een idee te geven, Exchange 2003 had een max database grootte van 16GB. Tegenwoordig mailen we veel meer en veel grotere bestanden, dus de limiet is nu al 50GB per mailbox, 100 met een extra licentie en 200 met een extra archief.

Een deel van die mail wordt lokaal opgeslagen (de OST), en de zoekfunctie van Outlook gebruikt onder water Windows Search, dat weer een index heeft van die OST. Wat je niet lokaal hebt opgeslagen kan je om die reden dus ook niet vinden.

Een tweede probleem wat naar voren komt is dat Outlook traag kan worden van al die mail en die mappen. Zo traag dat het onwerkbaar wordt. Alleen je moet de gebruikers niet doorsturen naar de web versie, ze willen koste wat kost die lokale client gebruiken.

[Jacques-Oh]

Toch zou je verwachten dat met het steeds sneller worden van computers, en ontwikkelingen op database gebied dit soort dingen makkelijk gedaan moeten kunnen worden.

De webversie vind ik verschrikkelijk, responsiveness is altijd slechter dan de locale cliënt en je mist gewoon dingen.
Snap die hele beweging naar ‘web’ gewoon niet. Lokaal is toch veel fijner?
Zelfde met teams, sharepoint, lists, etc. wat ook bij elke klik een soort input delay lijkt te hebben.

[holygame]

Heb je wel heel je geschiedenis gesynchroniseerd lokaal in Outlook?

[theduke1989]

Geloof me, slim zoeken is ook niet de oplossing.

Juist omdat jij misschien geen 500 submappen hebt denk je dat "slim zoeken" dan goed is.

Maar mensen met 500 submappen plus zoveel emails gaat jouw theorie met "slim zoeken" totaal niet helpen.

[CH4OS]

En wáárom is het volgens jou niet de oplossing? In mijn gmail gebruik ik ook geen mappen, maar wél de zoekfunctie. Ik laat de computer in dat op zicht het werk dus vóór mij doen, die doet dat (zoeken) sneller dan ik dat kan.

[arbraxas]

Omdat het zoeken sowieso al een draak is in Outlook. De definitie van "slim" is nogal anders tussen mij en MS.
Ik hoef ook niet te zoeken, klik gewoon de relevante map aan. Das nog sneller als je zoekopdracht in tikken.

Verder houd ik van overzicht, en alles in 1 map is dat zeer zeker niet.

[CH4OS]

De email is ook niet bedoelt als archief, daar is het nooit op ontworpen. De post ruim(de) je toch ook eens in de zoveel tijd op? Waarom de digitale post niet? Mijn mailboxen zijn nagenoeg leeg, onbelangrijke mails gooi ik na lezen weg, nieuwsbrieven in de email doe ik niet meer aan. Ik heb geen mappen nodig om overzicht te houden in een nagenoeg lege inbox map. Het heet niet voor niets e-mail, niet e-archive.

[Reactie gewijzigd door CH4OS op 22 juli 2024 15:52]

[arbraxas]

Nee, daar zitten echt dingen in die je wilt bewaren. Zeker in bedrijfsomgevingen. Denk aan offertes, garantie claims en soms ook puur als archief. Waarom zou ik weer een apart programma willen als archief. Sommige dingen duren echt lang. Onderdelen met levertijd van meer als een jaar als voorbeeld.

[Reactie gewijzigd door arbraxas op 22 juli 2024 15:52]

[M2M]

Opruimen kost tijd. Archiveren kost tijd. Gewoon een bende laten worden kost geen tijd. En met een fatsoenlijke zoekfunctie is zoeken in de bende even snel als zoeken in een georganiseerde structuur.

[Chris_147]

...met een fatsoenlijke zoekfunctie ...

Tja...
Persoonlijk vind ik dat Outlook dat niet heeft, bijna geen enkel Microsoft programma.
Er lijken toch altijd e-mails of bestanden niet gevonden te worden, de presentatie van de zoekresultaten trekt op niet veel, geen idee of je een 2e verfijningszoekopdracht kan doen in de resultaten van een 1e (ik heb de manier in ieder geval niet gevonden), en zo nog wat dingetjes.

[arbraxas]

Laat die fatsoenlijke zoekfunctie in outlook nou net niet bestaan.

[CH4OS]

Gevoelige of belangrijke informatie sla ik op in een digitale kluis die daar wél voor gemaakt is. Facturen sla ik dan op bij de gegevens die ik heb, zoals de logingegevens. Of als een apart item onder facturen, maar dan met logische naam en tags, zodat mocht ik iets zoeken, het gemakkelijk door de computer kan laten vinden.

Ik mag hopen dat een bedrijf de email niet gebruikt als facturatie/offerte systeem, dat is echt vragen om problemen en bovendien dan waarschijnlijk alleen toegankelijk voor 1 person. Moet je in een bedrijf ook niet willen.

[Reactie gewijzigd door CH4OS op 22 juli 2024 15:52]

[arbraxas]

Dus eigenlijk die je hetzelfde, maar in een ander programma.

[CH4OS]

En alléén wanneer het écht zinvol is, in een tool die ervoor gemaakt is om dat te doen. Je kunt best een spijker inhout slaan met een schroevendraaier, maar met een hamer gaat datbeter. Simpelweg omdat een hamer ervoor bedoeld is en de schroevendraaier niet. Zoals Andre van Duin zong: een naaimachine naait en een nietmachine niet.

[Reactie gewijzigd door CH4OS op 22 juli 2024 15:52]

[arbraxas]

Iets met kosten en een baas die dat niet gaat doen.
Zit je aan outlook vast.

[_Dune_]

Dan is het risico ook voor de ‘baas’, overigens werkgever, want ik heb geen baas. 😃

[arbraxas]

Ik wel, maar die betaald me niet ;p

[CH4OS]

Dat geloof ik niet, ik denk dat een bedrijf maar wat graag cruciale (digitale) communicatie of andere belangrijke zaken, zoals offertes, facturen e.d, maar wat graag veilig opslaat + een backup van maakt.

[zenlord]

Zie mijn comment hierboven.
Je verwart 'communicatie' met 'collaboratie', iets dat het gevolg is van het feit dat email zo gemakkelijk te gebruiken is: iedereen gebruikt het voor de meest uiteenlopende zaken, maar in wezen is het bedoeld voor simpele communicatie. Je contracten, orders, facturen en projectmanagement horen thuis in een daartoe opgezette omgeving

[[Roland]]

Dit is zo fout.
Offertes, garantie claims e.d. horen niet in een email omgeving. Ik werk al even niet meer in support maar wat een gezeik mee gehad in het verleden. Sla dit op een plek waar het wel hoort, waar andere mensen er goed bijkunnen en waar een goede zoek functie beschikbaar voor is (SharePoint :-)

Ook eens dat zoeken veel beter werkt dan mapjes, voor sommige mails of documenten kunnen meerdere folders relevant zijn en dan zoek je alsnog. Er zullen vast goede redenen kunnen zijn dat iemand 500 mapjes in Outlook wil hebben maar het klinkt meer als dat een gebruiker een cursus document management nodig heeft.

[arbraxas]

Iemand is een baas nodig met meer IT inzicht. Tot die tijd, outlook met mapjes.

[CH4OS]

Dan heeft de baas eerder iemand nodig die de baas op de risico's wijst en uitlegt dat tools elk hun eigen nut hebben en doel dienen.

