Atos wil over anderhalf jaar 'zero e-mail'-beleid - update

De directeur van Atos wil dat zijn bedrijf binnen achttien maanden intern volledig is gestopt met e-mail. Hij vindt mail niet de juiste manier om te communiceren. Personeelsleden zouden er veel te veel tijd aan kwijt zijn, meent de ceo.

De werknemers van Atos zouden in anderhalf jaar compleet moeten overstappen op instant messaging en een communicatiemethode met een Facebook-achtige interface, zo vertelde de ceo van het bedrijf, de Fransman Thierry Breton aan The Wall Street Journal. Uit eigen onderzoek van het bedrijf zou blijken dat slechts 15 procent van de interne mails daadwerkelijk zinvol was.

Breton zelf zou in de drie jaar dat hij leiding geeft aan Atos geen enkele mail hebben gestuurd en ook niet van plan zijn hier weer aan te beginnen. "Als mensen me willen spreken, kunnen ze me een bezoekje brengen of me een tekstbericht sturen. E-mails kunnen nooit het gesproken woord vervangen." aldus de topman, die de communicatiemethode 'een instrument om verantwoordelijkheid te ontlopen' noemde.

De ban op e-mail is slechts een van de vele veranderingen die Breton, voormalig Frans minister van Economie, doorvoert. Volgens de ceo blijft Atos gericht op Europa en is het tegelijk tijd om de activiteiten in Latijns-Amerika, de VS en China uit te breiden.

Update donderdag 9.45: Atos maakte begin dit jaar al bekend van e-mail af te willen stappen maar toen sprak het bedrijf nog over een termijn van drie jaar. Atos lijkt die deadline nu in ieder geval voor de top van het bedrijf naar voren te hebben geschoven.

Reacties (180)

[Zoijar]

Het grote voordeel van email is meteen ook het nadeel: dat je asynchroon kan werken. Dat kan je gebruiken om dingen continu uit te stellen en op hun beloop te laten, maar het kan ook ontzettend handig zijn als iemand om 2 uur 's nachts een project af heeft en het vast over de email naar de groep stuurt zodat die er de volgende ochtend vroeg mee aan de gang kunnen gaan.

Dat "langslopen" in sommige gevallen superieur is zal ik niet ontkennen, of de "immediate feedback" van een MSN conversatie, maar dat wil je niet in alle gevallen. Waarom is sms zo populair? Omdat beide gesprekspartners iets kunnen sturen op het moment dat het hen goed uitkomt. Langslopen bij de baas is natuurlijk handig, maar wat als hij dan in bespreking is of lunchen? Misschien dat hij met een tekstbericht iets als sms bedoelt, maar dat is in feite email in 160 karakters.

[Anoniem: 342185]

Dropbox,voor al je document en whatsapp voor het attenderen, geen mail nodig

[johnkeates]

En als internet het niet doet? Of je een LAN zonder route naar WAN hebt?

[Anoniem: 1155]

Een email heeft eigenschappen en metadata zoals cc, bcc, afzender, ontvanger, bijlagen, onderwerp/titel, onderschrift, opmaak en ga zo maar door. Eigenschappen/metadata waar je binnen de meeste mail/groupware-clients prima in kunt zoeken en filteren. Ik heb zowel bij mijn werkgever als bij de klant mailboxen van enkele honderden MB's tot een paar GB. Het zou wat zijn als ik alleen op de body zou kunnen queryen...

En daarnaast dient een email vaak als vervanger van een brief, dus een heel stuk formeler dan chat.

Chat is geen mail, en mail is geen chat. Ze hebben beide bestaansrecht.

[Slot]

Ten eerste, het gaat hier om interne communicatie, en niet om e-mails naar derden.

Dit artikel stond overigens ook in de Telegraaf van 28 November, waarin nog een belangrijk gegeven was vermeld wat niet is opgenomen in het T.net nieuwsbericht:
- Hij heeft wel degelijk een persoonlijk e-mailaccount, echter heeft hij een secetaresse dat deze leest en beantwoord.

Uit eigen onderzoek van het bedrijf zou blijken dat slechts 15 procent van de interne mails daadwerkelijk zinvol was.

Dit onderzoek trek ik overigens ook zeer in twijfel, wat voor criteria zijn er gehanteerd om een e-mail als zinvol te beschouwen? In mijn bedrijf kan ik mij in deze statement niet vinden.

Desalniettemin ben ik groot voorstander van een 'Corporate Social Network', er zijn al vele aanbieders wat dit betreft, zoals Yammer, Jive, Salesforce Chatter, noem ze maar op. En zou ook als uitstekend alternatief kunnen functioneren voor interne emails.

[Gunner]

Emails kunnen nooit het gesproken woord vervangen

Maar tekstberichten blijkbaar wel

[bones]

inderdaad, dat verhaal klopt van geen kanten. Instant messaging kost overigens net zo veel tijd als een email versturen. Dit is blijkbaar gewoon weer een manager die targets moet halen of vernieuwing moet brengen binnen een bedrijf en dan dit soort projectjes gaat invoeren in het bedrijf.

Heb dat al bij diverse grote ICT bedrijven zien gebeuren (denk bv aan de Lean hype)

[Anoniem: 406468]

En dan ook nog eens deze quote: "Uit eigen onderzoek van het bedrijf zou blijken dat slechts 15 procent van de interne mails daadwerkelijk zinvol was."

Ik denk niet dat dit percentage stijgt als er wordt overgestapt op instant messaging.

[BramT]

En toch heeft hij imho gelijk. Ik zei toevallig vorige week nog tegen een medewerker hier dat ik eigenlijk van al dat ge-email af wil. Email is te laagdrempelig. En de manier waarop mailclients nu nog werken is verre van efficient. Forwards en CC's komen veel te veel voor. Maar bovenal: email is decentraal. Dat werkt, zolang het een 1 op 1 mededeling is. Werkt niet (efficient) als er meerdere personen bij betrokken (kunnen) zijn of als er een serieuze tijdsspanne is.

Google had een aardig idee met z'n Wave dienst. Het was nog verre van volledig, maar toch jammer dat ze dat al geannuleerd hebben.

