Advies aan overheid: gebruik online geen Word-documenten

Overheid.nl is een site die webpagina's van de overheid beoordeelt op kwaliteit en inhoud. Ook publiceert men adviezen die gericht zijn aan de overheid, maar die mogelijk ook interessant zijn voor de normale burger. Eén van de adviezen die op de site te lezen is, heeft te maken met de publicatie van Word-documenten. Tijdens de Irak-crisis werd pijnlijk duidelijk hoeveel informatie een Word-document bevat en hoe makkelijk deze te verkrijgen is toen een Britse onderdaan gevoelige informatie bloot legde. Men adviseert de overheid om documenten niet meer in Word-formaat op internet te zetten, maar bij voorkeur in PDF of HTML:

Moraal van het verhaal: gebruik op internet geen Word-documenten, maar liever HTML of desnoods PDF. En wie toch per se documenten op het internet wil plaatsen die met een tekstverwerker te gebruiken zijn, kan in Word beter 'opslaan als' kiezen en RTF-bestand (Rich Text Format) selecteren. Die bevatten geen verborgen informatie en zijn bovendien ook in andere tekstverwerkers te openen. En wie twijfelt, kan het zelf controleren door een dergelijk document te openen in een teksteditor. Dat biedt een kijkje 'onder water'.

Reacties (70)

[Haranaka]

Worden er ook andere dingen opgeslagen dan de tekst (en layout natuurlijk) in een word document? Zoals bv bewerkingen die gedaan zijn? Zodat je dus kan zien wat iemand eerst geschreven heeft, dat gedelete en iets anders schrijft?

Dat is de enige reden die ik kan bedenken waarom een html bestand veiliger zou zijn dan een word...
Of sla ik de plank nu helemaal mis

[Verwijderd]

Je kan bijv. versions saven (File, Versions) in het document. Dus de hele historie er in bijhouden......
En wat dacht je van Tools, 'Track changes'. Als dat aanstaat kan je alle wijzigingen (incl. deletes) bekijken....

[HielkeJ]

Dat klopt, volgens mij kan je ook opvragen wie wat heeft veranderd en waneer

[XiQ]

Als de maker 'wijzigingen bijhouden' aan heeft gezet/gelaten tijdens het bewerken zijn alle wijzigingen terug te halen. Afschuwelijk systeem trouwens, bijv. bij het converteren naar Apple gaat t altijd fout...

[edwardVdV]

Er zijn zat programma's op het internet te vinden die de user information die door Word (en Windows!) automatisch in het .doc bestand worden weggeschreven, kunnen wijzigen en verwijderen.

Overigens verbaasde het mij ook de eerste keer toen ik zag wat er allemaal over je document wordt opgeslagen aan metadata....

[Battle Bunny]

Als overheid pak je niet zomaar een vaag programma van 't internet. Daarbij, mensen krijg je niet zo gek om zoveel handelingen te laten uitvoeren. Gewoon print => PDF => Done.

[Anton]

Ja, alleen jammer dat de PDF printer van Adobe niet gratis is... Die zit alleen bij de volledige versies van Acrobat.

[Swinnio]

Ja, alleen jammer dat de PDF printer van Adobe niet gratis is... Die zit alleen bij de volledige versies van Acrobat.

Klopt, maar gelukkig zijn er ook een aantal goede freeware-tools beschikbaar waarmee je ook naar PDF kunt printen. Kijk bijvoorbeeld maar eens op [url="http://www.pdf995.com."]www.pdf995.com.[/url] Hiermee beschik je ook gewoon over en PDF-printer waarmee je rechtstreeks vanuit bv. Word kunt printen.
Hoewel het aanschaffen van Adobe Acrobat voor overheidsinstanties niet zo'n groot probleem meer zou moeten zijn als je bekijkt wat je al kwijt bent aan een MS office of Windows-licentie. Kan me namelijk voorstellen dat ze bij de overheid niet zo graag met freeware-tools gaan werken om de kosten te drukken.

[kroeske]

daar zijn ook andere pakketten voor

[fluistermodus]
openoffice.org heeft vanaf versie 1.1 standaard een pdf functie
[/fluistermodus]

[niqck]

En MS Word is wel gratis? De viewer misschien, maar die is enkel voor Windows beschikbaar.... wat niet gratis is.
Een viewer voor PDF kan je gratis downloaden bij Adobe. Hij is beschikbaar voor een groot aantal OSsen. Verder zijn er nog andere (gratis) viewers waar de source-code van beschikbaar is moest jouw OS geen viewer hebben.
Een overheid moet zijn informatie beschikbaar stellen voor al zijn onderdanen, niet enkel de onderdanen die een Windows-PC met MS-Word hebben....

[Verwijderd]

Helaas worden andere belangrijke redenen om uberhaubt geen proprietary formaten te gebruiken weer niet meegenomen:

- de overheid is er voor alle burgers; alle publieke overheidsinformatie moet dus ook volledig toegankelijk zijn voor alle burgers, niet alleen Windows/Mac gebruikers (en ja, openoffice.org doet het leuk, maar ik bedoel: volledig)

- ik weet zeker dat over 40 jaar onderzoekers/geschiedkundigen/whatever gaan vloeken omdat (electronische) gegevens van nu niet meer (goed) leesbaar zijn; zeer ironisch gezien het feit dat documenten van 200 jaar geleden nog prima te lezen zijn

[Jazzy]

- de overheid is er voor alle burgers; alle publieke overheidsinformatie moet dus ook volledig toegankelijk zijn voor alle burgers, niet alleen Windows/Mac gebruikers (en ja, openoffice.org doet het leuk, maar ik bedoel: volledig)

Zolang niet iedereen een computer met internet-aansluiting heeft gaat je argument niet op. De overheid is toegankelijk in de zin dat je er naar toe kunt (gemeentehuis, ministeries) en dat je er naar toe kunt schrijven. Een telefoon wordt tegenwoordig als vanzelfsprekend beschouwd, of tenminste voor iedereen toegankelijk.

