Nielsen gaat kantoorinefficiëntie te lijf met verwijderen 'reply to all'-knop

Nielsen, het Nederlands-Amerikaanse onderzoeks- en mediabedrijf, gaat de 'reply to all'-knop verwijderen in zijn Microsoft Outlook-clients, zo blijkt uit een uitgelekte memo. Met de maatregel wil Nielsen de bureaucratie en de inefficiëntie verminderen.

Volgens de memo zorgt de 'reply to all'-functionaliteit in Microsoft Outlook voor onnodige 'vulling' van de e-mailbox. Het elimineren van de knop zou er volgens Nielsen toe moeten leiden dat e-mails alleen worden afgeleverd bij personen die direct betrokken zijn, met als gevolg dat het aantal niet-essentiële berichten in de mailboxen afneemt. Dit kan heel wat irritatie schelen bij gebruikers.

De knop wordt verwijderd bij de Outlook-clients van alle 35.000 medewerkers, waaronder die van Mitchell Habib, executive vice president van Nielsen. Deze laatste zou naar verluidt een half jaar geleden per ongeluk een e-mail met arrogante toon hebben ge-cc'ed naar alle werknemers van Nielsen. Habib eindigde deze e-mail, bedoeld voor een specifieke medewerker, met de woorden: “Voor wie werk je en waarom denk je dat mij te cc'en in je e-mail wenselijk is?”.

Reacties (99)

[Keypunchie]

Lijkt me niet zo handig dit.

Lijkt me veel handiger om binnen mailclients feature in te gaan bouwen, waarmee je kan aangeven dat je "uit de cc" (of zelfs uit de conversatie) wil.

Stel er is een mailconversatie over (ik noem waar wat) het plannen van een feestje, waarin ik cc ben, maar helaas, ik kan die dag niet, maar 10 andere collega's wel. Die 10 collega's kunnen prima met e-mail overleggen en het feestje plannen, maar ik hoef al die mail niet.

In plaats dat zij telkens alle betrokkenen moeten copy/pasten zou het handig zijn als ik al bij eerste of tweede mailtje op een "opt out of this conversation" zou kunnen drukken: Wat ik nu wel eens doe is het tijdelijk aanmaken van een rule die de gesprekken met het specifieke topic naar een andere mailfolder stuurt.

[Reactie gewijzigd door Keypunchie op 23 juli 2024 06:42]

[Mr_Light]

Dit is zo wat de enige zinnige case die ik heb gehoord; aan de andere kant voor de bandbreedte hoef je het nu ook weer niet te laten. (het probleem is niet dat je het ontvangt het probleem is dat je geen scheiding hebt tussen spul wat relevant en niet relevant is) Gezien de meeste fatsoenlijke email programma's vrij redelijk 'gesprekken' kan herkennen

http://www.cornetdesign.c...ages-by-thread-using.html (eerste blog die ik zo kon vinden.)

volgens mij moet het simpel genoeg zijn om mark-new-replies-to-this-discussion-automatically-as-read functionaliteit toe toevoegen(als het er niet al in zit.) Of hide-replies-to-this-discussion etc.

Voor het scheiden van interne-broadcast-mail werken filters al prima.

Reclaim your mail box enzo.

[Reactie gewijzigd door Mr_Light op 23 juli 2024 06:42]

[Maddog McHare]

Als je graag een feestje met je collega's wilt plannen waarom gebruik je dan niet gewoon je Outllook agenda?

[Verwijderd]

Dus eigenlijk wil je een opt-out-knop die tijdelijk een rule aanmaakt om alle mails met dat specifieke onderwerp meteen naar de prullenbak door te sturen. Dat klinkt niet verkeerd! Ik weet niet of MS aan feature requests doet maar ik zou zeker wat met dit idee doen.

[kzin]

In Outlook: Tools, Rules and Alerts.
Hier kun je regels aanmaken om mails met een bepaald onderwerp, of mails waarbij je in de cc lijst staat gelijk te deleten. (eventueel kiezen voor Advanced, om echt te kunnen fijntunen)

[Verwijderd]

Dit lijkt me een klassiek voorbeeld van een niet technisch probleem op een technische manier oplossen. Het feit dat mensen iedereen in CCen komt niet door de reply-all knop maar waarschijnlijk door het feit dat iedereen zich overal voor wil indekken en dus bepaalde mails naar iedereen stuurt die er heel misschien iets mee te maken zou kunnen hebben.

Ze moeten daarzo bij nielsen dus zorgen dat de "cover your ass" cultuur minder wordt, niet die knop uit outlook slopen.

