Microsoft gaat 'reply-all-stormen' in Office 365 automatisch blokkeren

Microsoft wil in Office 365 sneller detecteren wanneer organisaties in een 'Allen beantwoorden-storm' terechtkomen. Het bedrijf gaat zulke e-mailberichten sneller blokkeren als het programma opmerkt dat er veel e-mails achter elkaar worden verstuurd.

Microsoft wil daarmee optreden tegen de 'grote impact' die reply-all-mails op vooral grote organisaties kunnen hebben. Het gaat om e-mailketens waarbij per ongeluk of expres veel ontvangers in de aanhef worden gezet en waarbij veel van de ontvangers op 'Allen beantwoorden' klikken. "Bij een reply-all e-mailstorm kan de bedrijfsvoering in de war raken en het kan in sommige gevallen zelfs andere e-mails in de organisatie vertragen", schrijft Microsoft.

Office 365 gaat daarom voortaan detecteren wanneer er mogelijk een reply-all-storm plaatsvindt. Als dat het geval is, worden verdere e-mails niet meer verstuurd en krijgen verzenders een non-delivery report terug. Volgens Microsoft blijft zo'n blokkade vier uur actief. Systeembeheerders kunnen die voorlopig niet uitzetten of verkorten. Microsoft overweegt die functie.

Een blokkade treedt op als er in een e-maillijst met vijfduizend ontvangers tien reply-all-berichten binnen een uur worden verstuurd. Microsoft zegt dat het telemetrie en feedback van klanten gebruikt, zodat de criteria in de toekomst kunnen worden bijgeschaafd.

Microsoft kondigde de functie vorig jaar al aan. Inmiddels wordt die uitgerold voor alle gebruikers van Office 365.

Reacties (179)

[DaemonAngel]

Ik zie veel reacties van mensen die spreken over perongeluk reply all antwoorden.
De emailstormen waar ze naar verwijzen is niet van iemand die perongeluk reply all doet maar eerder ontstaan door iemand die perongeluk een te grote email group selecteerd waarop dan een bende *** loopt reply all te doen.

Ik heb voor een giga groot bedrijf gewerkt waar je gemakkelijk 10k+ mensen in email groepen hebt. Die horen niet gebruikt te worden natuurlijk, maar bestaan wel in outlook.

Wat er dan ontstaat is iedereen die loopt te antwoorden in reply all:
'please remove me from this email chain'
of
'This email does not concern me, please remove me from this email chain'

En dat ontploft echt enorm snel.

Edit: dit stopt dan ook pas wanneer IT het blokkeert. Want ondanks dat er dan mensen antwoorden, 'stop using reply all' - natuurlijk ook in reply all. Blijven ze toch allemaal antwoorden.
Als ik het zie beginnen zet ik snel een rule op de subject zodat ze naar de prullenbak gaan.
Dit kunnen redelijk snel 100 mails per uur zijn.

[Reactie gewijzigd door DaemonAngel op 22 juli 2024 17:34]

[Poenzkie]

En daarom zorg je er als IT voor dat de grote mail groepen alleen door een beperkt aantal mensen gebruikt kunnen worden. Je kan security op je mail groepen zo zetten dat bijvoorbeeld alleen de CEO en de IT manager naar deze distributiegroepen kunnen mailen. De rest krijgt gewoon een foutmelding als hij ze wil gebruiken.

[jqv]

Mensen moeten gewoon leren zichzelf een mail te sturen en de grote groep mensen in de BCC.

[Horla]

Ik heb een collega die mij dat ook zei maar ik heb nooit het waarom begrepen dat je het naar jezelf moet sturen. De mail komt toch ook perfect toe als je "aan" leeg laat en enkel BCC gebruikt?

[Blokker_1999]

Omdat een leeg To veld vreemd overkomt en sommige mailservers erover kunnen vallen.

[Horla]

Ok, dat lijkt mij idd een puntje. Persoonlijk gebruik ik bcc altijd enkel voor interne personen en is dat dus geen probleem.

[Ircghost]

Dan zet je je eigen adres in het to, en de rest in BCC . Ik heb overigens nog geen servers ontmoet die daarover vallen.

[CAPSLOCK2000]

Dat ligt nogal aan welke mailserver je gebruikt. Er zijn er ook die zo'n mail gewoon niet accepteren voor verzending.

[captain007]

Dat kun je wel zo willen, maar het is gewoon foutgevoelig en wachten op de eerstvolgende mailstorm die je dan ergens in de komende jaren een keer gaat krijgen. Grootste probleem is gewoon dat er standaard geen restricties zitten op versturen in distributielijsten met grote groepen mensen erin. Bij hele grote toko's kunnen daar zo 10-50k mailadressen in zitten en dan heb je bij een mailstorm als je pech hebt zo al een paar miljoen mails door je mailservers heen lopen. Het vaakst heb ik deze problemen overigens gezien bij DL's waar mensen onbewust lid van zijn. Dan wordt er soms door een fout per ongeluk een mail verstuurd naar de DL en binnen no time escaleert dat tot enorme proporties.

[Benjamin-]

Helaas werken sommige van ons, in organisaties waar best wel wat digibeten werken, en die al blij zijn dat ze een email kunnen versturen.

Dit zijn tevens dezelfde mensen, die ook individueel op jou kunnen reageren, ook al wil je ook dat je collega's worden meegenomen in het mailverkeer. Erg frustrerend wanneer je een mail stuurt naar iemand met de laatste info, en de melding dat je collega in de CC, het voor jou overneemt de komende weken tijdens je vakantie...

[Brahiewahiewa]

Sorry hoor, maar er is geen valide reden om 5000+ mensen te mailen dat je op vakantie gaat

[Paul]

Iedere oplossing die begint met "Mensen moeten gewoon" is gedoemd te mislukken.

[walteij]

Precies dit voorkomt het gehele probleem van de reply-all storm.
Mail groepen (of distributielijsten) alleen mails laten accepteren van de leden van de lijst en een aantal specifieke andere verzenders zoals directie(assistenten), HRM en de unit managers.

Andere mensen die naar de groep willen mailen krijgen dan gewoon een NDR:
"Not allowed to send to this group."

Hiermee voorkom je niet alleen de reply-all storm, maar ook dat er mails met vragen/incidenten naar een hele groep gestuurd worden, waarna het antwoord ook weer naar de gehele groep wordt gestuurd (want dan weet iedereen dat er iets aan gedaan is) waardoor iedereens mailbox nog verder vervuild.

[Sietse Vliegen]

Je moet dus *niet* mail van alle 5000+ leden van de lijst accepteren, maar uitsluitend van een beperkt aantal mensen met specifieke rechten. Anders kan elk lid een reply-all storm veroorzaken (bewust, onbewust, of omdat zijn account gehacked is).

In de meeste grote organisaties die ik ken, zijn alle mailing lijsten van bijv. 100+ leden geblokkeerd voor reguliere gebruikers. Wil je toch iets naar een grote mailing list sturen, dan gaat dat via de beheerder (in veel gevallen een secretaresse) die toestemming moet geven of de mail moet versturen.

[walteij]

Je hebt gelijk. Enige extra uitleg van mijn kant dan .
Dergelijk grote mailgroepen zijn gewoon onzin. Niemand heeft iets aan een distributiegroep waarin 5000 man zit.
Efficienter is het om veel kleinere distributiegroepen te maken, van inderdaad maximaal 100 man. Er zijn echt wel afdelingen met meer dan 100 man, maar zijn dan nog altijd verdeeld over meerdere managers of teamleiders. Op die manier kun je de groepen echt wel wat kleiner houden, Via group nesting kun je dan je gehele afdeling in een keer mailen, door de team lijsten in een unit lijst te plakken, waar alleen de unit manager, zijn/haar assistent(e) en HRM naar mogen mailen.

