Hoofdcategorieën
Device Settings

Nielsen gaat kantoorinefficiëntie te lijf met verwijderen 'reply to all'-knop

Door Pieter Molenaar, zondag 1 februari 2009 14:35, views: 28.651

Nielsen, het Nederlands-Amerikaanse onderzoeks- en mediabedrijf, gaat de 'reply to all'-knop verwijderen in zijn Microsoft Outlook-clients, zo blijkt uit een uitgelekte memo. Met de maatregel wil Nielsen de bureaucratie en de inefficiëntie verminderen.

Nielsen Company logoVolgens de memo zorgt de 'reply to all'-functionaliteit in Microsoft Outlook voor onnodige 'vulling' van de e-mailbox. Het elimineren van de knop zou er volgens Nielsen toe moeten leiden dat e-mails alleen worden afgeleverd bij personen die direct betrokken zijn, met als gevolg dat het aantal niet-essentiële berichten in de mailboxen afneemt. Dit kan heel wat irritatie schelen bij gebruikers.

De knop wordt verwijderd bij de Outlook-clients van alle 35.000 medewerkers, waaronder die van Mitchell Habib, executive vice president van Nielsen. Deze laatste zou naar verluidt een half jaar geleden per ongeluk een e-mail met arrogante toon hebben ge-cc'ed naar alle werknemers van Nielsen. Habib eindigde deze e-mail, bedoeld voor een specifieke medewerker, met de woorden: “Voor wie werk je en waarom denk je dat mij te cc'en in je e-mail wenselijk is?”.

 

Volgende 17:01 Adobe werkt samen met Apple aan Flash-ondersteuning iPhone
Vorige 13:02 Yahoo stopt met Briefcase-opslagdienst vanaf 30 maart
Advertentie

Reacties

«  1  2  3  4  »

er zijn ook mensen die het zinvol gebruiken..

Ja, dat zal zeker wel, maar blijkbaar is deze maatregel nodig.


52x -1 is overdreven, hij heeft een punt.

Als ik communiceer met meerdere mensen over een technisch probleem, dan wil mijn collega die discussie en de stand van zaken ook meevolgen, dus CC to all bij een nieuwe mail in de rij.

Echter heb je ook van die "vergader-mensen" die vergaderen over een vergadering... En meestal vind je die in het hoger management... 'praatjesmensen' dus. En die denken waarschijnlijk "Hoe meer mensen in CC, hoe belangrijker ik ben"

[Reactie gewijzigd door Fastman op maandag 2 februari 2009 08:54]



hmm... klinkt alsof deze meneer aardig moeite heeft gedaan om een flink shot hagel te laden, gezien hij geen "reply-to-all" gebruikt maar iedereen zelf (on)willekeurig uitzoekt.

Nu lijkt me dit exact zo'n vergader/praat tiepje die toch geen zinnige echte arbeid te doen heeft.

De lokale IT mensen zullen ondertussen redelijk genoeg hebben gehad van meneer en zullen inhoudelijk in correct beschaafd engels haarfijn aanstippen wie verantwoordelijk is voor de huidige ellendige situatie waarin zijn PC verkeerd. Met daarbij alle procedures en veiligheid richtlijnen die hij niet volgt en welke bedrijfs risico's hij daarmee veroorzaakt. + uiteraard de reeds door hem verspilde gelden + FTE's gespecificeerd.

De lokale IT mensen zullen dit middels de "reply-to-all" knop uiteraard aan iedereen mededelen, waarvan de zender kennelijk vond dat deze op de hoogte moesten zijn van de situatie. Dit shot hagel in eigen (where the sun not shine) is voor meneer uiteraard geen reden om zijn gedrag aan te passen, maar wel om uit alle macht te regelen dat die knop onschadelijk wordt gemaakt.

