Reacties (70)
:strip_exif()/u/27216/bosmonster_dropdown.gif?f=community){kind=small}
Gmail, alles in 1 bak + krachtige search. Meer heb ik niet nodig.
Ik ook, hoewel ik wel een beetje van Google af wil, en een wat schonere inbox zou willen, maar daar heb ik geen tijd voor/zin in.
Dat herken ik ook wel, eigenlijk zou ik mapjes moeten maken om de inbox schoon te houden, maar nu ik dat al 3 jaar uitgesteld heb ga ik dat nooit meer doen aangezien dat een heel karwei wordt dat dagen duurt.
/u/411173/Untitled.png?f=community){kind=small}
Erg simpel: maak één mapje genaamd "belangrijk". Gooi daar alle mail in die je moet bewaren voor het geval je het nog een keer moet raadplegen.
Alles wat afgewerkt is een niet meer geraadpleegd hoeft te worden gaat rechtstreeks richting de prullenbak.
De inbox is dan bestemd voor niet afgewerkte mail. Erg overzichtelijk en op die manier heb je een soort "todolijstje".
Alles wat afgewerkt is een niet meer geraadpleegd hoeft te worden gaat rechtstreeks richting de prullenbak.
De inbox is dan bestemd voor niet afgewerkte mail. Erg overzichtelijk en op die manier heb je een soort "todolijstje".
/u/13831/icon.png?f=community){kind=icon}
Mapjes, en uit sorteren is wel een beetje ouderwets.eigenlijk zou ik mapjes moeten maken
Handiger vind ik mail-clients die mails in conversaties groeperen.
Daarnaast is het handig om email-contacten te sorteren naar groepen b.v. per klant. Dan kan je op die groep klikken om alle relevante e-mails te zien.
Wat ook handig is, Tag-clouds voornamelijk als je zelf tags kan toevoegen zoals b.v. Marktplaats. In Outlook kan je hier Search-Folders voor gebruiken
[Reactie gewijzigd door djexplo op 24 juli 2024 08:01]
:strip_exif()/u/4564/nerdguy.gif?f=community){kind=small}
Helemaal mee eens. Ik laat ook alle mail in Google Mail staan. Wel had ik 16000+ mailtjes ongelezen en heb van de week even een tijdelijk filter gemaakt waarin als zoekcriterium was: alle ongelezen mail en de actie die uitgevoerd moest worden: allemaal als "gelezen" markeren.
Dat duurde wel even voordat het filter klaar was.
Dat duurde wel even voordat het filter klaar was.
/u/103752/crop64db1cb2d56ce_cropped.png?f=community){kind=small}
Gmail, alles in 1 archief + krachtige search + lege inbox 
:strip_icc():strip_exif()/u/116600/crop5be04a1ae3ded_cropped.jpeg?f=community){kind=small}
Ik hanteer de lege inbox regels deels, wil de inbox wel zo schoon mogelijk.
Elk uur open ik mijn mail client even.
Kan ik een nieuw mailtje direct beantwoorden?
Ja, antwoorden en verwijderen. Nee? Laten staan voor later of doorsturen naar persoon die het wel kan.
Mailtje met af- of toezegging op een eerder door mij verstuurde e-mail?
Verplaatsen naar submap met naam van afzender, zodat ik het mailtje later direct terug kan vinden dat die persoon mij dat ooit heeft toegezegd.
Elk uur open ik mijn mail client even.
Kan ik een nieuw mailtje direct beantwoorden?
Ja, antwoorden en verwijderen. Nee? Laten staan voor later of doorsturen naar persoon die het wel kan.
Mailtje met af- of toezegging op een eerder door mij verstuurde e-mail?
Verplaatsen naar submap met naam van afzender, zodat ik het mailtje later direct terug kan vinden dat die persoon mij dat ooit heeft toegezegd.
:strip_icc():strip_exif()/u/145751/check-in-minion-small2.jpg?f=community){kind=small}
Dat laatste begrijp ik niet. Submappen gebruiken voor categorien is best handig als je redelijk wat mail hebt. Echter waarom per afzender een submap? Je kan toch gewoon zoeken op de naam van de afzender als je alleen zijn mail wil bekijken?