Het kleinere team (van een mannetje of 20) kun je prima onderling elkaar laten spammen. Daar voelt je mailserver niets van. Group nesting in combinatie met allowed sender resitriction is de aanbevolen manier om dit soort fouten te voorkomen.
Een exchange server die goed is ingericht (en waar over de inrichting is nagedacht) zal dit probleem niet hebben.

[Sietse Vliegen]

Grotendeels mee eens. Maar in grote organisaties heb je mailgroepen met een groot bereik absoluut nodig, want als CEO wil je iedereen wel een mailtje kunnen sturen. Om praktische redenen wil je dan niet uitsluitend met (heel veel) kleine mailgroepen werken.

Alle grote mailconfigs die ik ken zijn opgebouwd uit kleinere mailgroepen. Dus inderdaad niet 5000 individuele medewerkers in 1 groep, maar een hiërarchie: individu>team>afdeling>land>organisatie.

Dan bestaat bijv de mailgroep van een land uitsluitend uit een paar afdelingsgroepen. De individuele medewerkers zitten alleen in kleine teamgroepen.

Hoe hoger de mailgroep in de hiërarchie, hoe minder mensen de rechten hebben om die mailgroep te gebruiken. Vrijwel niemand mag de organisatie mailen, maar iedereen mag een team mailen.

Daarnaast checken veel mailservers ook nog het aantal ontvangers, en kunnen dat beperken per gebruiker. Zo kun je voorkomen dat een slimmerik een mail naar 100 teams stuurt...

[walteij]

Als ik jouw (logische) hierarchie van individu>team>afdeling>land>organisatie volg:
Individu zit in een Team distributiegroep (hier zou eventueel iedereen naar kunnen mailen)
Team zit in Afdeling distributiegroep (hier kan beperkt naar gemailed worden, door afdelingsmanagers, HR)
Afdeling zit in Land (weer een iets beperktere groep mensen die hier naar kan mailen)
Land zit in Organisatie (zeer beperkte groep mensen die hier naar kan mailen).

En dat is dus heel eenvoudig te regelen met nested groups.

[Sietse Vliegen]

Precies

[Fidesnl]

Lijkt me eerder dat je deze e-mailgroepen onder het beheer van de afdeling Communicatie hangt.

De CEO en zeker IT hebben niks te zoeken in grote e-mailgroepen.

[Poenzkie]

Je bent bekend met de term Bijvoorbeeld?

En waarom zou de CEO van een bedrijf niet aan al zijn medewerkers mogen mailen? Gebeurde geregeld bij de Multinational waar ik werkte.

[Reactie gewijzigd door Poenzkie op 22 juli 2024 17:34]

[Fidesnl]

Dat wordt echt vrijwel nooit door de CEO gedaan.. Ook daar is het weer de afdeling Communicatie die, uit naam van de CEO, de mails stuurt.

[Poenzkie]

Oh je meent het. Ja en dan alsnog moet de CEO gemachtigd zijn om naar die mailgroep te mailen. Anders zegt Exchange, zoek het maar uit met je zooi.

Maar je bent aan het muggenziften, want ik gaf een voorbeeld. Hoe en wie je in de praktijk toestemming geeft om naar een mailgroep te mailen mag elk bedrijf lekker zelf uitzoeken.

[Blokker_1999]

Nope, de grote baas bij ons heeft niet het recht om naar de groep te sturen waarin heel de firma vervat zit. De mensen van het communicatieteam, die hebben een gedeelde mailbox die dat recht wel heeft.

[asing]

En zo hoort het ook. En dan komt iemand hoog in de boom bij ICT, ik wil een mail naar iedereen sturen... Gaat u maar even langs communicatie. Zij kunnen dat.

Het enorme voordeel (naast mensen die hun kerstwens naar iedereen sturen) hiervan is dat er nooit afgerekend kan worden op de inhoud. Communicatie heeft ervoor geleerd dus dat zou goed moeten zijn.

[Metten]

Dat is maar net afhankelijk van de grootte, structuur en cultuur van de organisatie. Er zijn genoeg bedrijven die hier anders mee omgaan.

[CH4OS]

Beheer zou ik niet direct uit handen geven wie naar [e-mail] kan mailen (fictief adres als voorbeeld) zou ik dan wel limiteren. Als dat via een maildistributielijst kan, zou ik dat doen (in Exchange kan dat in elk geval wel) en dat dan vervolgens uit handen geven, maar anders zou ik niet zomaar het beheer van de mailomgeving uit handen geven.

[RoelRoel]

Lekkere instelling om iedereen als halve zooltjes te behandelen en alles maar dicht te zetten.

[Poenzkie]

We hebben het hier niet over een bedrijf met 100 medewerkers, maar over een multinational met 15k+ medewerkers. Waarvan een deel inderdaad geen halve zool is en best snapt dat je de All-users niet moet gebruiken. Maar er zijn ook genoeg medewerkers die eigenlijk niet met een computer om kunnen gaan omdat hun expertise ergens anders ligt. Nadat deze mensen toch heel vaak een mailgroep misbruikt hebben gaat er toch echt een slot op. Je kan het 100 keer meedelen dat ze het niet mogen, maar er blijven toch mensen die het toch, per ongeluk, doen.

Je gaat ook niet de share van de administratie helemaal open zetten en zeggen, jongens jullie mogen daar niet op komen. Nee als mensen dingen niet mogen zorg je dat ze het niet kunnen.

[erikmeuk3]

Helaas is dat wel zo.
Er zit 1 halve zool tussen die virussen verzameld en alle adressen van de hele groep gaat naar de spammers. Met bcc voorkom je dat.
Bovendien hebben veel providers ook een limit, meer dan 100 mails in een keer veroorzaakt een blokkade.

[24shure]

Dan zouden die mensen attent gemaakt moeten worden dat de functie "ignore" bestaat. Hiermee belanden alle berichten in de desbetreffende conversatie rechtstreeks in de prullenbak.

[Verwijderd]

Alleen in de nieuwste Outlook. Veel organisaties, juist grote waar dit speelt, zitten nog op on-premise Office 2016. Ook waar ik werk.

[Sietse Vliegen]

Dan is de schade al lang aangericht. Voordat je als individu op ignore geklikt hebt, hebben alle leden van de mailing lijst al een of meerdere berichten ontvangen. In grote bedrijven gaat het dan al snel om duizenden medewerkers.

Enig idee wat de kosten zijn van het afhandelen van vele duizenden onzinnige mails?

[kolonel klapzak]

Wat er dan ontstaat is iedereen die loopt te antwoorden in reply all:
'please remove me from this email chain'
of
'This email does not concern me, please remove me from this email chain'

En de talloze reakties met 'Everybody: Please do not reply to all, you are making things worse!", die ook via reply to all verstuurd worden.

[gooos]

Yep - in plaats van dat ze dan in ieder geval de moeite zouden nemen om even alle adressen naar de BBC te verplaatsen blijven ze het probleem alleen maar versterken.

[stuiterveer]

Ik heb voor een giga groot bedrijf gewerkt waar je gemakkelijk 10k+ mensen in email groepen hebt. Die horen niet gebruikt te worden natuurlijk, maar bestaan wel in outlook.

Wat er dan ontstaat is iedereen die loopt te antwoorden in reply all:
'please remove me from this email chain'
of
'This email does not concern me, please remove me from this email chain'

En dat ontploft echt enorm snel.

