Hoe Microsoft en T-Mobile de hybride ervaring in Teams steeds verder verbeteren

De negen-tot-vijf-kantoorbaan is op z'n retour. Hybride werken is de nieuwe norm, waarbij de pandemie en het langdurig thuiswerken door veel mensen een versnellende rol hebben gespeeld. Samenwerkingsplatformen zoals Microsoft Teams vormen een spil binnen veel bedrijven, maar ze worden vaak nog niet volledig gebruikt. T-Mobile zet bijvoorbeeld in op volledige communicatie vanuit Teams.

De plotselinge omslag naar remote werken in maart 2020 zorgde zelfs bij Microsoft zelf voor uitdagingen, vertelt Alex Thiede, werkzaam voor Microsoft Digital en in zijn rol verantwoordelijk voor de digitale werknemerservaring in West-Europa. "We waren al geen negen-tot-vijf-bedrijf. Onze werkcultuur, met collega's overal ter wereld, was al erg gericht op flexibele werktijden. Vanuit technologisch perspectief konden we vanaf dag één door de cloud schalen. Maar zelfs met al die technologie merkten we dat het welzijn van onze mensen onder druk kwam te staan. Digital fatigue ging een rol spelen; noem het ‘vergadermoeheid’. Plotseling heb je geen reistijd meer. Je wisselt niet meer tussen vergaderruimtes, en koffiepauzes vergeet je ook snel. Met back-to-back-meetings merkte ik zelf ook dat ik ineens acht, negen uur per dag aan het vergaderen was."

Remote werken werd hierdoor een culturele uitdaging. Door nieuwe tooling (Viva) wil Microsoft het welzijn van Teams-gebruikers verbeteren. "Viva analyseert hoe je werkt, bijvoorbeeld hoeveel tijd je in meetings zit, en helpt je ruimte te maken voor wellbeing time. Ook in een bestaande tool als Outlook hebben we daar waar gewenst veranderingen doorgevoerd. Wanneer je nu een nieuw event inplant na een eerdere call, blokt het programma dat event automatisch vijf minuten later in, zodat je even op adem kunt komen." Viva bevindt zich nog in een previewfase en naar verwachting zal Microsoft de nieuwe tooling in november op het zelf georganiseerde 'Ignite'-event aankondigen. "We zijn er intern achter gekomen hoe mensen die remote werken, zich disconnected kunnen voelen van hun collega's. Daar is een vorm van ondersteuning voor nodig. Onze eigen inzichten zijn in het nieuwe product verwerkt.”

Vast-mobiel-integratie in Teams

Een ander 'probleem' van remote (en dus ook hybride) werken is het behoud van focus. Idealiter gebruik je al je communicatie- en samenwerkingstools vanuit één omgeving. Telefonie hoort daar ook bij, vindt Sem Verbocht, product manager bij T-Mobile Ondernemen. "Wij zijn druk bezig geweest om onze telefoniediensten te koppelen aan Teams. Niet alleen met vaste telefonie, maar ook met mobiele telefonie." Dat laatste ontbrak nog aan bestaande oplossingen in de markt, vertelt hij erbij. "Want het komt regelmatig voor dat je gestoord wordt door gesprekken op je mobiele telefoon als je geconcentreerd aan het werken bent in Teams. Door vaste en mobiele telefonie via het T-Mobile-telefonieplatform te integreren in Teams, behoort dit nu tot het verleden.”

Sem geeft een voorbeeld: “Onze telefoniecentrale leest de beschikbaarheidsstatus van gebruikers in Teams. Dit is heel handig als je bijvoorbeeld een presentatie geeft in Teams of een meeting in Teams bijwoont. Je kunt namelijk instellen dat gesprekken naar je vaste en mobiele nummer dan worden doorgeschakeld naar je voicemail of een collega. Met het e-book 'Microsoft Teams voor Admins' wil T-Mobile bedrijven bewust maken van de mogelijkheden die zij hebben bij het beheren van Teams en om Teams Telefonie in te zetten om efficiënter te werken. Dat is geen overbodige luxe, vindt Sem. "Er komen steeds weer nieuwe features vrij die het samenwerken in Teams gemakkelijker maken. Voor klanten is het bijna niet bij te houden. Het gaat dan lang niet alleen om het telefoniegedeelte, maar ook om alle overige functionaliteiten in de applicatie. Vanuit onze kennis en ook de contacten die we met Microsoft hebben, kunnen wij daarover meedenken en -praten."