Tools als Yammer zijn ook leuk, maar niet geschikt voor serieuze project/onderwerp communicatie.

Ik deel de mening van die Breton wel. Ik ben eigenlijk ook bijzonder benieuwd naar de evaluatie over 12 en 24 maanden...

[JAVE]

HET voordeel van mail boven alle andere opties (im, bellen, langslopen): Het is asynchroon.

Als jij bij mij langsloopt om iets te vragen, moet ik tijd vrijmaken, of jij moet wachten. (zo ook met telefoneren, IM is het iets minder het geval).

Dat is verspilde tijd. En met een beetje pech zelfs van twee personen.

Aan de andere kant; de meeste mail clients hebben tegenwoordig zoiets als filter rules, waarmee je je mail al kan schiften.

Het lijkt er meer op dat Atos 'hip' wil lijken...

[Steyn_E]

Ja, maar ik kan wel meteen met de gevraagde informatie verder als ik langskom (wat moet er daar en daar worden ingevuld) dan wanneer ik een mailtje stuur die in een berg post verdwijnt waar je niet overheen kunt kijken. Dan krijg ik mijn antwoord misschien pas morgen en kan ik ook niet verder (dus ook verloren tijd). Als je nou een soort chatsysteem hebt is dat misschien handiger, maar het meest efficient lijkt mij een teamspeak achtige applicatie. Dan kun je eventueel ook met meerdere personen in een lobby, of maar met zijn tweeen. Sowieso is spraak handiger dan tekst.

[Relief2009]

Lync, Sharepoint en Outlook gecombineerd met elkaar is wat jij zoekt. Alleen weten blijkbaar weinig mensen dit.

[Anoniem: 342185]

Jeweet dat uit onderzoek is gebleken dat medewerkers vooral in deze branche juist op ideeën komen als ze met elkaar praten. Dat techneuten het voor techneuten niks is kan ik begrijpen omdat die alles onderbouwen voor consultants is dit een perfecte uitkomst.

[Uruk-Hai]

Daar ben ik het mee eens. Ik maak zelf ook vaak genoeg mee dat ik niet gelegen bel of langs kom, bijvoorbeeld omdat iemand in een vergadering zit.

Wat ik storend vind aan IM is dat bijlagen mee sturen weleens fout gaat, zoals met Skype. Met e-mail heb ik dat nog nooit mee gemaakt.

Verder is het zo dat je een e-mail rustig kunt voorbereiden. Ik maak bijvoorbeeld erg vaak gebruik van de Concepten optie. Soms ben ik iets te gespannen, dan type ik het begin, de hele mail maar vooral als een soort schets.

Aan het eind van een werkdag ben ik meestal rustiger, dan herschrijf ik hier en daar wat ongelukkig geformuleerde zinnen en pas daarna gaat zo'n bericht de deur uit.

Ik heb daarentegen erg slechte ervaringen met stress in combinatie met IM. Als ik gestressed ben druk ik veel sneller op 'Send' en dat heeft weleens heel vervelende gevolgen gehad. Gelukkig nooit op mijn werk, maar daarom hoop ik des te meer dat e-mail er bij ons niet uit gaat en vervangen wordt door een IM "oplossing".

Smsjes idem dito, die verstuur ik doorgaans een stuk sneller dan e-mailtjes. Dat is een gevoelskwestie die me niet helemaal lekker zit.

Aan de andere kant: sms heeft op mij ongeveer het zelfde effect als Twitter: ik ben meestal veel korter van stof dan per e-mail en dat is voor de ontvanger duidelijker.

Wat ik mis in het artikel is keuze vrijheid. Ik snap dat dat de eenduidigheid niet altijd ten goede komt, maar ik vraag me af of dit nieuwe beleid er na goed onderleg overleg ook uit was gerold. Het komt allemaal maar weinig genuanceerd op mij over, alsof het een stokpaardje is van een enkele persoon. Daar heb ik zelf over het algemeen geen beste ervaringen mee.

[Reactie gewijzigd door Uruk-Hai op 29 juli 2024 08:24]

[Haay]

Wat Google voorheen in Wave had, wordt nu stukje bij beetje uitgebouwd in Google+.

Denk dat het een goed idee zou zijn als bedrijven zouden pushen dat iedereen een Google+ account heeft, en op basis een projecten betrokken mensen in een cirkel te zetten. Vervolgens kun je dan snel met elkaar communiceren binnen die cirkel, afgesloten van anderen die daar niets mee te maken hebben. Via Google Docs kun je samenwerken in documenten. Via GoogleTalk kun je direct met elkaar chatten, en met de Hangout functie kun je in de groep video-conferencen.

[Dreamvoid]

De meeste bedrijven hebben dat al lang, en het heet Sharepoint.

[Reactie gewijzigd door Dreamvoid op 29 juli 2024 08:24]

[Relief2009]

En vergeet Lync niet.

[Schramowski]

Sharepoint is zeer primitief in vergelijking met Google Docs (tenminste voor de manier waarop ik samenwerk aan documenten).

[RielN]

Juist. Maar hoe in te zetten?! Dat is vaak het probleem. Google Sites is ook een goeie optie.

[ronny]

Ik denk wel dat het percentage stijgt, maar je wint er niet niets mee!
Als alle ongein getyped wordt in IM dan komt er minder onzin mail binnen dus het percentage zinnige mail stijgt wel, echter de tijd die het kost om te twitteren/jabberen en dergelijk is minstens net zo groot.
bovendien is het soms wel handig als iets van hogerhand als geschreven tekst komt in plaats van gesproken.
Over verstoppen van verantwoordelijkheden gesproken zeg!

[Tokkes]

als je de tijd van beiden kanten samentelt kost het zelfs meer tijd. bij email kan je op je gemak al je mails laten opstapelen tot een bepaald (vast) tijdstip in de dag en ze dan een voor een beantwoorden. Bij IM is het de bedoeling dat je direct (=instant) reageert

[Erwin94]

In het bericht gaat het over instant messaging. Dit lijkt me een stuk dichter bij normale communicatie komen omdat de ander direct kan reageren.