Dit is over het algemeen niet waar email servers van overloaded raken. Het grootste probleem zijn emails naar een mailinglijst, waarbij iemand een autoreply heeft met een vakantiebericht. Die wordt dan verstuurd, waar iemand anders op reageert met eenzelfde vakantiebericht. Dit blijft heen en weer gaan, waardoor de server binnen minuten de nek omgedraaid kan worden. Dit kunnen ze dan ook veel beter oplossen: meer dan 1 keer een bericht in dezelfde chain ontvangen? Niet nog een keer het out of office bericht sturen. Bericht naar een groep mensen gestuurd (maar niet naar een mailinglijst)? Een reply met het out of office bericht naar die ene persoon die de email stuurde in plaats van een reply-all.

Maar inderdaad, zodra ik de eerste "please remove me from this list" email voorbij zie komen weet ik altijd al direct dat ik weer de popcorn erbij kan pakken omdat zo'n kettingreactie dagen doorgaat.

[Reactie gewijzigd door stuiterveer op 22 juli 2024 17:34]

[comecme]

Een out of office reply gaat toch niet naar to of cc? Die gaat alleen naar de afzender.

[Sietse Vliegen]

Een beetje intelligente mailserver blokkeert dat inderdaad.

[D0phoofd]

Dit kunnen redelijk snel 100 mails per uur zijn.

Op Wikipedia staat een mooi lijstje, van Atos bijvoorbeeld:

In about one hour, 379 emails were sent to an email distribution list with 91,053 employees, leading to more than 34.5 million emails

[Malarky]

Nu Google nog. Wij hebben tussen de 200.000 en 300.000 personal users op GSuite en dit is ook voorgekomen met 100+ replies, zie je gelijk in welke landen ze wakker zijn

Op nationale schaal met paar duizend gebruikers gaat het vaker mis.

[Reactie gewijzigd door Malarky op 22 juli 2024 17:34]

[gooos]

Jajaja, zo herkenbaar. Mooiste voorbeeld is een foutief verzonden mail (door een dochtermaatschappij in Azië) geweest waarbij ik >500 mailtjes heb ontvangen gedurende de vroege ochtend. Toen maar een filtertje in mijn mailbox gezet om alle mailtjes met die subject line rechtstreeks naar de prullenbak te verwijzen. Heb toen van een collega begrepen dat er net over de 1300 reply-all reacties zijn geweest op dat foutieve mailtje... Het is uiteindelijk ook gestopt door ingrijpen van het Outlook team, maar die hadden kennelijk een paar uur weinig aandacht voor de meldingen gehad, anders was het wel eerder gestopt.

[Verwijderd]

Mooiste die ik voorbij heb zien komen zijn mensen die per ongeluk een reply all deden (en dit een dag later pas probeerden in te trekken) waarbij ze keihard een bruine arm bij de baas aan het halen waren. Die lieten dus even aan 1000+ man zien wat een slijmerd/hielenlikkers ze zijn.

[BCC]

Kunnen ze niet gewoon een limit op de mensen in het TO: field zetten? Of bij meer dan 10, gewoon alles in naar de BCC kopieren?

[Weltschmerz]

Dit heb ik vorig jaar nog meegemaakt op een universiteit. Dan zitten er ook nog van die lolbroeken tussen die reageren "If you don't want to be in this chain anymore put 'unsubscribe' in the subject line" wat resulteert in nog meer onzinnige mailtjes.
Sommige mensen...

[DaemonAngel]

Op een universiteit is het nog wel lollig.
De UA heeft het na het drama toen ik er zat de DL geblokkeerd.
Dat is toen weken blijven doorgaan

Op een bedrijf vind ik het eerder schandalig wanneer mensen uit hoge posities dergelijke dingen doen.

Met de laatste grote email storm waren er nog wel lollige tussen met memes enzo

[Weltschmerz]

Het was heel even grappig, maar ik zie niet in waarom het voor iemand die op een universiteit werkt of studeert minder erg moet zijn. Die worden toch ook gewoon zonder reden gestoord? Er zaten inderdaad ook wel grappige mails bij, maar ik heb op een gegeven moment mijn telefoon maar gewoon weggelegd tot ik een aantal uur later alles in één keer kon verwijderen.

[Finraziel]

Ik had mijn hooivork ook al bijna gepakt... tot ik dat stukje zag over minstens 5000 ontvangers
Dan ben je inderdaad echt een sufferd als je daar reply all naar doet... Bij ons in het bedrijf bestaan er wel van dat soort groepen maar die zijn afgeschermd, daar mag volgens mij niet zomaar iedereen naar mailen.

[Sietse Vliegen]

De vraag is hoe je kunt zien dat er 5000 ontvangers zijn. Vaak zie je alleen het alias van de mailing lijst bijv. "operations europe" en dan weet jij niet of daar 10, 100, 1000 of 10000 leden in zitten. Een inschattingsfoutje is dan zo gemaakt, tenzij het systeem dat voorkomt.

[Korras]

Ik heb ooit voor een groot bedrijf gewerkt, waar toen (ruim 15 jaar geleden) nog de optie aan stond dat Out of Office meldingen ook getriggered werden door andere Out of Office meldingen, en waar die toen nog naar alle recipients gestuurd werden. oftewel.. daar ging de hele exchange omgeving toen er duizenden Reply All's op elkaar gingen antwoorden.

[ctrl-tab]

mensen die via reply-to-all vragen om een unsubscribe.... ja je hebt ze echt....

[Nas T]

Ik had een keer een idee hierover en één maal in de praktijk succesvol uitgevoerd. Op het moment dat dit gebeurt, zou je een reply to all terug kunnen typen:
"Aan eenieder waarvan ik onnodig een reply-to-all reactie krijg: al je mail zal in de toekomst mijn inbox niet meer bereiken. Mocht je onverhoopt toch de reply-to-all gebruiken, zal ik je hiervan op de hoogte brengen. Zul je dan toch via mail contact met me nodig hebben, bel me of spreek me aan."

Eenmaal geprobeerd op school, en dit werkte. Het is een lompe actie, maar wel eentje die snel werkt.

[DeCo]

Het is uit hunzelf ontstaan.. dit komt niet zomaar uit de lucht vallen, maar ze hadden er zelf een probleem mee:

https://nl.hardware.info/...000-microsoft-medewerkers

[bonzz.netninja]

Misschien is het een setting, maar op zich zouden ze sowieso iets kunnen doen aan die reply all. De positie van die knop is onlogisch (want mega prominent dus je klikt er zo op) en er zou wel een extra waarschuwing bij mogen (weet u zeker dat u 263 collega's wilt mailen)

[The Zep Man]

Ook een mogelijke mitigatie:
Bij een mail aan een X aantal of meer adressen wordt standaard Bcc gebruikt in plaats van To.

[rikky]

Ik zou er niet blij van worden als software voor mij beslist wie in een CC of BCC zou komen te staan. Dat zou een bewuste keuze moeten zijn.

Maar ik kan mij wel voorstellen dat het voor de ICT afdeling een probleem kan zijn.

[Jester-NL]

Daarmee impliceer je dat je bewust mails wilt (kunnen) versturen aan je 300 collega's, waarbij je bewust aan iedere collega wilt laten weten dat ze allemaal ontvanger zijn. Ik zie niet in waarom je dat zou willen.

En als ontvanger ben ik nog minder begripvol. Ik heb in eerste niet een behoefte om te weten wie er allemaal aangeschreven is. En ten tweede hoeft er maar een op die kloterige 'Reply all'-knop te drukken

Jij - als verzender - kunt toch wel zien wie je allemaal hebt aangeschreven. En jij - als verzender - bent de indirecte veroorzaker van dit soort ongemak.