*Ja ik weet het, we raken offtopic. Maar heerlijk om dit even van me af te tikken* }>

Inderdaad. Voor mijn werk is het soms handig als ik niet alleen mijn uitvoerder maar ook de opdrachtgever tegelijkertijd beantwoord. Dat scheelt mij weer een rondje bellen achteraf. Nog een voordeel is dat geen van de partijen kan zeggen dat het niet bekend was. Ik kan natuurlijk zorgen dat ze het ook echt (goed) lezen maar ik kan minimaal de gelegenheid aanbieden om het te lezen.

Ben benieuwd hoe snel dit wordt teruggedraaid. Volgens mij is het effectiever om je personeel een cursus emailen te geven.

Je kunt altijd nog handmatig een adres in de cc zetten! Kan het me heel goed voorstellen van dit bedrijf, veel mensen gebruiken zonder na te denken reply-to-all waardoor je discussies tussen 10+ personen krijgt per e-mail....

Algemeen staat een cc toch gelijk aan niet interessant 8)7

CC's lees ik niet, als men iets van me wilt dan direct aan mij zenden of even bellen. Er wordt echt te veel gemaild tegenwoordig.

Inderdaad, ik lees mn cc mail ook niet en laat het direct naar de "trash"map zetten. Lang leve filters!

Omg. Het kan toch zijn dat iemand je ook even op de hoogte wil brengen van de mail? Of dat nou in aan of cc staat.... je krijgt het beide keren.

Dat zegt meer over de baan die je hebt dan of het daadwerkelijk nuttig is. Ik krijg in mijn CC juist projectvoortgang en communicatie van de klant met partners uit het consortium. Erg handig want je weet dan juist OF je ergens achteraan moet bellen of niet.

Toch als ik iemand cc, dan is het zijn/haar verantwoording om het wel/niet te lezen. Als jij ALLE cc-mail onbelangrijk denkt te vinden, krijg je vanzelf een keer op je lazer dat je iets niet gelezen hebt. Want als de afzender een mail niet terugkomt, gaat diegene er (heel normaal) vanuit dat de mail aangekomen is.

Als jij al je cc e-mail direct naar "trash" kan verplaatsen, zal men je wel niet goed genoeg vinden om bij belangrijke zaken te betrekken.

Over het algemeen bedoelt men met cc, "je krijgt deze mail omdat ik vind dat je hier vanaf moet weten, maar ik verlang geen reactie van je tenzij er goede reden toe is".

[Reactie gewijzigd door mvdlee op maandag 2 februari 2009 08:48]


Toch even een reactie op voorgaande, Juist alle bovenstaande punten zijn juist argumenten om dit dus WEL te doen:

Laten we aannemen dat het hier dus gaat om een grote hoeveelheid cc mail.

@ Dennahz:
Als het voor mij echt relevant te weten is moet men de mail maar direct aan mij richten. Het simpelweg maar cc'en en denken van "Als ik maar veel mensen informeer dan kan ik nooit als nalatig worden beschouwd" Ik heb echt de pest aan deze houding. Als het echt "need to know" is bel me dan, kom naar me toe of mail me direct.

@ The Realone
...dat zal waarschijnlijk ook niet gebeuren...I rest my case :O

@ Mr_Atheist
Het feit dat jij direct acties afleid uit cc maitjes zegt wellicht meer over jouw plaats in het Consortium. Als ik op alle cctjes in zou moeten gaan kom ik niet eens toe aan mn eigen taken. Als er een actie van mij verlangd wordt mail mij dan of stuur mij een notule van de vergadering. Heeft het spoed, niet mailen maar bellen!

@ _Thanatos_
Het feit dat jij dat "heel normaal vindt" imho is een misvatting. Een mail sturen en er van uit gaan dat het daarmee opgelost is is een foute redenering. uiteindelijk bepaal ik inderdaad zelf of ik een cc lees of niet en niet de afzender. het feit dat ik belangrijke info zou hebben gemist is meer te verwijten aan de afzender. Als het dringend is bel dan!