Ik heb zelf ook wel eens dat als ik iets af wil spreken met vrienden, dat we dat via de mail beginnen en later overstappen naar de chat omdat we gewoon heen en weer mailen. In een bedrijf kan dat ook zo zijn, denk ik, en dan zou chat een mooie oplossing zijn.

[Reactie gewijzigd door Erwin94 op 29 juli 2024 08:24]

[Megamind]

Dat lijkt me ZEER onwenselijk op de werkvloer, wij gebruiken intern sowieso alleen maar Jabber omdat je elkaar sneller kunt spreken, maar als je geen tijd hebt is een email veel handiger. Plus het zoeken door chatlogs is verschrikkelijk natuurlijk.

[Nas T]

Jongens: dit gaat teruggedraaid worden. Reden:
Persoon a: "ja, maar persoon b zei tegen mij...."
Persoon b: "Ik zou dat nooit gezegd hebben"

Variant mèt mail:
Persoon a: "Maar je hebt me een mail gestuurd waarin stond...."
Persoon b: "...ja, ik zie het..."

Waar ik werk "moeten" sommige dingen zelfs via mail, hierom.

[Dreamvoid]

Hoezo, alle chat wordt toch gelogd?

[Flowmo]

En logs doorzoeken zijn handiger omdat...? Emails zijn veel sneller gevonden omdat er over het algemeen meer informatie in 1 bericht is gebundeld.

[sumac]

Ze willen een facebook-achtige applicatie gaan gebruiken, oftewel private en publieke forums. Die zijn uitstekend te doorzoeken.

[Anoniem: 231832]

Tekstberichten, of het nu emails of sms of chat is kosten meer tijd (= geld) om in te typen dan om het gewoon te zeggen met je eigen stem.

Een beller is nog steeds sneller. Daarom zal spraak communicatie uiteindelijk overwinnen, totdat er goede nederlandse spraak naar tekst conversie is (dat laatste duurt nog wel 40 jaar denk ik)

[Reactie gewijzigd door Anoniem: 231832 op 29 juli 2024 08:24]

[J.J.J. Bokma]

Het is altijd een werkonderbreking die de spreker het beste uitkomt. Een programmeur (of ander werk waar veel concentratie bij komt kijken) onderbreken voor 1 minuut betekend dat je 'm uit zijn werk trekt, en dat hij/zij daar weer in terug moet komen. Dit kost 10 tot 15 minuten. Dus dat snelle geprekje van jou kost de spreker: telefoon oppakken, bellen, wachten tot er opgepakt wordt, "handshake" (hoi, met ....), dan kleppen over dat knopje, vaak komt er dan ook nog andere onzin boven, en dan ophangen.

En dat is echt sneller dan een emailtje?

Hoi xxxx,

Knopje moet geel.

Bedankt,
yyyy

Maar kost de programmeur veel meer tijd.

Herinnert mij altijd aan mensen die zo nodig hun reaktie boven de email moeten krabbelen na het mailtje half gelezen te hebben. Het "mooiste" voorbeeld is die keer dat ik een opdrachtgever twee vragen stelde in een email, netjes genummerd, met duidelijke uitleg. Geen van de twee vragen kon met ja of nee beantwoord worden.

Wat kreeg ik terug? Bovengekrabbelde: John, klinkt goed, prima.

Toen ik terugmailde waarom hij bovenkrabbelde was zijn reaktie: het bespaard mij tijd. Ondertussen waren mijn vragen nog niet beantwoord.

Maar goed, dit idee zal vast het beste werken voor het management.

[Martinspire]

@jjj bokma: Je doet nu net alsof programmeurs sociaal achtergesteld zijn. Tegenwoordig is dat helemaal niet meer en kunnen ze makkelijker switchen. Tenminste, dat is mijn ervaring.

Als je echt 10 tot 15 minuten nodig bent is er iets psychisch aan de hand of ben je bezig met hele ranzige code.

[J.J.J. Bokma]

@Martinspire: ik ben een programmeur, en geen codeklopper, of een "multitasker" [1]. Het heeft niks met "sociaal" achtergesteld zijn te maken. Wel met dat "in the zone" geraken gewoon tijd kost. Net als in een boek raken. Als je veel leest weet je dat er een moment is dat je hele omgeving "verdwijnt", geluiden hoor je niet meer, je ziet niks meer, kortom je zit in je boek. Als je daar uitgerukt wordt, kost het simpelweg tijd om weer even in je boek te geraken.

Met programmeren (dus nogmaals, dat is niet codekloppen), gaat dat wellicht een paar stappen dieper. Ik heb een deel van de code in mijn hoofd zeg maar, ja ik ben ouderwets, ik gebruik geen IDE met code completion en zo. En als ik dat dus onderbreek, moet ik als het ware weer dingen "downloaden".

Maar goed, een goed artikel hierover: http://www.joelonsoftware.com/articles/fog0000000068.html

[1] De meeste mensen kunnen namelijk niet multitasken. Oh, ja, iedereen in een kantoor roept dat te kunnen, maar slechts een heel klein aantal mensen kunnen echt, en dan nog maar een beetje, multitasken. Multitasken is gewoon een duur woord voor: het lijkt alsof ik 100 dingen aan het doen ben, maar ik zit eigenlijk mijn tijd te verprutsen. Je ziet het dan ook voornamelijk bij mensen die het betaald kunnen doen, in de baas zijn tijd.

[Anoniem: 398117]

Ik zie het niet hoor waarom een bedrijf zo een beleid zou willen. Email blijft super handig en voornamelijk omdat je kan opzoeken wat je hebt ontvangen EN wat je zelf hebt gestuurd. Dus mocht je een keer twijfelen of je iets wel of niet hebt afgehandeld dan heb je iig een goeie referentie.

Verder ben ik het 100% met je (JJJ Bokma) eens. Ik ben ook programmeur en ik ben ook gewoon sociaal ingesteld, maar als ik 'in the zone' ben en er komt iemand langs of er belt iemand dan verstoort het je gewoon heel erg. Achteraf in een email lezen is veel fijner, dat doe je dan ook wanneer jezelf er klaar voor bent.

