Infomedics verwerkt per jaar 35 miljoen facturen. Om die operatie vlekkeloos te laten verlopen, zijn serieuze softwareoplossingen vereist. Het Nederlandse bedrijf bouwde daarom TIM: The Infomedics Machine. Naar eigen zeggen is dit het meest geavanceerde declaratiesysteem van Nederland.
Bij Infomedics is de bedrijfsfilosofie 'first time right': het moet direct de eerste keer goed gaan, er is geen tweede kans om iets te herstellen. Dat moet ook wel, met meer dan 35 miljoen verwerkte declaraties en twintig miljoen verstuurde rekeningen (digitaal of in de bekende roze envelop). Die facturen zijn vaste prik voor praktisch iedereen die in een Nederlandse tandartsstoel plaatsneemt, maar Infomedics doet meer, met bijna 10.000 aangesloten zorgaanbieders. Het bedrijf ondersteunt ze bij de administratie, zodat ze zich kunnen concentreren op hun kerntaken. Infomedics verwerkt per jaar meer dan 35 miljoen declaraties.
Speciaal voor dat doel werd The Infomedics Machine (TIM) gebouwd. Dat is volgens Infomedics het meest geavanceerde zelfgebouwde declaratiesysteem van Nederland.
Nu staat Infomedics aan de vooravond van een grote datacenter-operatie. De techniek staat niet stil en het bedrijf wil meegaan in nieuwe ontwikkelingen. Daarnaast liggen er kansen om zorgprofessionals nog beter te bedienen door het pakket van diensten uit te breiden, ook naar andere sectoren binnen de zorg. De migratie en het toekomstbestendig maken van TIM is een enorme klus, maar hij bezorgt ICT Operation Manager Rob Denekamp en zijn team van IT-professionals geen slapeloze nachten.
Andere tijden
De meeste mensen kennen Infomedics wellicht alleen van de net genoemde roze enveloppe. Die was er dertig jaar geleden, toen de basis van het bedrijf werd gelegd, nog niet. Rob Denekamp vertelt over hoe Infomedics zichzelf ziet: "We noemen ons een MedTech-bedrijf omdat we veel geld verwerken, en we leven echt op IT. We bedienen meer zorgaanbieders dan tandartsen alleen, het gaat ook om fysio- en podotherapeuten, opticiens en audiciens, en we runnen een digitaal platform voor de apotheekbranche."
De diversiteit aan zorgaanbieders heeft Infomedics onder andere te danken aan overnames die het in de loop der tijd heeft gedaan. Niet alleen zorgaanbieders zijn zo bij Infomedics terechtgekomen; Rob is ook via deze weg bij het bedrijf gestart.
"In 1996 werkte ik bij een klein Hilversums clubje dat declaratiesoftware voor medisch specialisten ontwikkelde. IT stond toen nog echt in de kinderschoenen, met Novell-servers die op MS-DOS draaiden en netwerken die wel 10MB per seconde haalden. Dat waren andere tijden."
De hoogste kwalificatieschaal voor databeveiliging
Robs werk beslaat twee domeinen, want naast ICT Operation Manager is hij ook IT Security Officer. "Ook die rol is essentieel, als je bedenkt dat we hier op een berg data zitten. Je kunt stellen dat elke Nederlander die naar de tandarts gaat in onze database is opgenomen; we zitten daarom in de hoogste kwalificatieschaal voor databeveiliging." Zeven jaar terug kreeg het bedrijf te maken met een ransomware-aanval. De poging slaagde niet, omdat het bedrijf de middelen had om de aanval te pareren.
Toch is waakzaamheid geboden, ook als het gaat om storingen en uitval. Rob: "Onze filosofie is dat we zoveel mogelijk redundant doen. Beschikbaarheid is superbelangrijk voor ons, net als data-integriteit. Daar hebben we ons systeem dus op aangepast en ingericht. Als ICT Operation Manager leid ik een team van 29 IT-professionals: technische en functionele applicatiebeheerders, systeembeheerders, werkplekbeheerders, database administrators en security-specialisten. IT is de ruggengraat van het bedrijf."
Declaratiesysteem TIM: The Infomedics Machine
Het hart van de IT-operatie is het declaratiesysteem TIM, zoals The Infomedics Machine in de wandelgangen wordt genoemd. Het is geen standaardpakket, maar helemaal zelf gebouwd. Een van de bijzonderheden van het systeem is de kleine foutmarge. Met de volumes waar het bedrijf mee werkt, kan het zich geen fouten permitteren. "Daarom is een van onze filosofieën 'first time right'. Het moet de eerste keer direct goed gaan. TIM kan die taak aan, het proces van de verwerking van facturen ligt op bijna 100 procent resultaat. Maar het systeem is natuurlijk nooit af, ofwel door marktontwikkelingen, of omdat we nieuwe kansen zien, en vooral omdat veranderende wet- en regelgeving altijd aanpassingen vereisen. We kunnen ons simpelweg niet veroorloven dat de regels veranderen en dat niet in ons systeem is ingebouwd", legt Rob uit.