Naja, niet van ALLE collega's uiteraard, maar wel van een paar waar ik dagelijks mee mail.
/u/543053/gp%2520work%2520logo%252050.png?f=community){kind=small}
Ik zie de toegevoegde waarde nooit van het verwijderen / archiveren. Ik stoor mij totaal niet aan de gelezen emails in m'n inbox, en filters zorgen dat alles netjes geordend is (en dus niet meer aandacht wegneemt dan nodig is). Maar misschien krijg ik wel gewoon te weinig emails binnen op een dag...
Ik krijg er wel veel (op het werk).
Filters en regels zorgen voor een goede ordening. Sommige folders bevatten tegen de 20.000 mails maar alles is prima terug te vinden via de zoekfunctie.
Weggooien doe ik niet, op de achtergrond wordt sowieso gearchiveerd (wettelijk verplicht) dus waarvoor zou ik?
Filters en regels zorgen voor een goede ordening. Sommige folders bevatten tegen de 20.000 mails maar alles is prima terug te vinden via de zoekfunctie.
Weggooien doe ik niet, op de achtergrond wordt sowieso gearchiveerd (wettelijk verplicht) dus waarvoor zou ik?
/u/111176/crop587cca67c4858.png?f=community){kind=small}
Ik zie niet in hoe het verplaatsen van mijn email het efficiënter maakt. Alles in de inbox behoeft nog actie. Ik doe niks met deze theorie in elk geval.
:strip_exif()/u/489455/7750.gif?f=community){kind=small}
Alles in je inbox behoeft nog actie, dus wat geen actie behoeft zit niet in je inbox?
Dat is een vorm van inbox zero, het enige wat je niet doet is onderscheid maken tussen nieuwe nog te verwerken mails en bestaande nog te verwerken mails.
Dat is een vorm van inbox zero, het enige wat je niet doet is onderscheid maken tussen nieuwe nog te verwerken mails en bestaande nog te verwerken mails.
:strip_icc():strip_exif()/u/116574/zx81.jpg?f=community){kind=small}
Ik werk volgens de Getting Things Done methode, dus niet alleen voor mail maar voor alles wat binnenkomt. Heeft me op mijn werk erg geholpen, nooit meer een vol hoofd en niet meer vergeten ergens op terug te moeten komen.
:strip_icc():strip_exif()/u/372283/Avatar%2520Radiohead3.jpg?f=community){kind=avatar}
Ja ik ook. Lijkt eigenlijk heel erg op die Inbox Zero methode die gelinkt is. Vooral het apart aanleggen van een to do list (en niet de Inbox daarvoor gebruiken) heeft mij erg geholpen. Archiveren is mail naar de 'bewaren' map en als ik iets nodig heb dan werkt de zoekfunctie van Outlook prima.
En prive mail verwerk en archiveer ik ook zoveel mogelijk op diezelfde manier. Apps als inbox, mailbox en nu Outlook voor iPhone zijn erg prettig daarvoor.
En prive mail verwerk en archiveer ik ook zoveel mogelijk op diezelfde manier. Apps als inbox, mailbox en nu Outlook voor iPhone zijn erg prettig daarvoor.
[Reactie gewijzigd door Streup op 24 juli 2024 08:01]
:strip_icc():strip_exif()/u/41502/breezah.jpg?f=community){kind=small}
En vervolgens al je mailtjes via een ander programma weer trachten terug te zoeken? Vaak heb je dan weer programma's (zoals Alchemy) waar je zelf alles nog aan zoekwaarden moet toevoegen, terwijl Outlook dit al perfect kan met elk mailtje, dus waarom moeilijk doen en het probleem gewoon verplaatsen? Nee, berg submapjes voor specifieke zaken, hier en daar wat in jaren opgedeeld, maar verder gewoon alles bij elkaar.
En qua ruimte?
37.6% van 1200MB in gebruik
6220 totaal
Ruim 6000 mailtjes totaal amper 500MB.
