Een blik op Office 2010

Nee, gewoon iemand die praktisch denkt

Wij zijn niet allemaal office hobbyisten die het leuk vinden om het meest ingewikkelde pakket op de computer opnieuw aan te leren. Sommige mensen werken met office om werk te verrichten. Voor mij was het lint reden om over te stappen op Google docs en open office. Dat bespaarde me een hoop tijd die ik anders moet investeren om de interface opnieuw aan te leren.

Een laten we eerlijk zijn. Microsoft heeft de interface nu zo vaak veranderd dat niemand verbaasd moet zijn dat het in office 2013 weer iets anders wordt. Want zo geweldig is het lintmenu niet, vooral op breedbeeld schermen neemt het veel te veel ruimte weg waar je het eigenlijk niet wil missen, in de hoogte. Het is vooral handig voor nieuwelingen. Voor mensen die met gewone menu's gewend zijn is het vooral lastig. Niet alleen de menu's maar ook alle vertrouwde dialoogvensters zijn verdwenen. Ik verlies daardoor kostbare tijd om instellingen te vinden die ik in 2003 door veelvuldig gebruik blind kon vinden. De amerikanen hebben daar een treffend spreekwoord voor:

If it ain't broke, don fix it

Vervelend is ook dat de lintbalk de met VBA in office gemaakte applicaties overhoop gooit. Je zou toch hopen dat ze de oude menu structuur mogelijk zouden maken zodat die tenminste normaal blijven draaien. Niet dus. De interfacevernieuwingen worden zoals zo vaak weer door de strot geduwd. MS weet wat goed is voor de klant en die moet niet zeuren.

Dat neemt niet weg dat MS Office is een grandioos pakket is. En het ziet er zeer fraai uit. Daar hoeft niemand op af te dingen. Vervelende is dat ze over 3 jaar weer met andere versie komen en je weer de volle mep mag betalen. Zeker voor bedrijven is dat verdomd lastig.

Zo ken ik genoeg bedrijven die heel tevreden met office 2003 werken en geen enkele behoefte hebben aan een update, maar ze krijgen grote exel bestanden binnen van 2007 en die krijgen ze echt niet geopend (nee ook niet met de extensie), dan moeten ze weer een paar PC uitrusten met 2007, wat het beheer weer lastig maakt. En steeds weer mag je de hele hoge prijs betalen voor een update. Die prijzen zijn niet reeel.

Echt office 2000 was een weergaloos pakket, meer heeft een bedrijf niet nodig. Alles wat er na gekomen is zijn minor updates. Leuke toeters en bellen maar niets waar bedrijven om zitten springen. Office 2000 bezat al 90% meer mogelijkheden dan bedrijven nu gebruiken. En VBA reeds volmaakt en help ondersteuning stukken beter dan latere versies. De continue wijzigingen in de help zonder dat het beter wordt, zijn ook een mooie demonstatie dat eindeloos gevogel met de opmaak vooral tijdverspilling is.

Steeds extra mogelijkheden toevoegen maakt een product niet beter. Genoeg is genoeg. Ook al die extra opmaak mogelijkheden zou je als bedrijf liever niet willen hebben. Een efficient bedrijf bindt zijn werknemers aan standaard sjablonen en laat ze geen tijd verspillen met opmaak. Verstandige bedrijven zorgen ervoor dat mensen productie draaien. Een waar mensen productie draaien zien de meeste documenten er ook niet uit, en dat geeft ook niets, als de boodschap maar overkomt.

Office 2010 is weer een prima product net als de voorafgaande versies, maar het is niet wat alle bedrijven per se nodig hebben. Velen zijn beter af met Open Office, die doet nauwelijks meer onder voor office 2003, heeft dezelfde vertrouwde interface en bevat ook 90% meer overkill dan mensen nodig hebben.

Neem Google docs, vergeleken bij MS office is het spartaans. Maar hee, misschien is er reden dat bedrijven hun spullen rondbrengen in minivans en niet in een rolls roys.

