Wall of text incomming!
Vraagje, Cergorach. Waarom gebruiken die bedrijven niet lokale MS Office (in plaats van die cloud-variant) in combinatie met netwerkdrives voor de cloudopslag? Office 365 is nogal duur in vergelijking met wanneer je eenmalig een licentie koopt en die vele jaren gebruikt. Je hoeft immers niet steeds te upgraden naar de volgende versie, je kan best een paar versies overslaan in verreweg de meeste gevallen.
Dat kan natuurlijk, echter werken er nog maar weinig bedrijfen op een enkel locatie, er zijn mensen die thuis werken, onderweg, op andere locatie (kantoren of bij klanten). Wil je enigzins veilig bij je data komen dan moet je eigen oplossingen deployen zodat mensen ook bij die data kunnen komen. Naast dat dit ook weer licenties en beheerders kost, heb je ook een flinke upload nodig om die data bij je externen te krijgen. Dergelijke software pakketten zijn ook niet altijd ideaal, zeker niet in beheer.
Als je ooit heb moeten werken met/aan een Exchange server dan zal je vast wel eens flink hebben zitten vloeken. Office 365 neemt een groot deel van die frustratie en beheer tijd weg.
Een Office 365 Bussiness Essentials licentie kost €4,20/gebruiker/maand, daarvoor hoef je geen eigen Exchange servers meer te draaien. En daarmee geen beheer meer op de Exchange applicatie en de server (instance) waar het op draait. Daar krijg je ook gratis 1TB per gebruiker voor OneDrive for Business voor (persoonlijke data) en 1TB SharePoint Online voor je organisatie (bedrijfsdata). En je heb ook Skype for Business erbij (chat/video conferencing).
Veel kleine MKB heeft slechts 1 Exchange server en dus geen redundantie ingebouwd, dat zorgt voor extra downtime. Exchange Online heeft gewoon wel failover servers, dus dit is een verbetering met zelf hosten. Als je wel redundatie inbouwd met een Exchange cluster gaan je server/software/beheer kosten significant omhoog, helemaal als je dat over meerdere locaties doet.
10+ jaar geleden koste bij de bank waar ik werkte de gemiddelde IT werkplek €50/uur (dat is inc, loon, bureau, stroom, support, etc.). Een 200 user situatie zou je dus voor alleen email €840/maand kosten, dat is nog geen 17 uur aan beheer per maand door ITers voor een Exchange cluster, de servers (afgeschreven over 5+ jaar), stroom, koeling, eventueel fysiek onderhoud, capaciteit op de UPS, etc.
Office Business Premium (de variant met Office lokaal erin) kost €10,50/gebruiker/maand, dus €6,10/gebruiker/maand extra, das €73,20/gebruiker/jaar. Als je netjes losse licenties aanschaft (en dus niet het grijze of illegale gerommel) is dat 3 jaar kosten aan de subscription als je kiest voor Home and Business, 5 jaar als je Professional koopt. Het ligt er aan welke features je nodig heb (niet elke Word en Excel is the same, ligt er aan welke versie je heb). De extra kosten ontstaan bij die losse licenties bij licentie beheer, dat vergt redelijk wat tijd over die jaren heen (ik spreek uit ervaring), dit gebruikers zelf laten doen is vragen om problemen en nog veel meer kosten. Je kan natuurlijk ook een licentie aanschaffen waarbij je een key krijgt die je op X aantal machines kan installeren, je betaald dan per machine ipv. gebruiker en dat kan zeker een stuk duurder zijn dan losse licenties of een Office 365 abo.
Wat ik merk is dat bedrijven veel liever de flexibele en voorspelbare kosten heeft van een Office 365 licentie dan upfront investments, die ze moeten afschrijven over 5+ jaar en onverwachte investeringen bij defecte hardware (indien buiten garantie). Naast of het in hun geval wel/niet goedkoper is in the long run.
