Google laat gebruikers meerdere werklocaties voor één dag instellen in Calendar

Google komt met een nieuwe functie voor zijn Calendar-dienst waarmee gebruikers kunnen instellen op welke tijdstippen van de dag ze precies op welke locatie werken.

Voorheen was het enkel mogelijk om via Google Calendar per dag een werklocatie in te stellen, maar nu kunnen gebruikers dus bijvoorbeeld instellen dat ze een bepaald gedeelte van de dag op kantoor zijn, en een bepaald gedeelte thuis. Zo moet het in een hybride werkomgeving makkelijker worden om de beschikbaarheid aan te geven, aangezien veel werknemers niet de hele werkdag op eenzelfde locatie blijven, schrijft Google.

De functie is beschikbaar voor betalende Workspace-gebruikers met de abonnementen Enterprise, Education en Nonprofit. Persoonlijke Google-accounts krijgen de functie niet. De toevoeging wordt momenteel uitgerold, en moet volgens Google aan het eind van de maand beschikbaar zijn voor iedere gebruiker die ervoor in aanmerking komt.

Reacties (72)

[Uther]

Als je een vergader verzoek krijg dan kun je deze toch met antwoord accepteren, zo van: ik zal deelnemen via teams, zoom of wat dan ook. En als je er in real life bij aanwezig ben, dan normaal accepteren. Maar ja, ik zal wel weer te simpel denken😊

[supersnathan94]

Dit soort zaken wordt maar matig naar gekeken heb ik het idee. Ikzelf kijk ook nooit naar de responses zelf. Ik zie in mijn agenda overzicht op m’n watch namelijk alleen de status (ja, nee of misschien).

Outlook gooit ook invites gewoon weg als je ze hebt geaccepteerd, dus ook extra info en zaken die voor de vergadering nuttig zijn zul je dan maar op een andere manier moeten terughalen.

[brobro]

nee. Die invite staat dan gewoon inclusief attachments in je agenda op het tijdstip dat je zojuist geaccepteerd hebt.

[supersnathan94]

Ja daar kijkt nooit iemand meer naar bij ons. Omdat meetings elkaar opvolgen zie je dat men van de ene in de andere rolt en amper tijd heeft voor te bereiden.

#mindermertingsplz.

[cascer1]

Waar zou jij de gegevens van de invite dan wel willen zien?

[supersnathan94]

Gewoon nog als mail zodat ik er makkelijk naar kan zoeken. In kalender zoeken is altijd zo’n gepruts.

Het liefst gewoon ongelezen omdat ik de meeting meestal op mijn telefoon of horloge accepteer en dan zie je eigenlijk nooit de inhoudelijke tekst. Alleen maar een preview van standaard gegevens zoals tijd en locatie.

[cascer1]

Ik weet dat je in Outlook desktop kan instellen dat hij invites niet verwijdert als je er op hebt gereageerd, hoe dat op je telefoon zit weet ik niet.

Op desktop zit het in File -> Settings -> Mail -> Send messages -> Delete meeting requests and notifications from inbox after responding

[tweakorinho]

Wat is hier zo naar (-1) aan? Meetings inrollen is een fenomeen uit de praktijk lijkt me.

[RonnieKo]

Als je een uitnodig accepteert of op "misschien" zet krijg je deze in de agenda met alle bijlages. Alleen als je reageert met een bericht dan krijgt alleen de eigenaar van de vergadering die te zien. Dat is mijn ervaring met outlook. Bij ons staat deze ook meteen in Teams. Al wil Teams soms wat achterlopen met de outlook agenda. Dat kan nog wel eens vervelend zijn.

[Reactie gewijzigd door RonnieKo op 23 juli 2024 08:05]

[Anoniem: 1322]

Dit is niet een vergaderverzoek maar een werklocatie. Die stel je apart in samen met je werktijden en je collega's kunnen dan direct 'zien' waar je werkt als ze jouw kalender bekijken of vergaderverzoeken uitvoeren.