Zoals het vervangen van een autochassis gedurende de rit
Omdat de wereld, de wetgeving en de techniek voortdurend in beweging zijn, moet het systeem meebewegen. Daarom ligt in 2023 de primaire focus op het toekomstbestendig maken van het datacenternetwerk. Rob: "Het is nu nog classic networking, waarbij we tegen de limieten van de hardware aan dreigen te lopen en een aantal switches richting end-of-life gaan. Daarom gaan we dit jaar een totaal nieuw systeem implementeren in onze datacenters. Dat kun je vergelijken met het vervangen van het chassis van je auto ... maar dan gedurende de rit. Zowel de tandarts als de klant mag er helemaal niets van merken."
Infomedics maakt daarom de overstap naar een Enterprise-oplossing van een van de grotere De nieuwe TIM is een innovatie waarbij de software-ontwikkeling niet langer geremd wordt door de hardware.
fabrikanten. Omdat het om Software-Defined Networking (SDN) gaat, worden de traditionele switches vervangen voor programmeerbare. Voor tweakers klinkt dat misschien logisch, maar voor de managementtop van het bedrijf in de bestuurskamer vergde die transitie de nodige uitleg. Rob wist de bestuurders te overtuigen door de vergelijking met een Tesla te maken. "Daarvan verandert de hardware ook niet, maar toch is hij constant in ontwikkeling doordat het een stuk software op wielen is. Dat parkeer je voor de deur en via een over the air-update kan de auto de volgende dag nieuwe dingen die je daarvoor niet voor mogelijk had gehouden. De nieuwe TIM is een innovatie waarbij de softwareontwikkeling niet langer geremd wordt door de hardware. Mijn inschatting is dat gecentraliseerd beheer zorgt dat er meer tijd vrijkomt voor de echt leuke dingen. Een ander voordeel is automatisering, in samenwerking met gevirtualiseerde omgevingen. Misschien wel het belangrijkste is dat deze oplossing platformonafhankelijk is. Of we nu hybride willen werken, naar de cloud gaan of on-premise blijven, we kunnen alle kanten op."
First time right, maar hoe?
Deze omvangrijke en ingrijpende IT-operatie is extra spannend binnen een organisatie waarin het bedrijfsmotto is dat alles in één keer goed moet gaan. Daarom zijn veel professionals en projectleiders - zowel intern als extern, van de leverancier - al maanden bezig met de voorbereidingen. Bovendien is het een geruststellende gedachte dat Infomedics al vaker complexe IT-operaties tot een goed einde bracht, zoals het samenvoegen van twee bedrijven na een overname.
Behalve kennis van zaken en een gedegen voorbereiding noemt Rob nog een essentieel onderdeel voor het slagen van dergelijke projecten: enthousiasme. Rob: "We hebben een open, niet-hiërarchische cultuur en laten iedereen in zijn of haar waarde. Je kunt hier echt jezelf zijn. Autonomie is superbelangrijk. We nemen specialisten aan, nadrukkelijk niet om ze te vertellen wat ze moeten doen, maar om ze in hun kracht te zetten. De sfeer is familiair. Er lopen hier veel raceliefhebbers rond, ik ben zelf ook in de ban geraakt van simracing en we hebben een eigen kartteam. Voor ontspanning kun je bij ons even achter de PlayStation kruipen. Dat mag ook voor een potje Mortal Kombat zijn. Verder staan er een tafelvoetbal- en pingpongtafel, en elke vrijdagmiddag spelen we met ons team Among Us. Goed voor het teamgevoel."
Op zoek naar een IT-uitdaging?
Infomedics is altijd op zoek naar IT-talent. Behalve een marktconform salaris zijn er mooie secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een bonusregeling, de mogelijkheid om 50/50 thuis en op kantoor te werken en een reiskostenvergoeding of OV NS Businesskaart, maar ook een mooie werkplek, een prima sfeer en een smakelijke lunch die deels wordt vergoed. We hebben bovendien een mooi budget voor cursussen en opleiding, want learning & development staat hoog op onze prioriteitenlijst. Benieuwd welke vacatures nu openstaan? Check het hier.
Dit artikel is geen redactioneel artikel, maar gesponsord en tot stand gekomen dankzij Infomedics en Tweakers Partners. Dit is de afdeling binnen Tweakers die verantwoordelijk is voor commerciële samenwerkingen, winacties en Tweakers events zoals meet-ups, Developers Summit, Testfest en meer. Bekijk hier het overzicht van alle acties en events. Mocht je ideeën met ons willen delen over deze vorm van adverteren, dan horen wij dat graag. Hierover kun je met ons in gesprek via [Discussie] Reclame algemeen].