Onderzoek: e-mail vervult bedrijfskritische rol

Uit een onderzoek, uitgevoerd door Veritas Software, blijkt dat bij 75 procent van de bedrijven e-mail een bedrijfskritisch rol speelt. Stress neemt dan ook snel toe wanneer de werknemers geen toegang meer hebben tot de e-mail. Twintig procent van de gebruikers raakt direct geïrriteerd wanneer de e-mail niet beschikbaar is. Binnen een half uur raakt nog eens 33 procent geïrriteerd en na een uur is 82 procent van de gebruikers zwaar gefrustreerd vanwege de uitblijvende e-mails. Deze afhankelijkheid van de e-mail zorgt ervoor dat de verantwoordelijke IT-managers te maken krijgen met een hoge werkdruk. Meer dan 75 procent van de ondervraagden zegt bang te zijn om zijn baan te verliezen als de e-mail langere tijd niet werkt. Meer dan 18 procent verwacht daadwerkelijk ontslag als de e-mailsystemen 24 uur niet werken. Vreemd is dan echter wel dat het oplossen van storingen vaak sneller kan dan tot op heden gedaan wordt:

Eenvijfde van de IT-managers die verantwoordelijk zijn voor het beheer van het e-mailsysteem vreest dan ook voor zijn baan als de storing niet binnen 24 uur wordt verholpen. Tegelijkertijd zegt driekwart dat hun huidige back-upprocedures snel genoeg zijn.

[...]Vreemd genoeg zegt 76 procent van de IT-managers met ervaring in het herstellen van een e-mailsysteem na een storing, dat het herstel snel genoeg kan plaatsvinden. 39 procent zegt niet te weten hoe lang het zou duren om hun e-mailomgeving te herstellen. Meer dan een derde (43 procent) van de IT-managers zegt dat een week zonder e-mail traumatischer is dan een niet-ernstig auto-ongeluk, een verhuizing of scheiding, of een andere ingrijpende gebeurtenis.

Reacties (45)

[Verwijderd]

Wij zijn maar een klein bedrijfje met 4 werknemers, maar geen email kunnen ontvangen maakt ons behoorlijk vleugellam.

90% van de communicatie met onze buitenlandse leveranciers verloopt via email om de eenvoudige reden dat je altijd terug kunt zoeken wat je zelf geschreven hebt en wat de ander geantwoord heeft. Als alle emails faxen waren geweest dan had ik nu 8 dikke mappen achter me staan van een half jaar communicatie.

Daar komt dan nog bij dat steeds meer klanten vragen stellen via email en de grootste bedreiging daarvan is dat men (net als jezelf) binnen enkele uren (liefst minuten) een antwoord verwacht.

Een klant die niet snel een antwoord krijgt raakt geirriteerd en een excuus van "de mailserver lag plat" wordt al snel geassocieerd met onprofesionaliteit.

[semi off topic]
Kreeg net een email van BOL.com met aanbiedingen. Ik naar hun site en omdat ik al tijden naar een bepaalde DVD zocht ook even bij hun er naar gezocht. Konden ze leveren, dus ik dat ding in mijn winkelwagentje gegooid. De DVD was goedkoop dus ook ff een boek voor mijn vriendin erbij gedaan. Anders waren de verzend/orderkosten hoger dan mijn besteling. Wil ik afrekenen KAN DAT NIET. "De server is overbelast". Het is nu nog maar de vraag of ik nog wel ga bestellen. De koopimpuls is nu weer weg. OOk die internetsystemen zijn dus bedrijfskritisch!
[/semi off topic]

[ATS]

Je hebt het in je voorbeeld van Bol.com natuurlijk wel over een internetwinkel. Dat het voor een internetwinkel bedrijfskritisch is dat hun internetsystemen werken lijkt me voor de hand liggend. Dat maakt het nog niet voor de hand liggend voor geheel andere bedrijfstakken.

[Verwijderd]

zodra 90% of meer van all communicatie binnen een bedrijf EN naar klanten toe via e-mail gaat mag je dat redelijk bedrijfscritiisch noemen.

[Verwijderd]

Wat ik vreemd vind is dat mensen bang zijn hun baan te verliezen....Als ik op kantoor mijn email niet kan lezen, omdat bijv. de mailserver van mijn ISP down is, dan is dat toch echt het probleem van mijn baas, en niet van mij.

[Danster]

Nou da's wel even wat anders dan de mailserver van de zaak.

Maar kan me voorstellen dat bij grote bedrijven dit inderdaad een probleem kan zijn.

Opdrachten die per mail binnenkomen. Verslagen die verwerkt moeten worden etc. etc. Je moet steeds sneller werken en wat levert nu het snelst informatie op?