[_Thanatos_]

Je kunt ook gewoon met je team afspreken wanneer je op kantoor bent. Kleine moeite. Wij hebben dit soort instellingen niet nodig, en werken afwisselend thuis en op kantoor.

[zetje01]

Je werkt duidelijk niet met honderden op kantoor en duizenden collega's.

[RonnieKo]

Die afspraak hebben we hier ook gemaakt. En ja, met veel mensen op kantoor en verplichte reservering van werkplekken. Als je geen reservering hebt mag je niet komen. Het is wel handig om te weten wanneer je collega's binnen je team op kantoor zijn. Vaak is het ook zo dat ook op de "vaste" dagen mensen gewoon thuiswerken als het nodig is. Dat is ook geen probleem.

Ligt ook aan het werk wat je doet of het handig is om met elkaar een vaste dag af te spreken of juist niet.

[Reactie gewijzigd door RonnieKo op 23 juli 2024 08:05]

[Robby517]

En integreert die desk reservatie dan ook met de kalender op zo'n manier dat wanneer collega x van een ander departement met jou en 5 anderen een vergadering plant dezeautomatisch kan zien wie in kantoor y zal zijn op een bepaalde datum?

[Reactie gewijzigd door Robby517 op 23 juli 2024 08:05]

[kaandorp]

Dat kan nog niet, omdat er nog geen API voor beschikbaar is. Deze is nu wel beschikbaar in beta en zal binnenkort voor iedereen beschikbaar zijn. Je kunt dan middels de API de location uitlezen en wijzigen. Meer informatie vind je hier: https://workspaceupdates....re-with-calendar-api.html

[RonnieKo]

Nee, het is puur een reservering van je werkplek. Er zijn zoveel beschikbaar en als die allemaal bezet zijn mag je niet komen of mag je naar een andere locatie (in het gebouw of in een ander gebouw van de organisatie) of thuiswerken. Bij een vergadering mag je zelf aan de gang om te kijken of iemand aanwezig is. Dat is nog handwerk. En maakt het soms lastig om te plannen. Overleggen met meerdere collega's en externen worden vaak door het secretariaat gedaan.

[Reactie gewijzigd door RonnieKo op 23 juli 2024 08:05]

[_Thanatos_]

Jawel. Bedrijf heeft 2200 werkenemers, en er zijn er 200-400 op elke vestiging, als niet thuis.

[langestefan]

Doe ik al. Alleen heb ik af en toe een project of afspraak met mensen buiten mijn team, dus deze feature is voor mij wel heel handig. En sommige van mijn collegas wonen op loopafstand van het kantoor (zit in het centrum) dus die komen in de middag even langs en werken de rest thuis. Handig om te weten.

[Reactie gewijzigd door langestefan op 23 juli 2024 08:05]

[kaandorp]

Je kunt ook brieven naar elkaar sturen i.p.v. elkaar emailen. Of tegen elkaar praten en niet meer bellen. Een vreemde redenering. Als je in een grote dynamische organisatie werkt met veel vrijheid dan is deze functie enorm van waarde. Onze medewerkers werken daar waar het voor hun het beste is. Dat kan dus per dag verschillen. En zelfs als je het gewoon met elkaar afspreekt, dan is het toch nog steeds nodig om dit ergens vast te leggen?

[_Thanatos_]

Wij gebruiken daarvoor Slack (een icoontje achter je naam). Dat vinden wij beter, omdat dat de werkelijkheid aangeeft. Dat kan anders zijn dan je planning, zeker als je op meerdere locaties bent op 1 dag.

[kaandorp]

In hoeverre is dat anders dan je working location in Google dan? Ik kan het ook gewoon in Google Chat zien (equivalent van Slack) en in theorie kun je straks met de API zelfs realtime je locatie updaten.

