Belangrijke procedures horen dan ook in een document management systeem. Wat niet weg mag moet daar dan ook zo getagged zijn.
Dat gebeurde dus daar toen niet. Vanaf het moment dat het systeem actief was werd alles gemarkeerd voor automatische verwijderen. Er was wel een mailtje doorgestuurd dat er nu een retentiepolicy van kracht was geworden, maar daaruit was alleen af te leiden dat je als document-eigenaar dus zelf diende die policy in acht te nemen ... dus oudere files te verwijderen, niets dat er op wees dat dit automatisch zou gaan gebeuren. Nog voordat er bepaald was wie nou de document-eigenaars waren (een begrip dat eigenlijk ook in die mail niet voorkwam) waren er al files verwijderd.
Waar ik nu zit hebben ze met twee zaken te maken, GDPR en SOCS. Dus vandaar dat policies gewoon heel strak gehandhaafd moeten worden. En men moet voorkomen dat er data gemixed wordt. Dus facturen en personeels gegevens niet op de zelfde plaats (folder).
De term SOCS ken ik niet. Dat je niet wilt dat data gemixt wordt is logisch, echter als je bij dat bedrijf kwam werken en je kreeg een inlogaccount (al dan niet met computer) dan had je dus alleen toegang tot je eigen persoonlijke folder en de lokale opslag. Dat is uiteraard geen basis om documentscheiding door te voeren. Sommige afdelingen hadden dan nog een gezamelijke share, maar ook daar niets dat scheiding van documenten beoogde.
Op een gegeven moment kwam er een nieuwe policy dat men, om het mailsysteem niet onnodig te belasten, voortaan links moest doorsturen, 90% van de links naar dergelijke bestanden (waaronder dus ook gebouwprocedures) waren links naar files op de persoonlijke share of op de C:-schijf van de verzender, en dus niet leesbaar voor 90% van de ontvangers.
En stricte scheiding van rollen, zeker omdat we ook met koers gevoelige data werken. Je wil voorkomen dat er gegevens uitlekken over bijvoorbeeld een overname van een bedrijf, of de belasting afspraken van een ander bedrijf, of de audit status van bedrijf 3. Maar je wilt ook die gegevens scheiden wanneer het een enkel bedrijf is
Klopt, daar was bij de afdeling waar ik werkte geen sprake van en volgens mij ook niet bij de rest van het gebouw .. op mogelijk de douane-afdeling na.
En bepaalde data mag gewoon niet langer dan x periode beschikbaar zijn, mits er weer een legal hold op zit.
Bepaalde data schrijf je, nu kan ik me voorstellen dat je niet wilt dat men naar buiten toe verouderde logo's, merknamen, of promoties communiceert. Ook bepaalde persoonlijke data kan ik me voorstellen, zeker gezien GDPR nu, dat speelde toen nog niet, wel compliance al was dat voor 99,9% gericht op Amerikaanse wetten. Dat van die legal hold, stond ook in die mail toen, maar ik heb nooit gezien dat er ergens een legal hold werd gecommuniceerd.
Kortom, het is niet zo simpel.
Je moet het zo simpel mogelijk houden.
Een simpel voorbeeld. Wanneer iemand hier komt solliciteren. Dan wordt er een dossier aangemaakt. Hiertoe hebben alleen bepaalde mensen toegang. Afhankelijk van de stap het proces wordt deze toegang aangepast. Wanneer de procedure wordt gestopt, dan wordt alles vernietigd. Wij mogen bijvoorbeeld ook geen kopie opslaan van het CV (kan ook niet trouwens).
Als je dat per sé wilt kan dat altijd, echter je wilt ook niet dat het zo ver komt dat je zoiets zo willen. Ik weet van bedrijven die na afwijzing het CV en de brief terugsturen (20 jaar terug) maar bij onze zuiderburen kennen ze zoiets als een wervingsreserve.