[n4m3l355]

Het lijkt mij eerder een combinatie van beide. Ja natuurlijk wil je zeker zijn dat hetgeen wat je doet correct is en dat je naderhand geen verwijt krijgt dat niemand verder op de hoogte was. Ik betrap mezelf daarnaast ook wel eens op het feit dat 'even' CC of nog sneakier BC zo gedaan is terwijl het vaak niet nodig is. En omgekeerd wat Habib deed onder het motto van waarom denk je mij te moeten CC'en overkomt me net zo goed. Mensen willen zich altijd veilig stellen en betrekken iedereen erbij.
Misschien dat een cultuur omslag een optie is, maar ik zie meer in een structuele oplossing om CC te voorkomen mbv betere protocollen. Ie van te voren defenieren bij welke situatie wie op de hoogte gesteld dient te worden ipv dat mensen na willekeur beginnen te bedenken wie ge CC'd dient te worden.

[Verwijderd]

Bij gmail hebben ze dat netjes opgelost en krijg je alle reply's automagisch gebundeld in éénzelfde emailbericht, waardoor het eigenlijk een soort forumtopic wordt in je mailbox.

dan staat er bvb

mail: kan je me adresgegevens nog eens mailen?
mail: Wie komt er naar het bedrijfsfeestje (23)
mail: Tweakers.net nieuwsbried
.....

waarbij de 23 het aantal reply's zijn, netjes geordend.

[.oisyn]

Zo'n view kun je in outlook (/ express) ook gewoon instellen. Het nadeel is echter dat ze niet "vernieuwen" op de forum-manier. Als in, ze blijven gesorteerd staan op conversatie-begin, en niet laatste bericht.

[MicGlou]

Of je maakt wat contactgroepen aan en dan ben je er met 2 klikken ook... Ik denk dat Nielsen beter kan leren zijn personeel op te voeden dan een knopje verwijderen uit de GUI. Het is net zoals met kinderen, je kan de koekjestrommel telkens verstoppen, maar ze leren er verdomme maar eens af te blijven...

[Verwijderd]

Goede zet van de Nielsen sysadmins. Een heleboel gebruikers zijn helaas in staat tot het genereren van mailbommen m.b.v. "de reply to all" knop.

Ik heb al diverse malen meegemaakt dat er een algemene e-mail werd uitgestuurd via een distributielijst en vervolgens users een reactie mailden op de algemene e-mail dat ze niets te maken hadden met de melding danwel van de distributielijst afwilden. Doordat ze het antwoord met "Reply to all" deden, kreeg iedereen het reply, hetgeen weer reacties uitlokte (uiteraard weer met "Reply to All") Zo ging dat soms de hele dag door <zucht>, vandaar de kreet mailbom.

Overigens e-mail etiquette schrijft voor dat als je grote aantallen gebruikers aanschrijft, je alle namen/danwel distributielijsten in het b.c.c. (!) veld stopt en alleen je eigen naam of functionele mailaccount (als verantwoordelijke voor de e-mail) in de c.c. zet. Op die manier komt een "reply to all" alleen bij de relevante persoon terecht.

NB In de kop van het e-mail bericht, zet je overigens een regel waarom de users de e-mail krijgen. Bijvoorbeeld zoiets van "je ontvangt deze e-mail omdat je applicatie X gebruikt".

[the_stickie]

Iemand een idee hoe ze dat gaan aanpakken?
Dit lijkt me immers geen "standaard" functionaliteit? Of hebben ze het op een akoordje gegooid met onze vrienden van Microsoft?

Overigens lijkt het me eigenlijk een goed plan. Meermaals daags blijf ik in één of andere mailconversatie "betrokken" terwijl ik hooguit in het begin wat tickethandling gedaaa had. Niet echt zinvol en echte tijdverspilling.
Wellicht is het iéts minder handig als je werkelijk wel iedereen op de hoogte wil houden, maar zoveel werk is ctrl-c ctrl-v nu ook weer niet

[wildhagen]

Dit lijkt me immers geen "standaard" functionaliteit? Of hebben ze het op een akoordje gegooid met onze vrienden van Microsoft?

Is gewoon functionaliteit die door Microsoft word aangeboden, ze beschrijven zelfs hoe het moet. Check bijvoorbeeld deze pagina maar eens.

[Reactie gewijzigd door wildhagen op 23 juli 2024 06:42]

[Luppie]

In Office 2007 kan je m.b.v. Group Policy en een lijst van Id's iedere knop, pull down menu, of andere functionaliteit uitschakelen. Hiermee kan je ieder pakket in Office volledig customizen.