Kom op, het moet nou niet zo zijn "oh IK heb tijd van iemand nodig, die ga ik NU nemen". Nee het blijft toch iets van twee kanten goed moet uitkomen. Als je dat gaat afdwingen met telefoon (en eventueel IM) is dat dus alleen maar frustrerend.

[Tokkes]

omtrent dat programmeren: moet ik je gelijk in geven. Zelf zit ik ook maar gewoon mijn code te lezen en stilletjes aan beginnen verderwerken als ik gestoord ben geweest, om dan tegen een rotvaart mijn toetsenbord te verslijten eens ik "deel van de IDE ben geworden". Of je nou autocomplete gebruikt of niet, of je nou kan 'multitasken' of niet, er is een 'fase' wanneer je *echt* efficient bent aan het programmeren. Zelfde met gamen, lezen, karten: dingen die veel concentratie vergen, daar kan je volledig in op gaan.

[mrdemc]

Ik herken mijzelf heel goed in dit verhaal! Helaas is het vaak zo dat er vaak bij mijn bureau gevraagd wordt om een en andere te doen wat ik opzich heel leuk vindt en direct doe (omdat ik mensen graag snel en naar tevredenheid help, maar ondertussen gaat mijn programmeringsnelheid wel omlaag omdat ik echt weer in m'n eigen wereld moet gaan komen.

[OMX2000]

Je raakt precies de kern van het echte probleem. En dat is dat hedendaagse managers allemaal last hebben van ADHD. Ze kunnen niet meer lezen en/of schrijven. Dus alles moet snel snel.

Atos is een "managers" bedrijf. Wat de CEO zegt is dat de managers veel tijd kwijt zijn aan mailen. Atos is in mijn ogen geen ICT bedrijf, ze zouden net zo goed auto's, vliegtuigen, flessen wijn of saté-prikkers kunnen produceren.

[El_ByteMaster]

Wees maar blij dat je het niet netjes uitgeprint, en dan met pen beschreven op de eerste bladzijde, via de interne post heb teruggekregen.

[J.J.J. Bokma]

@El_ByteMaster: dat had ik liever gehad dan een email zonder enige nuttige tekst, sterker, ik heb nu en dan inderdaad precies dat ontvangen, maar wel per email: ingescande documenten waar met de hand op geschreven was.

Wat "men" lijkt te vergeten is dat het niet om de snelheid van de bitjes gaat, maar ook om de kwaliteit van hetgeen verstuurd wordt. Spraak en IM is altijd rommelig. Email kan je bliven editen tot het goed genoeg is. En als het probleem is dat er te veel dom geleuterd wordt via email, dingen als kan je mij nog een keer vertellen hoe dit ook alweer moet (voor de 10e keer), dat ga je niet oplossen via IM of een Facebook-achtige interface. Integendeel.

[Anoniem: 318382]

Als de vraag "Knopje moet geel." uit je voorbeeld jou mondeling zo uit je concentratie kan trekken dat het je 15 minuten werk kost, heb je volgens mij toch echt een probleem. En het clichébeeld van de hardwerkende, geconcentreerde programmeur en de lallende managers dat de posts hieronder enkele keren wordt opgehangen, vind ik ook echt weer zo klein (ik ben zelf geen manager voor de duidelijkheid).

Als elke menselijke interrupt jou zo stoort dat het een kwartier van je tijd kost, ben je gewoon niet geschikt om in een sociale werkomgeving mee te draaien. Het beeld van de programmeur die in een kamertje zonder ramen zit en waar je om de x tijd een paar sandwiches onder de deur schuift komt me voor de geest.

Niet iedereen heeft tijd om door bergen mails te ploegen, geschreven tekst is vaak omslachtiger om een genuanceerde boodschap over te brengen en een telefoontje is soms gewoon sneller. Neem dan niet op en beluister je berichten achteraf, dat komt toch op hetzelfde neer?

[Anoniem: 231832]

"Het is altijd een werkonderbreking die de spreker het beste uitkomt. "

Tenzij je hier duidelijke afspraken over maakt. Een tekst bericht of email kan net zo goed een onderbreking zijn. En daarnaast is het zo dat je ook voicemail of anders ingesproken berichten kunt gebruiken.

Ik vind die stelling dus niet op sterke argumenten gebaseerd.

Het opnemen van een bericht gaat via spraak nu eenmaal vele malen sneller voor de gemiddelde gebruiker dan het intypen van een bericht.

Het is de discipline van de ontvanger die bepaald wanneer hij zich laat onderbreken.
Je kunt daar gewoon heel duidelijke afspraken over maken.

[RBouwman]

Het vervelende van digitale communicatie is dat je geen emotie hebt in de tekst, oftewel het kan verkeerd geïnterpreteerd worden.

Voor elke vorm van communiceren kunnen er wel voordelen en ook nadelen worden verzonnen.
- Telefoon: gesproken boodschap met intonatie voor emotie, maar alleen als de persoon er is en/of de telefoon opneemt
- Tekstbericht: kort en bondig, maar te beperkt voor zaken die meer uitleg behoeven
- Chat: Informeler, snel en interactief, maar wachten op elkaar met typen en het onderbreekt in werkzaamheden
- E-mail: Goed voor uitgebreide berichten (met bijlagen), ter informatie of als iemand niet aanwezig is en je een bericht wil achterlaten. Wordt vaak gebruikt als chat, of wordt niet intensief genoeg gelezen waardoor miscommunicatie optreed.

Als binnen een bedrijf wordt gefocust op bewustwording van al deze vormen van communicatie dan kunnen deze efficiënter worden gebruikt. Niet overal e-mail voor, maar een goede keuze maken waar je voor kiest en waar jouw communicatie behoefte naar heeft en of het moet worden geregistreerd voor afspraken. Je kan ook chatten en een korte email sturen die bevestigd wordt.

Ik vind het dus persoonlijk kortzichtig dat e-mail uitgeband moet worden. Tevens geeft mij het een gevoel dat deze persoon bewust een tegendraadse mening wil hebben. Alsof ik bij de directie moet komen voor een wachtwoord reset van zijn computer, of moet ik hem dan maar bellen.. Misschien per postduif? Nee ok, dat is nu wel een beetje uit de tijd geraakt.