@ mvdlee
over je eerste opmerking kan ik niets anders zeggen dan dat hij nergens op gebaseerd is enfin, je tweede opemrking snijd hout en zo hanteer ik hem ook en dan met nadruk op "maar ik verlang geen reactie van je tenzij er goede reden toe is". Wat ik opmerk in onze mailcultuur is dat mail doorgaans gebruikt wordt om problemen te verleggen, en door te schuiven. Mensen verliezen hun iventiviteit door telkens naar de bekende weg te vragen. Neem van mij de volgende tip aan; laat mailtjes en met name de cc een tijdje liggen en je zult merken dat bij navraag het merendeel van de "uitdagingen" door de personen zelf zijn opgelost. op die manier hou je meer tijd over voor je eigen werkzaamheden.

mooi he, zo'n discussie op gang helpen :+

Tot dusver deze spoeddcursus timemanagement O-)

Als het dringend is bel dan
Als je belt, heb je de conversatie niet zwart op wit. Om legale redenen of gewoon voor je eigen naslag. Dat is vaak ook een reden om het juist schriftelijk te doen.

[Reactie gewijzigd door _Thanatos_ op maandag 2 februari 2009 21:37]


Tuurlijk kan dat handmatig.
Maar het is efficienter als het met een knop kan.
En laat dat nu het theoretische doel zijn van het weghalen van de knop.

Ze kunnen er beter een waarschuwing voor in de plaats zetten. Iets als:
"Weet u zeker dat alle betrokkenen deze mail moeten ontvangen?"
Dit zet mensen aan het denken.

Wat ik echt vaak doe is reply to all en daarna een paar emailadressen verwijderen.
Als een mail in 1e instantie naar 10 mensen ging en ik moet daarna een antwoord sturen naar 5 mensen, dan is het voor mij efficienter om 5 mensen te verwijderen, dan om 4 mensen handmatig toe te voegen.

Ze kunnen er beter een waarschuwing voor in de plaats zetten. Iets als:
"Weet u zeker dat alle betrokkenen deze mail moeten ontvangen?"
Dit zet mensen aan het denken.
Interaction Designmatig gezien is dat zeker geen goede oplossing, het geeft 1. een extra tussenkomst bij mensen die wel naar iedereen willen mailen en 2. Het probleem dat iedereen uiteindelijk dat venstertje meteen wegklikt zonder na te denken.

Beter kan er een Add from recipients (oid.) knop bijkomen, waarna je een dialoogje krijgt met een lijst van alle mensen die nu in de aan/cc staan, waarna de mensen aangevinkt kunnen worden die je erin wilt hebben. (de vinkjes staan dan initieel allen uit. om punt 2 van hierboven te voorkomen).

Dit zou ook sneller werken voor jouw manier van.

mailadres; mailadres

hoef je gelijk geen cc te gebruiken

Gewoon een reply en in het Aan: -veld de tweede persoon toevoegen.

Per definitie gaat bij mij alle CC: gewoon automatisch het archief in en lees ik nooit. Wanneer het voor mij (of meerderen) bedoeld is om te lezen dan moeten ze me in het Aan: veldje zetten.

[Reactie gewijzigd door Wim-Bart op maandag 2 februari 2009 03:39]


Daar heb je dan weer groep adressen voor. BV contact persoon alle medewerkers. OF bv Directie, etc
Zo heb je in ieder geval geen reply to all knop terwijl indien noodzakelijk wel iedereen kunt bereiken. Verder kan je ook rechten stellen wie bv wel naar de groep "alle medewerkers" mag mailen en wie niet.

Zelfde geld voor P2P protocollen - word "misbruik" van gemaakt maar word ook voor "legetieme" doeleinden(denk aan WoW bijvoorbeeld) gebruikt. Toch cappen sommige ISP's het P2P protocol.

Nielsen zal vast onderzoek gedaan hebben naar het gebruik van deze functie. Waarschijnlijk zijn ze erachter gekomen dat het duurder gaat zijn om de users daar te leren om fatsoenlijk met die functie om te gaan dan het simpelweg verwijderen van die functie.