De conclusie dat office 2010 meer afstand neemt van de concurrentie lijkt mij daarom ook niet zo evident. office is gewoon sinds office 2000 al zo goed dat het nauwelijks te verbeteren valt. Daarentegen zijn open office en google docs gewoon no nonsense werkpaarden. Met wat simpele verbeteringen kan Google docs de afstand meer verkleinen dan MS met duizend nieuwe toeters.

Mijn inschatting is dat te mooie interfaces en te veel opmaak toys de productiviteit alleen maar schaden. Als ik zie hoe managers hun tijd lopen te verklooien met dat soort speeltjes. Maar wat heb je er als bedrijf aan, het is gewoon windows dressing.

Goed naar de klant toe wil je dat er goed uit ziet, maar dan geldt weer dat bedrijven alles liefst in standaard opmaak willen hebben. Geen gefiedel door de mensen zelf. Je wil niet dat je verkopers bezig zijn met tekstopmaak, je wil dat ze klanten binnenhalen. En als je echt mooi presentatie materiaal wil hebben dan ga je naar een drukker. Lay-outen is namelijk ook een vak.

Wat betreft de web mogelijkheden: Niets haalt het bij het gemak van Google docs. gewoon realtime online samenwerken. De oplossing van MS is niet geboren met de noden van de klant in gedachten, maar hoe kunnen wij de klant toch maar vooral gebonden houden aan onze offline applicaties terwijl we hem een worst voorhouden van een online applicatie. Dat is het belang van Microsoft, het is niet het belang van bedrijven.

Zolang klanten zich gebonden voelen aan MS werkt dit, maar klanten die wat ondernemender zijn ontdekken dat je een hoop geld kan besparen als ze MS office alleen maar op een paar computers voor compatibiliteit gebruiken. Waarom zou je bijvoorbeeld iedereen in het bedrijf per se microsoft office geven als ze alleen maar simpele dingen doen.

Een bijkomend voordeel is dat je dan niet zit met het tijd en geldverlies die de overgang naar weer een nieuwe interface geeft. Gewone mensen hebben daar knap last van. Microsoft doet dat met regelmaat om zijn updates als nieuwe producten te kunnen voorstellen. Je wordt op twee manieren benadeeld, je moet weer de volle mep betalen en je wordt geconfronteerd met ongewenste interface veranderingen. Bij open office hoef je daar niet bang voor te zijn.

Microsoft office is al jaren een schitterend product, daar hoef je niet eens een review voor te doen. Dat is ook niet wat er in het geding is. Wat in het geding is: waarom zou je steeds weer zo veel geld betalen voor een nieuwe versie als er andere zijn die gratis zijn en even goed de job doen. En misschien dat ze nog wel efficienter zijn ook. Want kantoorprogramma's moeten een tool en zijn geen cadeauwinkel met duizend verleidingen. Op de messenger worden mensen al gek van die drukke interface.

De echte kracht van office is al jaren dezelfde: integratie. Je kan die product koppelen aan allerlei gegevensbronnen, je kan het koppelen moet boekhoud en andere programma's. Je kan er maatgerichte applicaties in ontwikkelen, die iedereen kan gebruiken die office heeft. Maar vaak is dat maar op een paar werkplekken nodig en er zijn ook een hoop bedrijven die zulke dingen niet doen, die hebben MS office eigenlijk niet meer nodig.

Veel bedrijven hebben nog niet door dat ze op veel plaatsen een rolls royce inzetten waar ze eigenlijk maar een bestelwagen nodig hebben. Office is niet slecht, het is veel te goed. De hoge prijs is gerechtvaardigd als je de bijzondere integratie en programmeer mogelijkheden ook daadwerkelijk gebruikt. En dan nog moet je afvragen of alternatieven niet aantrekkelijker zijn als je je daarmee kan bevrijden van een hele dure afhankelijkheid. We zien trouwens dat rond Google docs de speciale applicaties zich ontwikkelen in hoog tempo.

Voorlopig zit MS office nog wel goed. Bedrijven kopen het vrij automatisch, maar de hoge prijzen en de steeds veranderende interfaces maken het interessant om eens wat verder te kijken op langere termijn.

[Reactie gewijzigd door degener op zaterdag 3 juli 2010 22:15]