EDIT:
Moet je eens opletten hoe een baas van inzicht kan veranderen als je aangeeft dat het gewoon een groot risico voor het bedrijf is als het niet gedegen wordt geregeld. Wanneer een baas dat inziet, zie je heel vaak dat de baas dan toch achter de oren krabt en denkt dat het misschien toch wel verstandig is om er wat aan te doen. Al is het maar om het bedrijf op de been te houden voor diverse redenen.

[Reactie gewijzigd door CH4OS op 22 juli 2024 15:52]

[GeroldM]

Zelf ontvang ik zo'n 100 mails per dag. Ook maak ik gebruik van meerdere mail accounts. Dat gaat uitstekend in Thunderbird. Mails van 6 maanden of jonger, die staan op de server/in de client, de rest staat in een archief. Een archief waar bijna 18 jaar aan mail zit.

De software die ik voor het archief gebruik heet 'MailStore Home'. Nadat het is geinstalleerd en geconfigureerd, zijn er zo'n 6 muiskliks nodig voor het toevoegen van nieuwe mails aan dat archief.

Waarom die software? Omdat het je mails in een database opslaat en daardoor heel snel kan zoeken. De zoekcriteria zijn tevens flink uitgebreider dan wat Thunderbird of Outlook aanbieden. En zoeken is echt snel in mijn 40GByte archief. Per account, of alles op een hoop, het kan allemaal.

Mail-clienten zijn goed voor het afhandelen van mail. Voor archivering laten bijna alle clienten behoorlijke steken vallen. Outlook nog meer dan de overige clienten.

[RoHa90]

De email is ook niet bedoelt als archief, daar is het nooit op ontworpen

Outlook heeft zelfs een functie voor archiveren. Daar is wel degelijk bij het ontwerp rekening mee gehouden.

[_Dune_]

Klopt inderdaad maar niet op de manier waar veel mensen het voor misbruiken. Mail blijft gewoon laagdrempelige communicatie meer niet. Belangrijke zaken sla je op of archiveer je in eenCRM of Documentmanagement pakket.

[RoHa90]

Je mag opslaan hoe je wilt. Ik reageer alleen op iemand die zegt dat Outlook nooit op archiveren is ontworpen terwijl de optie gewoon ingebouwd zit. Aantoonbaar foute opmerking dus van die persoon.

[_Dune_]

Prima, je mag opslaan hoe jij wilt, maar kom dan niet bij de Exchange beheerder klagen. Overigens het gebruik van PST-bestanden is helemaal niet meer van deze tijd, dat hebben wij dn ook geblokkeerd. Het Online archief schakelen wij wel in, maar nogmaals je slaat daar geen belangrijke zaken in op. Zoals contracten en documenten met bedrijfscritische gegevens of afspraken etc. zoals ik hier voorbij zie komen.

[CH4OS]

Dat er een optie voor is, betekend niet dat de achterliggende protocollen/system ervoor gemaakt zijn. En Outlook duwt dan vaak vele berichten in de door IT-beheerders zo gewraakte PST bestanden. Dus of je dat moet willen als IT-beheerder, is ook twijfelachtig. Feit blijft dat e-mail niet bedoelt is voor archivering. Daarnaast: als het dusdanig belangrijk is, zijn er betere systemen dan mail voor om dat te bewaren.

[RoHa90]

Feit blijft dat e-mail niet bedoelt is voor archivering

Nou ja zeg. De archiveer functie zit gewoon ingebouwd en je blijft volharden.

[CH4OS]

Dat die functie ingebouwd is, betekend niet het dan wijs is om het te gebruiken. En inderdaad, ik zie email niet als de manier om belangrijke zaken te bewaren. Doe dat dan minstens in een CRM pakket, zodat het altijd te relateren is aan de juiste klant. In de email kan het te gemakkelijk verloren raken of op de verkeerde plek terecht komen, toen ik nog servicedesk werk deed (bij een G4 gemeente), kwam dat regelmatig voor.

In de e-mail raak je het te gemakkelijk kwijt (per ongeluk verplaatst naar een andere map/klant, of erger nog, verwijderd waardoor de IT afdeling moet gaan restoren van de backup, wat voor e-mail een hels karwei is, zeker bij grotere bedrijven).

Belangrijke fysieke post duw je dan toch ook een archief map in, om dat vervolgens in een speciaal archief te bewaren, of laat je dat ook tussen de rest van de post liggen of zet je dat zomaar in de kast, waar zuurstof en licht invloed heeft en de post alsnog langzaam vergaat of onleesbaar wordt?

Alhoewel je dat ook liever digitaliseert, zodat je het ergens veilig opslaat, het geen al te grote fysieke ruimte inneemt en je er backups van maken kan.

Ook bewaart niet iedereen dergelijke berichten/informatie op een centrale plek, waar meer personen bij kunnen. Men bewaart het liever zelf, in de eigen archieven, want "heb het misschien ooit zelf weer nodig". Dat is allemaal prima, dat kan in een degelijk archief systeem ook opgezocht worden.

[Reactie gewijzigd door CH4OS op 22 juli 2024 15:52]

[Mr. Smith]

Outlook heeft zelfs een functie voor archiveren. Daar is wel degelijk bij het ontwerp rekening mee gehouden.

En wie was het (Gmail of Hotmail) die reclame maakte met:

"met zoveel gratis opslag, hoeft u geen enkele email meer te verwijderen"

[theduke1989]

Ik weet niet in wat voor bedrijf je werkt. Maar mensen gooien nooit emails weg die van klanten of contractors of wat dan ook komen.
Die worden altijd bewaard in de shared mailboxen of prive mailboxen.

[CH4OS]

Als dergelijke communicatie belangrijk is, bewaar je dat elders, maar vooral buiten de email omgeving, waar het te gemakkelijk kan verdwijnen (in de postbus van een ander, of in een andere map, of erger nog, per ongeluk kan worden verwijderd). Bewaar het dan bijvoorbeeld in een CRM pakket, waar je communicatie per klant kan opslaan. Belangrijke documenten verkregen in de e-mail idem dito, of in een digitale kluis.

Ik snap werkelijk waar niet waarom mensen niet gewoon de juiste tooling gebruiken voor het juiste doeleinde. Gebruik je ook een schroevendraaier om een spijker in hout te slaan? Of de hamer om een schroef aan te draaien?

Dan heb ik het nog niet eens gehad over het restoren van "die ene per ongeluk verwijderde email" en hoeveel werk dat is voor IT beheer (zeker bij grotere omgevingen), die dan vaak niet anders kunnen dan de gehele mailomgeving (of mailstore) van die datum te restoren op een aparte server om vervolgens dat ene mailtje uit de mailbox te vissen, te exporteren en vervolgens te importeren in de mailbox waar de gebruiker wel bij kan.

[Reactie gewijzigd door CH4OS op 22 juli 2024 15:52]

[[Yellow]]

Dat restoren is alleen problematisch/onhandig bij Outlook/Exchange....
Vrijwel elke IMAP server bewaart email per bestand en dat is probleemloos per email te restoren.
Ook vrijwel de meeste andere email clients bewaren de mail in losse bestanden en ook daar is restoren geen enkel probleem.

[Reactie gewijzigd door [Yellow] op 22 juli 2024 15:52]

[_Dune_]

Gelukkig doen zeer zeker niet alle bedrijven dit, zeker bedrijven die hun zaken goed op orde willen hebben niet. Dit klinkt namelijk behoorlijk hobby achtig, contracten in mailboxen of archieven opslaan?

Zie reactie @CH4OS hierboven...