In mijn ogen zou je dit soort problemen bij de wortel aan moeten pakken - en niet waar deze het goedkoopst op te lossen is. Maar dat kost natuurlijk weer meer geld, iets wat bedrijven op dit moment het liefst zoveel mogelijk reserve houden.

Zoals je zelf ook weet zijn de meeste eindgebruikers al blij als ze weten waar CC voor staat.. Hoevaak ik de mensen niet moet zeggen; "Herstart outlook ens.. " reactie: "Oh, hij doet het weer" ja duhu heb ik je pas 5x laten doen deze week.. En schoon die mailbox eens wat op (staat een limiet op, maar dan nog)

Het kost zoveel moeite en energie om mensen dit aan te leren, maar de meeste boeit het toch niet.. Dan vind ik deze manier toch een stuk beter, zodat ze mensen bewuster worden van deze achterlijke fouten die ze maken.

Ik heb juist meer ervaring met gebruikers die het vreselijk vinden dat ze continu vragen moeten stellen. Ik denk dat dat voornamelijk is omdat ik met relatief jonge mensen werk. Willen nog graag leren enzo :)

Als de gebruikersgroep inderdaad geen interesse heeft om dit soort dingen te leren dan is dit een prima oplossing.

Och ik heb de ervaring dat oudere mensen het net zo irritant vinden dat ze het voor de 10e keer moeten vragen. Feit is alleen dat oudere mensen wat minder snel nieuwe dingen in zich opnemen. (feit is ook dat oudere mensen tegelijk ook veel ervaring hebben).
(ik werk in een zwaar verouderd bedrijf :) )

Je moest eens weten hoe iig 1 bedrijf (ik noem geen naam) in België het weet te presteren om elke persoon in het management bij alles te cc'en of reageren via reply to all. Zo'n beetje iedereen van onder tot boven in de hiërarchie moet weten wat Pietje heeft gedaan. Als ze daar nou eens van afstappen, van die hiërarchische zooi daar bij dat bedrijf. Echt heel erg slecht voor dat bedrijf. Het is heel erg vertragend, en het voegt bijna niets toe dat iedereen een mailtje moet krijgen en ook zijn antwoord/goedkeuring moet geven! Als ze hun hiërarchie willen volhouden dan moeten ze vooral doorgaan, maar zinvol is het zeker niet. Ik heb begrepen dat dit de gewoonte is in België, iig de grote bedrijven met een sterke hiërarchie, maar ik hoop dat ik het mis heb!

Niet alleen in België hoor. Het is klassiek indekgedrag. Ten eerste hoop je dat de ontvanger schrikt omdat je het management inkopieert, en ten tweede kun je altijd zeggen dat je het management had geïnformeerd en dat men niet had gepiept.

Inderdaad, je kan alle objecten of functies wel op een verkeerde manier gebruiken, maar dat wil nog niet zeggen dat er geen zinvolle acties aan vast zitten.
Meest klassieke voorbeeld is toch wel een hamer: Je kan er iemand eenvoudig mee verwonden of erger, maar niemand gaat de hamer toch verbieden?

Als hamers 99 van de 100 keer gebruikt worden om iemand te verwonden (en dus maar 1 maal voor het vastslaan van een spijker) en er is een goed alternatief (schroeven) dan verbiedt je hamers.

nee, dan bestel je betere hamers, of geef je een timmer-workshop. Schroevendraaier-wonden zijn veel ernstiger...

Waarschijnlijk wordt CC/Reply all verkeerd gebruikt omdat er geen goede mailgroepen zijn, of de verantwoordelijkheden onduidelijk zijn. Eens goed nadenken waarom het misgaat, en je kunt veel efficienter werken.

Betere hamers? Om even met Zer0's gedachtengang mee te gaan; dat zouden dan hamers moeten zijn waarmee je niemand meer kan verwonden, maar die toch een spijker in een houten plank kunnen slaan. Hoe zie jij die 'betere' hamer voor je precies?