Microsoft wil vpn overbodig maken voor eigen medewerkers

Het 'nieuwe normaal' brengt voor IT-managers ook nieuwe vraagstukken met zich mee. "Toen we vorig jaar vanaf maart ineens allemaal vanuit huis moesten werken, was dat even lastig voor onze infrastructuur", zegt Perry Dufais, IT-manager voor Nederland bij Microsoft. "Het ging daarbij vooral om het aanleggen van snelle verbindingen vanuit huis naar kantoor. We moesten onze vpn-mogelijkheden vergroten en tegelijkertijd ontlasten door maatregelen zoals split tunneling en het verplaatsen van diensten naar de cloud. Inmiddels is ons doel om vpn overbodig te maken. We komen op het punt dat we onze printdiensten ook naar de cloud verplaatsen." Voor medewerkers is het grootste euvel nog dat zij thuis met hardware-problemen te maken kunnen krijgen. "Met onze global helpdesk kunnen zij via Teams een ticket aanmaken, waarna een helpdeskmedewerker op afstand mee kan kijken. Als dat het probleem niet verhelpt, kunnen zij een afspraak maken met een helpdeskmedewerker om naar kantoor te komen en het probleem daar op te lossen."

De rol van een IT-manager bij Microsoft is niet hetzelfde als in de meeste andere bedrijven, aldus Perry. "Ik ben er verantwoordelijk voor dat de infrastructuur werkt en dat medewerkers zich kunnen verbinden met hun werkplek. Daarnaast ben ik de schakel tussen verschillende afdelingen, zoals Microsoft Digital dat voor onze eigen IT-ondersteuning zorgt en waar wij onze eigen ervaringen ook omzetten naar producten zoals Viva." Het doel is, voegt Alex toe, dat het niet langer uitmaakt waar een medewerker zijn werk uitvoert. "We willen een naadloze ervaring creëren met Teams, en de integratie met telefoondiensten helpt ons daarbij." Welke tips hij nog heeft waardoor werkgevers een goede hybride ervaring kunnen bieden? "In de basis komt het neer op voldoende bandbreedte voor remote medewerkers en gebruik van de elasticiteit van de cloud om op- en af te kunnen schalen. Maar bouw ook aan een zero-trust-netwerk. Zelfs onze wireless diensten gaan via het internet, waarbij elk device en elke gebruiker geïdentificeerd moet zijn. En we hebben zelf in Europa stevig geïnvesteerd in onze vergaderruimtes, om ze geschikt te maken voor hybride vergaderen. Vanuit de vergaderruimtes kun je zo deelnemen aan een Teams-meeting.”

Nieuwe werkgewoontes inspireren

Het hybride werken biedt veel organisaties de mogelijkheid om medewerkers beter in hun werk-privé-balans te ondersteunen. "Als ik mijn kinderen wil ophalen van school, kan dat gewoon, omdat ik niet gebonden ben aan vaste kantooruren" geeft Alex aan. Daarnaast helpt het maatschappelijke problemen, zoals files, tegen te gaan. Perry: "Voor de pandemie zat ik elke ochtend rond Rotterdam vast in de file. Nu sta ik 's ochtends op, werk ik mijn e-mails door en heb ik de eerste vergaderingen, en dan kan ik altijd na de spits nog in de auto stappen. Dat maakt me meteen een stuk productiever in mijn werk." Zulke nieuwe werkgewoontes inspireren om met nieuwe oplossingen te komen, vindt Alex. "Bij Microsoft hebben we een groei-mindset om nieuwe dingen uit te proberen en ook te durven falen. Als onze eigen customer zero leren we daarvan. Op ons hoofdkantoor testen we nu van alles uit, waaronder vergaderen met 3d-technologie en Hololens-toepassingen. Omdat deze zich nog in een experimentele fase bevinden, kan ik er niet veel meer over zeggen, maar ik weet zeker dat de lessen die we hiermee opdoen uiteindelijk de hybride ervaring zullen verbeteren."

In samenwerking met Microsoft biedt T-Mobile dé totale bereikbaarheidsoplossing in Teams. Ontdek er hier meer over of lees meer over je beheeropties op het platform, in het e-book 'Microsoft Teams voor Admins'.