[dryroasted]

Erg fijn & prima verbeteren. Nu denk ik dat mensen die het gebruiken (en ik weet zeker dat in elk gemiddel bedrijf er te veel mensen zijn die het niet gebruiken...) en op meerdere locaties werken zelf ondertussen wel een workaround hadden.

[911GT2]

Het interesseert mijn collega’s echt niet waar ik zit te werken. Dus dat jij zegt dat te weinig mensen het gebruiken is wellicht enkel van toepassing in jouw situatie.

[kristofv]

Ik begrijp er ook het nut niet zo echt van. Als je het wil/moet weten komt dat toch gewoon organisch naar voor binnen de conversatie met die collega op teams/telefoon/whatever.

Blijkbaar zijn er veel bedrijven waar de cultuur echt wel "ik loop tot aan je bureau en je zal nu tijd voor me maken" is , lijkt me vreselijk.

[Reactie gewijzigd door kristofv op 23 juli 2024 08:05]

[The Zep Man]

Blijkbaar zijn er veel bedrijven waar de cultuur echt wel "ik loop tot aan je bureau en je zal nu tijd voor me maken" is , lijkt me vreselijk.

Ook inloopuren (en niet-inloopuren) kan je plannen. Net als een huisarts.

[Reactie gewijzigd door The Zep Man op 23 juli 2024 08:05]

[PdeBie]

Eens, toch zijn er altijd collega’s die gewoon hup aan je bureau staan en je uit je workflow halen.

[The Zep Man]

Vriendelijk wegsturen, blijven herhalen dat ze in je agenda kunnen kijken (wel even daarvoor de toegang open zetten) en dat ze altijd vrij zijn om een mail te sturen. Zorg ervoor dat je een leidinggevende hebt die dit steunt en waar ze ook langs kunnen. Een goede leidinggevende ziet hoe dit positief is voor productiviteit.

Een alternatief is tijd op kantoor op de gebruikelijke plek zien als inlooptijd, en verder elders te werken.

[Reactie gewijzigd door The Zep Man op 23 juli 2024 08:05]

[RonnieKo]

Jep, en dat hoort bij mijn werk. Op kantoor weet ik eigenlijk altijd van te voren dat een dag niet verloopt zoals de agenda aangeeft. Zo vaak een "overlegje" extra, aan het bureau of we zoeken een hok op. Of een ingelast locatiebezoek. Wil je rustig werken.

[kristofv]

Snap ik, ik zou het gewoon nooit gebruiken. Waar ben je mee bezig als je dit elke dag zit te doen als niet huisarts of dergelijke.

If you need me, schiet een meeting in of vraag het even via kanaal x, zo ging dat vroeger altijd prima. Ik ga echt niet beginnen met mijn locatie ten aller tijde te delen met mijn collega's , voor 99% van alle vragen boeit het uberhaupt totaal niet of dat remote of in person is

[The Zep Man]

Ik ga echt niet beginnen met mijn locatie ten aller tijde te delen met mijn collega's , voor 99% van alle vragen boeit het uberhaupt totaal niet of dat remote of in person is

Oh, eens. 'Inloopuur' kan ook virtueel zijn.

[kristofv]

Sterker nog, ik zie dit als een tool dat zelfs tegen je gebruikt kan worden door rancuneuze collega's. Genre "hij zit weer thuis te "werken"". Gebeurt niet zegt men dan, toch heb ik het vrij recent nog gezien.

Onderschat nooit de jaloezie van anderen , zeker wat remote werk betreft.

[The Zep Man]

Onderschat nooit de jaloezie van anderen , zeker wat remote werk betreft.

Dan moet je een organisatie zoeken waar thuiswerken de norm is.

Let op dat de norm niet exclusief hoeft te zijn.

[PurifieR1980]

"Blijkbaar zijn er veel bedrijven waar de cultuur echt wel "ik loop tot aan je bureau en je zal nu tijd voor me maken" is , lijkt me vreselijk. "

Precies daarom is thuiswerken zo'n uitkomst. Ik bepaal wanneer ik uit m'n werkflow word gehaald. Vragen stellen kan via chat, en ik kom er zo snel mogelijk op terug, maar niet als ik net even in iets moeilijks zit. Dat was voorheen helaas wel anders. Dan staan ze aan je bureau an beginnen gewoon te praten, of je nou bezig bent of niet.