En qua ruimte?
37.6% van 1200MB in gebruik
6220 totaal
Ruim 6000 mailtjes totaal amper 500MB.
:strip_icc():strip_exif()/u/333229/Logo%2520RFixIT%2520Tweakers.jpg?f=community){kind=small}
Al mijn mailtjes gaan in submappen. Dit niet zo zeer zodat ik ze gemakkelijk los terug kan vinden, maar meer dat ze niet in mijn inbox zitten. Mocht ik een mail willen zoeken, gebruik ik toch de zoekfunctie van Outlook. In deze submappen zitten alleen mailtjes met belangrijke bijlages en beslissingen. De rest gaat zo de prullenbak in.
In mijn inbox staan alleen zaken die nog lopen. Als het daarna geen relevantie meer heeft en geen doel om te bewaren gaat het de prullenbak in of in het mappen archief. Verder staan in mijn inbox mails, waar een actie achter zit. (iets opzoeken / beantwoorden / etc..) Deze 'flag' ik meestal, mochten ze echt heel belangrijk zijn, zet ik ze terug op ongelezen.
Zo heb ik gemiddeld maximaal 10 mails in mijn inbox staan.
In mijn inbox staan alleen zaken die nog lopen. Als het daarna geen relevantie meer heeft en geen doel om te bewaren gaat het de prullenbak in of in het mappen archief. Verder staan in mijn inbox mails, waar een actie achter zit. (iets opzoeken / beantwoorden / etc..) Deze 'flag' ik meestal, mochten ze echt heel belangrijk zijn, zet ik ze terug op ongelezen.
Zo heb ik gemiddeld maximaal 10 mails in mijn inbox staan.
Het ligt een beetje aan het gebruik. Diensten als Gmail hebben veel opslagruimte en goede search, in dat opzicht maakt een grote vergaarbak niet zoveel uit. Wil je echter structuur en behandel je je mails als een soort takenlijst, dan is archiveren en sorteren natuurlijk wel ideaal.
/u/470671/elephant.png?f=community){kind=small}
Verwijderen zou ik never doen. Ik heb al zovaak gemak gehad van dingen die ik terug kon vinden. En over het algemeen staat het prima in een mailbox met goede zoekfunctie en evt categorieen.
Maar de strategie die beschreven wordt is wel een zinnige manier om dingen af te handelen. Implementatiedetails (of je het nou over mappen of categorieen verdeelt) zijn niet zo belangrijk.
Maar de strategie die beschreven wordt is wel een zinnige manier om dingen af te handelen. Implementatiedetails (of je het nou over mappen of categorieen verdeelt) zijn niet zo belangrijk.
:strip_icc():strip_exif()/u/23645/crop59130756665d0_cropped.jpeg?f=community){kind=small}
Ik ga niet voor een Inbox Zero, maar ik probeer wel het aantal onbehandelde mails zo dicht mogelijk bij 0 te houden. Ik vind persoonlijk dat iedere mail binnen 24 uur een eerste antwoord zou moeten krijgen, daar streef ik naar. Al is het maar een bevestiging. Dus ik ga wel voor een goed persoonlijk mailbeheer. Met Thunderbird en een flinke schijf heb ik echter geen last van een opslaglimiet en ik gebruik zoekmappen orde te scheppen in de inbox. Voor archiveringsdoeleinden bewaar ik wel al mijn mail, uitgezonderd onzin en spam. Het is altijd prettig om iets van een paar jaar terug te kunnen terughalen. Als bewijs of geheugensteun. Ik bewaar mijn mail bewust op mijn eigen computers en niet in de cloud, want ik wil niet afhankelijk zijn van de beschikbaarheid van cloudservers. En bovendien weet je niet wie er nog meer meeleest, gezien de onthullingen van Edward Snowden. Natuurlijk heb ik op eigen storage een driedubbele backup van mijn mailclient.
[Reactie gewijzigd door Tyrian op 24 juli 2024 08:01]
Op dit item kan niet meer gereageerd worden.