PDF/A-standaard voorgedragen aan ISO

De eerste werkversie van een standaard waarin beschreven is hoe het PDF/A-formaat gebruikt kan worden voor archivering van documenten is naar de Organization for Standardization (ISO) gestuurd. Dit formaat is gelijk aan het PDF-formaat, maar wordt alleen voor archiveringsdoeleinden gebruikt. Het doel van deze standaard is om documenten op een universele manier veilig te stellen, zodat men in de toekomst ook nog van de informatie gebruik kan maken. In de standaard is omschreven hoe documenten opgeslagen moeten worden, maar ook met wat voor specifieke features voor de verschillende platforms. Op dit moment werken er twee instellingen aan deze standaard: de Association for Suppliers of Printing, Publishing and Converting Technologies (NPES) en de Association for Information and Image Management, International (AIIM International). Het PDF-formaat is gekozen vanwege het feit dat het al veel gebruikt wordt binnen de industrie:

PDF, short for Portable Document Format, is a file format developed by Adobe (Quote, Company Info) to captures formatting information from a variety of desktop publishing applications. The PDF format is widely used in the publishing industry, primarily because it lets formatted documents appear exactly as created.

Reacties (15)

Jammer...ik heb namelijk een hekel aan pdf. Het leest superslecht, de interface zuigt (telkens die pagerefresh als je scrollt...om gek van te worden!) en het is lastiger om te manipuleren...gebruikers-onvriendelijk.

Jammer...ik heb namelijk een hekel aan pdf.

Nee, je hebt een hekel aan Acrobat Reader.

en het is lastiger om te manipuleren...

Daar is het ook helemaal niet voor bedoeld.

Behalve dat je natuurlijk de pfd kunt omzetten naar iets anders, is archief ook iets waar je meestal niet hele dagen in zit te lezen, en ook hoef je als het goed is maar bar weinig documenten aan te passen (hooguit toevoegen). Voor archief vind ik het niet zo'n probleem dus. Maar voor "normaal gebruik" heeft pdf ook niet mijn voorkeur.

Ik vraag me af of de rechtsgeldigheid van digitale documenten hetzelfde is als papieren documenten.
Met andere woorden: je kan wel alles gestandaardiseert opslaan in PDF, maar het maakt nog steeds papier niet overbodig.

Je kunt ook een digitaal archief naast een papieren archief aanleggen.
Je mist dan welliswaar het voordeel dat je geen opslagruimte nodig hebt, maar je hebt wel snelle en makkelijke toegang tot alle oude documenten.
Die enkele keer dat je vanwege rechtsgeldigheid ook echt het originele document moet hebben duik je dan alsnog het papieren archief in.

Daarom juist PDF denk ik, de Amerikaanse overheid verkoopt sleutels die je als bedrijf voor je PDF documenten kan gebruiken. Met zo'n officiele sleutel zijn de documenten in Amerika rechtsgeldig.

Als je een parieren document onder de scanner legt, en omzet naar PDF krijg je 2 lagen. Laag 1 is gewoon 1 afbeelding van het hele document, laag 2 is de text door OCR omgezet in selecteerbare text, en losse plaatjes.
Hierdoor is een PDF document dus precies hetzelfde als het orginele papieren document.

Op zich is dit wel ideaal. Al die duizenden en duizenden vellen papier waar nu een groot aantal archieven op gebaseerd zijn kunnen dan op, ik noem maar wat, een simpele fileserver van (laten we eens groot uitpakken) 1 Terabyte.

Gooi er een goede indexerings engine overheen, maak een mooie zoek frontend en hoppa.

Wij hebben dit bij ons bedrijf ook al, alleen dan met iso documenten. Het ligt in de planning om ook onze archieven om te zetten naar PDF. Met de PDF Index filter voor Windows Indexserver kan je hier een vrij krachtige zoekmachine van maken. (of elke andere indexerings engine)

Verder zal het ook veel milieuvriendelijker zijn. Veel archieven zijn op "mooi" papier. Denk aan briefpapier, offertes etc. etc.

Het is mooi dat een hoop Associations zich achter deze standaard scharen. Geeft toch enige druk achter een aantal instanties.

Verder zal het ook veel milieuvriendelijker zijn. Veel archieven zijn op "mooi" papier. Denk aan briefpapier, offertes etc. etc.

Da's maar relatief. Zolang we nog niet in een paperless office werken, blijven documenten toch op papier verspreidt worden. Of je dan nu of over 10 jaar je papier naar de vernietiging brengt maakt dan ook weinig uit.

Weuh... papier kan hergebruikt worden, dus als het digitaal opgeslagen wordt, hoeft er iig geen stapels papier voor 99% van de tijd ongebruikt te blijven liggen.

Mja leuk allemaal, maar wat is hier zoveel beter/anders aan dan gewone PDF?
[qoute]
Dit formaat is gelijk aan het PDF-formaat, maar wordt alleen voor archiveringsdoeleinden gebruikt.
[/quote]

Hier staat dat het gelijk is aan normale PDF. Kan iemand mij verduidelijken wat het nut dan is van PDF/A?

Ik heb even de link gevolgd, maar ik kan helaas niet zo 1 2 3 vinden wat het precies inhoudt.

Mijn vermoeden is dit: de "normale" pdf is meer gericht op het grafische. Ik denk dat deze qua filesize nog veel kleiner zal zijn dan de normale pdf. Verder zullen er ook wel aparte readers voor komen met misschien een iets beter zoekmechanisme oid.

The proposal sent to the ISO addresses the use of PDF for multi-page documents that may contain a mixture of text, raster images, and vector graphics. It also deals with the features and requirements supported by reading devices that are used to retrieve and render the archived documents.

Mja, lijkt eigenlijk wel op een normale pdf.

Papier is inderdaad niet te bannen. Maar op het moment dat dit een standaard wordt kunnen wellicht ook hieraan rechten aan ontleend worden, of misschien in de nabije toekomst.

Voor een aantal branches is wettelijk bepaald dat men documenten mag digitaal archiveren. En het is dus een rechtsgeldig document, mits dat het aan een aantal eisen voldoet.

De branches zijn voornamelijk degene waar men x aantal jaar documenten moet bewaren.

Heel toevallig verkopen wij dit soort oplossingen.
(verwerken van fysieke documenten naar een digitaal archief).

Het lijkt me wel handig dat onze kleinkinderen ook nog onze documentjes kunnen lezen en dat er een goede standaard komt die wereldwijd en langdurig kan worden gebruikt.
Er zijn jaren 80 documentjes die al niet meer zo makkelijk te lezen zijn en das jammer
(heelveel scripties enzo)

een PDF is niet altijd alleen maar een PDF, er zijn verschillende kwaliteits-versies afhangend van de instellingen, de standaarden zijn Pers, Print en Screen, uiteraard kan daar vanaf geweken worden.
De PDF/A standaardiseerd de kwaliteitsinstelling.
Waarschijnlijk zal er bijv ook een beveiliging op moeten zitten om aanpassing door derden te voorkomen en om de authenticiteit te bewaren.
De nadruk zal liggen op archiveren, dus de kwaliteit zal niet idioot hoog liggen (wat invloed heeft op de grootte v/e bestand), maar wel dermate hoog dat ie met enig fatsoen geprint kan worden.