[Reactie gewijzigd door _Dune_ op 22 juli 2024 15:52]

[HakanX]

Hij zegt niet dat het enkel daar wordt bewaard, maar puur dat die mails nooit weggegooid worden. Ik heb ook 25+ jaar aan mails. Heeft zijn betrouwbaarheid wel bewezen.

[Superbeagle]

Ooit gehoord van zoekmappen? Meest underrated functie in Outlook. Zelfde functionaliteit als mappen maken, alleen niet de rompslomp van slepen etc. en vele malen flexibeler.

[guysp]

Even een voorbeeld: zoeken is super handig. Maar ik maak bijvoorbeeld altijd mappen voor een vakantie aan. Alles wat ik regel voor de vakantie gaat in die map. Dan hoef ik niet de dag voor vertrek los een zoek te doen naar de treinkaartjes, de boeking van een appartement, eventuele kaartjes voor musea of andere activiteiten. Ik open de map en alles staat bij elkaar. Kost veel minder moeite, je hoeft niet meer te denken, hoe heette het appartement ook alweer, of via welke vervoerder had ik nou de treinkaartjes geboekt.

[CH4OS]

Maar dergelijke berichten kunnen toch prima? Dit zijn berichten die je na de vakantie eventueel weer weggooit, omdat ze niet meer van belang zijn. Het is in elk geval niet "langdurig archief waardig" materiaal (hoogstens tijdelijk dus ), waar sommigen de e-mail wel voor gebruiken.

[himlims_]

Persoonlijk vind ik zoeken in Outlook een ramp, en een “mappen” structuur lost dit voor mij niet op.

Ben sinds tijdje enorm fan van “labels”, soort van stickers die je op jouw mailtjes plakt.

Een voorbeeld; krijg een factuur van bedrijf x voor afdeling y, behorend bij project z. Hoe ga im die logisch in 1 map zette

Met label voorzie ik het van meerdere kenmerken: factuur + afdeling + bedrijfsnaam + project + contactpersoon etc. Daardoor is die mail onder diverse onderwerpen eenvoudig opvraagbaar.

Of ik heb iets gemist in de feature set, maar is niet native in Outlook. Dit kan via add ons, maar 100% lekker is het niet (in team verband merg, en of automatiseren van labels lijkt beperk)

[_Dune_]

Dat dit met een add-on kan is mooi, maar daar is Outlook zeker niet voor gemaakt. Juist dit wil je in een CRM pakket doen, welke dergelijke functionaliteit gewoon standaard aan boord heeft en dit ook vele malen beter doet.

[mjtdevries]

Labels zitten al vele jaren in outlook. Het heet category

[Pikoe]

Met een laag aantal inkomende mails gaat dat misschien goed, maar als je 500 mails per dag krijgt is dat geen doen.

[Fugitive2008]

Eens

[Señor Sjon]

Slim zoeken bij Outlook? You wish. Een grote ergernis.

Zeker bij projecten die lang duren (lees 10 jaar of langer) geeft de zoekfunctie nauwelijks wat nuttigs terug, zeker omdat dat 'slim' best wel dom is en ongewild zoektermen uit elkaar gaat trekken.

[Lagonas]

Als je niks nuttigs terug krijgt van Outlook, sorry, maar dan weet je niet hoe je moet zoeken. Ik zoek regelmatig in mailboxes van 15+ jaar oud waar wekelijks 1000-2000 mails in binnen komen, en ik heb zeker geen moeite met dingen terugvinden.

[Powerblast]

Mijn ervaring is anders dat "slim" zoeken er bij outlook al jaren niet meer bij is. Ik vind in ieder geval nooit wat terug en als hij dan wat vind is het eerder een half woord maar nooit exact wat je zoekt. De zoekfunctionaliteit werkt naar mijn ervaring al jaren echt verschrikkelijk.

Ik haal tegenwoordig eerder taken die ik moet doen er als eerste stap gewoon uit en plak het in onenote of iets dergelijks. Tussenstap maar ik heb wel ineens een takenlijstje waar ik nog wat in terugvind

[Reactie gewijzigd door Powerblast op 22 juli 2024 15:52]

[Azrona]

Enige irritante? Ik vind het enorm irritant dat als je in de zoekbalk klikt en wat begint te zoeken dat de focus vaak na 2 of 3 letters de focus weer kwijtraakt.
Ik gebruik ook niet veel mappen, maar het zoeken wordt er zo echt niet leuker op.

[_JGC_]

Heh, Outlook en zoeken... dat gaat via Windows Search en is volledig afhankelijk van wat er lokaal op je PC gedownload is. En traag dat het is...

[Jaapvaak]

100% waar dit, ik probeer iedereen te overtuigen (in het bijzonder mijn vader) om te stoppen met submappen. Het is zó veel werk en bovenin zit gewoon een zoekfunctie dus hoezo heb je die mappen nodig uberhaupt!

[Cambionn]

Ik denk niet dat ik aan 500 kom, maar met 10 red ik het ook zeker niet. Ik hou van structuur en order en heb mappen met categorieën, en daarin submappen per bedrijf/dienst/website/persoon/etc. (en dan alles op alfabet natuurlijk). Dan loopt het toch wel aardig op, maar vind het makkelijker wat terug te vinden dan als alles door elkaar in een map staat.

Op werk heb ik iets vergelijkbaars, maar daar heb ik minder mappen. Mijn werkleven is nou eenmaal minder breed dan mijn privéleven.

[Reactie gewijzigd door Cambionn op 22 juli 2024 15:52]

[Jacques-Oh]

Ik krijg soms zo’n 50mails per dag. Veel replies op replies. Die druk ik met 1 knop in de map afgehandeld.
Ik vraag me af of je met veel mappen niet superlang bezig bent met archiveren? Het kost mij nu een paar seconden. Als ik elke keer moet zoeken in die mappen dan wordt ik helemaal gek. Of heb je daar extra tooling voor?

Helaas kan je met Outlook geen dynamische rules instellen die op basis van een afzender de map afleiden. Of je moet per afzender een knop maken ofzo… nog zo’n feature dat onbegrijpelijk is dat die er niet (standaard iig) is.

[Creesch]

Ergens anders al aangegeven, maar mappen in combinatie met filter regels werken voor mij ideaal. Feitelijk deel je dan alles op in losse mailboxjes.

Hierdoor kan ik ook een hoop mail automatisch archiveren, bepaalde categorieën mail het overgrote gedeelte van de dag negeren, etc.

Alles handmatig naar mapjes slepen zou ik zelf ook niet doen.

[pomp0m]

Microsoft is het bedrijf van alles in losse pakketjes gooien. Bij Outlook kan je Power Automate gebruiken als dynamische rule editor. Dan kan je zelf kiezen of je simple flows of net zoals Proton een 'sieve' achtig filter schrijft met python. Power Automate zit standaard bij de pakketten met Outlook en heb je voor de losse aankoop ook als desktop app.

Ik gebruik het om alle mails naar folders te schuiven en de bijlagen in sharepoint naar de juiste projectmappen te schuiven, ook stuurt hij notificatie's in de teams kanalen van de projecten waar ze voor dienen.

[Cambionn]

Privé krijg ik niet zo veel mails per dag, dus die doe ik handmatig. Maar na jaren is de inbox aardig groot geworden. Mijn inbox is enkel de mails waar ik nog wat mee moet (of gewoon niet wil vergeten), daarna gaan ze naar de map. Privé gebruik ik overigens Proton ism Thunderbird, geen Outlook.