Ook je tweede oplossing is onlogisch. Ik vrees dat je Zer0's reactie niet hebt begrepen eerlijk gezegd. Hij doelde erop dat hamers 99 v/d 100 keer worden gebruikt als wapen en slechts 1 keer als gereedschap. Als dat inderdaad zo zou zijn is het een goed idee om hamers te verbieden.

Daarnaast; ik heb toch echt liever dat je me met een schroevendraaier aanvalt dan met een hamer hoor (je zegt dat schroevendraaier wonden erger zijn..?)

Reply to all bij minder dan 10 personen kan op zich nog best nuttig zijn imho. Reply to all op een mail binnen het hele bedrijf (1000+ etc) is niet fijn ;)

idd. Een beetje efficiënte (sub)mailgroepen aanmaken (waarin de juiste mensen zitten) scheelt ook veel. Mail hoef je dan niet naar een grotere groep sturen.

Stel je een groot IT-bedrijf voor, waar een secretaresse naar iedereen een mailtje stuurt over een gevaarlijk virus, en dat je een essentiele windows-dll moet verwijderen. Om 9 uur 's ochtends, op het moment dat net alle consultants binnenkomen. Wat gaat hier fout?

spoiler: de mailserver had 2 dagen nodig om alle mails te verwerken...

Dus de fout is dat jullie een 386 met 32 MB geheugen en NT 3.5x hebben staan als mailserver?

Exchange is vrij makkelijk, binnen een paar seconden heeft iedereen een <pointer> naar het bericht in zijn mailbox :)

Jup, klopt, maar wat jij mist is dat het een IT bedrijf is...
De meeste IT'ers hebben gezien dat dit een hoax was en vast gereageerd, of geworward naar collega's met een grappige kwoot :)
Daar zit het hem, want al die mails moesten langs de virusscanner en de spamdinges, dat vond die exchange machine niet zo grappig meer, neem ik zo aan.

(sorry, er moeten wat spelfouten staan, ik ben dyslect(?) en inline spellcheck is stuk)

Voeg gewoon een 'Are you sure?' vraag toe. Veel mensen in een keer aanschrijven is wel een extra click waard.

Voeg gewoon een 'Are you sure?' vraag toe. Veel mensen in een keer aanschrijven is wel een extra click waard.
Denk niet dat dat gaat helpen, mensen zijn al zo gewent om constant op OK of Yes te klikken... Dat dat gewoon een automatisme is geworden.

Volgens mij werkt dit juist averechts en word het er alleen maar inefficienter door. Nu moet je, als je diverse mensen wil CC-en waarbij dat wel degelijk functioneel is, steeds handmatig die mensen toevoegen aan je reply, wat veel meer tijd kost dan de Reply to All knop gebruiken. Om het over ergernissen die het opwekt maar niet te hebben.

En voor de mensen die deze functie ten onrechte gebruiken lijkt mij voorlichting, instructie, en opvoeding me een prima middel ipv dit soort imho wat draconische maatregelen.

Hoe vaak moet je nu meer dan 1 of 2 mensen cc-en eens per maand, eens per jaar? Dat terwijl er vaak mails naar tig mensen (hele werkgroep bijv.) gestuurd worden die dan door mensen beantwoord worden middels die "reply to all-knop" waardoor weer de hele afdeling een mailtje krijgt over een stom tiepvoudje dat jij hebt ontdekt.

Ik kan Nielsen alleen maar hardgrondig gelijk geven: weg met die knop! Doe maar een heel klein beetje moeite en denk maar eens na wie nou precies dat mailtje moeten hebben.

Ze hadden beter hun werknemers een korte cursus over 'wie moet ik nu werkelijk via de e-mail informeren / er bij betrekken?' kunnen geven. Als die mensen in een project zitten, dan wordt soms wel eens de hele projectgroep geïnformeerd ipv. alleen de direct betrokkenen (zo gaat het soms bij mijn projectgroep iig) dmv. van die reply to all knop. Leer ze dat af, en je hebt het probleem bij de bron opgelost. Maar er is zeker wat voor beide oplossingen te zeggen, dat wel.