[Martinspire]

Mja hierin ligt ook een stukje hiërarchie. Een manager moet meerdere mensen kunnen mailen, een doorsnee programmeur bv niet. En wat voor procedures het bedrijf vervolgens heeft op mail mogen ze zelf weten, maar het merendeel heeft echt geen reply all in grote mailings nodig. Stuur dat maar naar je manager, die stuurt het wel weer door naar wie dat moet weten, etc.

[Jester-NL]

Maar ook voor een manager geldt dat 'meerdere mensen moeten kunnen mailen' niet automatisch dat die geadresseerden ook allemaal maar in het "To"- of "CC"-veld geplaatst zouden moeten worden.

Zeker als je er hierarchie bij wilt halen, komt er bij die leidende rol ook een deel voorbeeld-functie (en daarbij... enig idee hoeveel van die mails uiteindelijk niet door de manager worden verstuurd, maar door de secretaresse?)

[gooos]

Eens. Het zou een bewuste keuze moeten zijn. Maar een pop-up boven een x-aantal personen in de TO / CC met de vraag of je wellicht niet mensen in de BCC wilt zetten zou wel een goede zijn.

[Martinspire]

Enerzijds ben ik het met je eens dat mensen de keuze moeten hebben. Anderzijds moeten gebruikers zich maar gewoon aanpassen in de regels die management/IT instelt. Als onnodige reply-all berichten een doorn in het oog zijn, dan kan ik me voorstellen dat de hele boel wordt dichtgezet. Er zijn genoeg andere manieren om grote mails te sturen op momenten dat dit nodig is, desnoods via een externe applicatie dan je normale mail-client. Het gaat immers om veel mensen in 1 keer aansturen. Wellicht is het handiger als de mail-server daar ook beter op wordt aangestuurd zodat ie niet in 1x duizenden mailtjes stuurt maar in batches. De meeste mail-apps houden geen rekening met de server die het vervolgens moet gaan versturen.

Moet iemand werkelijk de vrijheid hebben om meer dan 100 mensen te mailen, of is dat toch een minimale use-case waarbij genoeg andere manieren zijn om dit op te lossen. Ik vind dat we sowieso af moeten van alles maar per mail dumpen want het is gewoon een matig communicatiemiddel die de nodige upgrades nodig heeft om veel problemen op te lossen. Hoe meer mail/communicatie je binnen krijgt, hoe minder aandacht gebruikers eraan besteden. Of hoe meer tijd men kwijt is om overal naar te kijken.

Ik ken genoeg collega's met honderden ongelezen emails. Of die gewoon altijd reply-all gebruiken omdat ze denken heel belangrijk of slim te zijn. Net als met andere regels kun je sommige vrijheden niet zo los laten als je eenmaal met een grote groep mensen te maken krijgt. Hoe groter de groep, hoe sneller de intelligentie omlaag gaat.

[DigitalExorcist]

Als je 263 collega's in de CC zet is er sprake van een datalek. Zoiets doe je niet 'expres'. Als je grote mailingen wil sturen doe je dat via een specifieke dienst die daarvoor bedoeld is, en niet zelf even via Outlook. En dan nog doe je dat uiteraard niet in de CC!

Je kan uiteraard prima 263 collega's in de BCC zetten. Maar dan werkt 'reply all' ook niet.

[Reactie gewijzigd door DigitalExorcist op 22 juli 2024 17:34]

[Arrne]

Hoezo zou dat meteen een datalek zijn?

[DigitalExorcist]

E-mailadressen zijn persoonsgegevens. En als je die deelt met iemand waar jij geen toestemming voor gegeven hebt, is er sprake van een datalek.

Als je mailt met een groepje van 10 directe collega's is dat nog niet zo'n punt. Maar als je zo'n oncontroleerbare* hoeveelheid mensen mailt (waarbij mogelijk mensen forwarding rules naar externe adressen hebben) is dat dus een lek.

* = oncontroleerbaar in die zin dat ik er van uit ga dat je geen rights management toegepast hebt waarbij bijv. het doorsturen van mail niet mogelijk is.

[Reactie gewijzigd door DigitalExorcist op 22 juli 2024 17:34]

[teaser]

Al die 263 collega's kennen ook gewoon de e-mailadressen van alle andere collega's, daarvoor zorgt het company adresboek. Doorgaans is dat ook gewoon [e-mail]. Hoezo zou dat een datalek zijn?

[jmmk]

Bij sportclubs (bijvoorbeeld) zie je soortgelijke zaken gebeuren, dat de club even alle leden (zichtbaar, dus niet bcc) mailt. Dat is wel degelijk een datalek dan wel AVG-werk.

[Martinspire]

Hangt dat ook niet van de voorwaarden voor inschrijving bij die sportclub af? Krijgen leden de keuze hun lidmaatschap af te zonderen? Ik heb vroeger boekjes bezorgd van een tennisclub en daarin stonden ook alle namen van alle leden in, ook om te controleren dat degenen die op de baan spelen, ook daadwerkelijk geregistreerd zijn. Omdat niet altijd iemand van de vereniging aanwezig was, hing ook een deel van de controles af van leden zelf. En daarnaast stond ook de speelsterkte erbij. Is al wel echt meer dan 15 jaar geleden overigens

[Reactie gewijzigd door Martinspire op 22 juli 2024 17:34]

[jmmk]

Ik ben zelf secretaris van een sportclub(je, 200 leden). De naam, vaak zelfs in combinatie met het team, is niet zo'n probleem (althans, ik ben er de afgelopen 10 jaar dat ik secretaris ben, bij ons nog niet tegenaan gelopen).
De naam alleen lijkt me ook vrij onschuldig, want je kunt er niet zo veel mee. Waar het hier over gaat, zijn de mailadressen; die kun je gebruiken om mensen te benaderen of te spammen.
Ik heb wel enkele keren gehad dat mensen absoluut geen mail wilden, zelfs niet met team- of wedstrijdinformatie. Maar gewoon de naam op de site heeft nog nooit een opmerking opgeleverd.
Natuurlijk, n=1, dus mogelijk zijn we een uitzondering.

[teaser]

Ja maar daar gaat het niet om een office365 omgeving met interne reply-all storms.

[DigitalExorcist]

In een company adresboek kunnen ook externe adressen opgenomen zijn. Dat ga je niet controleren aan de hand van 263 entries. Bovendien, wie zegt dat niemand die mail automatisch forward naar een extern adres?

Niettemin blijft een e-mailadres een persoonsgegeven. En het uitlekken daarvan is een datalek.

[teaser]

Dus volgens jou moet ik management, HR, IT, en alle departementen dus rapporteren elke keer ze een broadcast mail sturen?

[StefanDingenout]

UITlekken, UIT je bedrijf. Dit gaat over groepsmails binnen een bedrijf, waar mensen in plaats van naar de verzender te reageren naar iedereen reageert.

Je wilt niet weten hoe vaak een algemene mail gestuurd wordt van "we willen dit zo en zo doen" en dat dan iemand naar iedereen reageert "ja, maar ik kan niet want vrije dag" of "ja, goed idee" naar alle 600 medewerkers in het bedrijf.

Het probleem waar hier over gesproken wordt heeft helemaal niks met uitlekken te maken. Ja, het is stom om iedereen als ontvanger te zetten in plaats van CC of BCC, maar zolang het binnen het bedrijf is zijn het gewoon bekende adressen dus kun je niet van lekken spreken.

[Reactie gewijzigd door StefanDingenout op 22 juli 2024 17:34]

[Arrne]

Als mensen hun mail (al dan niet geautomatiseerd) doorsturen ligt daar het probleem, niet bij het bestaan van een mail met 263 geadresseerden.