Op werk heb ik gewoon filterregels in Outlook ingesteld. Daarmee heb ik eigenlijk vrijwel alle mails al netjes gesorteerd, die laatste paar doe ik handmatig. Ongelezen mails doe ik wat mee of zet ik een flagetje bij als ik er later op terug moet komen.

Wel gebruiken wij nog de "oude" Outlook app op werk. De nieuwe is echt 3x niks.

[Superbeagle]

Dat kan wel met zoekmappen. Niemand schijnt van dat woord te hebben gehoord. In combinatie met tags en categorieën hoef je niet te lopen slepen.

[drakiesoft]

Een map per persoon is eigenlijk overbodig omdat je in outlook prima kan filteren of groeperen op afzender/naam.

[Triblade_8472]

Heb ze vaker gezien hoor. 2500+ zelfs.

Klanten folders per klant en dan een vaste standaard van 'offertes, opdrachten, projecten, losse klussen en facturen' zit je met 100 klanten al aan de 500.

[Frame164]

Dat zijn nu typisch dingen die je niet in een emailsysteem wilt opslaan lijkt me. Offertes, projectdocumentatie etc sla je op in een document management systeem.

[Z80]

Hoe groter het bedrijf hoe meer er speciale software beschikbaar is.
Voor zzp en kleine ondernemers is een mail cliënt veel makkelijker. En deze is toch al in gebruik.
En ja dit zijn wel de typische dingen die je in de mail opslaat. Snel en makkelijk alles op 1 plaats terug te vinden. Door te sturen. Als concept op te slaan en her te gebruiken. Zonder extra software en kosten.

[Martinspire]

En ook niet met folders. Offertes kan gewoon een label zijn en dan ben je er ook klaar mee.

[_Dune_]

Daar is Outlook absoluut niet voor bedoeld, daar heb je CRM of Documentmanagment pakketten voor die kunnen dat veel beter. Overigens veelal te intergreren met Outlook/Exchange, maar dan puur voor berichten communicatie.

[Jacques-Oh]

Ben het niet helemaal met je eens. Dingen die je via Outlook verstuurd zou je ook in Outlook makkelijk en doeltreffend moeten kunnen opslaan. Niet iedereen wil een volledige crm structuur op gaan tuigen of een document management systeem. Het zou ook niet nodig moeten zijn.

E-mails slim kunnen archiveren/opslaan is alles wat nodig is. Dat zou een goede e-mail cliënt moeten kunnen in mijn optiek.

[codeneos]

Zo veel werk is het opzetten een CRM systeem niet. Neem een gemiddelde laag drempelige SaaS oplossing zoals Workday, dat kost echt geen maanden in te richten.

Als je meer dan 20 klanten hebt is een CRM systeem een must, alle belangrijke details, notities, communicatie, offertes en vragen op 1 plaats. Je kan makkelijk nieuwe medewerkers onboarden en je kan makkelijk voldoen aan regelgeving zoals de AVG.

En nee, niet ondereen heeft een CRM systeem nodig, maar meer dan 500 submappen in Outlook is wel een goede indicatie dat een CRM systeem geen overbodige luxe meer is.

[RoHa90]

Als je meer dan 20 klanten hebt is een CRM systeem een must

Zeker niet. Er zijn zoveel (andere) manieren om informatie te organiseren.

[Jacques-Oh]

Maar wie gaat dat opzetten dan? Als ik bij mijn bedrijf kijk, is IT erg dun bemand. Veel verkopers zijn verder de 60 al gepasseerd en begrijpen net hoe Outlook werkt.
Niet elk bedrijf heeft een leger aan applicatiebeheerders die support kan bieden. Of zit daar op te wachten.

Idealiter wil je het aantal applicaties zo klein en behapbaar mogelijk houden. Dan is het heel storend dat je voor slechts één kleine no-brainer functionaliteit meteen naar een extra, vaak zwaar pakket moet uitwijken waar je 95% niet van wilt gebruiken.

[SPee]

En dan zijn we 5 jaar verder en worden de kosten van je CRM systeem verhoogt. Maar omdat je maar 5% van het systeem gebruikt, zijn de kosten niet meer te verantwoorden en moet je overstappen. Dat brengt weer een migratietraject met zich mee, wat ook weer kosten heeft en groot risico op verlies van data.
En zo ga je van een simpele folderstructuur in een goedkoop programma naar een duur systeem wat weinig meerwaarde heeft.

Outlook en een mappenstructuur kan iedereen begrijpen. Ook als ze maar 4 keer per jaar er iets mee doen. Dat is bij de gemiddelde CRM systeem een flink stuk minder.

[La1974]

Klinkt niet als een hele goede oplossing.

Daarnaast geldt de AVG ook voor e-mail. Grote kans dat je de wet overtreedt op deze manier.

[CH4OS]

Ik denk niet dat het om 500 mappenin totaal gaat, maar om 500 mapper pér niveau. Dat was althans altijd het probleem bij Outlook, zelfs in Outlook 2003, dat dan traag werd bij teveel mappen op 1 niveau.

[Reactie gewijzigd door CH4OS op 22 juli 2024 15:52]

[huiz]

Daar zit ik persoonlijk wel zo aan. Voor intern heb ik een hele mappenstructuur, en alle klanten waar ik contact mee heb hebben ook een eigen submap.

Zoeken is een drama, of ik snap het gewoon niet.

[latka]

Outlook kan niet zoeken. De zoek strategie werk behoorlijk goed op Thunderbird is mijn ervaring. Outlook zoeken vind of niks of alles en toont de zoekresultaten op zo'n manier dat je liever wil dat'ie niks vind. Of hij hangt tijdens het zoeken.... Outlook is soms nog erger dan lotus domino qua mail, en dat is zeker geen pluspunt.

[Zackito]

Daarom webmail van 365 gebruiken. De nieuwe versie van Outlook zal ook een veredelde webversie zijn.

[Frame164]

Tegenwoordig is zoeken niet zo heel moeilijk gewoon wat steekwoorden en je hebt het snel gevonden.

[Jacques-Oh]

Het probleem is dat Outlook niet over alle shared mailboxen heen lijkt te zoeken. Terwijl je op ‘al mailboxen’ zoekt. Begrijp daar helemaal niks van.

[Z80]

Behalve als het een steekwoord is dat heel veel voor komt. Merk, type of klant naam.
Zoek en gij zult niet vinden, als alles in 1 grote bak staat.

[HollowGamer]

De eerste fout is voor de gebruiker te denken, dat werkt niet.

Er kan een goede reden zijn, zoals klanten mails, en sommige bedrijven hebben 500+ en/of ook nog een verdeling voor intern.

Zijn er betere manieren? Ja, maar of ik er nu 500+ of 10 aanmaak, het is geen excuus dat daardoor Outlook niet meer werkt.

[codeneos]

Ik gok dat Microsoft het ook echt wel als bug behandeld en er snel een hotfix uitgerold zal worden.

Zo te horen werkte dit voor heen wel maar nu niet meer. Het meer dan 500 submappen scenario zat zo te horen niet in de test suite.

Maar buiten dat kan ik me goed voorstellen dat er een limiet zit aan het aantal mappen dat je mag en kan hebben. Bijna alles heeft wel een limiet, misschien is de limiet alleen zo hoog dat het ongelimiteerd lijkt.

[pomp0m]

Vroeger hadden ze een gemelde limiet, tegenwoordig is het zo groot dat ze het niet meer melden.