[Verwijderd]

Als je het over bedrijfs mail netwerken hebt dan heb je het al snel over exchange of dat soort varianten. Wat er dan vaak OOK geimplementeerd is (en veel gebruikt wordt) is de agenda functie. Ik heb het zien gebeuren dat hele afdelingen letterlijk met hun duimen aan het draaien waren omdat ze domweg niet wisten wat ze moesten doen omdat hun agenda niet beschikbaar was. Ik kan je vertellen dat zoiets klauwen met geld kost.
Natuurlijk zijn er offline oplossingen mogelijk en getuigd het niet van daadkracht van de betreffende afdelingshoofden om zoveel mensen maar "niets" te laten doen als het mail systeem er voor korte of langere tijd uit ligt.

Het is wel degelijk een stress veroorzaker bij alle lagen van de IT-afdeling als een mailsysteem eruit ligt en zeker voor de direct verantwoordelijken een directe reden om zich zorgen te maken voor hun functie en zelfs voor hun baan.

[MrFrans]

De IT-managers zijn bang hun baan te verliezen als ze het probleem niet snel genoeg oplossen.

[Verwijderd]

De meeste mensen hier praten vanuit een thuis situatie. Bij bedrijven kunnen de kosten van een platliggend systeem best in de miljoenen per dag lopen en als het dan aantoonbaar jou schuld is
Ik heb zelf vroeger als operator in de proces gewerkt. Als er een alarm binnenkomt in de controlekamer wordt vanaf dat moment dus elke handeling vastgelegd die ik op de computer deed en naderhand bekeken of ik wel goed gereageerd had. Zit je er vaak naast dan kost je dat dus promotie of je baan.

[mjtdevries]

Is dan toch ook niet vreemd? Als je er vaak naast zit doe je je werk immers niet goed. Dan heb je blijkbaar meer training of ervaring nodig.

Als je echter het probleem professioneel aanpakt kan je dat juist promotie of salarisverhoging opleveren.

[tiguan]

Meestal zijn het niet de IT managers die de mailserver beheren, zij delegeren alleen maar taakjes en doen onderzoek naar oplossingen. De mensen die alles uitvoeren zijn eedere bang voor het kwijtraken van hun baan lijkt mij.

Wij hebben in ons een bedrijf een korte tijd op Exchange gedraait. Dat is af te raden zeker in verband met backups restoren. Met zo'n fijn proprietary systeem wat Exchange gebruikt om mail in op te slaan is restoren echt geen pretje.

Zijn nu lekker overgestapt op MDaemon. Restoren daarvan is binnen no time gebeurt en je kan het gewoon desnoods met winzip backuppen als je wil. Beste oplossing ooit wat mij betreft.

[Verwijderd]

Hmmm, ik draai drie Exchange servers en backups en restores tot op mailbox nivo zijn echt geen probleem. Gewoon een goed backup systeem gebruiken.
MDaemon is wel leuk maar niet te vergelijken met Exchange. In feite is Exchange een compleet workflow systeem en niet alleen mail.

[tiguan]

Laat me raden, daar heb je iets in de trant van Veritas Backup Exec met Exchange plug in voor nodig. Geld te veel? Nee dank u.

Wij hadden laatst een corrupte Exchange database, niks werkte meer. Degene die dat ding beheerde heeft er 3 dagen over gedaan om die bak enigszins aan de praat te krijgen.

Ik heb toen ondertussen de MDaemon server opgezet en de baas wilde daarmee verder werken en Exchange de deur uit.

MDaemon heeft sinds kort een GroupWare plugin voor Outlook waardoor je exact dezelfde functionaliteit als Exchange server kan krijgen.

[Verwijderd]

"Laat me raden, daar heb je iets in de trant van Veritas Backup Exec met Exchange plug in voor nodig. Geld te veel? Nee dank u."

Als je netwerk wat groter wordt wil jij niet echt meer met al die losse oplossingkjes kloten.

En met die koppeling sync je dan ook drie servers gekoppeld aan je CRM voor je mailings en aan je planningspakket voor de taken en agenda's ?

Als je drie dagen nodig hebt om van een crash te herstellen doe je iets erg fout.Het gaat in dit topic niet over bedrijven die hiervoor drie dagen de tijd hebben.

Overigens ben ik het er helemaal mee eens dat Exchange en alles wat eromheen hangt erg duur is.
Maar voor complexe Groupware zaken zijn er eigenlijk maar twee (betaalbare) oplossingen en dat is Lotus of Exchange.
Beide hebben 30-35 % markt en daarna komen Novell Groupwise, Teamwear en Centrinity.

Momenteel ben ik naar de mailserver van Suse aan het kijken als vervanging. Ook niet gratis maar wel wat vriendelijker in prijs en ik denk dat deze aardig in de buurt komt van wat we nu hebben.

