Microsoft komt met een vanaf de grond opnieuw opgebouwde Office-versie, speciaal voor Windows 10. Die staat los van Office 2016, waar het softwarebedrijf nog druk aan werkt. In de afgelopen week zette het bedrijf een previewversie online en wij gingen er al vast mee aan de slag. Overigens hebben we de nieuwe versie van Outlook nog niet kunnen testen; deze app is nog niet als previewversie beschikbaar.
Office for Windows 10 is in meer dan één opzicht anders dan bestaande Office-versies. De interface is totaal anders, tenminste, als je die van de smartphone- en tabletversies niet meerekent, maar ook de functionaliteit verschilt en is beperkter.
Er is aan kantoorsoftware weinig te sleutelen zonder dat gebruikers gaan protesteren. Dat weten de ontwikkelaars van Microsoft Office, die bij de introductie van de Ribbon in Office 2007 werden overspoeld met klachten. Volgens Microsoft zelf heeft Office een miljard gebruikers en dan zijn die van concurrerende pakketten als LibreOffice en OpenOffice nog niet eens meegeteld.
Des te interessanter is het dat Microsoft met een gratis versie van Office voor Windows 10 komt. De nieuwe versie van de software zal worden meegeleverd met tablet- en smartphoneversies van Microsofts nieuwe besturingssysteem. Ook op desktops kunnen gebruikers de Office-versie downloaden, maar het moet nog blijken of dat gratis of betaald zal zijn. Microsoft wist ons daar zelf nog niets over te zeggen.
Op de volgende pagina's werpen we een eerste blik op de vernieuwde interface van Office 10 en kijken we wat je op het gebied van functionaliteit kunt verwachten.

Wat bij het starten van het kleine Office-broertje als eerste opvalt, is de strakke, rustige interface. Deze versie voelt meer aan als een mobiele app dan als een desktop-app, wat logisch is, aangezien deze versie vooral voor mobiele apparaten is bedoeld. Dat is een flink verschil ten opzichte van Office 2013, dat weliswaar een speciale touch-modus had, maar hoofdzakelijk was bedoeld voor desktops. We hopen dat Microsoft de overzichtelijkere interface van Office for Windows 10 meeneemt naar Office 2016. De ribbon heeft wat ons betreft zijn langste tijd gehad.
Zoals gezegd staat Office for Windows 10 los van Office 2016, het full blown kantoorsoftwarepakket waarover we in de komende jaren ongetwijfeld meer zullen schrijven. Office 2016 is deze week samen met Office for Windows 10 aangekondigd, maar Microsoft heeft nog niets over het nieuwe kantoorpakket bekendgemaakt.
Office 2016 moet het pakket worden dat, in combinatie met een toetsenbord en muis, voor zware kantoorsoftwaregebruikers is bedoeld. Office for Windows 10 kan het best worden gezien als het kleine broertje voor lichtgewicht kantoorwerk. De functionaliteit is namelijk beperkter dan die van de full blown desktopversie. We gaan daar zo meteen verder op in.
Office for Windows 10 is een universal-app: op desktop, tablet en smartphone wordt dezelfde codebase gebruikt. Microsoft heeft het kantoorpakket van de grond af opnieuw opgebouwd om het te laten draaien in de nieuwe runtime, die het oorspronkelijk voor Windows 8 had ontwikkeld. Microsoft heeft die runtime ontwikkeld voor apps met de nieuwe Windows-interface, maar gebruikt hem nu dus ook in een app die mede op desktops kan worden gebruikt: een interessante ontwikkeling. Ook interessant is dat Office for Windows 10 daardoor niet twee decennia aan legacycode meezeult.
/i/2000578236.jpeg?f=imagenormal)
Wie Office for Windows 10 enige tijd probeert, merkt al snel dat de functionaliteit beperkter is dan die van de volledige Office-versies. Voor de meeste casual gebruikers zal dat niet veel uitmaken. Je kunt in Excel bijvoorbeeld nog steeds grafieken invoegen en alle formules die in de volledige Excel-versies aanwezig zijn, doen het hier ook.
