Canon P-215

Mijn doel voor 2013 is te proberen om mijn administratie te digitaliseren. Tot dit doel heb ik de Canon P-215 aangeschaft. Ik heb een HP C5180 all in one met flatbed scanner maar daar was ik te lang mee bezig om de documenten te scannen dus ik ben op zoek gegaan naar een scanner die ik een stapel papier aan kon bieden en die die dubbelzijdig kon scannen en vervolgens dankzij OCR doorzoekbaar te maken.

Ik heb uiteindelijk voor de Canon P-215 gekozen in plaats van bijvoorbeeld de Fujitsu S1300i of de S1100 om een aantal redenen:

• Twain driver van de Canon dus ik kan hem ook met andere windows programma's gebruiken
• Meer documenten in de ADF
• volgens de specificaties marginaal sneller
• Voeding via USB

Andere scanners heb ik niet overwogen om een aantal redenen waarvan de voornaamste de prijs was of omdat ik er heel weinig over kon vinden.

In de doos
De scanner natuurlijk een mooi klein rechthoekig pakketje wat uitgeklapt wordt tot scanner.
Een CD met drivers en software
1 USB kabel voor de verbinding
1 USB kabel voor de voeding
Handleiding en garantieboekje

Aansluiten
Allereerst de CD met drivers en software geïnstalleerd, dat ging zonder problemen. Dit is overigens optioneel zie bij Mobiel.
Vervolgens de 2 USB kabels aansluiten, de power USB kabel is optioneel maar dat heb ik nog niet geprobeerd.
Scanner open klappen en de Imaging Formula software wordt gestart.

Zeer soepel dus

Software

• Op de CD staat allereerst de TWAIN driver een van de redenen voor mij om voor de Canon te kiezen. Ik ben hierdoor niet afhankelijk van de software van Canon maar kan ook andere software gebruiken.
• ImageFormula het meegeleverde scan programma, hierbij is het mogelijk om heel veel verschillende scan-profielen aan te maken voor zowel de scan instellingen als de uitvoer instellingen. Dit werkt heel gemakkelijk en is zeer flexibel
• Paperport 11 (huidige versie is 14 maar er wordt een oude versie meegeleverd) een soort archiverings/zoek programma die mooie ge-ocr-de PDFjes weer om zet naar een plaatje waar je niets mee kan. Bovendien klapte paperport er regelmatig uit op mijn Win7X64 omgeving. Ik heb de toegevoegde waarde van dit programma nog niet ontdekt.
• Presto Bizcard 6 speciaal voor het scannen van visitekaartjes, misschien meer iets voor de vertegenwoordigers.

In gebruik
Op het moment dat je de scanner open klapt dan gaat de scanner ook aan en licht de enige knop op de scanner op. Na het uitklappen van de papiergeleiders en het plaatsen van 1 of meer documenten is alleen een druk op de scan knop nodig om het document om te zetten naar een doorzoekbare PDF in een vooraf gedefinieerde folder.

Dit is de standaard instelling die in de ImageFormula software aan de knop gekoppeld kan worden. Deze software start ook automatisch op bij het openen van de scanner.

De imageformula software stelt je in staat om veel verschillende profielen aan te maken waar bij je per profiel aan kan geven wat de scan instellingen zijn zoals het aantal dpi, enkel- of dubbelzijdig, kleurmodus en automatische correctie. De uitvoer van de scan kan niet alleen een plaatje of PDF zijn naar een folder maar kan ook meteen geupload worden naar Evernote of Google Docs. Dat laatste heb ik ook getest en werkt uitstekend, het is iets langer wachten dan bij plaatsen in een folder maar de PDF verschijnt vrijwel meteen in Google Docs. Het ocr-en van de PDF vergt vrijwel geen tijd zodra de scan is voltooid staat ook de PDF op de harde schijf en is de tekst selecteerbaar en vindbaar via de standaard windows zoek/index functionaliteit.

Deze haastige spoed heeft misschien ook gevolgen voor de kwaliteit van de OCR. Een steekproef van een aantal documenten leverde toch wel een paar foutjes op bij bekende ocr uitdagingen zoals ijl combinaties. Ik moet nog wat testjes doen maar ik denk dat 90% goed herkend is. Ook weer een reden waarom ik voor een scanner met een TWAIN driver gekozen heb zodat ik eventueel ook andere programma's kan gebruiken.

Mobiel
Achterop de scanner zit een schakelaar "Auto-Start" op het moment dat deze op ON gezet wordt dan wordt bij het aanzetten van de scanner ook een drive aangemaakt met daarop een lite versie van het scan programma waardoor het niet nodig is om software te installeren. Dit gecombineerd met de voeding via USB zorgt er voor dat de scanner super mobiel is. De scanner kan werken zelfs werken met slechts 1 USB kabel maar dan gaat de scan snelheid omlaag. Dit heb ik nog niet geprobeerd.

Conclusie
Ik verwacht dat ik in 2013 de post bij binnenkomst scan en vervolgens in een doos kan gooien. Het scannen gaat snel, automatisch dubbelzijdig en meteen doorzoekbaar. De OCR kan beter maar is ruim voldoende voor mijn doel. De scanner is prijzig (rond de 300 euro) maar de tijdswinst en het gemak t.o.v. een all-in-one flatbed scanner vind ik het meer dan waard. De scan software is ook erg prettig in gebruik alleen begrijp ik de paperport archief software niet en is deze versie oud en instabiel.

Ik kan deze scanner van harte aanbevelen.