Informatievoorziening via internet moet je dus zien als aditionele info, per definitie bedoeld voor een selectie uit het publiek. Discussies over welke platformen zijn nog helemaal niet van toepassing.

[Verwijderd]

Hmmm... let wel op dat als je een .doc opslaat als .html, dat er dan toch nog veel Office-specifieke rommel instaat (tenzij je expliciet pure HTML kiest, wat veel mensen natuurlijk niet zullen doen).

Je moet maar eens een blanco document opslaan als .html en dan de broncode bekijken: ik zie hier mijn naam, de datum van aanmaak, de 'bedrijfsnaam' (leeg hier), etc.

Het .doc-bestand bevat waarschijnlijk nog meer.

[Verwijderd]

Het heeft denk ik met dit nieuws te maken:

www.computerbytesman.com/privacy/blair.htm

Volgens Richard M. Smith van computerbytesman.com heeft de Britse regering een wapendossier over Irak aangedikt (oftewel: bewerkt)terwijl Blair beweert dat het alleen door geheime diensten is geschreven.
Dat valt op te maken uit de extra informatie die door word wordt weggeschreven naar zo'n bestand na bijv. editen.
De Britse regering had het document op Internet gezet als bewijs van de massavernietigingswapens in Irak en het is er inmiddels weer afgehaald.

[Verwijderd]

Waarschijnlijk gaat het om oude informatie uit een bestand die er nog steeds in te vinden is.

Als 'snel opslaan' is ingeschakeld schrijft Word de veranderingen naar het bestand, maar worden niet alle oude gegevens gewist.

Door het uitschakelen van een dergelijke optie kan dit voorkomen worden.

[Japs]

Ik ben even wat verder gaan zoeken, maar ik vind het bericht zo een beetje misleidend. Als je verder leest ( http://www.casi.org.uk/discuss/2003/msg00457.html ) blijkt dat het feit dat het een word bestand was geen invloed had op de commotie over deze tekst. Het ging immers over het feit dat het een aangedikte kopie was van de scriptie van een amerikaanse student. Dat had net zo goed met pdf, of rtf aangetoond kunnen worden. Het enige wat het word bestand extra aan informatie gaf was wie de laatste 10 aanpassingen hebben gedaan in het document. Daar staan dus gewoon 10 mensen uit de engelse regering:

Paul Hamill - Foreign Office official
John Pratt - Downing Street official
Alison Blackshaw - The personal assistant of the Prime Minister's press secretary
Murtaza Khan - Junior press officer for the Prime Minister

Dit lijkt mij in dit geval volstrekt oninteressant.

edit:

Hmm... ik zit geloof ik een beetje te slapen...tijd om naar huis te gaan...Bij nader inzien is dit natuurlijk een leuke aanwijzing dat deze mensen inhoudelijk hebben gesleuteld aan de tekst, maarja...misschien hebben ze wel alleen wat aan de opmaak veranderd, of een inleiding aangepast. Verdacht is het wel in combinatie met het opdikken van de oorpsronkelijke scriptie...waarmee ik dus mijn eigen post een beetje tegenspreek

Natuurlijk neemt dit niet weg dat het in andere gevallen wel schadelijk kan zijn om de revisie-geschiedenis onbedoeld openbaar te maken. Ik ben het er dan ook mee eens dat het verstandiger is pdf of rtf op het net te zetten.
Alleen lijkt het nu net of het feit dat een word bestand was gebruikt een rol heeft gespeeld in het uitkomen van deze "oplichting" van de britse regering.

[bszz]

Ok, beetje oude koe, maar ik denk dat er nogal wat van dit soort docjes rondzweven

Woody:
...
"In a nutshell:
if you use Word 97 to edit a Word document sent to you by
someone else, and you return that document to them, the
document may contain a copy of any file on your computer.
The copied file isn't visible in Word - no matter what you
do in Word, you can't see the data that's been scarfed up
and inserted in the document. But the data is clearly
visible using Notepad or Wordpad."
........
http://www.woodyswatch.com/office/archtemplate.asp?v7-n43

Als ik me niet vergis was er ook iets dergelijks met Word 2000.

[Neo_revisited]

De stomste fout betreffende de "verborgen" informatie in Word documenten kwam overigens van Bill Gates. Hij had voor een aantal Microsoft activiteiten en presentaties een document geschreven over de stabiliteit van het Windows Platform (toen ging het over Windows 98). Dit document werd later digitaal verspreid aan de bezoekers (veelal journalisten) zodat zij het nogmaals door konden nemen.

Toen men de "verborgen" informatie bekeek bleek dat Bill het had getikt op een Apple systeem met Office 98 voor Apple.

Hij ging toen behoorlijk op zijn gat

[Verwijderd]

Of ooit voorgehad:
een offerte van een bedrijfje als Word docje binnengekregen, en ooh, kijk, daar verschenen met enkele clicks hun aankoopprijzen en winstmarge