Vroeger kon je 65.000 emails per folder en 60.000 folders. Tegenwoordig is het limiet naar de 64 bit verhuist.
Ze hebben het limiet opgehoogd omdat er grote bedrijven zijn die daar te weinig aan hadden.

[Reactie gewijzigd door pomp0m op 22 juli 2024 15:52]

[m_snel]

Je kan wel mee denken natuurlijk. Soms zie je bedrijven die dan de inventaris van 400 winkels in een excel bestand willen bijhouden. Dat is niet echt handig natuurlijk. Zo lijkt het me ook niet handig om door 500 mappen in Outlook te navigeren. Maar als het kon is het wel zo netjes dat je het niet zomaar afschaft.

[Martinspire]

Klantenmails kun je ook labels geven, dan heb je geen mappen nodig.

[Damic]

Ik weet niet aan hoeveel mappen ik zit maar voor elk jaar een hoofdmap dan daaronder elke klant een map (*als ze meerdere projecten hebben in een jaar) en daar in elk project een map.

Maar we hebben wel archivering aanstaan, dus regelmatig worden er mails dan naar't archief weggeschreven.

[SpoekGTi]

Misschien moet je eens naar een fatsoenlijk CRM pakket kijken in plaats van een e-mail cliënt te bombarderen tot CRM pakket.

[Damic]

We hebben AFAS en daar staat genoeg crap in en je kan niet zoeken in AFAS nee we zullen wel tot Outlook houden.
Ow en dan als je een mail binnen krijgt moet je die toch nog koppelen met een project in AFAS en dan moet je toch nog alles in de juiste map zetten om het ordelijk te houden. Nee CRM is niet altijd de juiste oplossing.

[codeneos]

Een fatsoenlijke CRM pakket welke goed is ingericht doet zo iets voor je. Dan geeft ook het hele project team inzicht in belangrijke communicatie met de klant, en voorkomt dat je flater slaat.

CRM is dus juist wel de oplossing, maar met alleen een CRM pakket kopen ben je er nog niet. Je moet wel moeite steken in het configureren.

En koop een echt CRM pakket. Niet een ERP systeem met de "klantbeheer" module. Zo ongeveer elk of-the-self software pakket beweerd CRM te kunnen. Nadeel is vaak dat ze zeer beperkt zijn en niet goed integreren omdat het gewoon weg niet de core functie van het pakket is.

[Reactie gewijzigd door codeneos op 22 juli 2024 15:52]

[roelst1]

Vergeet niet dat een goede CRM onwijs duur kan worden, vooral voor een klein bedrijf dat voor (bijna) iedere werknemer een licentie nodig heeft past dat vaak gewoon niet in het budget. Mijn vorige werkgever ging zelfs bijna failliet door de Salesforce kosten (veel licenties gekocht ivm de verwachtte groei. De groei kwam niet, maar de peperdure Salesforce facturen wel.)

[Martinspire]

Een klein bedrijf heeft dan ook geen 500+ klanten waar mappen met communicatie van bij moet worden gehouden.

[Martinspire]

Waarom zou je voor elke klant alles in folders met jaren stoppen? Dat is toch volkomen irrelevant?

[HKLM_]

Ik had een afdeling die gebruikte outlook als CRM / Archief systeem.... die hadden mapjes in mapjes in mapjes

[Donstil]

Ik heb er misschien 10, wie gebruikt 500 submappen? Dat is toch enorm veel? (los van het feit dat het gewoon hoort te werken uiteraard)

Aah dat zie ik in de praktijk zoveel. Mensen gebruiken de Outlook e-mail als een soort CRM pakket.

Mailboxen van 100 GB met archieven van 250 GB en ga zo maar door.

500 mappen in een beetje groot bedrijf is voor bepaalde mailboxen easy.

[2green]

Zit ruim over de 500 mappen. Ieder project is bij mij een subfolder. Omdat ik niet eenduidig op projecten kan zoeken en als ik dat wel kan te veel "niets zeggende" mail te zien krijg.

Sla bewust op wat relevant is omdat slim zoeken niet altijd eenvoudig is doordat:

• Projecten lopen soms weken tot meerdere jaren;
• Zelfs na afronding krijg ik vragen;
• Aan diverse projecten werken soms dezelfde mensen;
• Diverse projecten hebben dezelfde functionaliteit of techniek benamingen
• Projecten hebben in de businesscase fase geen eenduidige werknaam;

Dit is denk ik mijn enige grote afwijking op GTD, waarin geloof ik ook 1 grote archief wordt geadviseerd. Gebruik trouwens wel alle outlook opties, waaronder ook labels. Uiteraard archiveer ik mij projecten wel na afronding, maar ook die moet ik soms doorzoeken.

[Reactie gewijzigd door 2green op 22 juli 2024 15:52]

[SuperDre]

Nou, 500 is niet veel voor zakelijke gebruikers hoor. Velen hebben bv per klant een aparte map. Uit het artikel komt niet naar voren of het ook om submappen in submappen gaat. Bij mn vorige werkgever had ik alles nog in submappen met 1000 ranges welke weer submappen met 100 ranges hadden waarin dan uiteindelijk 100 klanten in 1 map zaten.

[JeroenNietDoen]

Bij mijn bedrijf zijn er aanzienlijk veel mensen die alles bewaren. Niet van de afgelopen 3 jaar, maar gewoon zolang als dat ze er al werken. Dat heeft alles te maken met kunnen bewijzen dat.

[Frame164]

Zulke collega's heb ik. Maar dan niet zozeer om dingen te kunnen bewijzen maar "voor het geval dat". Maar in de praktijk is informatie van 2 a 3 jaar al outdated.

[IrBaboon79]

Dat hangt een beetje van je branche af - vaak genoeg dat ik nog met emails/tools van een oud project uit 2013 recente projecten nog kan helpen (vorige maand nog iemand mee kunnen helpen die vanwege gebrek aan tooling/kennis niets kon testen) omdat we toen een of ander obscure tool hadden die je sporadisch nodig hebt en daardoor gewoon vergeten is...

Het is natuurlijk niet de hoofdreden waarom ik het bewaar, en dat ik dat project dan nog deels in m'n hoofd heb en de rest in m'n archief (ik moet dan wel nog wat PSTs mounten om het op te graven) is natuurlijk tot daar aan toe...

Outdated? yup - maar extreem handig om te hebben als je het nodig hebt. Een goede schroevendraaier hoeft niet te blinken (of, zoals tegenwoordig, een App erbij te hebben) als ze gewoon werken...

[Reactie gewijzigd door IrBaboon79 op 22 juli 2024 15:52]

[Señor Sjon]

Ik heb nog grondposities van begin deze eeuw in beheer. En dan is een mail uit 2012 op kunnen vissen over oude afspraken of eerder afgehandelde struikelblokken goud. Heck, soms gaan partijen ervan uit dat je sommige afspraken niet meer weet en je dus proberen te factureren voor dingen die niet zijn afgesproken. Alleen al omdat men aan de andere kant de historie niet meer heeft door bv personeelswisselingen.

[drakiesoft]

Gezien de privacy wetgeving en recht op vergetelheid, zou ik deze werkwijze eens voorleggen aan een functionaris gegevensbeveiliging. Kans dat je dan periodiek een schoningsaktie moet uitvoeren.

[JeroenNietDoen]

Wij hebben een heule lange verwerkersovereenkomst met onze klanten 50 jaar.