[divvid]

Mijn ex leidinggevende was ook zo’n persoon. Als je ‘m nodig had en je stond aan z’n bureau, werd je weggestuurd. Telefoon werd weggedrukt en geplande vergaderingen op het laatste moment gecanceld. Ik denk dat je begrijpt wat er na het 360 graden review met zíjn leidinggevende gebeurde….
Gelukkig werk ik nu in een wat organischer omgeving

[Reactie gewijzigd door divvid op 23 juli 2024 08:05]

[PurifieR1980]

Telefoon is bij mij niet van toepassing, en meetings ben ik gewoon bij. Die worden namelijk fatsoenlijk gepland.
En zoals ik zei, je krijgt altijd antwoord van mij. Echter niet altijd direct. Het kost namelijk tijd om weer terug in je taak te komen als je er telkens uit word gehaald.

En reviews zijn altijd positief, dus geen probleem.

[catfish]

Dat is toch exact wat iemand doet die jou telefoneert? (Al doet die niet eens de moeite om tot aan je bureau te lopen".)

[kristofv]

Telefoon kan je makkelijk weigeren he, iemand die ernaast staat iets moeilijker

[kaandorp]

Daar is de functie "focus time" voor gemaakt in Google Calendar. Werkt erg goed en schakelt ook notificaties uit. Het valt of staat met het goed gebruik van de aanwezige techniek, maar dat is een kwestie van opvoeden denk ik.

[dryroasted]

Snap ik, en dat is voor elk bedrijf ook anders. Maar ik heb bijv. verantwoordelijkheid voor 6 locaties, waar ik allemaal (lokaal) werkzaamheden verricht op IT&OT gebieden dus ook samenwerk met mensen die alleen lokaal aanwezig zijn. Dan moeten die mensen maar kijken wanneer ik op die specifieke locatie ben i.p.v. 5 keer per week een meeting afwijzen omdat ze niet snappen hoe een agenda werkt.

[Keypunchie]

Voor het plannen van een vergadering is het wel handig om te weten of iemand remote is, of op kantoor.

[PdeBie]

Daarvoor kan je toch aangeven “ja, aanwezig” of “ja, remote”? Weet niet precies hoe de opties heten, maar dit zit er al in.

(Of zit dat in Outlook??? Ik twijfel terwijl ik dit type)

[Keypunchie]

Nee ook in Google, maar als je dus op meer plekken bent op 1 dag, handig om te weten. Degene waar ik op reageer doet alsof het geen nut heeft.

@911GT2 Sommige dingen plan ik dan op een andere dag (als fysiek meerwaarde heeft)

[911GT2]

Dat zit idd in Google Kalender.

Voor het plannen van een vergadering is het wel handig om te weten of iemand remote is, of op kantoor.

Als iemand niet remote aan kan haken moet hij toch op kantoor zijn? Dus dat maakt per saldo dan toch niet uit?

[supersnathan94]

Meeste meetings is toch makkelijker op kantoor. Zeker met groepen. 1 iemand die dan remote zit krijgt vaak de helft maar mee door slechte mics en ander gedoe.

Als iemand in je agenda kan zien dat je er in de middag wel bent kan het de voorkeur hebben om het dan iets later op de dag te plannen.

[divvid]

Gebouw A of B op de locatie kan wel 20 minuten lopen zijn

[readefries]

Nee, zit helaas niet in Outlook

[catfish]

Sommige mensen plannen liever op zo'n manier dat iedereen ja zal klikken.
Veel efficienter dan te wachten tot iedereen de uitnodiging bekeken heeft.