Dit artikel is geen redactioneel artikel, maar een advertorial en tot stand gekomen dankzij T-Mobile en Tweakers Partners. Dit is de afdeling binnen Tweakers die verantwoordelijk is voor commerciële samenwerkingen, winacties en Tweakers-events zoals Meet-ups, Developers Summit, Testfest en meer. Kijk hier voor een overzicht van alle acties en events. Mocht je ideeën met ons willen delen over deze vorm van adverteren, dan horen wij dat graag. Hierover kun je met ons in gesprek via [Discussie] Reclame algemeen].

Reacties (23)

[Eonfge]

De negen-tot-vijf-kantoorbaan is op z'n retour.

Viva analyseert hoe je werkt, bijvoorbeeld hoeveel tijd je in meetings zit, en helpt je ruimte te maken voor wellbeing time.

Die wellbeing time heb ik al, die is na 5 uur 's middags. Dit is een oplossing voor een probleem die werknemers en werkgevers zelf gemaakt hebben. Als je de lijn tussen werk en privé vertroebeld, dan is het logisch dat je daarna eerder met bijvoorbeeld een burn-out zit.

Het is op de lange termijn heel gezond om even 20 minuten naar kantoor te fietsen, 8 uur te werken, en dan weer 20 minuten naar huis te fietsen. Soms is het met calamiteiten nodig dat jij je als werknemer of werkgever flexibel opstelt, maar iedereen zou een vergadering buiten kantoortijden gewoon pertinent moeten weigeren.

[Hoover]

Exact, Zo denk ik er ook over.
Mijn vriendin is door een overname bij een ander bedrijf terecht gekomen. En in die paar maanden heeft ze al diverse keren na werktijd trainingen en meetings moeten bijwonen.
En ze krijgt er niet eens voor betaald.

Zo heeft ze gisterenavond een document moeten bestuderen waar ze vandaag in een vakoverleg over gaan praten. Tijdens de pauze.

Ik ben daar heel makkelijk in. Als een baas dit bij mij zou flikken, dan zou ik zeggen, in de pauze, prima, dan ga ik wel een half uur eerder naar huis. Het is anders als er een calamiteit is. Dan zou ik ook zeggen, is prima. Maar meetings in pauzes of na werktijd, rot op. Mijn vriendin is in daarin wat zachtaardiger. En dat vinden bedrijven uiteraard erg fijn. Geen weerstand, dus doen.

En in de paar maanden dat ze daar werkt, heeft ze al diverse mailtjes gehad van mensen die afscheid hebben genomen. Joh.... waarom zou dat toch komen.

[Eonfge]

Klinkt alsof jouw vriendin ook een nieuwe baan moet gaan zoeken.

Vergeet ook niet, de beste collega's vertrekken vaak als eerste want die weten wat ze waard zijn en wat een gezonde arbeidsrelatie inhoud. De situatie van jouw vriendin zou vanaf hier alleen maar slechter worden.

[Hoover]

Die heeft ze. Gisteren contract gehad.
Gelukkig

[Eonfge]

Gefeliciteerd, en veel succes bij een haar nieuwe werkgever

[Drharlin]

Tja been there done dat. Via een outsource deal vanuit de publieke sector terecht gekomen bij een grote outsourcer. Publieke salaris bleef gelijk, waar opleidingen en sociale bijeenkomsten eerst werkgeverstijd was ineens medewerkerstijd werd. Met name de sociale events waren min of meer verplicht, je kreeg het terug bij je jaarbeoordeling.
Alles stond in het teken van zoveel mogelijk factuurabel zijn en iedere scheet die niet in de SLA stond moest op meerwerk geschreven worden. Uren staten invullen en mail bijlezen natuurlijk eigen tijd.

[Hoover]

Dit is exact wat bij haar speelt.

[himlims_]

overgenomen door amerikaans bedrijf? zo proeft het namelijk wel

[Hoover]

Nee een Nederlands bedrijf.
Alleen het type bedrijf waar mensen alleen voor het geld en carriere gaan.
Het sociaal aspect is er gewoon niet. Ze heeft niet eens met haar nieuwe baas een gesprek gehad over wie ze nu is, wat ze doet in haar prive leven etc.

Nee wat er gebeurt is dat een week na de overname ze ineens in( voor haar) nieuwe systemen moest gaan werken, zonder uitleg. En daarna ook nog eens gaan klagen dat er dingen niet goed zijn gegaan.
Dat was voor haar de druppel om na vele dienstjaren iets anders te gaan doen.

[Oon]

Ik heb ook zo nu en dan wel eens een kort overleg na werktijd, maar wel altijd met mijn eigen instemming. Een groot teamoverleg of een training na werktijd is belachelijk.