[drakiesoft]

Heb jij mazzel idd. Moet elk jaar m'n mailbox schonen vanwege genoemde reden, maar goed dat kan je ook automatiseren. Weg is weg en komen er vragen over mails die er niet meer zijn, dan helaas pindakaas. Kan me er niet meer druk over maken.

[Superbeagle]

Ik heb ook bij zo’n bedrijf gewerkt. Dat heet ‘afrekencultuur’. Ik werk nu bij een bedrijf waar het niet erg is om fouten te maken. Die worden gebruikt om van te leren.

[Nas T]

Ik denk dat ik er best aardig in de buurt kan komen. Ik werk met machines en voor de meeste machines maak ik een map aan, die in een andere map staat. Het is een kwestie van tijd totdat ik 500 mappen heb. Ik werk nu zo'n 6 jaar in dezelfde functie, dus stel dat je honderd machines per jaar hebt, dan kun je daar zomaar overheen gaan.

[D_Jeff]

Er zijn nog redelijk wat beroepen en personen die moeten voldoen aan een juridische bewaartermijn van 7 jaar. Veel van hun gebruiken Outlook als hun bewaararchief

[glatuin]

Ik heb al 20 jaar een exchange en later 365 account bij dezelfde werkgever. Ik ruim mijn oude mail op. Anderen laten het voor wat het is. Die mensen kunnen zeer gemakkelijk meer dan een 500 mappen krijgen. Te meer dat met office 365 oude mail lokaal niet te zien is.

[Clevergyno]

Heb er teveel ervaring mee. Domme sales afdelingen die geen CRM pakket hebben, maar gewoon outlook vol stampen met mapjes.

[SkyStreaker]

Projectnummers en alle gerelateerde mail-communicatie. Daar ga je al en soms is dat gewoon roeien met de riemen die je hebt.

[PaulHelper]

Persoonlijk niet veel mensen. Bedrijven, meer dan genoeg! Veel bedrijven hebben alleen al per bedrijf waarmee ze werken een map en dan nog per project mogelijk per jaar. Dan zit je er echt snel genoeg op geloof me. Ik heb genoeg mensen gezien die hier maximaal gebruik van maken en vaak ook hun mailbox hierdoor trager wordt omdat er zoveel lossen items en trees zijn. En dan soms nog meerdere account waar dit het geval is. Fijn kan het zijn als het werkt maar ik zou het zelf niet doen.

[DeDooieVent]

Ik archiveer labresultaten per projectnummer, ik werk er nu een jaar of 25, elk jaar al snel 300 projectnummers. Ja ik moet anders archiveren, maar goed, dit werkt ook al weer een tijd vlekkeloos

Maar ik lees dat inklappen het euvel verhelpt en gelukkig heb ik het wel zo ingericht, per lab een map

Edit: wat is er in hemelsnaam met de smileys aan de hand

[Kalief]

15 jaar x 12 maanden x 3 status (toewijzen, lopend, afgehandeld) = 540
Of mappen met projecten/taken in jaren met status-submappen. Kom je een eind mee hoor.

[Franckey]

Daar kom ik makkelijk aan. Voor elk persoon en elk bedrijf waarmee ik mail heb ik een apart mapje in mijn mail archief.

[Trithereon]

Ik werk in de detachering en het kan vrij snel gaan.
X aantal klanten
X aantal professionals
X aantal staff.
X aantal aanvragen van andere klanten wat je krijgt.

500 valt best mee.
Als je gelijk regels aanmaakt als je van een nieuw persoon een mail krijgt, werkt fantastisch!

[maevian]

Heb al genoeg zo een gebruikers tegengekomen. Ik snap zo ook niet, maar ze komen meer voor dan je denkt.

[renewouw]

ik maak voor al mijn klanten een submap aan en dat zijn er vele, vele duizenden. Dit is als een soort backup voor het klanteninformatiesysteem want daar wil ik niet alle ontvangen en verzonden bijlagen in opnemen vanwege de afmetingen.
Die zijn eerst gesorteerd op alfabet met daaronder weer submappen per volgletter. Die zijn normaal gesproken wel samengevouwen dus misschien is dat de reden dat ik dit probleem nog niet heb ondervonden.

[WillySis]

Ik heb zelf meerdere email adressen en als ik alle mappen bij elkaar optel kom ik toch wel ergens tegen de 300 mappen uit. Als ik de algemene info@... waar ik ook toegang toe heb mee tel, kom ik wel boven die 500 mappen uit.
De mails komen wel in de inboxen binnen, maar na het lezen sorteer ik ze echt per klant en per opdracht. Anders raak ik het overzicht echt snel kwijt.
Outlook werkt gelukkig nog wel als die 500 mappen over verschillende outlook.pst bestanden verdeeld zijn.

[jeroen79]

Misschien worden daar ook subsubmappen en subsubsubmappen en ... onder gerekend?

Als je dan een mapje 'klanten' hebt met daarin per klant een map en per klantmap mapjes 'orders', facturen', 'klachten', etc dan kom je al een heel eind.

[iAR]

Bij ons op het werk in de gezamenlijke mailbox!
Ik heb ze allemaal verwijderd en een auto delete regel ingesteld dat alle mail ouder dan 1 jaar verwijderd wordt. Bewaren doe je maar ergens anders.
Niemand, echt niemand graaft ooit nog iets op uit die vele mappen. Daarnaast is zoeken in Outlook zo goed niet, dus vinden is ook al lastig.

[cricque]

LOL 500 mappen, dan zou ik gek worden

Dat is per klant een mapje dan ofzo ? Het kan uiteraard, maar dat is toch al lang niet meer overzichtelijk. Kan me niet inbeelden dat er zoveel mensen zijn die effectief meer dan 500 mappen. Ik kan verkeerd zijn, maar denk toch dat er niet zoveel mensen dit zouden doen

[TD-er]

Nou als je een beetje gestructureerd bezig bent dan kan ik best wel voorstellen dat je 4 - 10 mappen per klant of project hebt inderdaad en dan is 500 niet eens zo heel extreem veel meer.

In een gezamenlijke mailbox waar meerdere personen toegang tot hebben is het niet zo heel vreemd dat er zeg maar 50 actieve en nog niet helemaal afgeronde projecten zitten.

Oftewel een beetje standaard structuur om juist niet gillend gek te worden.

[Jeroennsr]

Bij veel kleine projecten kan dit best hard oplopen denk ik. Ik gebruik zelf altijd deze structuur in Outlook: Klant/Jaar/Project. Nu kom ik waarschijnlijk lang niet aan de 500 submappen maar ik kan me voorstellen dat bij bijvoorbeeld een verkoper o.i.d. het aantal mappen op deze manier aardig oploopt.

[JeroenNietDoen]

Ik heb per project waar ik aan deelneem een map. Daarnaast mappen voor mijn kennisgebieden, leveranciers, afdelingsinformatie, persoonlijk. Ik heb zelfs een map waar al mijn digitale loonstrookjes in bewaard blijven.

[drakiesoft]

Heb dat ook wel, maar dan zit je mails in die mapjes te stoppen die je dan eigenlijk nooit meer terug leest haha.
Loonstrookjes staan in Afas. Dus dat scheelt weer. Het probleem is eigenlijk groter dan Outlook. Veel informatie staat overal en nergens. Denk aan intranet, sharepoint/teams, zelfs nog gewoon op bedrijfsschijven, onedrive (business) of andere cloud diensten. Er is eigenlijk geen dienst die al die informatie voor jou aan elkaar knoopt. Hier zo AI een handige hulp kunnen zijn die al die informatiestromen voor je organiseert. Want zeg nou zelf, dat mappengeneuzel moeten we echt van af.