[Dreamvoid]

Alsof ik bij de directie moet komen voor een wachtwoord reset van zijn computer

Die PC neem je toch gewoon remote over als er iets geinstalleerd moet worden?

[Reactie gewijzigd door Dreamvoid op 29 juli 2024 08:24]

[killercow]

Nee een beller denkt vaak in het oor van de ontvanger na over wat hij eigenlijk wilde gaan uitleggen / vragen.

Voor de ontvanger is dat dus veel 'duurder', want hij moet meeluisteren.
Voor de verzender is het niet korter, want een email nuttig opstellen had dat process ook getriggerd, alleen dan maar bij 1 persoon

[SunnieNL]

ja handig.. en wat is het verschil met een bericht op facebook tov een email?
dat kost net zo veel tijd en erger nog, die heb je offline niet bij je als je bij klanten zit.

[asteriK]

In een Facebook achtige community zijn de reacties direct en voor iedereen, mits uitgenodigd voor die specifieke post, te lezen. Daar kan je dan ook weer verschillende groups (handig voor de hierarchie/bedrijfsstructuur) voor maken. Men kan sneller reageren en handelen zodat niet voor ieder wissewasje een complete mail opgesteld moet worden. In feite zou dat ook wel via de email structuur moeten lukken, zeg maar zoiets als Gmail probeerde te doen door de emails als chat bubbels te behandelen.

Ik heb al meer gehoord van bedrijven die dolgraag over zouden willen stappen op een dergelijke manier van communiceren, of dat al daadwerkelijk aan het bouwen zijn.

[.MaT]

@asteriK

Dat concept doet me heel sterk denken aan google wave. Daar gaan ze de stekker van uittrekken omdat het niet populair genoeg was. Blijkbaar is er toch een markt voor?

[Reactie gewijzigd door .MaT op 29 juli 2024 08:24]

[J.J.J. Bokma]

Voor dat soort zaken kan een wiki heel handig zijn.

[johnkeates]

Google Wave

[Rutix]

@sumac:
En hoezo is dat beter dan een email? Je moet het nog steeds lezen en erop reageren...

[Reactie gewijzigd door Rutix op 29 juli 2024 08:24]

[Maasluip]

Maar wat is dan het verschil met email?

[J.J.J. Bokma]

Uiteraard kan je in context zoeken.

Maar goed, elke klant die met mij op Skype wilt "chatten" krijgt te horen: nee, liever niet, gebruik email. En wel om de volgende reden:

* Het moet op een bepaalde tijd, van te voren afgesproken. Programmeren is niet een bezigheid die je even kan onderbreken voor geleuter. En als ik dan klaar zit, dan is de andere kant nog bezig met telefoontjes, gesprekken, enz. Dus ik mag wachten.
* Tijdens het gesprek moet ik notities maken (als het voice is). Als het text chat is, dan is het nog noodzakelijk om notities te maken van ideeen die ik heb, omdat programmeurstaal anders is dan klantentaal.
* Vervolgens moet ik de hele boel netjes gaan samenvatten, en daar alsnog een email van gaan opstellen.

Tijdbesparen? Handig? Ja, als je dom wilt leuteren over de kleur van een knopje, een uur of zo, vast. Maar praktisch? Hier niet in iedergeval.

Dat hele tijdbesparen is verder vaak de tijd van de persoon die het zo nodig vind, niet mijn tijd. En als ik dan vervolgens zeg dat iets 1 uur langer duurt, dan is het ineens duur....

[Meekoh]

Dat valt best mee. Mijn OCS logt al mijn chat gesprekken naar mijn Outlook mailbox. Ik moet toch ergens bewijs hebben dat iemand iets gezegd heeft. En dit is in Outlook erg makkelijk te doorzoeken.

[Anoniem: 22317]

Bij ons staat de logging van Office Communicator uit.
Dus ik ga ervan uit dat het niet gelogd wordt.

[johnkeates]

Dat is meestal zo als het uit staat.

[Anoniem: 114278]

E-Mail is wettelijk gezien hetzelfde als een brief per post

[ppl]

Met Jabber heb je ook logging mogelijkheden. Bij zowel mail als instant messaging loop je echter altijd het risico dat mensen dingen verwijderen en het dus niet meer achteraf op te zoeken is. Hiervoor zijn er dan ook talloze opties om op de server het e.e.a. aan archivering te doen zodat dit wel mogelijk is voor zowel Jabber als e-mail. Het grote probleem is dat e-mail een juridische status heeft die iets als instant messaging niet heeft. Mail is daarom voor sommige dingen vanuit juridisch oogpunt beter dan instant messaging. De vraag is alleen in hoeverre dat van toepassing is op de interne communicatie binnen je eigen bedrijf. Ik kan me voorstellen dat het bij een klein bedrijf een heel ander verhaal is dan bij Atos wat een grote multinational is.

[J.J.J. Bokma]

Met email kan je de verzender laten ondertekenen met een digitale handtekening. Veranderen gaat dan wat lastig, omdat de handtekening over de inhoud van het bericht gaat.

[Anoniem: 342185]

Je hebt hier nog nooit meegewerkt, en toch keur je het al af. typisch je zult een cultuurschok gaan meemaken de komende jaren

[Tenshi818]

Ik snap zijn punt wel. Ik heb geen exacte cijfers maar zeker 80% van de mail is niet boeiend.

Als je 80% naar chat of mondeling kan brengen en de 20% mail voor alleen belangrijke dingen gebruikt.

Moet je natuurlijk wel goede afspraken over maken.

Maar ik ben benieuwd.

[Tokkes]

Dat is ongeveer wat in het artikel staat, alleen dan 5 procentpunten verschil: 85% van de mail is niet boeiend, de andere 15% is dan weer wel belangrijk.

[Brummetje]

Dat het zoeken door chatlogs naar is ja... gtalk gaat daar al wel wat beter mee om omdat het per gesprek word opgeslagen...