Overigens lijkt de beperking in functionaliteit groter dan ze is. Wie Office for Windows 10 voor het eerst start, denkt waarschijnlijk dat driekwart van de functionaliteit uit Office is geschrapt; zo leeg voelen de menu's aan. Dat valt echter mee. Veel menuopties zijn achter andere opties of achter dropdowns verstopt.
/i/2000578240.png?f=imagenormal)
Dat geldt bijvoorbeeld voor de mogelijkheid om een header en footer toe te voegen. In Office 2013 zijn daar maar liefst drie verschillende knoppen voor, tegen één knop in Office for Windows 10. De header- en footer-knoppen zijn in deze versie samengevoegd, terwijl de paginanummerknop pas verschijnt als je de header en footer aan het bewerken bent.
Of neem het grafiekenmenu in Office for Windows 10. Het zijn twee knoppen: 'Recommended', waarbij Excel je een suggestie doet voor de te gebruiken grafiek, en 'Chart', waarbij uit alle soorten grafieken kan worden gekozen. Klik je op een van beide, dan wordt een contextueel menu zichtbaar waarmee je een grafiek kunt uitkiezen. In Excel 2013 zijn er voor dezelfde functionaliteit maar liefst negen verschillende knoppen.

Zeker in Word merken we eigenlijk nauwelijks dat de functionaliteit beperkt is. Oké, er zijn bijvoorbeeld geen SmartArt en WordArt aanwezig, maar we kunnen ons eigenlijk niet herinneren dat we die functionaliteit ooit hebben gebruikt, en WordArt heeft zijn beste tijd ook wel gehad. De meeste functionaliteit die je wil hebben in kantoorsoftware is gewoon aanwezig.
Eén document tegelijk
Voor de echte power-users ontbreekt er desondanks wel het een en ander. De belangrijkste beperking is dat het niet mogelijk is om gelijktijdig meer dan één Word-, Excel- of PowerPoint-document te openen. Open je een Word-document terwijl je al een ander Word-document hebt openstaan, dan wordt dat document eerst gesloten.
Daarmee werkt Office for Windows 10 hetzelfde als mobiele versies van Office voor andere platforms en andere mobiele kantoorsoftware, zoals Pages en Numbers. Het grote verschil is natuurlijk dat de Windows 10-versie van Office ook op desktops werkt. Het is duidelijk wie Microsoft voor ogen heeft met deze Office-versie: thuisgebruikers die het bij licht kantoorwerk houden.
Andere op professionele gebruikers gerichte functionaliteit ontbreekt eveneens. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid die Excel biedt om een reeks cellen met een cijferreeks automatisch af te maken. Als een rij cellen bijvoorbeeld van 1 tot en met 5 loopt, kan Excel die cijferreeks automatisch afmaken als je de rij selecteert en 'verder sleept'.
Die functionaliteit, die gebruikers veel tijd kan besparen, is niet aanwezig in Office for Windows 10. Ook het op die manier kopiëren van formules werkt dus niet. De iPad-versie van Office heeft die functionaliteit gek genoeg weer wel, maar die is dan ook niet gratis; daarvoor is een Office 365-abonnement vereist. Ook het invoegen van speciale symbolen is niet mogelijk, evenals het invoegen van de huidige datum en het embedden van Flash-bestanden.
/i/2000578243.png?f=imagenormal)
Hetzelfde geldt voor de mogelijkheid om regelnummers of voorbladen toe te voegen in Word en de mogelijkheid om gegevens uit een Access-database te halen in Word en Excel. Ook is de mogelijkheid in Excel om data te sorteren veel beperkter. Data kan wel worden gesorteerd, maar het is niet mogelijk om een filter op een cel te plaatsen.
Ook ontbreekt de functionaliteit om onlinevideo's te embedden, wat bijvoorbeeld nuttig is bij PowerPoint-presentaties. Ook audio- en videobestanden kunnen niet in Powerpoint worden ge-embed. Wie flink aan zijn Powerpoint-presentaties wil sleutelen, komt sowieso bedrogen uit: de lengte van transities kan niet worden aangepast en gebruikers kunnen de master slide, waarop alle slides zijn gebaseerd, niet bewerken.