Sowieso moet je dat doorsturen niet willen, of er nu 1 of 10000 collega's in CC staan.

[afterburn]

Er is niemand die 263 collegas in TO of CC zet. Maar er ook nog zoiets als groeps of afdelingsaccounts. Zet daar een paar van in de TO of CC, en voor je het weet heb je iemand die een reply-all doet en nog even een ander groepsaccount toevoegd voor de volledigheid en gaat je mail naar honderden adressen binnen je organizatie.

[Martinspire]

Ook een leuke: iemand die een automatisch bericht stuurt en die onderdeel is van zo'n groepsaccount. Dan stuurt ie dus een bericht naar zichzelf die ook weer beantwoord wordt...

[dutchgio]

Out of office berichten etc. gaan doorgaans alleen naar de verzender, niet de gehele TO of CC lijst.

[Martinspire]

Ja maar als iemand dus vanuit een groep mailtjes stuurt, dan komt ie wel aan. Je kunt immers de "from" velden net zo makkelijk manipuleren als de rest. Ik kan jou een mailtje versturen met "[e-mail]" in de "from" van de mail.

[Reactie gewijzigd door Martinspire op 22 juli 2024 17:34]

[Bosmonster]

En als je een Reply-all doet naar meer dan 100 mensen, er automatisch een berichtje naar HR gaat.

[Martinspire]

En wat als HR een automatische reply-all doet

[beau-key]

Simpel: sta verzenden naar groepen toe, maar "expand" the individuele groepsleden. Een afdeling als HR kan dan nog steeds enkele emails naar grote groepen gebruikers sturen. (Je kan natuurlijk ook, als HR, het BCC veld gebruiken voor groepsmails)

Een "Reply All" kan dan geblokt worden (bij teveel email adressen) door het aantal recipienten te tellen.

[supersnathan94]

dikke kans dat die er dan ook al tussenzit

[xoniq]

Elke e-mail client zou een melding toe moeten voegen zodra je 3 of meer CC's adressen erin hebt staan. Sommige mensen weten niet dat BCC bestaat.

[D0phoofd]

Maar een Reply-all naar BCC werkt niet, dan is de lol er van af

[xoniq]

Haha, ach het helpt wel mensen die de eerste CC 'f*ck-up' meemaken. Een klant van mij belde mij op wat ie kon doen nadat ie per ongelijk een mail had gestuurd naar al zijn klanten, allemaal in de CC. En belde hij mij wat ie daarmee moest. Enige wat ik kon zeggen: "Niet in de CC doen, maar in de BCC". Maar daar had ie natuurlijk niks meer aan.

Een melding had bij hem alarmbellen kunnen af laten gaan, maar goed.

[AceAceAce]

Die waarschuwing is al aanwezig volgens mij.

En als je bij een bedrijf werkt waar Reply-to-all veruit het meest gebruikt hoort te worden, heeft het minder prominent maken van die knop juist averechtse gevolgen, namelijk parallelle discussies.

[NovapaX]

Wanneer parallelle discussies vermeden moeten worden zou je je als bedrijf/team af moeten vragen of email in dat geval wel het beste medium is...

[teaser]

Voor discussies waarbij externen/klanten betrokken zijn heb je vaak geen andere optie dan e-mail.

[NovapaX]

Dat is (helaas) waar.
En daarom rijden/reden we nog zoveel om met elkaar rond de tafel te zitten.
Ik heb goede hoop dat men het online overleggen/vergaderen wat meer heeft ontdekt nu. Want het scheelt een enorme berg rijstijd en kilometers.
(even 100km naar heen en weer voor een overleg van een uurtje... ik genoot maar van de rit, en schreef m'n uren wel, maar echt productief is het niet natuurlijk)

[Mijzelf]

het scheelt een enorme berg rijstijd

Jij zorgt altijd voor cake bij de koffie?

[NovapaX]

haha... koffie inderdaad! hard nodig!

[Tazzios]

Indien het aanbod zich aan de vraag aanpast neemt de rijstijd waarschijnlijk weer toe, zie hier:

Groeiend leger aan thuisbakkers zit zonder gist

Sinds de uitbraak van het coronavirus, en de bijhorende lockdown, is de verkoop van bakproducten zoals meel en gist meer dan verdubbeld. Nederland lijkt en masse aan het bakken geslagen. Tekorten in de supermarkten en bij de molenaar liggen op de loer.
https://fd.nl/achtergrond...isbakkers-zit-zonder-gist

[catfish]

Ik werk in projectteams en "reply all" is dus heel vaak de beste keuze.
Dit is typisch een oplossing omdat een hele hoop mensen een functie fout gebruikt. Daar bestaan andere oplossingen voor...

[3_s]

Of je gebruikt Teams .

[Gomez12]

Mwah, je hebt ook nog een grootte verschil...

Ik betwijfel ten zeerste of in teams van 5000+ je nog steeds gaat zeggen dat "reply all" de beste keuze is...

Ik denk dat je grofweg een vraag zou kunnen stellen bij 25+ ontvangers in aan en cc of deze niet naar de bcc verplaatst moeten worden, bij dat soort aantallen kan ik me niet echt meer voorstellen dat je op ieders reactie zit te wachten...

[sympa]

Of bij een reply naar zo'n lange lijst weiger je gewoon dienst als mailclient.
Hie rmoeten oplossingen voor zijn in de UI en niet aan de serverkant. Die dan nog met telemetrie getuned moet worden en geen uitschakelfunctie heeft.
Of maak van elk adres een expliciete actie. Het lezen van de mail is namelijk ook een expliciete actie.

[catfish]

Teams van 5000+ mensen bestaan gewoon niet.
Een team = teamleider + anderen die werken aan 1 iets.
Het is onmogelijk dat dit goed gaat met zoveel mensen. In werkelijkheid zal die 5000+ mensen opgesplitst zijn in vele teams waarvan de teamleiders dan weer gaan overleggen.
5000+ mensen in een platte hiërarchische structuur, lmao, dat werkt zelf niet met 100 mensen.

[GarBaGe]

Je kan ook de GUI aanpassen, zodat reply-all standaard iedereen BCCt ipv CCt.
Dan dooft het vanzelf snel uit.

[PdeBie]

Maar daar los je het probleem niet mee direct mee op, want dan gaat er alsnog 1 mail uit naar alle adressen. Dus als er meerdere mensen tegelijk reply-en krijg je hetzelfde probleem.

De knop is gewoon te prominent.

[supersnathan94]

Nee niet, want van de BCC krijgt niemand die reply. Mensen reageren dus altijd maar naar 1 persoon en je krijgt niet driehonderd threads binnen threads, maar gewoon 1 reactie op jouw gestuurde mail en dat is prima.

[twkr18526]

Dan kunnen er nog steeds 15 mensen zijn die reply all doet naar 20k collega’s met “verwijder me aub”. 300k emails.

Overigens heb ik een collega gehad die in een reply all om een voorschot vroeg vd salaris, omdat ze een feestje had nadat payroll een mail stuurde dat er systeemproblemen waren en de salaris een paar dagen later zou komen. Meest bijzondere reply all die ik ooit gezien heb.

[supersnathan94]

Dan kunnen er nog steeds 15 mensen zijn die reply all doet naar 20k

Nee. Die BCC adressen zijn alleen voor de eerste mail uitgaand. De ontvangende server krijgt deze niet eens te zien. De uitgaande server stript ze er namelijk af. Reply-all betekent dan dus 1 mailtje.

[jerisson]

Voor de eerste mail dus. Wat GarBaGe voorstelt, en waar twkr18526 op reageert, gaat over de 2de mail: een reply-all op de eerste. Dat gaat vrijwel niks tegenhouden als het oorspronkelijke bericht geen BCC gebruikte.