Iemand een idee hoe ze dat gaan aanpakken?
Dit lijkt me immers geen "standaard" functionaliteit? Of hebben ze het op een akoordje gegooid met onze vrienden van Microsoft?

Overigens lijkt het me eigenlijk een goed plan. Meermaals daags blijf ik in één of andere mailconversatie "betrokken" terwijl ik hooguit in het begin wat tickethandling gedaaa had. Niet echt zinvol en echte tijdverspilling.
Wellicht is het iéts minder handig als je werkelijk wel iedereen op de hoogte wil houden, maar zoveel werk is ctrl-c ctrl-v nu ook weer niet ;)

Dit lijkt me immers geen "standaard" functionaliteit? Of hebben ze het op een akoordje gegooid met onze vrienden van Microsoft?
Is gewoon functionaliteit die door Microsoft word aangeboden, ze beschrijven zelfs hoe het moet. Check bijvoorbeeld deze pagina maar eens.

[Reactie gewijzigd door wildhagen op zondag 1 februari 2009 14:44]


In Office 2007 kan je m.b.v. Group Policy en een lijst van Id's iedere knop, pull down menu, of andere functionaliteit uitschakelen. Hiermee kan je ieder pakket in Office volledig customizen.

Hier haal je de lijst met Id's vandaan : http://www.microsoft.com/...31E9AE&displaylang=en

Voor developers hier een beschrijving hoe je het kan toepassen : http://msdn.microsoft.com/en-us/aa338202.aspx

[Reactie gewijzigd door Luppie op zondag 1 februari 2009 15:08]


Wat men beter kan doen is op grote email-lijsten de cc-mogelijkheid uitzetten. De reply-all knop weghalen is een paardenmiddel.

Dit lijkt me een klassiek voorbeeld van een niet technisch probleem op een technische manier oplossen. Het feit dat mensen iedereen in CCen komt niet door de reply-all knop maar waarschijnlijk door het feit dat iedereen zich overal voor wil indekken en dus bepaalde mails naar iedereen stuurt die er heel misschien iets mee te maken zou kunnen hebben.

Ze moeten daarzo bij nielsen dus zorgen dat de "cover your ass" cultuur minder wordt, niet die knop uit outlook slopen.

Het lijkt mij eerder een combinatie van beide. Ja natuurlijk wil je zeker zijn dat hetgeen wat je doet correct is en dat je naderhand geen verwijt krijgt dat niemand verder op de hoogte was. Ik betrap mezelf daarnaast ook wel eens op het feit dat 'even' CC of nog sneakier BC zo gedaan is terwijl het vaak niet nodig is. En omgekeerd wat Habib deed onder het motto van waarom denk je mij te moeten CC'en overkomt me net zo goed. Mensen willen zich altijd veilig stellen en betrekken iedereen erbij.
Misschien dat een cultuur omslag een optie is, maar ik zie meer in een structuele oplossing om CC te voorkomen mbv betere protocollen. Ie van te voren defenieren bij welke situatie wie op de hoogte gesteld dient te worden ipv dat mensen na willekeur beginnen te bedenken wie ge CC'd dient te worden.

dat moesten ze bij ons ook doen!

als iemand een bericht stuur naar iemand doen ze meestal een cc aan onze Distibutielijst..
en dan allemaal reply to all, dat worden vaak 5 berichten van een gesprek van 2 man die dan door 8 man gevold wordt...

Prima idee. Tegenwoordig cc't iedereen elkaar en is reply to all al standaard geworden.
«  1  2  3  4  »

Op dit item kan niet meer gereageerd worden.

Volgende 17:01 Adobe werkt samen met Apple aan Flash-ondersteuning iPhone
Vorige 13:02 Yahoo stopt met Briefcase-opslagdienst vanaf 30 maart
VNU Media logo Hosted by True

© 1998 - 2012 Tweakers.net B.V. - Alle rechten voorbehouden - Contact - Jouw privacy - Algemene Voorwaarden

Uitgever van:

Website van het jaar 2011