[WillySis]

De dataopslag is inderdaad niet erg overzichtelijk meer met al die plekken waar informatie tegenwoordig opgeslagen wordt. De mengeling van mail, lokaal, bedrijfsnetwerk en clouddiensten is niet echt handig.
Ik probeer (samen met de medewerkers) juist de mappen te gebruiken om de boel overzichtelijk te houden. Op elke plek proberen we dezelfde mappen structuur aan te houden. Zonder die mappen zou ik me eerlijk gezegd geen raad weten. Dat geldt ook voor mappen binnen outlook.

[wildhagen]

Nou is 500 subfolders ook wel héél erg veel, ik denk dat verreweg de meeste mensen nooit tegen deze limiet, en dus deze bug, aan zullen lopen.

Als je zoveel mail hebt, kun je dan niet beter met Archiving werken (en dan bedoel ik dus niet die vervelende PST-files, maar de Archiving functie van Exchange zelf (of Exchange Online in het geval van Office365)?

Voor de volledigheid: het gaat hier dus ook om nested folders (dus subfolders in subfolders), niet alleen subfolders in de 'root' van de mailbox.

In 2019 speelde dit probleem (iig dezelfde symptomen) overigens ook al, zie deze blog van Microsoft. Hier ging het echter om shared folders, geen folders in de primaire mailbox, zoals in het huidige artikel.

[SkyStreaker]

Helaas is dat wél realistisch. Vooral als je geacht wordt het e.e.a. 5 jaar te bewaren

[CH4OS]

Dat eerste is dus niet waar, hence dit bericht. Toen ik nog servicedesk werk deed, kwam het regelmatig voor 'dat Outlook zo traag was'. Bleek dat Outlook (2003) trager wordt naar mate je items in mappen hebt, omdat dat langer duurt om te syncen met Exchange.

Mensen misbruiken e-mail als archief, terwijl het daarvoor niet gemaakt is, dan zou het wel e-archive hebben geheten.

[Reactie gewijzigd door CH4OS op 22 juli 2024 15:52]

[wildhagen]

Dat is een heel ander (en al jaren bekend) probleem wat niets met de bug uit dit artikel te maken heeft. En het treed ook met de nieuwere Outlook-versies nog altijd op, maar primair als je met Cached Exchange Mode werkt of met PST-files. Dat laatste zou ik persoonlijk sowieso afraden, al teveel ellende met PST-corruptie gehad, dan moet je weer met scanpst.exe aan de slag.

Het had ook te maken met enorme aantallen folders. Dan bedoel ik dus geen 500 folders, zoals uit dit artikel, maar 10.000+ folders:

These issues might occur if a mailbox contains lots of folders or there are lots of items in any one folder. There's no hard limit to how many folders a mailbox can contain or how many items a folder can contain. However, you might experience decreased performance as the number of items approaches 10,000 calendar items, 10,000 folders, or 100,000 mail items per folder. Large numbers of recurring meetings or long-lived recurring meetings can also have an exaggerated effect on performance.

Zie https://learn.microsoft.c...too-many-items-or-folders

Ik heb ook wel eens klachten van gebruikers gehad dat hun Outlook zo traag was. Ja, dan hebben ze alles in één hoofd folder gezet, en soms staan daar wel tienduizenden (het record wat ik gezien heb was rond de 220.000....) mails in.

Als je zoveel mails heb, moet je dat sowieso niet meer in één folder zetten en eigenlijk ook niet in subfolders. Dan heb je geen mailpakket nodig, maar een CRM-pakket. Die is speciaal bedoeld voor dit soort zaken, een malclient is hier niet voor bedoeld.

[Chris_147]

Dus teveel folders is slecht voor de performance en alles in 1 hoofdfolder is ook slecht voor de performance?

Begrijpe wie begrijpe kan ...

[CH4OS]

Sterker, e-mail is nooit bedoeld als archief, dan heette het wel e-archive.

[Triblade_8472]

Het is veel, maar zeker niet ongebruikelijk.

Microsoft heeft er wel vaker last van, geen idee waarom precies.

Ook vind de migratie van EOP naar de EXO het niet leuk als je meer dan 500 folders hebt.

[StefanDingenout]

Iedereen loopt te miepen over hoeveel folders je nodig hebt, maar wat het echte punt is: hoe gaar zit outlook in elkaar dat, hoe je bestaande mails bewaard, enige invloed kan hebben op het versturen van een nieuwe mail?

Dat hoort helemaal niks met elkaar te maken te hebben. Ook niet als je verschillende mails als een chain wilt herkennen.

[Anoniem: 1981708]

Dat noemen ze een bug Die zijn wel vaker vaag en ogenschijnlijk ongerelateerd.

Grappige bug die ik ooit had was een medewerker die klaagde geen foto van hemzelf te zien op de bedrijfswebsite. Bij ons werkte het prima, maar op mijn telefoon ook niet. Bij die medewerker werkte het juist op de telefoon wel maar niet op de pc. Vreemd! Wat bleek na een lange zoektocht: alle devices met een Ad-blocker lieten hem niet zien. Achteraf begrijpelijk, want de beste man heette Ad en als enige Ad werd de foto automatisch als Ad.jpg aangemaakt

[StefanDingenout]

Nee. Een bug is iets in software wat niet werkt. Dit is niet een bug, dit is inherent slecht ontwerp.

[redecal]

Bij Outlook (en meer MS) apps heb ik sowieso het idee dat de focus al een tijdje meer op continu restylen ligt dan de functionaliteit. Ik heb een een aantal IMAP boxen onder de MacOS waar oude mail niet meer getoond wordt. Vroeger kon je instellen tot hoever je mail wilde syncen (week / month / all) maar dat is er uitgesloopt en de 'load more conversations' blijft hangen.

Maarrr ik heb wel een mooi labeltje 'new' in mn taakbalk

[StefanDingenout]

Soweiso heel office is al jaren vooral restylen, of "online" forceren ten koste van functionaliteit.

[redecal]

oh nog zo eentje: als je 'tasks' aantikt in de outlook app, opent to-do in de webcliënt, ook als je de native to-do app hebt draaien.

[CH4OS]

Als je mail opruimt of in submappen zet zal dat scrollen naar oudere mails vast sneller gaan, ook omdat er dan minder items in het geheugen van de client geladen wordt.

[Reactie gewijzigd door CH4OS op 22 juli 2024 15:52]

[redecal]

nee, zoveel mail staat er niet in die box. staan hooguit 300 mails in.

[redecal]

om die reden draai ik overigens thunderbird ernaast. die client gaat een stuk beter om met grote imap boxen. ik gebruik dit oa voor outputs van cronjobs op mn vps'en. met outlook is dat geen doen (meer). outlook heeft dan weer andere voordelen, maar het liefst zou ik alles in 1 app doen (zoals vroeger wel kon met outlook)

[CH4OS]

Maar waarom e-mail gebruiken als e-archive? Je timmert een spijker toch ook niet met een schroevendraaier het hout in?

[redecal]

omdat je dat standaard kan instellen per vps/vhost en je dan s ochtends in 1 oogopslag kan zien of alle jobs op al je projecten draaien ipv per site/server in te hoeven loggen.

en historie bewaren vind ik handig voor latere debuggen.

en dan nog: outlook is een mail client, dus waarom zou IMAP niet goed werken?