Het is misschien anders als je werkgever betaalt voor je opleiding en die soms 's avonds een college heeft dat je moet bijwonen, maar zo klinkt het hier niet

[Janusch]

maar iedereen zou een vergadering buiten kantoortijden gewoon pertinent moeten weigeren.

Nee hoor, daar kan iedereen zijn eigen keuze in maken. Er zijn voldoende mensen die werk en privé prima goed combineren én ook meetings buiten kantoortijden hebben. Je moet vooral zelf je eigen grenzen aangeven, maar nooit dat bij een ander opleggen.

[Remzi1993]

Dan heb je nog nooit van sociale of groepsdruk gehoord. Vooral dat laatste: "Je moet vooral zelf je eigen grenzen aangeven, maar nooit dat bij een ander opleggen" slaat de plank volledig mis dat veel mensen dit dus niet kunnen. Anders waren ze (succesvol) ondernemers geweest.

Ik was ook een tijdje freelancer en heb toen geleerd dat ondernemen niet bij mij past, omdat ik niet goed met grenzen kon omgaan, niet kon onderhandelen en sociaal niet sterk ben (licht autisme en introvert).

[SirLenncelot]

De factoren die jij noemt zijn zeker realiteit voor veel mensen. Maar het is wel zo dat er een groep mensen bestaat die het wel prettig vinden om de lijn tussen werk en privé vaag te houden.

In psychologisch onderzoek wordt die categorie ‘integrators’ genoemd. Deze slag mensen pakt net zo makkelijk vergaderingen buiten werktijd op als dat ze tijdens werktijd hun kinderen naar zwemles brengen. Je legt hen juist een grotere psychische belasting op wanneer ze deze taken strikt gescheiden moeten houden.

Bronnetje

[Remzi1993]

Ik heb nooit gehad over het opleggen van restricties op mensen. Echter, er moet wel een bepaalde controle en grensbewaking gedaan worden door een leidinggevende anders heb je dus mensen die altijd hun mail openen, altijd stand by staan en vaak bezig zijn met werk en nooit rust hebben. Die raken overstuur en krijgen een burnout omdat ze meegaan met de groepsdruk en om te laten zien dat ze een goede werknemer zijn zodat ze niet worden ontslagen bij een reorganisatie of dat hun contract wordt verlengd.

Ik heb nooit gezegd dat men stricte regels, protocollen en tijden moeten instellen. Ook ik ben flexibel en kan al die anderen dingen die je opnoemt. Ook ik heb soms buiten werk met een manager gesproken en ook ik vind dat normaal. Echter toen ik freelancer was, had ik bijna nooit vrije tijd, ook omdat ik mijn grenzen niet kon aangeven en ook omdat ik niet goed kon plannen en te veel tegelijkertijd deed.

Dit is één van de redenen waarom niet iedereen ondernemer kan worden. Vele denken dat het leuk is om je eigen baas te zijn en denken dat je daardoor meer vrije tijd hebt. Dit is allemaal niet waar en in het begin werk je veel doordat je klanten moet zoeken en administratie moet opstellen en onderhouden (je kan dit later deels of grotendeels uitbesteden). Als ondernemer ben je ook continue aan het onderhandelen, met je opdrachtgevers, klanten en zelfs later als je groot wordt met werknemers.

Het begin is voor vele lastig, als ondernemer moet je leren onderhandelen anders ga je failliet.


Ik heb je bron gelezen en zij verteld precies wat ik dus probeer te zeggen.

Ik zal hieronder paar citaten aanhalen

A healthy organization provides social support to employees on the job. I think managers and workers need to support each other both with daily tasks and with recognizing when people have to handle their own difficulties. It’s actually family-friendly if you have a boss who is very clear about what matters most for high-value work. There are some things that really add a lot of bang for the buck to the company.

Well, we have psychological and physical boundaries in how we organize our roles and parts of our life. Even when some of us are physically at home, psychologically we might still be at the office. For example, if we are at dinner, we might see that email coming in on a smart phone. The small thing I’ve tried to focus on is to be in the moment, especially for high-value tasks. We know we shouldn’t text while we drive – why do we think we can look at our smart phones while we are listening to a friend or our family member?

But to play devil’s advocate here, don’t you get more done if people are working longer?