Hier haal je de lijst met Id's vandaan : http://www.microsoft.com/...E4F331E9AE&displaylang=en

Voor developers hier een beschrijving hoe je het kan toepassen : http://msdn.microsoft.com/en-us/aa338202.aspx

[Reactie gewijzigd door Luppie op 23 juli 2024 06:42]

[Paridaen]

Wat men beter kan doen is op grote email-lijsten de cc-mogelijkheid uitzetten. De reply-all knop weghalen is een paardenmiddel.

[mor0n]

Ik snap niet dat deze memo de frontpage van T.net behaald maar goed. Een interne aangelegenheid. Waar men zich toch altijd druk ommaakt. Maar gewoon een berichtregel aan en stuur alle mail die naar jou ge-cc-ed wordt naar een mapje. ?!?!

[SPee]

Waarschijnlijk stond Tweakers in de CC

Ik gebruik de 'reply to all' vaak (ookal is er maar 1 zender). Vaak kijk ik nog of er mensen in de CC staan die het antwoord niet nodig hebben en zonnodig verwijder ik ze. Maargoed, ik wordt niet overspoeld met mailtjes

[punisher007]

Reply to all bij minder dan 10 personen kan op zich nog best nuttig zijn imho. Reply to all op een mail binnen het hele bedrijf (1000+ etc) is niet fijn

[Bl@ckbird]

idd. Een beetje efficiënte (sub)mailgroepen aanmaken (waarin de juiste mensen zitten) scheelt ook veel. Mail hoef je dan niet naar een grotere groep sturen.

[MBV]

Stel je een groot IT-bedrijf voor, waar een secretaresse naar iedereen een mailtje stuurt over een gevaarlijk virus, en dat je een essentiele windows-dll moet verwijderen. Om 9 uur 's ochtends, op het moment dat net alle consultants binnenkomen. Wat gaat hier fout?

spoiler: de mailserver had 2 dagen nodig om alle mails te verwerken...

[BlackOwl]

Dus de fout is dat jullie een 386 met 32 MB geheugen en NT 3.5x hebben staan als mailserver?

[Wim-Bart]

Exchange is vrij makkelijk, binnen een paar seconden heeft iedereen een <pointer> naar het bericht in zijn mailbox

[Heidistein]

Jup, klopt, maar wat jij mist is dat het een IT bedrijf is...
De meeste IT'ers hebben gezien dat dit een hoax was en vast gereageerd, of geworward naar collega's met een grappige kwoot
Daar zit het hem, want al die mails moesten langs de virusscanner en de spamdinges, dat vond die exchange machine niet zo grappig meer, neem ik zo aan.

(sorry, er moeten wat spelfouten staan, ik ben dyslect(?) en inline spellcheck is stuk)

[wildhagen]

Volgens mij werkt dit juist averechts en word het er alleen maar inefficienter door. Nu moet je, als je diverse mensen wil CC-en waarbij dat wel degelijk functioneel is, steeds handmatig die mensen toevoegen aan je reply, wat veel meer tijd kost dan de Reply to All knop gebruiken. Om het over ergernissen die het opwekt maar niet te hebben.

En voor de mensen die deze functie ten onrechte gebruiken lijkt mij voorlichting, instructie, en opvoeding me een prima middel ipv dit soort imho wat draconische maatregelen.

[Hensz]

Hoe vaak moet je nu meer dan 1 of 2 mensen cc-en eens per maand, eens per jaar? Dat terwijl er vaak mails naar tig mensen (hele werkgroep bijv.) gestuurd worden die dan door mensen beantwoord worden middels die "reply to all-knop" waardoor weer de hele afdeling een mailtje krijgt over een stom tiepvoudje dat jij hebt ontdekt.

Ik kan Nielsen alleen maar hardgrondig gelijk geven: weg met die knop! Doe maar een heel klein beetje moeite en denk maar eens na wie nou precies dat mailtje moeten hebben.

[Verwijderd]

Ze hadden beter hun werknemers een korte cursus over 'wie moet ik nu werkelijk via de e-mail informeren / er bij betrekken?' kunnen geven. Als die mensen in een project zitten, dan wordt soms wel eens de hele projectgroep geïnformeerd ipv. alleen de direct betrokkenen (zo gaat het soms bij mijn projectgroep iig) dmv. van die reply to all knop. Leer ze dat af, en je hebt het probleem bij de bron opgelost. Maar er is zeker wat voor beide oplossingen te zeggen, dat wel.