[RonnieKo]

Nee, helaas niet outlook. Bij ons wordt standaard een Teams-vergadering in de uitnodiging meegegeven. Dat is soms handig maar voor sommige overleggen moet iedereen aanwezig zijn. Nu is men verplicht aan te te geven of je op kantoor bent of juist niet. Dat doet men vaak met een losse afspraak op die dag. Dat werkt wel redelijk. Sommige mensen werken in principe altijd thuis en komen soms op kantoor. Andere werken juist altijd op kantoor en soms thuis. Dat is bij ons verschillend.

De functie kan denk ik wel eens handig zijn voor sommige mensen.

[ex87]

Fijn, ik werk soms half thuis en half op kantoor dus dit is handig voor meetings.

Wat ik ook nog mis is dubbele afspraken in gedeelde agenda's 'samenvoegen'. Nu zie ik gewoon 3x dezelfde afspraak staan als hij in mijn agenda staat, die van het team en die van de afdeling.

[darkpluisje]

Even aanhaken want dat zou ik ook graag zien inderdaad! Heb het nu vaak met prive agenda's, waarbij de agenda van mijn vriendin en mij dezelfde afspraken dubbel laten zien. Een herkenning (zelfde lengte afspraak, zelfde tijd, zelfde titel) om vervolgens maar 1 van de afspraken te laten zien zou makkelijk te maken moeten zijn, zou je zeggen.

Als iemand hier een oplossing voor heeft, hou ik me aanbevolen.

[Reactie gewijzigd door darkpluisje op 23 juli 2024 08:05]

[af_bert]

Als slechts 1 van jullie de afspraak noteert (i.p.v. alle twee) is het probleem toch direct opgelost?

En gebruik een kleurcode (aparte agenda's aanmaken) voor jullie.

[darkpluisje]

Niet helemaal helaas. We delen onze prive agenda's volledig, waarbij we elkaar uitnodigen voor gezamenlijke uitspraken. Die gezamenlijke uitspraken staan vervolgens dubbel in je agenda (eigen agenda + sync van de ander). Op je computer niet zo erg, maar op je telefoon in week of maandoverzichten vrij snel lastig omdat google ipv afspraken dan +2/3/4 neerzet en je dagen specifiek moet open klikken om te zien wat er voor die dag staan.

Nu zou je dat op kunnen lossen door beide naast je prive agenda een gedeelde agenda te hebben. Dit maakt alleen een extra handeling bij het maken van elke afspraak en/of je moet afspraken gaan verplaatsen tussen agenda's op het moment dat een afspraak nadat hij gemaakt is, later toch voor ons beide geldt.

Snap dat het een first world problem is, maar je zou zeggen dat het niet lastig is voor je agenda om te herkennen als je een uitnodiging accepteert van een agenda die je ook deelt hij de afspraak maar 1x laat zien. En helemaal top als je daar een specifieke kleurcode aan toe kan kennen.

[kaandorp]

Ik doe dit ook met mijn partner, maar als ik haar uitnodig zie ik haar beschikbaarheid. En als zij de meeting accepteert dan is er geen reden meer om haar agenda volledig weer te geven, toch?

[darkpluisje]

Vind dat toch wel handig moet ik zeggen. Bij het plannen van eigen afspraken is het makkelijk om te weten of de ander thuis is in verband met de auto, de huisdieren, of om juist dingen te plannen als je weet dat de ander toch weg is

[kaandorp]

Ja snap ik ook. Misschien kun je dan je partner toevoegen aan de afspraak tijdens het schedulen en dan vlak voor het opslaan weer verwijderen

[af_bert]

... omdat google ipv afspraken dan +2/3/4 neerzet en je dagen specifiek moet open klikken om te zien wat er voor die dag staan.

DAT is het meest vervelende aan Google agenda. Ik erger me er ook constant aan. Daarom dat ik 'planning' als weergave heb op mijn Nokia met kale android. Vriendin met Samsung heeft die mogelijkheid blijkbaar niet.