EK: In the short run, yes, but in the long-run, you burn your talent out. To have long-term change, you need to train leaders. You also need to have teams and co-workers and individuals relate to each other authentically and have conversations about how we are at work to support the company in a way that allows people to be all that they can be in their total life. Part of this dialogue is encouraging people to bring their identities to work, whether that’s mother, father, LBGT, older worker, married, divorced, runner, etc. and backing each other up.

Ellen Kossek has been among the most prolific researchers in the work-life-family sphere and is a mother of four. She is the President of the Work Family Researchers Network and the author of CEO of Me: Creating a Life that Works in the Flexible Job Age.

[Reactie gewijzigd door Remzi1993 op 22 juli 2024 18:39]

[12345j]

Persoonlijk vind ik het heerlijk om af en toe even iets voor m'n werk te doen in 'prive tijd'. Omgekeerd wordt er overigens ook niet vreemd opgekeken wanneer privé even voor gaat in 'werk tijd'.

Alsnog ben ik wel fan van vaste werktijden, beetje structuur en ook makkelijker om met collega's spontaan te overleggen. Maar wat flexibiliteit vanuit twee kanten is wel lekker. Doel van het bedrijf is dan ook vooral om met z'n alle een leuk bestaan te kunnen hebben, niet winst maximaliseren ten koste van alles.

[Reactie gewijzigd door 12345j op 22 juli 2024 18:39]

[johanneslol]

Precies dit, flexible zijn is goed. Maar ik ben bijvoorbeeld vandaag vrij en dan staat mijn telefoon van werk gewoon uit.

[Transportman]

Daarom heb ik zelf alles buiten werktijd in mijn agenda al geblokkeerd, zodat die tijden minder snel als suggestie naar voren komen, en ik zie wel met collega's dat doen. Ook mijn vrije dagen heb ik erin staan. Helaas respecteren niet alle collega's/klanten dat even goed, en aangezien we geen werktelefoons hebben, piept de privé telefoon met enige regelmaat, ook buiten werktijd en op vrije dagen.

[Argonath]

Inmiddels hebben wij ruim 4 maanden ervaring met T-mobile en Teams telefonie integratie.
Dit is in onze ervaring ronduit slecht te noemen. Wij zijn inmiddels 6 volle werkdagen uit de lucht geweest, dit is als uitzend organisatie onacceptabel. Daarnaast hebben we meer dan 5 kortere storingen gehad van meerdere uren. Het probleem is hierin dat T-mobile naar Microsoft wijst, Microsoft weer richting de leverancier en vice versa, waardoor problemen lang blijven liggen.
Vandaag klinken we weer als een stelletje blikkerige robots richting onze klanten. Ik zou er nog eens een paar keer goed over nadenken als je hier als organisatie aan begint.

[Larsb8]

Wij zijn druk bezig geweest om onze telefoniediensten te koppelen aan Teams. Niet alleen met vaste telefonie, maar ook met mobiele telefonie." Dat laatste ontbrak nog aan bestaande oplossingen in de markt, vertelt hij erbij. "Want het komt regelmatig voor dat je gestoord wordt door gesprekken op je mobiele telefoon als je geconcentreerd aan het werken bent in Teams.

Hoe moet ik dit voor me zien? Lijkt mij alleen te kunnen middels een soort vast- mobiel integratie op een centrale zoals Broadsoft, dan moet je de teams omgeving wel draaien middels de trunk van de provider en niet van Microsoft zelf, of zie ik dit verkeerd?

[cybermaus]

Let them *please* finally fix the fact that Teams does not work with headset controls, on a per-user preference, instead of a company-wide policy.

[RetroMan]

Voor wie is je bericht bestemd?

[cybermaus]

Niemand die dat hier zou lezen. Gewoon frustratie afwerpen.

[aex351]

Microsoft Teams is echt een onwijs slecht gemaakt product. T-Mobile zou hier niet trots reclame voor moeten willen maken. In mijn geval verstookt Teams al snel zo'n 700 MB aan geheugen met uitschieters naar 1,2 GB. Nu is het geheugengebruik nog tot daaraantoe, echter is het resultaat dat Teams onwijs traag loopt. En dit is dan een product waar je continue mee moet werken. Echt blij wordt je daar niet van.

Met een beetje Google werk zie je dat hele volksstammen hier last van hebben. Microsoft heeft er zelfs een pagina aan toegewijd: https://docs.microsoft.co...s/teams-memory-usage-perf. Waarin ze eigenlijk zeggen: works as designed.