[tiguan]

Oh gelukkig, ik was al bang dat je op Exchange was gefixeerd. Ik denk dat je wel gelijk hebt dat al die taken moeilijk te implementeren zijn in andere servers, maar in Exchange zal het ook geen makkie zijn om dat allemaal te maken en configureren.

[Verwijderd]

Njet, heeft heel wat zweet gekost

[Verwijderd]

"precies, ms exchange is echt een "noodoplossing" .dat wil zeggen als het management (of wie dan ook) PERSEE bepaalde active directory integratie wil hebben (wat overigens de zaak alleen maar weer gecompliceerder en problematischer maakt)"

Exchange gebruik je als je een Groupware oplossing nodig hebt en niet alleen mail. Maar goed als jij voldoende hebt aan POP en SMTP moet je geen geld besteden aan IMAP en LDAP.

"Met exchange werkt het al nieteens in een simpele testopstelling zoals ik zou willen dat het werkt. Ook backuppen en restoren is idd een totale ramp. (eff uitgaande dat je geheel exchange verneukt is, of je windows om zeep is en je geen backup hebt om wat voor een reden dan ook, wat toch jammer genoeg vrij vaak voorkomt"

Zonder backup begin je bij een andere mailserver ook niks.

[tiguan]

Exchange gebruik je als je een Groupware oplossing nodig hebt en niet alleen mail. Maar goed als jij voldoende hebt aan POP en SMTP moet je geen geld besteden aan IMAP en LDAP.

Je doet net alsof Exchange heer en meester is in zo'n oplossing. Er zijn veel meer oplossingen die dergelijke mogelijkheden bieden. Lotus, SuSE mailserver, Kolab, MDaemon om maar wat op te noemen.

Die paar ervaringen die ik met Exchange heb gehad zijn voor mij en het hele bedrijf genoeg om er nooit meer aan te beginnen.

[Verwijderd]

Suse komt volgens mij aardig in de buurt (zie boven).
MDaemon en Kolab missen nog teveel.

[mjtdevries]

Ik denk dat jouw ervaringen gebaseerd zijn op een gebrek aan kennis.
Dat je windows nou zonder behoorlijke kennis draaiend kan krijgen zegt niet dat dat bij elk microsoft pakket zo is.

Persoonlijk vind ik Exchange juist een van de betere MS pakketten. Ik draai het al vanaf 5.5 voor 8000 mailboxes en ik heb er absoluut nooit problemen mee.

In mijn ervaring is het juist hardstikke robuust. Een corrupte database heb ik in al die jaren maar 1 keer meegemaakt en die was toen vlot gerepareerd.

Restores zijn ook niet moeilijk, alleen maar tijdrovend. Maar ik gebruik dan ook backup exec met de exchange plugins.
Een goed backup programma met een exchange plugin is gewoon noodzakelijk. Maar dat spreekt vanzelf imo.

Heb je wellicht de M: drive proberen te backuppen?

[Verwijderd]

Sommige mensen vinden deze mate van stress onbegrijpelijk maar vergeet niet dat er hier gesproken wordt over bedrijven waar vaak hun hele business gebaseerd is op email.
Het platgaan van de webbestel service van Wehkamp kost iets van 0,5 milj. Euro per 24 uur aan gemiste orders.
Gaan al die consumenten dan meteen hun geld naar Otto brengen?

Ik denk dat 'het bedrijfsleven' toch een beetje erg overdreven reageert op een verstoring in de nieuwe verworvenheden. Een beetje relativeringsvermogen zou onze maatschappij best goed doen.

[Danster]

Nou ik denk dat dit juist alleen maar erger wordt op het moment dat je signature ECHT legaal wordt bij de mail.

Dan krijg je dus een grotere afhankelijkheid van mail.
En relativeren? Zal je een voorbeeld geven. Ik werk bij een multinational. Als de systemen daar plat gaan hebben we dus echt een probleem. Als een klant dan een grote opdracht geeft per mail van miljoenen of soms miljarden. Wat wil je dan zeggen? Sorry maar de mailserver lag plat?

[Verwijderd]

Als het om zulke grote bedragen gaat vind ik het erg link om alleen op de mail te vertrouwen. Vraag dan om en bevestiging per fax. Heb je je order in elk geval binnen en ondertekend.

[mjtdevries]

Dat kan jij dan wel vinden, maar de praktijk van alle dag is dat zulke grote orders inderdaad via de mail gaan. (evt encrypted)

En daar heb je je als mailbeheerder dan maar naar te schikken.

Zowiezo zijn niet alleen de orders bedrijfskritisch. Als de mail er niet meer is kan men niet meer goed werken. De afspraken van die dag staan bv in de calendar die op de server staat.
De tasks die je vandaag wou doen? Ook op de server.

Er is binnen ons bedrijf (zeer grote accountant) maar 1 ding dat echter is dan een uitval van de mail, en dat is uitval van het netwerk.