Een van de belangrijkste dingen op je smartphone/laptop/desktop en toch is de weergave en sommige mogelijkheden van agenda/kalender nog steeds niet goed uitgewerkt. Niet enkel bij Google, maar ook bij de concurrentie.

[jmvdkolk]

Ik heb dit probleem tussen werk en privé agenda. In Outlook zie ik alleen mijn werk (Office365) agenda. Op mijn telefoon zie ik zowel mijn werk agenda als mijn privé agenda. Voor sommige privé afspraken is het belangrijk dat ik mij daarvan bewust ben bij het plannen van werk afspraken. Die staan dus in beide agenda's. Maar, op de telefoon hoef ik die natuurlijk niet allebei te zien.

[Reactie gewijzigd door jmvdkolk op 23 juli 2024 08:05]

[Anoniem: 1322]

Submit ideas for Google Workspace

Volgens mij bedoel je dit?
https://www.googlecloudco...ARS-INTO-ONE/idi-p/530221

[sikkwittet]

Het komt voor dat ik op verschillende plekken aanwezig moet zijn. En vind het altijd onhandig hoe het nu was...en was altijd verbaasd dat dit niet bestond.

[Ruvetuve]

Wij hebben een remote first strategy en geen kantoren wereldwijd. Bevalt goed en dit helpt wel om je locatie accurater te delen. Bijv co work space, thuis, klant etc. Zijn specifieke situaties, de optie is er nu.

[beerse]

Hopelijk komt hier ook een aardige api op zodat andere tools gebruik kunnen maken van deze gegevens.

Een app als 'hartslag.nu' (https://play.google.com/store/search?q=hartslagnu&c=apps) doet nu nog haar best om zelf uit te vogelen wanneer ik waar ben en dan moet ik dat dus op meer plaatsen administreren.

Natuurlijk kan je dergelijke apps ook zelf de locatie uit laten zoeken maar dat heeft dan weer heel andere issues. Ergens tussen privacy en batterij gebruik.

[zetje01]

Op werk hoorde ik dat dit ook binnenkort in Teams komt.
Dat scheelt heet wat berichtjes:"Hoi Pim, ben je op kantoor".

[_Thanatos_]

Denk je? Vgs mij is het makkelijker om het te vragen, mits je hem/haar voorhanden hebt in je chat tool, dan om iemand helemaal in de office tools te gaan opzoeken en te kijken waar hij/zij *van plan* was te zijn.

Hangt er ook vanaf of je een zoek/- of vraagpersoon bent. Zoek je liever, of vraag je liever.

[Reactie gewijzigd door _Thanatos_ op 23 juli 2024 08:05]

[zetje01]

Wij hebben allemaal de hele dag Teams áán en open.

[kaandorp]

In de Google suite is deze dat op meerdere plekken voorhanden. Je hoeft dus niet te zoeken. Je kunt het gewoon makkelijk zien. In Google Chat zie je bijvoorbeeld de werklocatie, maar ook als je de afspraak zelf opent zie je waar iedereen is en hoe ze deelnemen.

[_Thanatos_]

Dan moet je dus de google tools gebruiken voor alles... Doen bedrijven dat? Kan me voorstellen dat je niet al je eieren in 1 mandje doet.

[kaandorp]

Als je de workspace gebruikt uiteraard wel. Net zoals je bij Office 365 alles van MS gebruikt. Daarnaast is er binnenkort een API die het ook in andere apps kan weergeven.

[Reactie gewijzigd door kaandorp op 23 juli 2024 08:05]

[Thierr86]

hoi pim

[poststamp]

Dit is een prettige toevoeging voor mij, al vind ik het wel vreemd dat dit nu pas komt.

[Lord Anubis]

Echt iets dat ik Apple vroeger om vroeg. Heb daarom een eigen agenda met deze optie gemaakt. Gebruik het ook voor bezoek adressen om routes te plannen.

[DennusB]

Dit zou ook heel fijn zijn bij Office 365!