[CH4OS]

Voor dat soort notificaties gebruik je dan toch geen email meer? Dan gebruik je daar toch een apart notificatie systeem voor? Daar zijn ook mogelijkheden zat in.

En hoe vaak heb je 'de historie' nodig gehad om te debuggen? Dat lijkt mij ook wel een beetje vreemd en reactief, eigenlijk en ook daarvoor heb je geen e-mail nodig, daar heb je immers gewoon logging voor, al dan niet in een centraal systeem specifiek voor logging. E-mail is anno 2023 voor de zaken die je noemt zwaar ouderwets. Natuurlijk kan het (prima, tot op zekere hoogte) werken, maar tegenwoordig is er zoveel beter.

[Reactie gewijzigd door CH4OS op 22 juli 2024 15:52]

[redecal]

als je op een vps (oa direct admin/plesk) een cron instelt, kan je de output laten mailen. dat betekent dat je altijd output krijgt. hier hoef ik verder niks voor in te stellen en werkt in die 10+ jaar dat ik dit werk doe voor mij helemaal prima.

maar dit is allemaal beyond the point: outlook moet gewoon goed werken met imap en dat doet het niet meer. punt.

ik heb het idee dat de focus bij outlook alleen nog maar ligt op O365 (de enige reden dat ik outlook blijf gebruiken) waardoor dingen als POP en IMAP langzaam maar zeker steeds slechter werken...

[CH4OS]

Ik snap ook wel dat er mensen zijn die zoveel mappen nodig hebben en dat dit vervelend is voor hen. Ja, dan zou je verwachten dat Outlook gewoon werkt naar behoren. Maar vaak zijn dit soort bugs ook te voorkomen, wanneer een gebruiker de indeling van de mailbox aanpast, met meer subsubmappen bijvoorbeeld.

Al blijft mijn advies altijd: gebruik e-mail niet als archief, daar is het niet voor bedoelt.

[laurens0619]

Ik gok omdat een nieuwe mail eerst naar het mapje postvak uit gaat en daarna verz items. Dat stukje zal wel stuk gaan

[Red Beard]

500 submappen lijkt veel maar als je Outlook gebruikt als tool in MS CRM365 bij een groot bedrijf dan zit je hier al snel aan.

[TheSniper1990]

Kun je hier over uitweiden? Ik ben nieuwsgierig .
Gebruikelijk is om de mail een betreft te geven en dan bij een record op te slaan.

Met gedeelde mailboxen kan je dit weg automatiseren.

[SpoekGTi]

Mooi om te zien dat iedereen maar gewoon accepteert dat een mailclient wordt in gezet voor CRM doeleinden tot aan patientdata en dossiers aan toe.

[Krommetenen]

Precies dit.

Het is wachten op het moment dat we collectief klaar zijn met potentiële lekkages en e-mails een houdbaarheidsdatum krijgen. Men verplicht de inhoud en bijlagen in hun “veiliger” CRM-, Kennis-en ERP-Systemen te stallen.

[pauldaytona]

Hetzelfde probleem als met bestandssystemen waar de padlengte beperkt is.
Je geeft gebruikers een hulpmiddel en ze gebruiken het zoals het voor hun prettig werkt. Geef ze eens ongelijk.

[3dmazter]

500 lijkt me ook wel erg veel.
Dan heb je submappen voor je submappen nodig om ooit wat terug te vinden.
Maar wel vreemd dat het bij 500 oppeens niet meer werkt en blijkbaar bij 499 nog wel.

[crazyboy01]

Ik zie het wel veel hoor bij grote bedrijven, die shared mailboxen van afdelingen die al jaren bestaan. Alle collega's van die afdeling een submapje met ieder hun eigen honderd submappen daar weer onder...

[Frame164]

Het grootste probleem is eerder dat er teveel gemaild wordt waardoor je dit soort dingen krijgt. Een email zou slechts een bevestiging moeten zijn van wat is afgesproken maar in de praktijk worden hele discussies via email gedaan. Helemaal dramatisch zijn de email threads waar iedereen wat aan toevoegd zodat het compleet onduidelijk wordt wat nu het probleem was en wat de oplossing is. Je mailbox loopt er van over en het lost niets op.

[jpfx]

Die discussies worden tegenwoordig juist via email gevoerd vanwege verslaglegging. Zeker in de bouw uitermate belangrijk (helaas), maar kan mij voorstellen in andere branches ook.

[mr.loepie]

500 mappen?! Ik kan mij niet voorstellen dat je die nodig bent. Ik gebruik zelf mappen maar ergens tussen de 25-30 mappen, dit om dingen snel terug te vinden. Bv een mapje facturen, en een mapje aannemer/bouwbedrijf waar alles van ons nieuw huis in komt. Of verzekeringen. En ga zo maar door.
Ik vind het een probleem als je geen mappen gebruikt en je zoekt iets terug weet je niet op welke woorden je moet zoeken. Met mapjes heb je alles mooi georganiseerd. Voor mij werkt dit heel fijn.
We hopen maar voor de mensen die meer dan 500 mappen gebruiken dat er snel een oplossing komt

[Keyb]

Misschien is het maar eens goed dat die mensen eens gaan nadenken over hun workflow. Ik ben trouwens iemand die geen mappen gebruikt. Nouja, 2 misschien dan. Inbox en archive. Wat ik wel heb in Mailmate is virtuele mappen, die dan bijv. emails groeperen per jaar of kwartaal e.d. Die gebruik ik ook echt alleen als ik mijn jaaropgave ga doen of de omzetbelasting.

[Redondo1982]

Dat hebben ze gedaan en daarom doen ze het ook op deze manier. Wat is er mis met zoveel mappen? Ik heb ook echt heel veel mappen. Dit staat grotendeels wel in een archief, maar het staat wel gewoon in een bepaalde box/mailadres.

Privé krijg je al steeds meer te verwerken (digitaal), maar zakelijk is natuurlijk de groostste belaster. Dat jouw onderneming misschien klein is qua omzet/omvang/informatiestroom, hoeft niet te betekenen dat het voor iedereen geldt. Jouw manier zou iig voor mij niet voldoende zijn.

Belangrijkste is ieder jaar even opschonen en elke dag alles goed backuppen.

[Reactie gewijzigd door Redondo1982 op 22 juli 2024 15:52]

[Keyb]

Dat jij er over nagedacht hebt kan zo zijn. Maar dat doen de meesten niet. Ik ben daarentegen waarschijnlijk een van de weinigen met een nagenoeg lege inbox. Dus ja ik zit aan de andere kant van het spectrum.

[Redondo1982]

Ik heb ook een lege inbox, maar heb wel een mappenstructuur (fase voor én in archief). Juist om al die inkomende berichten wat belangrijk is in de juiste richting te zetten/duwen. Je moet nu eenmaal dingen opslaan, althans als je jezelf respecteert als goede ondernemer.

Wel ben ik met je eens dat je het niet op moet laten lopen. Daarom doe ik tussentijds vaak eea nalopen, maar ook elk jaar in week 51/52 alles opschonen.

[ATIradeon8500]

Als je mail bewaard van al je klanten en daar dan ook nog submappen hanteerd voor ieder project dat je daar hebt gedaan, dan zit je zomaar aan de 500. Dit is niet een heel vreemde werkwijze naar mijn ervaring bij diverse ondernemingen.

[maevian]

Dan heb je nood aan een CRM niet aan Outlook.