Het ontbreken van dergelijke functionaliteit zouden we in een betaalde Office-versie nooit accepteren, maar Office for Windows 10 wordt, in ieder geval voor smartphones en tablets, gratis. Zeker op die apparaten is het gemis van power-user-functionaliteit niet echt een probleem.
De vraag is dus of Office for Windows 10 voor desktops ook gratis wordt. Mocht dat zo zijn, dan is Office for Windows 10 een prima gratis alternatief voor wie af en toe een Word-document moet opstellen en één keer per maand zijn begroting opstelt in Excel. We vragen ons zelfs af of Microsoft zich er niet mee in zijn eigen voet schiet; thuisgebruikers hebben dan geen echte incentive meer om geld te betalen voor het professionele Office, voor zover ze de kantoorsoftware niet gewoon van torrentsites plukken.
/i/2000578250.png?f=imagenormal)
We denken wel dat power-users - scholen, universiteiten, bedrijven - afhankelijk blijven van de professionele Office-versie of van een gratis alternatief als LibreOffice of OpenOffice. Vooral Excel ontbeert functionaliteit waar professionele gebruikers zwaar op leunen; bij Word is het gemis minder groot. Bij Powerpoint hangt het er vooral van af hoe complex je de presentaties wil maken: voor simpele presentaties voldoet Powerpoint for Windows 10.
Touchscreens
Het bewerken van documenten op mobiele apparaten zal nooit onze hobby worden. Het is fijn dat het kan, want er zijn situaties denkbaar waarin je even snel bij een document moet kunnen, maar over het algemeen zijn telefoons en tablets niet gemaakt om grote hoeveelheden tekst of andere informatie in te voeren.
Dat voorbehoud terzijde is Office for Windows 10 beter geschikt voor touchscreens dan zijn voorganger Office 2013. Dat moest ook wel, want dat pakket had weliswaar een speciale touchscreen-modus, maar was voor de rest niet heel goed aan touchscreens aangepast. Zo zat de ribbon nog steeds te vol met knoppen om handige navigatie mogelijk te maken.
In Office for Windows 10 is dat verbeterd. Zoals gezegd lijkt de interface op die van de Windows-apps voor concurrerende platforms, zoals Android en iOS. De buttons in het menu zijn veel groter dan in Office 2013, waardoor je minder snel de verkeerde optie zult selecteren. Voor de rest blijft het een programma dat is bedoeld voor de desktop en dat je draait op een mobiel apparaat.
We hebben de interface op Windows Phone overigens nog niet kunnen testen. Die versie is net als de telefoonversie van Windows 10 nog niet te downloaden. Uit wat we tot nu toe hebben gezien valt in ieder geval te concluderen dat ook deze versie grote gelijkenissen vertoont met de smartphoneversies op andere systemen.
We zijn enthousiast over Office for Windows 10. Allereerst is dit de mobiele kantoorsoftware die Office 2013 had kunnen zijn: daadwerkelijk makkelijk te bedienen op een touchscreen, voor zover mobiele kantoorsoftware makkelijk te bedienen kan zijn.
Misschien vinden we Office for Windows 10 op de desktop nog wel interessanter, zeker als deze software gratis te downloaden is uit de Windows Store. Of dat zo is, weten we op dit moment nog niet. Voor de gemiddelde thuisgebruiker voldoet Office for Windows 10 prima.
De grootste belemmering is dat Office for Windows 10 gebruikers niet toestaat om meer dan één document van hetzelfde soort open te hebben. Je kunt dus niet tegelijk aan twee Word-documenten werken. Voor de rest heeft deze Office-versie vrijwel alle functionaliteit die de doorsneegebruiker nodig heeft aan boord.
Voor power-users is er Office 2016, waarover waarschijnlijk binnenkort meer bekend wordt. Die missen vooral in Excel de nodige functionaliteit, zoals de mogelijkheid om snel formules te kopiëren en cijferreeksen aan te vullen. In Word en PowerPoint is dat probleem minder groot.
Tot slot zijn we benieuwd hoe de app werkt op Windows Phone; dat hebben we helaas nog niet kunnen testen. Het gaat echter om een universele app, dus de functionaliteit van Office for Windows 10 zal niet anders zijn dan die op tablets en de desktop.