In de afgelopen 5 jaar heb ik bij meerdere MSPs gezeten waarbij wij al het Exchange beheer deden en als we vervolgens netjes voorrekende wat ze dat effectief koste in Exchange beheer dan was Office 365 in alle gevallen goedkoper. Naast alle voordelen zoals betere uptime, wat ook in veel gevallen klopte (aangezien we ook die cijfers hadden).
Office 365 ondersteund ook maar x aantal jaar de losse Office versies die niet worden verspreid via Office 365.
On that note, waarom niet gewoon LibreOffice? Is dat vooral omdat veel mensen niet gewend zijn om ermee te werken? Is dat omdat ze per se support willen kunnen krijgen en MS die leeft (tegen een flinke vergoeding) en dat voor LibreOffice niet bestaa?
Nee, daar zijn een aantal issues mee. #1 is functionaliteit dat is in de meeste gevallen beter in Office dan in Libre Office, ook al zal een pro LibreOffice gebruiker je een lijst met features voorschotelen die in LibreOffice zitten maar niet in Office. Maar zaken als exporteren naar epub heb je als zakelijke Office gebruiker haast nooit nodig. #2 is iets wat jij afdoet als "vooral omdat veel mensen niet gewend zijn", dat is een zeer grondig issue vanuit IT support en productiviteit op de vloer. Wellicht kan je je nog herinneren dat MS de Ribbon in Office heeft geintroduceert, dat heeft zoveel tijd gekost in support en verloren productiviteit. We hebben het hier over de 'gemiddelde gebruiker', deze belt vol in paniek met support als er een icoontje veranderd of van locatie op het bureaublad veranderd. Dan heb je natuurlijk nog het stukje beheer, je moet je IT afdeling opleiden deze 'nieuwe' applicatie te ondersteunen, de opleidings en creditatie mogelijkheden zijn veel groter voor MS Office en het is ook mogelijk op een hoog niveau certificering te halen, van Specialist tot Specialist Master. Dit betekend ook dat je veel makkelijker personeel kan vinden welke hier al kennis van heeft.
Ik ben zelf geen zware Office gebruiker, maar ik merk zeker in bv. Excel dat er veel zaken zitten die het leven makkelijker maken, dat scheelt tijd en daarmee geld. Nog maar niet te spreken over het niet gillend weglopen als je dagen in spreadsheets moet werken. Voor mijn eigen eenmanszaak gebruik ik Google Apps for Work en de online Doc en Calc, die doen voor mij 90-95% van het werk en kan ik efficiënt mee werken, ik heb geen Outlook nodig (als je dat wel nodig heb moet je imho ver uit de buurt blijven van de Google mail oplossing!). Het is voornamelijk voor klanten dat ik terug val op MS Office.
LibreOffice/OpenOffice beginnen wel steeds beter te worden, zeker ook nu er wordt ontwikkeld aan een Online versie (web). Er moet echter nog wel flink aan de weg getimmerd worden voordat het 'echte' concurrentie wordt voor MS Office.
En vergeet niet, dat als je er als ITer niet uitkomt, je altijd voor ondersteuning naar de leverancier kan, ook als is die behoorlijk frustrerend bij MS. Dat kan ook bij een OS pakket, maar daar betaal je behoorlijk voor, kijk maar eens bij
https://www.collaboraoffice.com/pricing/Volgens mij installeren sowieso de meeste mensen die een beetje programmeren al snel Notepad++. Ik begrijp niet waarom MS nog steeds Notepad bundelt met Windows.

Het voordeel is, het staat er ALTIJD op, ook al sta je naast een gebruiker, kan je direct openen en bergen tekst in kwijt. En soms heb je zelfs als ITer niet altijd de optie om software te installeren op je eigen PC...
Het is goed dat het er in zit (en beter wordt met eindelijk zoekfunctionaliteit), maar het kan beter (wat eigenlijk mijn punt was). Het kan ook beter dan Notepad++, kijk eens naar Sublime of UltraEdit (keuze afhankelijk waar je het voor gebruikt).