Waar een accountant een paar jaar geleden nog op papier door kon werken, mist ie nu gewoon de informatie die hij nodig heeft om door te werken.

[Verwijderd]

Dus als jullie klanten niet persé vandaag die mega order kunnen plaatsen, lopen ze meteen naar de concurrent? Keep on dreaming.

Of er is iets vreselijks mis met jullie klantenrelatie, of jullie verkopen een vreselijk generiek product.

Als jij om een of andere reden niet vandaag een door jou zorgvuldig uitgezochte PC kan bestellen bij je vaste leverancier, dan koop je toch zeker niet snel een ander systeem ergens anders?

[source]

Toch raar hoe het bedrijfsleven zo snel zo erg kan veranderen... nu werk ik ook de hele dag met outlook en ik kan me voorstellen dat ik het k*t zou vinden als mijn mail eruit zou liggen maar om me nou bij deze percentages aan te gaan sluiten vind ik wat overdreven... Ik vraag me af wat voor bedrijven ze onderzocht hebben voor dit onderzoek

[emgaron]

Ik zou het juist k*t vinden, als ik de hele dag met Outlook moest werken...

[mjtdevries]

outlook of outlook express via pop3 of imap4 zal best wel rot zijn.

Maar outlook op een exchange server, zoals je in bedrijven tegen komt, werkt gewoon prima.

[Verwijderd]

Tja mail is als communicatiemiddel tegenwoordig belangrijker dan telefoon.
Dat stond al een tijdje geleden in de automatiseringsgids.

Maar probeer managers maar ervan te overtuigen dat ze wat extra in hun mailsysteem moeten investeren. En vergelijk het met de kosten van een gemiddelde telefooncentrale.

Dit laat zien dat managers een beetje achter de feiten aan lopen.

[Verwijderd]

Meer dan een derde (43 procent) van de IT-managers zegt dat een week zonder e-mail traumatischer is dan een niet-ernstig auto-ongeluk, een verhuizing of scheiding, of een andere ingrijpende gebeurtenis.

Is dit niet een beetje overdreven ?!?!? ik bedoel het is erg kut en klote als je mail plat ligt maar of het traumatischer is dan een auto-ongeluk oid?!?!?

[KBDE]

Tja, in sommige bedrijven wordt je meteen daarvoor op straat gezet.
Kan me voorstellen dat zonder baan komen te zitten (of de dreiging daarvan) traumatischer is dan een kapot gereden koplamp, of een beschadigde bumper.

[Verwijderd]

Als je als maateenheid geld zou gebruiken voor het aangeven van de mate van traumatisering, dan kan ik me het goed voorstellen dat bij sommige bedrijven een gecrashte mailserver traumatischer is dan een kreukels liggende bedrijfsauto.

[mr._Anderson]

Nou ik vind dit toch te ver gaan...

stel, je zit op je werk...de email ligt plat...hmm, rottig..maar kijk daar is de mobiel ??

is het bovenstaande geval erger voor sommigen dan het volgende:

je hebt een lieve vrouw, kinderen, een mooi huis, je verliest dit alles, MAAR, je email is er nog

Echt, dit alles gaat me te ver, ik bedoel rottig als email uit is, maar je kan toch doorgaan met je werkzaamheden

edit:

ik heb het ff verkeerd begrepen,
maar dan nog
een goed backup dan is het zo weer online,
en email verlies is kut, maar daar verlies je je baan toch niet voor

[Verwijderd]

en email verlies is kut, maar daar verlies je je baan toch niet voor

Als het om bedrijfscritische mail / informatie gaat verlies je daar dus WEL je baan door.

Een IT-Manager is er dan wel niet voor om alle TECHNISCHE zaken te regelen, maar wel om de IT-afdeling zo in te richten dat de kans op dit soort problemen zeer klein is, en ALS het optreed, het probleem op zeer korte termijn weer op te lossen.

[Verwijderd]

Sommige mensen vinden deze mate van stress onbegrijpelijk maar vergeet niet dat er hier gesproken wordt over bedrijven waar vaak hun hele business gebaseerd is op email.
Het platgaan van de webbestel service van Wehkamp kost iets van 0,5 milj. Euro per 24 uur aan gemiste orders.
Daarvoor wil je als beheerder echt niet verantwoordelijk zijn.

[Observer]

Waarom meten ze de importantie van e-mail aan de hand van de mate waarin mensen geirriteerd raken als het niet beschikbaar is??? Dat geeft alleen maar aan dat mensen het belangrijk vinden, niet dat 't perse bedrijfskritisch is.
De mate waarin over bedrijfsaangelegenheden gemaild wordt lijkt mij iig meer van belang.

Komt nog bij dat angst (voor ontslag) een slechte raadgever en dus ook een slechte indicator is.