Vergeet alleen niet dat hun het misschien wel op een eigen manier gaan implementeren... Wie weet open je wel een chat met een collega en geef je dat gesprek een onderwerp "Bespreking Interface".... dan kun je later dus gewoon naar dat gesprek gaan en heb je alles wat je nodig hebt...

Alleen is er natuurlijk al geen sprake meer van instant messaging als je collega niet aanwezig is.. dan is het niets anders als een bericht sturen en wachten en dat is net als mail natuurlijk...

Dus of het DE oplossing is voor mail ik denk het niet maar het zou wel een goede vervangingen kunnen zijn met her en der een aanpassing..

[Martinspire]

Zoeken in de logs hangt sterk af van de programma's en zoektermen die je gebruikt.
Zoeken in mail kan anders ook erg lastig zijn. Als je veel verschillende mailtjes krijgt of hele lange mailtjes ben je net zo hard aan het zoeken. Bovendien gebruik je bij beide methodes toch een zoekmachine of filtering, waardoor het hele verschil imo wegvalt.

Als het echt belangrijk is moet je het niet via de mail of messaging doen maar in documentatie

[OriginalFlyingdutchman]

Ja echt geweldig, maar niet heus. Spreken 10 man je tegelijk aan, hoe wil je dan in godsnaam nog prioriteiten gaan stellen. Idee klinkt leuk, maar lijkt me echt compleet onrealistisch.

Dit betekent dat je elke seconde met je werk gestoord kan worden. Door e-mail kun je rustig afmaken waar je mee bezig bent, en vervolgens je mails 1 voor 1 afhandelen. Met IM gaan mensen ook verwachten dat je direct antwoord, terwijl dat soms helemaal niet kan, of uitkomt.

[bite]

Dan verander je je status, iets wat met een telefoon niet kan want die onderbreekt je altijd als je ergens mee bezig bent of met iemand in gesprek bent.
Overigens, als de IM offline is ben ik dus (nog) niet aan het werk en is dat meteen duidelijk

Zelf heb ik regelmatig contact met mensen in India en dan is een IM naar mijn mening handiger dan dat het niet duidelijk is wat er wordt gezegd Bovendien is er zoals al genoemd de log functie van e-mail en IM zodat je iets kan terugzoeken, handig als je het nodig hebt.
Als ik iemand iets wil vragen of mededelen en het heeft geen haast of de persoon is er niet stuur ik gewoon een e-mail die de ontvanger kan lezen als het uitkomt. IM is meer voor direct contact en anders is er altijd nog de gsm voor telefoon/conference/sms.

[Reactie gewijzigd door bite op 29 juli 2024 08:24]

[Bartjezz]

Tekstberichten zijn over het algemeen korter en dus niet groot genoeg om inhoudelijk iets over te brengen, tegelijkertijd gaat men het hele powerpoint mailgebeuren tegen. Ik begrijp het wel, maar om nou het hele mailverkeer helemaal op de schop te gooien is nogal drastisch... Hoe moet het dan met documenten die rondgestuurd moeten worden?

Maar van de andere kant: we zien wel hoe het Breton vergaat in de toekomst, kan de rest van de wereld alsnog overstappen op "hyves"

[wizzkizz]

Documenten versturen kan ook via vrijwel elke IM client, netwerkshares, kennis management systeem, collaboration tools etc. Daar heb je geen e-mail voor nodig. Voordeel van een degelijk collaboration systeem is ook nog eens dat er direct deugdelijk versiebeheer, real-time samenwerken etc. in zit.

[Rutix]

Via IM clients moet je wel online zijn, netwerkshares moet je maar net weten dat iemand er wat op heeft gezet, kennis management systemen heb je een punt, collaboration tools ligt er maar net aan welke tool je hebt. Met andere woorden: Email steekt hier toch wel boven uit. Het is asychoon, makkelijk te bewaren, je kan je bericht signen/encrypten, je kan lees bevestiging vragen ect.

[Relief2009]

Je hebt toch nu ook vergaderingen. Je spreekt gewoon af op een bepaald tijdstip en dan moet dat lukken. En je bent op werk om te werken, niet om geen tijd vrij te maken.

[SPee]

Ik denk dat voornamelijk die berichten onder de "15 procent is overbodig" vallen.
Of een groot deel van zijn medewerkers voeren niets (zinnigs) uit en gaan uit verveling maar mailen

[Anoniem: 342185]

Je snapt duidelijk de lading niet, met een tekst bericht heb je sneller een conversatie dan met email en tekstberichten leiden ook sneller tot ontmoeting, zeer goede vooruit gang bij atos.

[morten]

Neens. Vooruitgang zou betekenen dat IM voor een goed gedeelte mail zou vervangen, maar hier wordt e-mailen zo goed als verboden, wat een negatieve lading heeft.

Zoals al meer mensen hier melden: E-mail is eenvoudiger te bewaren en zodoende vind ik het ook altijd een goed middel om mensen mee te confronteren als ze weer eens onjuistheden/onvolledigheden lopen te verkondigen, met IM gaat dat toch lastiger.

Daarbij E-mail is tegenwoordig ook prima toegankelijk op mobile devices als smartphones, tablets. Om dit soort communicatie tegen te gaan moet je toch behoorlijk kortzichtig zijn.

Niet dat ik niet zeg dat IM en zeker ook persoonlijke communicatie zijn voordelen hebben, maar sommige dingen wil ik gewoon goed vastgelegd hebben en daarvoor is mail prima geschikt.

[Qreed]

Breton zelf zou in de drie jaar dat hij leiding geeft aan Atos geen enkele mail hebben gestuurd en ook niet van plan zijn hier weer aan te beginnen. "Als mensen me willen spreken, kunnen ze me een bezoekje brengen of me een tekstbericht sturen. E-mails kunnen nooit het gesproken woord vervangen."

Geeft ook een klein beetje aan hoeveel ervaring deze topvent heeft met betrekking tot communicatie via email; niet veel. En dan toch nog zo'n gefundeerde visie hebben en deze schaamteloos met de buitenwereld durven te delen. Wauw! Wat een held.
Als ik niet veel beter wist had ik tshirts laten drukken met "eMail -- dat is zo 2011".

Uit eigen onderzoek van het bedrijf zou blijken dat slechts 15 procent van de interne mails daadwerkelijk zinvol was.