[supersnathan94]

Oh wauw. het is nog vroeg.

Neemt niet weg dat het 1 keer ff vervelend is, maar daarna niet meer. Hoogstens voor degene die op reply-all klikken en daarna van iedereen op hun dak krijgt dat noooit meer te doen.

[Blinkin]

Het probleem is juist toch dat degene die reageren dat naar iedereen doet? Als iedereen in de BCC staat is dat probleem er niet meer, je weet immers niet wie nog meer de mail ontvangen heeft.

[PdeBie]

Het probleem is dat 1 persoon/systeem een mail stuurt naar bijvoorbeeld 20k mensen in het TO veld.
Vervolgens zijn er een aantal mensen die reply all doen. Dus dat zijn nog steeds een aantal x 20k mailtjes.

[Blinkin]

Ah ja ik zie dat ik het BCC voorstel verkeerd geïnterpreteerd heb. Was in veronderstelling dat de initiële mail standaard BCC zou gaan maar das verkeerd gelezen door mij. Snap überhaupt niet waarom je meer dan 50 man in een CC of Aan zou zetten.
Daar zit idd het probleem.

[PdeBie]

Dat kan heel makkelijk. Wij hebben een alias genaamd 'Allen', waarmee je alle medewerkers van het bedrijf mailt. Voor mededelingen etc. soms heel handig.

Ik verwacht niet dat er letterlijk 20k e-mailadressen in het aan-veld staan.

Althans.........

[Blinkin]

Op zich logisch inderdaad.
Denk nu je het zo zegt dat ik meer organisaties ken die dat hebben, bij de grotere is dat afgeschermd.

20K hoop ik ook niet al vrees ik het ergste nu eigenlijk. xD

[rickboy333]

Het punt is ook dat niet iedereen snapt wanneer je CC, BCC of direct replay moet doen.

Zoals ik het geleerd heb is:

Direct in de maillijst betekend dat je er iets mee moet doen. Je moet of replayen, iets noteren of een document openen.

CC betekend dat je er niks mee hoeft te doen. Je word dan gewoon op de hoogte gehouden. Het voordeel van de CC is dat je ook vervolgmails krijgt te zien, maar ook dat een ontvanger eventueel contact kan leggen met iemand uit de CC.

BCC gebruik je structureel alleen naar klanten toe zodat de andere stakeholders weten dat jij een mail hebt verzonden. Eventueel kan je het ook gebruiken om iemand op de hoogte te houden dat een mail is verzonden zonder de verdere conversatie mee te luisteren (bijvoorbeeld stakeholders met een lage invloed en lage betrokkenheid)

Het probleem bij dit soort grote maillijsten is dat de stakeholers dan door elkaar liggen. Je hebt een deel dat direct iets met de mail moet doen en een deel dat alleen maar CC/BCC is. Met jouw oplossing kan een BCC alleen met de directe verzender spreken. Maar misschien is de mail wel bedoeld voor 30 directe betrokken terwijl 30 andere BCC'ers zijn.

Mijn oplossing zou zijn om een folder uit te geven met Email etiquette. Als iemand dan de regels overtreed deze er op aanspreken.

[Reactie gewijzigd door rickboy333 op 22 juli 2024 17:34]

[sypie]

Folder? Dat kan makkelijker. Iemand heeft daar jaren geleden al eens een aantal mooie Memo's aan gewijd: http://memorandoms.com/blog/?tag=EMAIL

[supersnathan94]

De beste oplossing is om gewoon te stoppen met mailen en belangrijke zaken gewoon af te stemmen via Slack of Teams waar iedereen zelf kan kiezen of hij onderdeel is van een bepaalde groep en gesprekken.

Mail is gewoon niet het handigste om in grote groepen mee samen te werken.

[K-aroq]

En hoe los je het dan op als je meerdere email client in de organisaties hebt? Voor al die clients de GUI's aan laten passen?

[Puffino]

Mail verstuurd via mailgroepen hoort al BCC te beginnen.

Hooguit zou het misschien wel wenselijk zijn dat je kunt zien dat het via een groep is verstuurd, en niet puur persoonlijk.

[noskill]

Ze zouden er eens mee kunnen beginnen reply-all niet de automatische keuze te maken in hun mobiele Outlook app...

[GQAH]

Nou, precies dit.
Tevens is deze functie ook al tig keren gemeld bij uservotes etc. door systeem beheerders. Het is gewoon raar dat microsoft standaard kiest voor reply to all in de outlook app. Dit veroorzaakt, ook bij ons in de organisatie, onnodig veel mails.

[Gomez12]

Waarom veroorzaakt het onnodig veel emails? (even mega-mailings van 5000+ ontvangers uitgesloten)

Als de 1e persoon het relevant vindt dat 10 mensen ergens van op de hoogte zijn, dan lijkt het mij toch ook redelijk dat alle 10 personen ook het relevante commentaar te lezen krijgen.

Kijk, ik zit nooit in de mega-mailings die dit betreft, maar voornamelijk in max 10-persoons mailings en dan heb ik wel eens mijn twijfels of mijn opmerking voor a of b relevant is, maar het is minimaal bijna altijd voor meer mensen relevant dan enkel de initiator...

[TBK001]

Uiteindelijk is het de eerste persoon die de mail verzend die moet nadenken of:
- deze wel het juiste medium gebruikt.
- het medium wel op de juiste manier inzet.

Wanneer je naar een extreem grote groep een bericht stuurt, dan lijkt het mij wenselijk om uit voorzorg al die mensen in een BCC mee te nemen en zo discussie binnen die hele mailgroep te voorkomen. Zijn er vragen, dan komen die bij alleen de verzender uit.
Is het de bedoeling dat er een grote "discussie" ontstaat, dan lijkt mij b.v. Teams wenselijker voor de verspreiding.

Default instelling op b.v. reply-all te zetten snap ik ook niet, ook dat lijkt mij een bewuste keuze te moeten zijn van de verzender.

[Gomez12]

Tja, nu je het zo neerzet zie ik volgens mij gewoon de perfecte oplossing.

Een instelling voor het aantal mensen wat je in de aan en cc kan zetten voordat hij met de melding komt dat je beter kan overschakelen naar bcc.

Want eerlijk gezegd zie ik simpelweg geen toepassing voor 50+ mensen in de aan of cc, dat kan alleen maar fout gaan wmb... En helemaal als ik lees dat MS de grens pas bij 5000+ wil leggen dan heb ik toch zoiets van daar zit een shitzooi tussen die ook gewoon aan te pakken is...

[FreezeXJ]

Voor mails met zeg 4 personen is reply-all wel zo handig, vaak wil je juist voor die kleine mailtjes dat iedereen de hele keten kan zien. Eigenlijk zouden ze voor mails met zeg >25 mensen geaddresseerd standaard reply-to-sender moeten doen, en daaronder reply-all. Alleen vermoed ik dat dat weer te verwarrend werkt.

[sympa]

reply all: u stuurt een bericht naar 372 deelnemers. En U heeft maar 7 letters getypt. Als u dit bericht toch aan zoveel mensen wilt sturen kunt u dat aanzetten via de instellingen. [Verstuur alleen aan afzender] [Bewaar in Concepten].

[bilgy_no1]

Nou, precies dit.
Tevens is deze functie ook al tig keren gemeld bij uservotes etc. door systeem beheerders. Het is gewoon raar dat microsoft standaard kiest voor reply to all in de outlook app. Dit veroorzaakt, ook bij ons in de organisatie, onnodig veel mails.