85% onzinnige email communicatie binnen je eigen bedrijf? Het is natuurlijk bedenkelijk welk diepgaand algoritme hier op losgelaten is om dit cijfer te produceren, maar laten we aannemen dat dit correct is en deze aardige kerel met een tshirt slogan rondloopt: "Atos -- wij praten voornamelijk poep".

[Anoniem: 295700]

Tekstberichten zijn helemaal inefficient. Je moet dan een soort van actieve discussie aan gaan. Als ik code zit te kloppen wil ik niet gestoord worden door wat dan ook. E-mail is juist ideaal.

[koppie]

Oftwel, iemand die eens ongestoord door wil werken, is anti-sociaal?

[Michielodc]

Bij mails heb je een titel en kan je het makkelijk terug vinden. Bij een communicator is dat anders en moet je je chat geschiedenis doorkijken... Dus ik zie het niet werken.

[otherwise777]

Ik ben het met je eens, maar dat komt omdat er voor e-mail platforms zijn gemaakt,
zouden deze niet ook gemaakt worden als er veel meer met instant messaging gewerkt zou worden?

[Anoniem: 126717]

Los daarvan, je zit ook niet continu op je plek. Vergaderen, het kleine plekje, verlof, noem maar op.
Een mailtje komt altijd aan, en als de geadresseerde tijd heeft geeft hij/zij wel antwoord. Als dat zelfs nodig is.

[Dreamvoid]

Bij mails heb je een titel en kan je het makkelijk terug vinden.

Je wil niet weten hoeveel mails ik heb die als titel "hello" hebben.

[[Roland]]

Ik ben benieuwd. Email is inderdaad niet ideaal, het heeft echter een groot voordeel. Afspraken zijn makkelijk terug te vinden.

Email zorgt natuurlijk ook voor vele verschillende bestandsversies waarvan niemand meer weet waar die rondslingeren. Er zijn dus zeker voordelen aan het afschaffen van email en een centraal systeem te gaan gebruiken.

[TMDevil]

Email is dan ook niet de manier om documenten te delen, daarvoor zijn er de verschilledne DMS (document management system) op de markt (denk aan sharepoint).

Het grote voordeel van email vind ik persoonlijk dat je dingen makkelijk kan terugzoeken, en je iemand een mail kan sturen, terwijl die persoon er die dag niet is.

[X-Kiwi]

Wij gebruiken voor interne communicatie een MS Office Communicator. Deze slaat ook alle gesprekken op in een berichtengeschiedenis.

Echte belangrijke afspraken heb ik liever alsnog op papier of via e-mail.

Snap voor de rest het hele idee wel van deze aanpassingen, want zeker intern is zo'n instant messenger ideaal. Geen aanhef, niet keurig conform de maileisen iets opstellen (wat tijd kost)..maar gewoon direct je vraag op het scherm van je collega.

[Abom]

Meneer vergeet ff dat zijn klanten wel e-mail gebruiken als belangrijkste communicatie middel.

Ik ben een zwaar voorstander van OCS, Lync en SameTime en ik heb de afgelopen 5 jaar hoofdzakelijk bij klanten gewerkt met 'the new way of working'. Maar wanneer ik een complex verhaal heb wat niet bloedspoed is en veel begleidende tekst vereist, zijn instant messengers niet de manier om te communiceren.

[Reactie gewijzigd door Abom op 29 juli 2024 08:24]

[Muta]

Ik denk dat het hier gaat over interne communicatie.

[Abom]

Dus? Zijn mensen gaan alle mails van klanten copy/pasten in instant messengers?

Het is leuk dat de CEO als policy heeft 'als je mij mot hebbe, weet je mij te vinde'. Maar dat werkt niet wanneer je allerlei processen hebt en al helemaal niet wanneer de verschillende afdelingen over de hele wereld zijn verspreid (zoals bij Atos).
Wanneer ik iemand iets wil vragen, spreek ik hem aan op Lync, heeftie geen tijd, stuur ik een mail, dan kan hij/zij erop reageren wanneer hij/zij daar wel tijd voor heeft.

Het is gewoon populair om zoiets te doen/roepen. Laatst zag ik ook een muts op TV die geen e-mail gebruikte en alleen normaal Twitterde e.d. en dat ook binnen de overheid stimuleerde... Imho is het precies hetzelfde als 'the paperless office', leuk idee, totaal niet realistisch, simpelweg omdat papier/email in veel gevallen heel erg praktisch is.

Daarbij vraag ik me af wat meneer zijn type snelheid is...als er iets is waar ik een hekel aan heb is het 20 seconden kijken naar de regel: "Breton is typing..."

[Reactie gewijzigd door Abom op 29 juli 2024 08:24]

[RielN]

Papier en handig? Nee. Dat is allang niet meer zo.

[ronny]

Maar er zijn bij een bedrijf toch hele afdelingen als P&O Beleid en management die alleen klanten intern hebben. Maar moet je dan hele beleidsvraag stukken mondeling gaan doorgeven of met IM gaan door geven?

@ Abom
De paperless office is nog 100 maal beter haalbaar als een bedrijf zonder interne e-mail.
Met een goed DMS en een goed werkplek, kan je met wat gewenning echt heel veel papier de deur uit doen.
Het is voor de meesten echter wennen om niet vanaf papier te werken, er staan echter duidelijke voordelen tegen over.
Nooit meer dossiers kwijt altijd en overal de juiste versie van stukken enz.
Maar heb idd niet de illusie dat het 100% papierloos wordt.

[TERW_DAN]

Leuk dat ze dit willen proberen, maar ik zie het niet werken. Met een e-mail heb je iets vastliggen, iets dat je met chatlogs stukken minder hebt.

Op mijn werk bespreken we veel via IM, maar de afspraken gaan gewoon per e-mail rond. Dan heb je ze makkelijk bij elkaar, je kunt het doorsturen naar iedereen die erbij moet zijn, en je bent ook nog eens af van het niet reageren op IMs (wat hier vrij standaard is, door de tijdsverschillen met Taiwan en de VS, waardoor het uiteindelijk langer duurt dan gewoon een mail sturen).