Maar nu denk jij dat Microsoft zoveel tijd heeft dat ze dit soort onbelangrijke verzoeken even snel kunnen verwerken in hun app...

Nee, ze hebben daar wel belangrijker zaken te doen, zoals het verplaatsen van het zoekveld in Outlook naar de titelbalk...

Die wijziging zag ik vandaag opeens in Outlook en ik kan je wel vertellen dat ik hier een kwartier heb staan dansen van vreugde! Hoe hebben we ooit kunnen leven met een zoekveld bovenaan de betreffende Mailbox?

[Fruithap]

Eens, en dan ook de webmail aanpassen, daar staat het standaard ook op "Allen beantwoorden"

[TheVivaldi]

Niet bij mij. Ik moest toentertijd zelf kiezen voor 'Allen beantwoorden' in de Outlook-webmailinstellingen. Tenzij dat ineens veranderd is, maar daar ga ik niet van uit.

[Nogne]

Of laat mensen de automatische keuze instellen. Ik zou het namelijk niet op prijs stellen als dat word gewijzigd.

[noskill]

Absoluut, ze zouden er een optie van moeten maken.

[To_Tall]

Nou ja..

Ik zie soms dat HR of Comunnicatie wel eens een mailtje sturen naar het hele bedrijf. .
Waar bij iedereen in de To staat ipv BCC. Als dan het halve bedrijf een vraag of antwoord geeft met reply to all dan wordt het lastig..

Maar ik stuur regelmatig zeker nu. mailtjes naar 5 tot 10 collega's om hen te informeren. Soms komen daar wel vragen op terug.. Die moet je niet blokeren.

[Archcry]

Ja, of ze kunnen in de interface de knop "reply-all" die standaard bij je email staat vervangen door "reply". Is mij ook al meermaals overkomen dat ik per ongeluk op reply-all klik omdat de knop naar mijn mening gewoon op een niet handige plek staat.

[Robbaman]

Maar ik vind dat voor 'normale' situaties Reply-All juist de default zou moeten zijn. Als ik bijvoorbeeld mijn collega en leidinggevende als CC toevoeg aan een verzoek naar een partner/klant, dan wil ik graag dat deze mensen ook in de rest van de mailwisseling betrokken zijn.

Ik kan mij haast niet voorstellen dat ik hierin de enige ben.

[Blinkin]

Je bent zeker niet de enige, ik was al opzoek naar deze reactie. Ik gebruik altijd reply to all (in weer elk programma), het verbaast me nog steeds dat bijna niemand dit doet wanneer er enkele mensen in de cc gezet worden. Moet je die steeds er weer opnieuw bij zetten, erg onhandig.

Ik denk dat veel mensen nooit echt meer dan de basis van e-mail begrepen hebben. Termen als Carbon Copy en Blind Carbon Copy zijn ze wereldvreemd evenals de afkortingen. Tis dat ik dit weet, anders zou ik het ook elke keer ontzettend onbeleefd vinden wanneer iemand weer niet betrokken wordt in de conversatie die wel via CC betrokken was.

[Reactie gewijzigd door Blinkin op 22 juli 2024 17:34]

[gooos]

Wellicht zou het voor een deel al duidelijker zijn voor de massa als je gewoon standaard een (B)CC inbox hebt. Ik heb er altijd een eigen filter voor aangemaakt zodat ik mails waarin ik enkel in ge-CC'ed ben op een rustig moment kan bekijken zonder dat ze me in de weg zitten in de gewone inbox.

[FreshMaker]

Dit gaat over een Reply to all STORM
Dus als er meer dan XXX personen een mail gaan krijgen
Als je een groepje hebt met 10 / 15 personen, is het geen storm natuurlijk

[Gomez12]

Ik gebruik altijd reply to all (in weer elk programma)

Tja, ik heb zo'n vermoeden dat je dat heel snel afleert bij 5000+ ontvangers waar het hier over gaat...

[Jeroenneman]

Inderdaad, anders krijg je weer gemiste mails en van die "oh, stond je niet in de CC?" opmerkingen over en weer.

[matthewk]

Drop down button naast reply waarbij je op reply all kunt klikken. Zo simpel, misschien zo simpel dat t weer te simpel is.

[Archcry]

Ja inderdaad, en dat menutje zit er al alleen dient hij nu voor "reply", dus simpelweg omwisselen zou het probleem voor mij oplossen.

[secretfool]

Ik denk dat dit meer problemen oplevert dan oplost. Dan ga je krijgen dat mensen een mail conversatie met meerdere personen hebben en alleen naar verzender reageren, waardoor andere mensen weer informatie missen, doordat ze vergeten reply all te selecteren. Ik heb in gmail de default zelf bijvoorbeeld aangepast naar reply all, want over het algemeen wil je dat gebruiken.

Het probleem met deze reply-all-storms is eerder dat de eerste verzender de "Aan" of "CC" gebruikt ipv "BCC"; dus ik denk dat daar betere mogelijkheden zitten om het op te lossen. Bijvoorbeeld groepen met meer dan X man automatisch in BCC oid. Met het liefst wel systeem beheerders de mogelijkheid geven om dit soort instellingen (desnoods per groep) aan te passen.

[JeroenH]

Ik heb op 18 maart 2014 in een mailstorm gezeten (check wikipedia) en dat was echt absurd. Die ervaring heeft me ook geleerd dat het een probleem van user-opvoeding is. Gewoon unsubscriben van de conversatie en doorgaan met je dag. Maar nee.... iedereen grijpt naar de reply all knop. Dat moet wat gekost hebben destijds, aan verloren productiviteit en anderszins.

[dehardstyler]

Je vertelt het alsof je het maar net overleefd hebt. (inclusief de precieze datum etc.)

[JeroenH]

Haha welnee, zo erg was het niet. Maar mail was die dag compleet onbruikbaar en sowieso gaf het ontzettend veel gedoe. Een wereldwijd bedrijf heeft die dag praktisch gezien plat gelegen. Dus ik kan het me nog vrij goed herinneren ja

[supersnathan94]

opzich kan ik me, met 1,5TB aan mail traffic, wel voorstellen dat er toen wat systemen zijn geweest die zich gewoon per direct hebben uitgeschreven uit het register.

Ik vind het overigens wel raar dat Microsoft hier nu dan pas mee komt. Ze hebben het vorig jaar Januari Zelf nog gehad:

On 24 January 2019, GitHub notifications caused a large number of emails at Microsoft. There is a GitHub group called @Microsoft/everyone that the notifications were sent to. To make things worse, replying to the notifications automatically resubscribed the user.

https://www.businessinsid...1?international=true&r=US

Sterker nog, Zij hebben dit zo'n beetje uitgevonden:

Way back in 1997, Microsoft was still working the kinks out of Exchange, its ubiquitous corporate email server. For the purposes of testing, Microsoft created a mailing list with about 25,000 employees on it, called Bedlam DL3, with the name chosen for reasons that are lost to time.

An employee noticed that they were in the Bedlam DL3 group and sent a message to the list asking to be removed. That message went to all 25,000 people in the mailing group. It sparked plenty of responses – again, some people tried to help, while others cracked jokes. But the most common reply was a simple “Me too!” from people who wanted off the Bedlam DL3 list and off the thread.

[Martinspire]

Been there, done that, got the t-shirt?

[DrPoncho]

Na jarenlange intensieve therapie is hij er eindelijk aan toe om z'n ervaringen te delen met de buitenwereld, wat een survivor. Als je zoiets hoort ga je toch anders tegen je eigen 'probleempjes' aankijken.