[Anoniem: 338569]

Met emails wordt vaak werk over de schutting gegooit en niet gepraat!
Deze persoon weet heel goed wat vooral leiding gevende doen...
tevens bevatten emails niet alle details vaak worden dingen vergeten of moeten mensen wachten op replys van vragen die zij weer over dat mailtje hebben, omdat er een opmerking over wordt gemaakt. of het is voor meer redeneringen vatbaar zou zijn.
met praten werkt dat veel beter en interactiever. kijk voor documenten versturen is altijd wel een oplossing te vinden door een link te geven in de instant message van waar die persoon de data kan vinden. dat gaat ook HD space schelen want een document staat dan maar 1 keer op de server ipv 370 keer.

[TERW_DAN]

Het reageren via IM is minstens zo voor interpretatie vatbaar als dat het is met email, je kunt alleen wat directer reageren (maar of dat nu altijd een voordeel is is ook maar de vraag). Even snel wat via IM versturen kan snel, maar bij een mailtje denk je er toch wat meer over na, omdat je zeker wil zijn dat je verhaal compleet is. Met een IM is dat minder, omdat het toch zin voor zin gaat.

[imp4ct]

Als ik mij niet vergis was dat ook een beetje het idee achter Google Wave, maar het is Wave niet echt goed vergaan.

Ik stel me ook zeer de vraag hoe je duidelijk structuur kunt krijgen in de communicatie. Als je mails gestructureerd opstelt dan zijn dit zeer handige dingen om op terug te vallen, of gaan ze van elke chat-sessie een verslag maken?

Ik denk dat instant-messaging echt wel z'n voordelen heeft, het werkt vaak sneller dan de telefoon te nemen, maar om e-mail daarmee helemaal intern uit te sluiten lijkt me een zeer slechte zet.

[scorpie]

Het idee achter Google Wave was dat het niet uitmaakt hoe je informatie hebt gekregen, het wordt voor je gebundeld tot 1 stream. Dat is toch wel wat anders dan wat deze man bedoelt denk ik..

[Cergorach]

De reden dat het Wave niet goed is vergaan is omdat het weer een ander communicatie middel was naast alle mail/chat/etc. Plus nog eens weinig marketing was het ten dode opgeschreven. Maar de technologie wordt nu ingezet en verder ontwikkeld bij Google Mail en Docs.

Persoonlijk vind ik instant messaging een crimé, mensen typen wat in ze opkomt zonder nuance en zonder toon of uitdrukking waardoor al snel een verkeerde indruk kan worden gewekt. Het is slecht na te gaan, zit vaak vol typ fouten en er word niet al teveel bij nagedacht. Het nazoeken is vaak ook nog eens een pain in the behind, want logs worden vaak lokaal bewaard en slecht in te zoeken.

Bellen doe je als je direct een antwoord wil hebben, je een boodschap genuanceerder wilt brengen. Persoonlijk langsgaan doe je als je dit nog noodzakelijker/belangrijker is.

[Dreamvoid]

Logs lokaal bewaard? Da's gewoon een kwestie van een fatsoenlijke client kiezen voor je bedrijf. Met een Lync of Sametime heb je dat probleem helemaal niet.

[pim]

Ik ben in het kantoorleven aardig gefrustreerd geraakt hoe lang het vaak duurde dat emails beantwoord werden.. Of als het werd beantwoord werd het maar half opgelost..

MIJ kun je een email sturen, en die behandel ik 100% nauwkeurig en op tijd..
Maar helaas denken veel collega's er anders over.. Mailtjes verdwijnen op de todo list, terwijl telefoongesprekken altijd voorang krijgen..

De schuld is niet email, maar de mensen die het gebruiken..

Ik ben het er wel mee eens, bellen werkt vele malen beter.. En als je niet gestoord wilt worden, zet je je telefoon op stil, en bel je mensen later terug.

[TERW_DAN]

IMs en telefoongesprekken kun je net zo goed negeren als e-mail. Als ik gebeld wordt dan kan ik altijd zeggen dat ik nu geen tijd heb en ophangen. IM's kan ik negeren, en gewoon niet antwoorden, niemand die ziet of ik nu daadwerkelijk achter m'n PC zit of niet.

Het medium gaat daar geen verschil in maken, het ligt inderdaad puur aan de mensen zelf.

[einreb73]

Ik denk dat deze CEO de spijker op de kop slaat. Een email sturen is vaak minder efficient dan even bij iemand langs lopen om even van gedachten te wisselen.
1 op 1 communicatie, zonder wachttijd tussen verzenden en lezen ,is sneller en geeft je de kans om direct te anticiperen op de ander en samen tot een oplossing te komen.
Wat wel verstandig is om daarna dit vast te leggen in een mail zodat er later geen misverstanden over afspraken kunnen komen
Wat ik nu vaak zie om mij heen dat er een email gestuurd wordt naar een hele lijst mensen zodat degene die de mail stuurt "er van af is", en de ontvangers zoiets hebben : is dit mijn probleem ? Verwacht je iets van mij ? Waarom maak je dit mijn probleem ?

[jeroen94704]

Ik denk dat deze CEO de spijker op de kop slaat. Een email sturen is vaak minder efficient dan even bij iemand langs lopen om even van gedachten te wisselen.

Zou kunnen, maar als ik intensief bezig ben is iemand die "even wat komt vragen" ontzettend verstorend. Onderzoek toont aan dat het wel een kwartier kan duren voordat je in die efficiente "flow" state zit, en dat een onderbreking van 10 seconden al genoeg is om dit te doorbreken.

Het voordeel van email is dat ik JUIST dat ik er niet per direct op hoef te reageren. Ik heb zelf alle notificaties uit staan, en kijk een paar keer per dag mijn berichten door.

Maar misschien speelt dit in andere functies niet zo, en zijn "korte" interrupties minder erg.

[mashell]

is sneller en geeft je de kans om direct te anticiperen op de ander en samen tot een oplossing te komen

Ja. Maar vereist wel dat je op dezelfde plek bent en op dezelfde tijden werkt en dat is toch echt niet meer van deze tijd.