[K-aroq]

Bij tools die door iedereen gebruikt mogen worden (zonder specifieke opleiding) moet je de tool zo maken dat gebruikersfouten minimale impact hebben. Als een functie beschikbaar is moet een gebruiker die gewoon kunnen gebruiken zonder na te hoeven denken over de impact. Als er een (te) grote impact is moet de functionaliteit van de tool worden aangepast.

[Bensimpel]

Een blokkade treedt op als er in een e-maillijst met vijfduizend ontvangers tien reply-all-berichten binnen een uur worden verstuurd. Microsoft zegt dat het telemetrie en feedback van klanten gebruikt, zodat de criteria in de toekomst kunnen worden bijgeschaafd.

Ik zou als beheerder graag zelf deze limieten in kunnen willen stellen, Voor sommige mega bedrijven is 5000 mensen in een reply all redelijk normaal, maar voor de kleine bedrijven met bijvoorbeeld 200 mensen, wil je dat limiet al lager hebben.

[FreshMaker]

Lijkt mij juist niet
Een mail aan 5000 moet je niet hebben, dat je er antwoord op gaat krijgen
Daar zijn modernere en betere oplossingen voor.

Als je van 5000 man wilt weten wat ze vanavond gaan eten, wil je als verzender dat antwoord, daar heeft de rest niets mee te maken
Als je een groepsdiscussie hebt per mail, zal je uitzonderingen hebben, waar je boven de 50 man komt, ook dan kan je beter kijken naar modernere oplossingen
( aangezien dit vnml intern is, EN er 365 gebruikt wordt, is er altijd nog teams om te gebruiken )

[3_s]

Bwoa, reply naar 5000 mensen lijkt me nooit normaal.
Een mail naar 5000 mensen gebruik je om iets aan te kondigen, maar dat is niet iets waarop gereageerd moet worden.

[Edwin]

Sweet memories...
En dan de eindeloze reacties (natuurlijk ook reply-all) met "Please stop".

[FreshMaker]

Sweet memories...
En dan de eindeloze reacties (natuurlijk ook reply-all) met "Please stop".

Ooit al eens zoiets gehad, en na de eerste golf kwam ( OOK met reply all ) een nieuwe mail, dat we niet meer mochten reageren op de voorgaande mail
Nee, iedereen ging op de nieuwe verder

Soms is er lomp volk

[Moosjes]

Een beetje ongerealeerd maar toch wil ik het even kwijt:

Het grappige is dat juist microsoft veroorzaakt dat BCC bij ons niet zo interessant is om te gebruiken. Als je vanuit windows mail een mail verstuurd met een gmail account en gebruikers in de bcc zet dan is voor alle gmail ontvangers de hele bcc lijst zichtbaar. Dit is omdat microsoft de verkeerde gmail servers gebruikt in windows mail.

[sprankel]

Dit heeft niets met Exchange of 365 te maken.

Dit gaat zuiver over de mail app uit de Windows store (default geïnstalleerd) en op voorwaarde dat er een Gmail account gebruikt word. Enkel dan heb je het BBC issue maar als bedrijf werk je normaal niet met die app, die is nogal vrij beperkt en gericht op consumenten. De bug is reeds geruime tijd bij zowel Microsoft als Google gekend.

Oorspronkelijk blokkeerde Google die app voor gmail accounts met als melding dat de applicatie 'niet secure' genoeg was wat je wel kon omzeilen maar het was omslachtig. Wat de juiste oorzaak voor de BBC bug juist is, ik kan geen bron vinden die de headers geanalyseerd heeft maar gezien de historie (en dan denk ik ook terug aan Google in het Windows Phone/mobile tijdperk waar ze ook actief Gmail/YouTube hebben geblokkeerd), denk ik dat je het niet te ver moet zoeken.

Als ik dan verder kijk en ik zie dat Google bepaalde sites zoals bijvoorbeeld Earth blokkeert op alles buiten Chrome en ik onlangs een video meeting wilde joinen van een third party die ook enkel en alleen Chrome wilde (en dus ook geen Firefox of wat dan ook), dat beeld van de brave Google is al een paar jaar geleden begraven en Chrome word duchtig getipt als de opvolger van Internet Explorer 6.0 (ook om nog andere redenen).

Van verkeerde Gmail servers vind ik niets terug, heb je daar een bron voor? En zo ja, waarom nemen ze andere Gmail servers? Als dit klopt is mijn vermoeden eerder dat men niet toe laat met de 'juiste' te verbinden, mogelijks zit je dan weer met die 'app is not secure' issue.
Kan ook zijn dat Microsoft lastig doet als een soort van payback, in ieder geval, er zit meer achter dan een zogenaamde verkeerde instelling.

[Reactie gewijzigd door sprankel op 22 juli 2024 17:34]

[Moosjes]

Blijkbaar heb jij je er meer in verdiept. Mijn bericht heb ik geschreven nadat ik deze post tegenkwam:
https://support.google.com/mail/thread/21812412?hl=en

Dat het niets met Exchange of 365 dat weet ik. Vandaar ook dat ik mijn bericht begon met:

Een beetje ongerealeerd maar toch wil ik het even kwijt:

[sprankel]

Heb het even getest en die uitleg klopt niet, hij word wel degelijk via smtp.google.com verzonden.

Uit de headers die ik zie, als ik die mail op een niet gmail account ontvang dan zie ik normale headers met SPF pass en alles wat je wilt.

Echter van Gmail naar Gmail vind Google het niet nodig om het normale traject te doorlopen, op voorwaarde dat het echt via een rechtstreeks Gmail gekoppeld account komt (en dus niet met een losse config zoals voorgesteld in je link), de mail word rechtstreeks afgeleverd en doorloopt helemaal het smpt protocol niet. Ook als een gmail naar gmail verzend in hun webmail krijg ik hetzelfde verhaal.
Daardoor worden de BCC headers niet verwerkt, vermoedelijk gebruikt Gmail een eigen implementatie om die BCC te herkennen als het niet door een smtp protocol gaat. En dat zou ook willen zeggen dat je hier 0.0 antispam hebt want ook daar gaat de mail niet door.

Zie hier het gebrek aan headers, maar dit is geen issue dat Microsoft schuld treft, noch kunnen zij er iets aan doen, je zal bij Google moeten gaan klagen vrees ik.

MIME-Version: 1.0
Date: Tue, 12 May 2020 01:31:43 +0200
Bcc: [e-mail]
Message-ID: <[e-mail]>
Subject: test2
From: [e-mail]

To: undisclosed-recipients:;
Content-Type: multipart/alternative; boundary="000000000000f9511a05a567bf94"

--000000000000f9511a05a567bf94
Content-Type: text/plain; charset="UTF-8"


--000000000000f9511a05a567bf94
Content-Type: text/html; charset="UTF-8"

<div dir="ltr"><br></div>

--000000000000f9511a05a567bf94--


edit: ja dit zijn de full headers, meer krijg je niet

[Reactie gewijzigd door sprankel op 22 juli 2024 17:34]

[Keypunchie]

Voor sommige distributielijsten wil je dat er maar een paar mensen 'whitelisted' zijn om ernaar te sturen.
Of dat ze 'moderated' zijn, dus dat iemand op akkoord moet drukken, voordat het rondgestuurd wordt.

E-mail was al geen goed 'tijdskritisch' medium, wordt dat steeds minder (en als het wel zo is, dan moet je daar wat aan doen) en dat iemand als taak heeft om 2 keer per dag te checken of er een mass-mailing uitmoet, kan een hoop ellende schelen.

Overigens vind ik ze altijd hilarisch als ze optreden, hoewel ze soms ook echt problemen kunnen veroorzaken, zoals destijds bij de NHS in Groot-Britannie.